El desafío
Con su anterior infraestructura de pagos, los cobros de ZoomInfo se basaban en el envío manual de las facturas y en el cobro de los pagos mediante cheques, ACH o transferencias bancarias. Al depender en gran medida de los cheques y al no contar con una tecnología totalmente implementada para automatizar los cobros de las facturas, ZoomInfo a menudo tenía que esperar hasta 10 días para recibir los pagos, lo que obligaba a su equipo de cuentas pendientes a realizar un proceso manual que consumía mucho tiempo.
La solución
ZoomInfo cambió más del 90 % del volumen de pagos con tarjeta de crédito a Stripe aprovechando Stripe Connector para NetSuite para los pagos con tarjeta de crédito y ACH. La implementación fue sencilla gracias a las intuitivas API de Stripe y a su detallada documentación. "Una vez que el proyecto se puso en marcha, la integración de Stripe se realizó en dos días", declaró Madison Farnsworth, directora sénior de Sistemas Financieros de ZoomInfo. "Es una de las integraciones más rápidas que hemos hecho en ZoomInfo".
Con Stripe, ZoomInfo envía por correo electrónico una factura y los extractos semanales a cada cliente con un enlace de pago directamente incrustado en el PDF. Cada enlace de pago único lleva al cliente a su propio portal personalizado donde se pueden realizar los pagos con tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Una vez que el cliente paga, la transacción de pago se automatiza y se crea en NetSuite en tiempo real. Cuando se liquida el proceso de la tarjeta de crédito, se guarda automáticamente el registro del depósito bancario.
Los resultados
Con las facturas digitales, los clientes de ZoomInfo pagan las facturas más rápidamente y reciben un recordatorio automático cuando un pago está vencido. Al implementar Stripe, ZoomInfo detectó inmediatamente una gran cantidad de cobros de facturas pendientes y consiguió la mayor recaudación en efectivo semanas después del lanzamiento.
"A nuestro equipo de cuentas pendientes le encanta y a nuestros clientes también, ya que les facilita y agiliza el pago", afirma Farnsworth.
Al hacer que su proceso de pagos sea totalmente digital, ZoomInfo obtuvo una visibilidad total de sus cobros en efectivo y redujo los 12-15 minutos de registro de datos por transacción a 0 minutos para los equipos de contabilidad y cobros. En un año, Stripe y NetSuite automatizaron decenas de miles de transacciones de pago para ZoomInfo.
Automatizamos decenas de miles de cobros en solo el último año, lo que hizo que los clientes nos paguen mucho más rápido y que se reduzca significativamente el trabajo manual y el número de personas que participan en el proceso de cobro. La capacidad de rastrear los extractos vencidos por parte del equipo de cobros ha sido fundamental hasta ahora.
