Der Verkauf digitaler Produkte an Kundinnen und Kunden im Vereinigten Königreich ist mit einem System für die Umsatzsteuer mit spezifischen Regeln für Ihren Produkttyp, Ihren Unternehmensstandort und Ihre Kundinnen und Kunden verbunden. Diese Variablen interagieren auf eine Weise, die nicht immer offensichtlich ist, und wenn sie falsch verstanden werden, kann dies Nachzahlungen, Strafen und Compliance-Mängel zur Folge haben, die erst bei einer Prüfung deutlich werden. Bei über einer halben Million für die Umsatzsteuer registrierter Händler/innen im Einzel- und Großhandel im Vereinigten Königreich in den Jahren 2024 und 2025 ist es wichtig, dass alle, die digitale Produkte verkaufen, die Vorgaben erfüllen.

Im Folgenden erläutern wir, was gemäß His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), der britischen Finanzbehörde, als digitales Produkt gilt, wie die Umsatzsteuer auf digitale Produkte im Vereinigten Königreich funktioniert und welche EU-Verpflichtungen für Verkäufer/innen im Vereinigten Königreich gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was gilt im Vereinigten Königreich als digitales Produkt?
  
• Müssen Sie im Vereinigten Königreich Umsatzsteuer auf digitale Produkte erheben?
  
• Welche Umsatzsteuersätze gelten für digitale Produkte im Vereinigten Königreich?
  
• Wie sieht der Prozess für den Verkauf aus dem Vereinigten Königreich an Kundinnen und Kunden in der EU aus?
  
• Was sind die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Rechnungsstellung für die Umsatzsteuer auf digitale Produkte im Vereinigten Königreich?
  
• Welche Herausforderungen bestehen bei der manuellen Verwaltung der Umsatzsteuer für digitale Produkte?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was gilt im Vereinigten Königreich als digitales Produkt?

Ein digitales Produkt im Vereinigten Königreich (von der britischen Finanzbehörde HMRC als „digitaler Dienst“ bezeichnet) muss über das Internet oder ein elektronisches Netzwerk mit minimaler menschlicher Beteiligung bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass ein Live-Webinar mit einem/einer Kursleiter/in kein digitaler Dienst ist, wohl aber ein aufgezeichneter Kurs, der gestreamt oder automatisch heruntergeladen wird. Der Unterschied liegt darin, wie stark ein Mensch an der Bereitstellung des Produkts für den Kunden/die Kundin beteiligt ist.

Folgendes gilt in der Regel als digitaler Dienst und/oder digitales Produkt:

• Software, Apps und Spiele zum Herunterladen

• Streamingdienste für Musik, Filme oder andere Medien

• E-Books und digitale Publikationen

• Automatisch bereitgestellte Online-Kurse und E-Learning (kein Live-Unterricht)

• Website-Vorlagen und digitale Grafiken

• Cloudbasierte Software, wie z. B. Software as a Service (SaaS)

• Abonnements von Online-Datenbanken oder -Tools

Müssen Sie im Vereinigten Königreich Umsatzsteuer auf digitale Produkte erheben?

Ob Sie Umsatzsteuer erheben müssen, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und an wen Sie verkaufen. Die Bestimmungen unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob Sie im Vereinigten Königreich ansässig sind oder aus dem Ausland in das Vereinigte Königreich verkaufen und ob es sich bei Ihren Kundinnen und Kunden um Unternehmen oder Verbraucher/innen handelt.

Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich

Sie müssen auf digitale Produkte, die an Verbraucher/innen im Vereinigten Königreich verkauft werden, Umsatzsteuer erheben. Der Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung liegt bei 90.000 GBP und gilt für Ihren steuerpflichtigen Gesamtumsatz. Wenn Sie registriert sind, gelten digitale Produkte, die an Verbraucher/innen im Vereinigten Königreich verkauft werden, als steuerpflichtige Lieferungen.

Unternehmen mit Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs

Sie sind unabhängig von Ihrem Umsatz verpflichtet, sich für die Umsatzsteuer des Vereinigten Königreichs zu registrieren und diese in Rechnung zu stellen, wenn Sie steuerpflichtige Verkäufe im Vereinigten Königreich tätigen. Es gibt keinen Mindestschwellenwert für nicht im Vereinigten Königreich ansässige Unternehmen, die digitale Dienste an Kundinnen und Kunden im Vereinigten Königreich verkaufen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie ein SaaS-Unternehmen mit Sitz in den USA mit einer Handvoll Abonnentinnen und Abonnenten im Vereinigten Königreich oder ein/e selbstständige/r Entwickler/in sind, der/die Software aus der EU verkauft.

Bei Business-to-Business/B2B-Verkäufen an für die Umsatzsteuer des Vereinigten Königreichs registrierte Unternehmen kann die Umkehrung der Steuerschuld angewendet werden, was bedeutet, dass der/die Käufer/in die Umsatzsteuer abführt. Bei Business-to-Consumer/B2C-Verkäufen sind Sie jedoch immer für die Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich. Wenn Sie beides verkaufen, muss Ihr Abrechnungssystem beide Transaktionsarten richtig abwickeln.

Welche Umsatzsteuersätze gelten für digitale Produkte im Vereinigten Königreich?

Der reguläre Umsatzsteuersatz im Vereinigten Königreich beträgt 20 % und gilt für die meisten digitalen Produkte. E-Books, digitale Publikationen wie digitale Zeitungen und Zeitschriften sowie digitale Bildungsinhalte für Kinder unterliegen einem Steuersatz von 0 %.

Bestimmte Bildungsdienstleistungen, die von berechtigten Einrichtungen erbracht werden, sind ganz von der Umsatzsteuer befreit. Dies gilt jedoch in der Regel nicht für gewerbliche Verkäufer/innen. Wenn Sie über mehrere Produkttypen hinweg verkaufen, wenden Sie möglicherweise unterschiedliche Sätze auf verschiedene Posten an, sodass Ihr Abrechnungssystem dies präzise abwickeln muss.

Wie sieht der Prozess für den Verkauf aus dem Vereinigten Königreich an Kundinnen und Kunden in der EU aus?

Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, die digitale Dienstleistungen an Verbraucher/innen in der EU verkaufen, müssen die Umsatzsteuerpflichten der EU getrennt von den britischen erfüllen.

B2C-Unternehmen müssen sich zunächst in jedem EU-Land, in dem sie Kundinnen und Kunden haben, für die Umsatzsteuer registrieren. Für einen oder zwei Märkte ist dies durchaus handhabbar. Darüber hinaus sollten Sie sich jedoch für das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) der EU in einem EU-Mitgliedsstaat registrieren. Das Nicht-EU-OSS ermöglicht es Ihnen, eine einzige vierteljährliche Erklärung für alle Ihre Verkäufe an Verbraucher/innen in der EU über eine einzige Registrierung abzugeben. Dies steht Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU zur Verfügung, einschließlich Unternehmen im Vereinigten Königreich.

Der EU-weite Schwellenwert für den Fernabsatz von 10.000 € gilt nicht für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU. Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich müssen sich ab dem ersten Verkauf registrieren. Das Versäumen einer Einreichungsfrist zieht Strafen gemäß den Bestimmungen des EU-Mitgliedstaats nach sich, in dem Sie registriert sind.

Das Reverse-Charge-Verfahren gilt für bestimmte B2B-Verkäufe an in der EU für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen. Dies hängt von den Bestimmungen des Ziellandes ab.

Was sind die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Rechnungsstellung für die Umsatzsteuer auf digitale Produkte im Vereinigten Königreich?

HMRC schreibt vor, dass Sie Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe digitaler Dienste mindestens sechs Jahre lang aufbewahren müssen. Bezüglich der Datensätze, die Sie aufbewahren müssen, gelten strengere Anforderungen als bei der Standard-Rechnungsstellung.

Nachweise über den Kundenstandort

HMRC verlangt bei digitalen B2C-Verkäufen mindestens zwei widerspruchsfreie Beweise. Dazu gehören die von Kundinnen und Kunden angegebene Rechnungsadresse, die IP-Adresse oder die Geolokalisierung des für den Kauf verwendeten Geräts, das Land der Bank oder der verwendeten Zahlungsmethode oder der Mobile Country Code, wenn ein Telefon verwendet wurde. Erfassen und speichern Sie diese Beweise auf einheitliche Weise für den Fall, dass HMRC sie anfordert.

Anforderungen an die Rechnungsstellung

Für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen für B2B-Verkäufe Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen, auf denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), der berechnete Umsatzsteuerbetrag und der geltende Steuersatz ausgewiesen sind. In vielen Fällen kann bei digitalen B2C-Verkäufen eine vereinfachte Rechnung oder ein Zahlungsbeleg ausreichen. Die zugrunde liegenden Aufzeichnungen müssen jedoch dennoch aufbewahrt werden. Wenn Sie über eine Plattform oder einen Marktplatz verkaufen, die/der die Umsatzsteuer in Ihrem Namen abwickelt, bewahrt die Plattform die Aufzeichnungen für Sie auf. Überprüfen Sie jedoch, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden und ob diese die Anforderungen an Ihre eigenen Erklärungen erfüllen.

Daten pro Transaktion

Bewahren Sie in jedem Fall für jede Transaktion die folgenden Informationen auf: Datum des Verkaufs, Nachweise über den Kundenstandort (mindestens zwei Datenpunkte), Art des Produkts und geltender Umsatzsteuersatz, berechneter Umsatzsteuerbetrag und Gesamtwert der Transaktion.

Welche Herausforderungen bestehen bei der manuellen Verwaltung der Umsatzsteuer für digitale Produkte?

Wenn HMRC oder eine EU-Steuerbehörde Ihre Umsatzsteuer-Compliance prüft und Mängel an Ihren Standortnachweisen oder Inkonsistenzen bei der Anwendung der Steuersätze feststellt, haften Sie für die zu wenig gezahlte Umsatzsteuer zuzüglich Zinsen und möglicherweise Strafen. Manuelle Prozesse machen diese Mängel wahrscheinlicher.

Auf Folgendes sollten Sie achten, wenn Sie die Umsatzsteuer manuell verwalten:

Anwendung der richtigen Steuersätze

Manchmal müssen Sie unterschiedliche Steuersätze auf verschiedene Arten digitaler Produkte anwenden, die Sie verkaufen. Es kann leicht zu falschen Klassifizierungen oder Fehlern kommen, wenn diese Logik manuell in Ihre Abrechnung integriert wird, und die Konsequenzen tragen Sie.

Ermittlung des Standorts von Kundinnen und Kunden zum Zeitpunkt der Transaktion

Die Ermittlung des Standorts von Kundinnen und Kunden am Point of Sale, die Erfassung der erforderlichen Beweise und die Speicherung in großem Maßstab werden allesamt zu erheblichen Datenverwaltungsaufgaben mit echtem Prüfungsrisiko, wenn es zu Mängeln kommt.

Steuererklärungen in mehreren rechtlichen Zuständigkeitsbereichen

Wenn Sie an Verbraucher/innen im Vereinigten Königreich und in der EU verkaufen, haben Sie separate Erklärungspflichten nach unterschiedlichen Zeitplänen in unterschiedlichen Währungen. Die manuelle Handhabung dieser Verpflichtungen bedeutet eine höhere Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Strafen für verpasste Fristen gemäß den Vorschriften des jeweiligen Landes.

Beachtung von Steuersatzänderungen

Umsatzsteuersätze und -bestimmungen ändern sich. Um auf dem Laufenden zu bleiben, ist eine aktive Überwachung erforderlich. Die Aktualisierung Ihrer Abrechnungslogik zur Berücksichtigung von Änderungen erfolgt nicht immer so schnell, wie es notwendig wäre.

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Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

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Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

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• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

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