ปัญหา
ระหว่างที่ใช้ระบบการชำระเงินแบบเดิม ZoomInfo ต้องเรียกเก็บเงินที่ชำระโดยส่งใบแจ้งหนี้เองและรับเงินผ่านทางเช็ค, ACH หรือการโอนเงินระหว่างธนาคาร ซึ่ง ZoomInfo ต้องรอถึง 10 วันจึงจะได้รับเงินจากลูกค้า และทีมบัญชีลูกหนี้ของบริษัทก็ต้องเสียเวลาจำนวนมากไปกับการดำเนินการด้วยตัวเอง เนื่องจากใช้เช็คเป็นหลักและไม่มีเทคโนโลยีที่ผสานการทำงานอย่างสมบูรณ์สำหรับเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
วิธีแก้ปัญหา
ZoomInfo หันมาจัดการการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตกว่า 90% ผ่าน Stripe โดยใช้ Stripe Connector สำหรับ NetSuite กับการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตและ ACH ซึ่งบริษัทสามารถผสานการทำงานได้สะดวกเนื่องจาก Stripe มี API ที่ใช้งานง่ายและเอกสารประกอบที่ละเอียด "ตอนที่เริ่มทำโครงการ เราใช้เวลาผสานการทำงานกับ Stripe แค่ 2 วัน และถือว่าเป็นการผสานการทำงานที่รวดเร็วที่สุดของ ZoomInfo" Madison Farnsworth ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายระบบการเงินของ ZoomInfo กล่าว
หลังจากที่ใช้ Stripe แล้ว ZoomInfo ก็สามารถส่งใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดรายสัปดาห์ให้ลูกค้าแต่ละคนผ่านอีเมลพร้อมแนบลิงก์ในไฟล์ PDF ได้โดยตรง ลิงก์การชำระเงินที่ไม่ซ้ำกันนี้จะช่วยนำลูกค้าไปยังพอร์ทัลที่ปรับแต่งให้เหมาะสมสำหรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิตหรือธนาคารบริหารทรัพย์สิน เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ระบบจะจัดการโดยอัตโนมัติและสร้างธุรกรรมขึ้นใน NetSuite แบบเรียลไทม์ จากนั้นเมื่อสิ้นสุดขั้นตอนเกี่ยวกับบัตรเครดิต ระบบก็จะบันทึกรายการฝากเงินเข้าธนาคารโดยอัตโนมัติ
ผลลัพธ์
ใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลทำให้ลูกค้าของ ZoomInfo ชำระใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วขึ้นและได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อเลยกำหนดชำระ อีกทั้งการผสานการทำงานกับ Stripe ยังช่วยให้ ZoomInfo เห็นการเรียกเก็บเงินของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระจำนวนมากได้ทันที และสามารถเรียกเก็บเงินในจำนวนมหาศาลนี้ได้ภายในไม่กี่สัปดาห์หลังเปิดตัว
"ทีมบัญชีลูกหนี้ของเราชื่นชอบโซลูชันนี้มาก และลูกค้าเองก็พึงพอใจมากเช่นกัน เนื่องจากสามารถชำระเงินได้รวดเร็วและง่ายดาย" Farnsworth กล่าว
การนำขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเข้าสู่ระบบดิจิทัลทั้งหมดทำให้ ZoomInfo เห็นข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้ครบถ้วน นอกจากนี้ยังลดเวลาของทีมบัญชีและทีมการเรียกเก็บเงินในการป้อนข้อมูลต่อธุรกรรมแต่ละครั้งจาก 12-15 นาทีจนเหลือ 0 ซึ่ง Stripe และ NetSuite สามารถจัดการธุรกรรมการชำระเงินให้ ZoomInfo โดยอัตโนมัติได้หลายหมื่นรายการใน 1 ปี
เราเพิ่งเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติกับการเรียกเก็บเงินหลายหมื่นรายการเมื่อปีที่ผ่านมา ทำให้ลูกค้าชำระเงินได้เร็วขึ้นมาก รวมถึงยังช่วยลดการทำงานด้วยตัวเองและลดจำนวนเจ้าหน้าที่ที่ดูแลขั้นตอนการเรียนเก็บเงินได้ด้วย ฟังก์ชันที่มีประโยชน์กับเรามากก็คือการเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งยอดที่เลยกำหนดชำระ
