Bij de verkoop van digitale producten aan Britse klanten speelt een btw-systeem (belasting toegevoegde waarde) een rol, met specifieke regels voor jouw producttype, onderneming en klanten. Deze variabelen werken op manieren samen die niet altijd voor de hand liggen, en als je hier fouten in maakt, kan dat leiden tot nabetalingen, boetes en een compliance-kloof die pas aan het licht komt tijdens een controle. Met meer dan een half miljoen btw-geregistreerde handelaren in de Britse detail- en groothandelsmarkten in 2024–2025 is het belangrijk dat degenen die digitale producten verkopen zich aan de regels houden.

Hieronder leggen we uit wat volgens His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) als een digitaal product geldt, hoe de Britse btw op digitale producten werkt en wat de EU-verplichtingen zijn voor Britse verkopers.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat geldt als een digitaal product in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Moet je btw in rekening brengen op digitale producten in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de btw-tarieven voor digitale producten in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Hoe verloopt het proces voor de verkoop aan EU-klanten vanuit het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de vereisten voor administratie en facturering voor Britse digitale btw?
  
• Wat zijn de uitdagingen van het handmatig beheren van btw voor digitale producten?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat geldt in het Verenigd Koninkrijk als een digitaal product?

Een digitaal product in het Verenigd Koninkrijk (door HMRC aangeduid als een “digitale dienst”) moet via internet of een elektronisch netwerk worden geleverd met minimale menselijke tussenkomst. Dat betekent dat een live webinar met een docent geen digitale dienst is, maar een opgenomen cursus die automatisch wordt gestreamd of gedownload wel. Het verschil zit hem in de mate waarin een mens betrokken is bij het leveren van het product aan de klant.

Dit zijn doorgaans voorbeelden van een digitale dienst en/of product:

• Downloadbare software, apps en games

• Streamingdiensten voor muziek, films of andere media

• E-books en digitale publicaties

• Automatisch geleverde online cursussen en e-learning (geen live-instructie)

• Websitesjablonen en digitale afbeeldingen

• Cloudgebaseerde software, zoals software-as-a-service (SaaS)

• Abonnementen op online databases of tools

Moet je btw in rekening brengen op digitale producten in het VK?

Of je btw moet in rekening brengen, hangt af van waar je bedrijf is gevestigd en aan wie je verkoopt. De regels verschillen aanzienlijk, afhankelijk van of je in het VK bent gevestigd of vanuit het buitenland naar het VK verkoopt, en of je klant een onderneming of een consument is.

Ondernemingen gevestigd in het Verenigd Koninkrijk

Je moet btw in rekening brengen op digitale producten die aan Britse consumenten worden verkocht. De drempel voor btw-registratie is £ 90.000 en geldt voor je totale belastbare omzet. Zodra je geregistreerd bent, zijn digitale producten die aan Britse consumenten worden verkocht belastbare leveringen.

Ondernemingen gevestigd buiten het Verenigd Koninkrijk

Je bent verplicht je te registreren voor Britse btw en deze in rekening te brengen, ongeacht je omzet, als je belastbare verkopen doet in het Verenigd Koninkrijk. Er is geen minimumdrempel voor niet-Britse ondernemingen die digitale diensten verkopen aan Britse klanten. Dit geldt zowel voor een in de VS gevestigd SaaS-bedrijf met een handvol Britse abonnees als voor een solo-developer die software verkoopt vanuit de EU.

Bij business-to-business (B2B) verkopen aan Britse btw-geregistreerde ondernemingen kan een verleggingsregeling van toepassing zijn, wat betekent dat de koper de btw afdraagt. Maar bij business-to-consumer (B2C) verkopen ben je altijd verantwoordelijk voor het in rekening brengen en afdragen van de btw. Als je beide soorten verkopen doet, moet je facturatiesysteem elk transactietype correct verwerken.

Wat zijn de btw-tarieven voor digitale producten in het VK?

Het standaard btw-tarief in het VK is 20%, en dit geldt voor de meeste digitale producten. E-books, digitale publicaties zoals digitale kranten en tijdschriften, en educatieve digitale content voor kinderen vallen allemaal onder een btw-tarief van 0%.

Bepaalde educatieve diensten die door erkende instanties worden aangeboden, zijn volledig vrijgesteld van btw, hoewel dit doorgaans niet geldt voor commerciële verkopers. Als je verschillende soorten producten verkoopt, pas je mogelijk verschillende tarieven toe op verschillende artikelen, dus je facturatiesysteem moet dat nauwkeurig kunnen verwerken.

Hoe verloopt het verkopen aan EU-klanten vanuit het VK?

Britse ondernemingen die digitale diensten aan EU-consumenten verkopen, moeten naast de Britse btw-verplichtingen ook voldoen aan de EU-btw-verplichtingen.

Ten eerste moeten B2C-ondernemingen zich in elk EU-land waar ze klanten hebben, registreren voor btw. Dit is nog wel te doen voor één of twee markten, maar als je meer dan dat doet, kun je je beter aanmelden voor de EU One Stop Shop (OSS) in een EU-lidstaat. Met de OSS voor niet-EU-ondernemingen kun je vanaf één registratie één kwartaalaangifte indienen voor al je verkopen aan EU-consumenten, en deze regeling is beschikbaar voor ondernemingen die buiten de EU zijn gevestigd, inclusief Britse ondernemingen.

De EU-brede drempel voor verkoop op afstand van € 10.000 geldt niet voor ondernemingen die buiten de EU zijn gevestigd. Britse ondernemingen moeten zich vanaf hun eerste verkoop registreren. Als je een aangiftetermijn mist, krijg je boetes volgens de regels van de EU-lidstaat waar je geregistreerd staat.

De verleggingsregeling geldt voor sommige B2B-verkopen aan ondernemingen die in de EU voor de btw zijn geregistreerd; dit hangt af van de regels van het land van bestemming.

Wat zijn de vereisten voor administratie en facturering voor Britse digitale btw?

HMRC vereist dat je je administratie van digitale dienstverkopen minstens zes jaar bewaart. De gegevens die je moet bewaren zijn uitgebreider dan die voor standaard facturering.

Bewijs van de locatie van de klant

HMRC vereist ten minste twee onderling niet-tegenstrijdige bewijsstukken voor digitale B2C-verkopen. Dit omvat het door de klant opgegeven facturatieadres, het IP-adres of de geolocatie van het apparaat dat voor de aankoop is gebruikt, het land van de bank of de gebruikte betaalmethode, of de mobiele landcode als er een telefoon is gebruikt. Verzamel en bewaar dit bewijs consequent voor het geval HMRC erom vraagt.

Facturatievereisten

Btw-geregistreerde Britse ondernemingen moeten voor B2B-verkopen btw-facturen uitgeven waarop het BTW-nummer, het bedrag aan in rekening gebrachte btw en het toepasselijke tarief staan vermeld. In veel gevallen volstaat een vereenvoudigde factuur of ontvangstbewijs voor digitale B2C-verkopen. Maar de onderliggende gegevens moeten nog steeds worden bewaard. Als je verkoopt via een platform of marktplaats die de btw voor je afhandelt, bewaart het platform de gegevens voor je, maar zorg ervoor dat je nagaat welke gegevens ze bewaren en of dit is wat je nodig hebt voor je eigen aangiften.

Gegevens per transactie

Zorg ervoor dat je voor elke transactie de volgende informatie bewaart: datum van verkoop, bewijs van de locatie van de klant (minstens twee gegevenspunten), producttype en toepasselijk btw-tarief, het in rekening gebrachte btw-bedrag en de totale transactiewaarde.

Wat zijn de uitdagingen van het handmatig beheren van btw voor digitale producten?

Als HMRC of een EU-belastingdienst je compliance met de btw controleert en hiaten in je bewijs van locatie of inconsistenties in je tarieftoepassing constateert, ben je aansprakelijk voor de te weinig betaalde btw plus rente en mogelijk boetes. Handmatige processen maken deze hiaten waarschijnlijker.

Hier is waar je op moet letten als je btw handmatig beheert:

De juiste belastingtarieven toepassen

Soms moet je verschillende tarieven toepassen op verschillende soorten digitale producten die je verkoopt. Het is makkelijk om fouten te maken of producten verkeerd te classificeren als die logica handmatig in je facturatie is ingebouwd, en de gevolgen komen op jouw schouders terecht.

De locatie van de klant bepalen op het moment van de transactie

Het bepalen van de klantlocatie op het verkooppunt, het verzamelen van het benodigde bewijsmateriaal en het opslaan ervan op grote schaal, vormen allemaal omvangrijke taken op het gebied van gegevensbeheer met een reëel risico voor audits als er hiaten worden geconstateerd.

Aangifte doen in meerdere regio’s

Als je verkoopt aan consumenten in het VK en de EU, heb je aparte aangifteverplichtingen volgens verschillende schema’s en in verschillende valuta’s. Als je dit handmatig beheert, is de kans op fouten groter en loop je boetes op voor gemiste aangiften volgens de regels van elk land.

Op de hoogte blijven van tariefwijzigingen

Btw-tarieven en -regels veranderen. Om op de hoogte te blijven, moet je dit actief in de gaten houden. Het bijwerken van je facturatielogica om wijzigingen weer te geven, gaat niet altijd zo snel als nodig is.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.