Utmaning
PLC Sydney grundades 1888, har fler än 1 400 elever från förskola till årskurs tolv och erbjuder inackordering för eleverna i de högre årskurserna. För att kunna ge de upptagna föräldrar som utgör skolans kundbas bättre service behövde PLC Sydney ett flexibelt, användarvänligt system som erbjöd ett enkelt sätt för föräldrar att betala terminsavgifter och andra utgifter – för evenemang, aktiviteter, idrott och läger – vilket omfattar både återkommande betalningar och engångsbetalningar. Innan PLC Sydney började arbeta med Stripe använde man olika lösningar för att debitera olika typer av betalningar. Det innebar att man hade ett komplicerat system som visade sig vara omständligt och arbetskrävande att hantera.
Skolan letade efter en mer effektiv lösning som skulle göra det enklare att debitera medel för olika betalningstyper, automatiskt stämma av dem och skicka dem vidare till rätt affärsenhet. Man ville också ha ett enklare sätt att samla in gåvor från föräldrar och samhället i stort.
Lösning
PLC Sydney valde Stripe som sin nya betallösning tack vare den flexibilitet den kan erbjuda föräldrarna, att den är enkel att använda för skolpersonalen och den lätt kan integreras med andra verktyg. Skolan samarbetade med Vertic för att få hjälp med implementering och projektledning. Vertic byggde användarupplevelsen för lösningen på Salesforce Experience Cloud, som hanterar dataflödet mellan Stripe och MYOB Advanced, skolans befintliga ERP-lösning.
För att genomföra integrationen hade Vertic ett nära samarbete med teamet för Stripes professionella tjänster. Teamet svarade snabbt på felsökningsproblem och löste Vertics frågor under hela processen, hjälpte till att hantera rapporteringsutmaningar samt höll i flera utbildningstillfällen för att förbereda PLC Sydney för att använda Stripe.
Med Stripe-lösningar som Payments och Billing lanserade PLC Sydney en förbättrad betalningsupplevelse med extra betalningsalternativ. Föräldrar kan bland annat göra betalningar för utflykter, skolaktiviteter och frivilliga donationer, och enkelt betala flera fakturor eller utgifter samtidigt eller ställa in återkommande betalningar för löpande utgifter. Systemet gjorde det också möjligt för PLC Sydney att samla in gåvor och genomföra insamlingsinsatser för specifika mål. Dessutom använder skolan Connect för att distribuera medel till olika affärsenheter.
Resultat
Stripe och Vertic hjälpte PLC Sydney att förstärka sin kundupplevelse genom nya flexibla betalningsalternativ och ett enkelt, lättanvänt gränssnitt, som har fått beröm av föräldrarna. Förutom att betala räkningar i skolans kassa kan man nu även skänka gåvor, vilket har medfört att donationerna har ökat.
Ett effektiviserat betalningssystem har gjort det möjligt för PLC Sydney att på ett enkelt sätt konsolidera och centralisera betalningar från olika källor, inklusive terminsavgifter, gåvor och utflykter, och att fördela medel till rätt affärsenheter. Automatisk avstämning har gjort att personalen höjt sin effektivitet, vilket inneburit att antalet arbetstimmar som läggs på avstämning har minskat med 80 procent per månad, samtidigt som antalet redovisningsfel minskat.
Att arbeta med Stripe och Vertic var den bästa upplevelse inom anpassad utveckling jag haft de senaste 25 åren. Vi hade höga förväntningar eftersom vi visste vad Stripe kunde göra – ändå var vi överraskade över att vi fick exakt det vi ville ha.
Om partnern
Vertic, ett digitalt konsultföretag med bas i Australien och partner med Salesforce och Stripe, ger kundfokuserade och digitalt ambitiösa organisationer möjlighet att förändras på ett relevant och empatiskt sätt och, i slutändan, nå organisatorisk framgång.
Stripe hjälper oss att bygga och leverera de avancerade lösningar våra kunder behöver. När vi arbetar med teamet för Stripes professionella tjänster kan vi har ett nära samarbete och se till att projektet följer planen.
