Wer in Deutschland unternehmerisch tätig ist, muss in der Regel auf angebotene Waren und Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben. Gemäß § 2 UStG gilt dies für alle Unternehmer/innen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben und damit Einnahmen erzielen. Folglich fallen unter die Umsatzsteuerpflicht nicht nur OHGs, GmbHs oder Aktiengesellschaften, sondern auch Freiberufler/innen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wer in Deutschland als Freiberufler/in gilt und welche steuerlichen Pflichten damit verbunden sind. Wir geben einen Überblick, für welche Tätigkeiten der Regelsteuersatz, der ermäßigte Steuersatz oder eine Steuerbefreiung gilt. Darüber hinaus erklären wir, was deutsche Freiberufler/innen hinsichtlich der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie ihrer steuerlichen Pflichten wissen müssen

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer gilt in Deutschland als Freiberufler/in?
  
• Welchen Umsatzsteuersatz müssen Freiberufler/innen anwenden?
  
• Welche freiberuflichen Tätigkeiten sind umsatzsteuerbefreit?
  
• Was sollten Freiberufler/innen zu USt-ID und Steuererklärungen wissen?
  
• Welche Prüfungsrisiken haben Freiberufler/innen in Deutschland?
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Wer gilt in Deutschland als Freiberufler/in?

In Deutschland gilt als Freiberufler/in, wer gemäß § 18 Einkommensteuergesetz (, oder EStG) Einnahmen aus einer freiberuflichen Tätigkeit erzielt. Diese Tätigkeit muss selbstständig und auf Grund spezieller Fachkenntnisse ausgeübt werden. Dabei ist es unerheblich, ob Freiberufler/innen die Unterstützung anderer qualifizierter Fachkräfte nutzen. Entscheidend ist, dass sie eigenverantwortlich und leitend arbeiten.

Unter die Freiberuflichkeit fallen insbesondere wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische sowie unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten. Das EStG listet darüber hinaus zahlreiche konkrete Berufe auf, die ebenfalls als freiberuflich gelten. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl:

Gesundheitsberufe

• Ärztinnen und Ärzte
  
• Zahnärztinnen und Zahnärzte
  
• Tierärztinnen und Tierärzte
  
• Heilpraktiker/innen
  
• Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten
  
• Krankengymnastinnen und Krankengymnasten
  

Rechtliche und wirtschaftliche Tätigkeiten

• Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte
  
• Notarinnen und Notare
  
• Patentanwältinnen und Patentanwälte
  
• Steuerberater/innen
  
• Finanzprüfer/innen
  
• Steuerbevollmächtigte
  
• Unternehmensberater/innen
  
• Vereidigte Buchprüfer/innen
  

Technische und kreative Berufe

• Architektinnen und Architekten
  
• Ingenieurinnen und Ingenieure
  
• Vermessungsingenieurinnen und Vermessungsingenieure
  
• Handelschemiker/innen
  
• Journalistinnen und Journalisten sowie Bildberichterstatter/innen
  
• Übersetzer/innen und Dolmetscher/innen
  
• Lotsinnen und Lotsen
  

Hinzu kommen Berufe, die den genannten ähnlich sind, sowie andere Tätigkeiten, die selbstständig ausgeübt werden und keinen Gewerbebetrieb darstellen.

Steuerliche Pflichten für Freiberuflerinnen und Freiberuflern

Freiberufler/innen haben verschiedene steuerliche Pflichten, die sich von denen von Geschäftsinhaberinnen und Geschäftsinhabern oder Gewerbetreibenden unterscheiden. Der wichtigste Unterschied liegt darin, dass Freiberufler/innen nicht der Gewerbesteuer unterliegen.

Im Allgemeinen sind Freiberufler/innen zur Zahlung von Umsatzsteuer (USt.) verpflichtet, es sei denn, sie nehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch. Gemäß § 19 UStG können Freiberufler/innen diese Regelung in Anspruch nehmen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorherigen Kalenderjahr weniger als 25.000 € betrug und ihr Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigen wird. Wenn sich Freiberufler/innen für den Kleinunternehmerstatus entscheiden, müssen sie keine Umsatzsteuer einziehen und ans Finanzamt abführen. Sie sind jedoch auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Welchen Umsatzsteuersatz müssen Freiberufler/innen anwenden?

Umsatzsteuerpflichtige Freiberufler/innen müssen ihre Leistungen mit dem richtigen Steuersatz abrechnen. § 12 UStG unterscheidet zwischen dem regulären Steuersatz von 19 % und dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Entscheidend bei der Wahl des anzuwendenden Steuersatzes ist stets die Art der Leistung, nicht der berufliche Titel.

Der allgemeine Steuersatz von 19 % gilt für die meisten freiberuflichen Dienstleistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % kommt nur in bestimmten, gesetzlich genau definierten Fällen zur Anwendung. § 12 Abs. 2 UStG zählt hierzu unter anderem kulturelle, künstlerische sowie bestimmte bildungsbezogene Leistungen. Freiberufler/innen müssen hier sehr genau hinschauen, denn einige ihrer Tätigkeiten können dem reduzierten Satz unterliegen, während andere mit 19 % versteuert werden müssen.

Typische Fälle, in denen Freiberufler/innen ihre Leistungen 7 % Umsatzsteuer abrechnen können, sind zum Beispiel:

• kulturelle und künstlerische Leistungen wie Bühnenauftritte oder musikalische Darbietungen
  
• steuerbegünstigte urheberrechtliche Leistungen wie die Einräumung von Nutzungsrechten an Texten oder Fotos
  
• Verkauf oder Lizenzierung von Büchern, E-Books, Zeitungen und Zeitschriften
  
• Honorare für Texte, die ausschließlich für solche Publikationen bestimmt sind
  

Welche freiberuflichen Tätigkeiten sind umsatzsteuerbefreit?

Neben Tätigkeiten, die mit 19 % oder 7 % besteuert werden, gibt es eine Reihe freiberuflicher Leistungen, die vollständig von der Umsatzsteuer befreit sind. Diese Ausnahmen sind im Umsatzsteuergesetz klar geregelt und gelten vor allem dort, wo Leistungen dem Gemeinwohl dienen. Wer unter eine dieser Befreiungen fällt, darf keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und führt entsprechend auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Umsatzsteuerbefreiung im Gesundheitswesen

Viele Umsatzsteuerbefreiungen betreffen medizinische und heilberufliche Tätigkeiten. Dabei handelt es sich gemäß § 4 Nr. 14 UStG um Leistungen, die der Vorbeugung, Diagnose, Behandlung oder Linderung von Krankheiten dienen. Dazu zählen beispielsweise Tätigkeiten von:

• Ärztinnen und Ärzte
  
• Zahnärztinnen und Zahnärzte
  
• Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten
  
• Heilpraktikerinnen und Heilpraktikern
  
• Hebammen sowie Entbindungspflegerinnen und -pflegern
  
• Logopädinnen und Logopäden
  

Diese Berufsgruppen erbringen Dienstleistungen, die dem Schutz der Gesundheit dienen – daher bleiben sie laut des Umsatzsteuergesetzes umsatzsteuerfrei. Wichtig ist jedoch, dass die jeweilige Tätigkeit tatsächlich medizinisch begründet sein muss. Angebote, die nicht der Behandlung oder Vorsorge dienen, können unter Umständen steuerpflichtig sein.

Gemäß § 4 Nr. 16 UStG sind auch Leistungen steuerbefreit, die verbunden sind mit der Betreuung oder Pflege von körperlich, kognitiv oder psychisch hilfsbedürftigen Personen.

Umsatzsteuerbefreiung für Unterricht und Bildungsleistungen

Auch im Bildungsbereich gibt es zahlreiche Befreiungen, die in § 4 Nr. 21 UStG geregelt sind. Unterrichtsleistungen sind steuerfrei, wenn sie der allgemeinen oder beruflichen Bildung dienen und die gesetzlichen Voraussetzungen sowie eine formale Anerkennung erfüllt sind. Die folgenden Berufsgruppen können in diesem Zusammenhang von Steuerbefreiungen profitieren:

• selbstständige Lehrer/innen, die Unterricht an öffentlichen Schulen oder anerkannten Ersatzschulen erteilen
  
• Dozentinnen und Dozenten, die an Hochschulen oder staatlich anerkannten Bildungseinrichtungen tätig sind
  
• Unterrichtende, deren Kurse eine staatliche Prüfungsordnung vorbereiten
  
• Bildungsangebote, die von der zuständigen Landesbehörde als steuerfrei anerkannt wurden
  

Nicht jeder Kurs fällt automatisch unter die Umsatzsteuerbefreiung. Workshops oder Coachings zu allgemeinen Lebensthemen – zum Beispiel Kreativkurse, Persönlichkeitsseminare oder Freizeitangebote – sind meist nicht steuerbefreit. Entscheidend ist daher immer der konkrete Bildungszweck sowie die formale Anerkennung.

Ebenfalls steuerbefreit sind gemäß § 4 Nr. 25 UStG bestimmte Leistungen der Kinder- und Jugendhilfe. Dies betrifft unter anderem Tätigkeiten nach dem SGB VIII sowie Leistungen der Adoptionsvermittlung nach dem Adoptionsvermittlungsgesetz.

Was sollten Freiberufler/innen zu USt-ID und Steuererklärungen wissen?

Um ihre Tätigkeit aufzunehmen, sind Freiberufler/innen verpflichtet, beim Finanzamt eine Steuernummer zu beantragen. Sie ist Voraussetzung für die steuerliche Erfassung in Deutschland und muss auf allen Ausgangsrechnungen angegeben werden.

Sobald Freiberufler/innen Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringen oder selbst Leistungen aus anderen EU-Staaten beziehen, reicht die Steuernummer nicht mehr aus. In diesen Fällen benötigen sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Diese wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und sorgt dafür, dass grenzüberschreitende Umsätze im EU-Binnenmarkt korrekt erfasst und abgerechnet werden. Freiberufler/innen, die eine internationale Tätigkeit absehen können, sollten die USt-ID daher frühzeitig beantragen.

Unabhängig von der USt-ID müssen Freiberufler/innen jedes Jahr eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einreichen. Die Höhe der fälligen Steuer richtet sich dabei nach dem zu versteuernden Einkommen, das sich aus den erzielten Einnahmen abzüglich der abzugsfähigen Ausgaben ergibt. Darüber hinaus müssen Freiberufler/innen in der Regel vierteljährlich Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer leisten, die sich nach dem voraussichtlichen Steuerbetrag des laufenden Jahres richten.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, gibt zudem nach § 18 Abs. 2 UStG in Abhängigkeit der Umsatzhöhe des Vorjahres monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Eine monatliche Abgabe ist nur vorgeschrieben, wenn der Steuerbetrag des Vorjahres 9.000 € überschreitet. Bei einem Steuerbetrag unter 2.000 € im Vorjahr kann das Finanzamt die betreffende Person gänzlich von der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.

Neben der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Freiberufler/innen einmal im Jahr eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen, in der alle Umsätze und Vorsteuerbeträge vollständig zusammengeführt werden. Sie dient dazu, die geleisteten Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Jahressteuerschuld abzugleichen und eventuelle Nachzahlungen oder Erstattungen zu ermitteln.

Welche Prüfungsrisiken haben Freiberufler/innen in Deutschland?

Fehler in der Umsatzsteuerpraxis können schnell zu Nachzahlungen, Verzugszinsen oder sogar Bußgeldern führen. Die folgenden Aspekte sollten Freiberufler/innen besonders im Blick behalten, um unnötige Risiken zu vermeiden.

Überschreitung der Kleinunternehmergrenze

Die Kleinunternehmerregelung ist attraktiv, weil Freiberufler/innen mit ihr keine Umsatzsteuer erheben müssen. Doch genau hier liegt ein häufiges Prüfungsrisiko: Überschreiten Sie die Umsatzgrenze, endet die Befreiung automatisch. Wer dies zu spät bemerkt oder falsch einschätzt, weist Rechnungen möglicherweise ohne Umsatzsteuer aus, obwohl bereits Steuerpflicht besteht. Das Finanzamt kann in solchen Fällen Umsatzsteuer nachfordern. Dies kann auch rückwirkend für längere Zeiträume erfolgen. Prüfen Sie daher regelmäßig Ihre Umsätze und dokumentieren Sie Prognosen sorgfältig.

Falscher Umsatzsteuersatz

Die Abgrenzung zwischen dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 % und dem ermäßigten Satz von 7 % hängt stets von der konkreten Art der Leistung ab. Fehler entstehen häufig dort, wo unterschiedliche Leistungen kombiniert werden. Setzen Freiberufler/innen versehentlich den ermäßigten Satz an, obwohl 19 % geschuldet sind, führt dies zu Steuernachforderungen. Eine zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer müssen Sie nach den Vorgaben des § 14c UStG berichtigen.

Fehlerhafte Rechnungen

Rechnungen sind ein zentraler Prüfungsgegenstand bei Betriebs- und Steuerprüfungen. Fehlen Angaben oder sind sie nicht korrekt, erkennt das Finanzamt Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuererstattungen möglicherweise nicht an. Typische Fehler sind mehrfach vergebene Rechnungsnummern, unklare Leistungsbeschreibungen und Rechenfehler.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe unterstützt Freiberufler/innen auf vielfältige Weise, um den administrativen Aufwand sowie Prüfungsrisiken auf ein Minimum zu reduzieren. Stripe Invoicing erstellt für Sie professionelle Rechnungen und prüft automatisiert, ob sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind.

Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuersatz unter Berücksichtigung der konkreten Tätigkeit und Leistung sowie des Standortes der Kundinnen und Kunden. Zudem erhalten Freiberufler/innen Zugriff auf sämtliche Unterlagen, die sie für Steuererklärungen und -erstattungen benötigen.

Gleichzeitig behalten Sie mit Stripe sämtliche Umsätze im Blick, sodass Sie jederzeit wissen, ob Sie noch unter die Kleinunternehmerregelung fallen oder der Wechsel zur Regelbesteuerung bevorsteht. Diese vielfältige Automatisierung verringert die Fehlerquote in der Buchhaltung und verschafft Ihnen mehr Zeit, um sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.