Remote-first werken kan de potentiële talentenpool vergroten en nieuwe zakelijke kansen opleveren voor start-ups. Het opbouwen van een extern, wereldwijd verspreid team kan echter gepaard gaan met fiscale overwegingen en risico's. Vaste inrichting is een potentieel risico omdat het onvoorziene belastingverplichtingen kan creëren als het externe personeel van een bedrijf een zakelijke aanwezigheid in het buitenland vestigt.
Hieronder bespreken we wat een vaste inrichting is, wat er gebeurt als deze in een ander land wordt gecreëerd, en hoe start-ups hun blootstelling aan vaste inrichting kunnen verminderen en beheren.
Kernpunten
Vaste inrichting is een fiscale overweging voor start-ups met externe, wereldwijde teams. Bedrijven kunnen een vaste inrichting creëren door een voldoende zakelijke aanwezigheid in het buitenland te hebben, zoals gedefinieerd in lokale belastingwetten en internationale belastingverdragen.
Voor remote-first start-ups met een wereldwijd team zijn veelvoorkomende triggers voor een vaste inrichting onder meer het aanhouden van een vaste bedrijfslocatie in het buitenland, werknemers of aannemers die regelmatig vanuit een ander land werken en het ondertekenen van contracten op een buitenlandse locatie.
Zodra jouw bedrijf een vaste inrichting in een ander land heeft gecreëerd, kan het aansprakelijk zijn voor lokale vennootschapsbelasting, dubbele belasting en fiscale boetes. Oprichters wordt aangeraden juridisch advies in te winnen om door complexe regels voor vaste inrichting te navigeren voordat ze internationaal personeel aannemen.
Wat is een vaste inrichting?
Vaste inrichting is een fiscaal concept dat bepaalt hoeveel zakelijke activiteit een bedrijf in het buitenland mag hebben voordat het daar vennootschapsbelasting moet betalen. Regels voor vaste inrichting variëren per land op basis van verschillende belastingwetten en -verdragen, maar over het algemeen geldt dat hoe meer zakelijke aanwezigheid een bedrijf in een ander land heeft, hoe groter de blootstelling aan vaste inrichting is.
Eén manier om overzees een vaste inrichting te creëren, is door een fysieke locatie in een ander land te hebben. Andere factoren kunnen echter ook een vaste inrichting activeren, zelfs als je onderneming zich niet formeel registreert als lokale entiteit of een kantoor in dat land opent. Externe werknemers die in het buitenland werken en regelmatig contracten ondertekenen, kunnen bijvoorbeeld een vaste inrichting creëren, wat resulteert in vereisten voor vennootschapsbelasting in dat land.
Hoe kan werken op afstand een risico op vaste inrichting creëren voor start-ups?
Regels voor vaste inrichting kunnen per land verschillen, maar er zijn een aantal veelvoorkomende triggers waar oprichters op moeten letten. Jouw externe start-up kan te maken krijgen met een risico op vaste inrichting als deze:
regelmatig werknemers of aannemers vanuit een ander land laat werken: een enkele senior medewerker die consequent vanuit het buitenland werkt, kan voldoende zijn om het risico op vaste inrichting te verhogen onder bepaalde belastingverdragen.
een vaste bedrijfslocatie in het buitenland aanhoudt: het hebben van een 'vaste bedrijfslocatie' in het buitenland kan in fiscale termen betekenen dat er een kantoor wordt geopend of een plaats van leiding in een ander land wordt gevestigd.
contracten in een buitenlandse regio ondertekent: personeel dat regelmatig namens jouw bedrijf contracten onderhandelt of ondertekent in een ander land, kan daar een vaste inrichting creëren.
Waarom is het risico op vaste inrichting belangrijk voor wereldwijde, verspreide teams?
Remote-first start-ups kunnen een grotere blootstelling aan vaste inrichting ervaren. Met een wereldwijd verspreid team loopt jouw bedrijf mogelijk het risico onbedoeld een zakelijke aanwezigheid in het buitenland te vestigen, wat gevolgen kan hebben.
Een vaste inrichting kan leiden tot onverwachte buitenlandse vereisten voor belastingaangiften, dubbele belasting en fiscale boetes voor ontbrekende of onjuiste aangiften. Bovendien kan de administratieve last om dat risico te beperken, een klein team afleiden van essentieel werk.
Wat zijn veelvoorkomende triggers voor een vaste inrichting?
Voor start-ups met externe teams zijn hier enkele veelvoorkomende scenario's die een vaste inrichting kunnen activeren, naast het openen van een kantoor in het buitenland.
Verkoopmedewerker in een ander land sluit lokaal deals: een enkele internationale werknemer die lokale inkomsten genereert, kan voldoende zijn om een vaste inrichting te creëren, afhankelijk van lokale belastingregels en -verdragen.
Langdurige externe medewerker voert in het buitenland kernbedrijfsfuncties uit: het ondertekenen van contracten vanuit een ander land kan een vaste inrichting activeren.
Oprichter verhuist internationaal: als een oprichter verhuist maar nog steeds actief de dagelijkse activiteiten van diens bedrijf in de VS leidt, kan dit een blootstelling aan vaste inrichting in het nieuwe land creëren.
Hoe verminder en beheer je de blootstelling aan vaste inrichting?
Algemene benaderingen voor risicobeperking om de blootstelling aan een vaste inrichting te beheren, zijn onder meer:
een employer-of-record (EOR) gebruiken voor internationale medewerkers: een EOR is een externe dienst die kan helpen het risico op vaste inrichting te verminderen door de juridische werkgever te worden voor een internationaal team.
de bevoegdheid voor het sluiten van contracten voor overzees personeel beperken: personeel vanuit het buitenland contracten laten ondertekenen kan een vaste inrichting activeren. Het beperken van de zakelijke functionaliteit van jouw externe team kan dus helpen om jouw blootstelling aan vaste inrichting te verminderen.
grensoverschrijdend belastingadvies inwinnen: regels voor vaste inrichting kunnen per land verschillen en worden vaak gevormd door belastingverdragen en lokale belastingwetgeving. Het wordt start-ups over het algemeen dan ook aangeraden specialistisch juridisch en fiscaal advies in te winnen voordat ze hun personeelsbestand in het buitenland uitbreiden.
Hoe kunnen oprichters het risico op vaste inrichting controleren?
Naarmate jouw zakelijke behoeften en personeelsvereisten evolueren, geldt dat ook voor jouw risico op vaste inrichting. Als je een wereldwijd verspreid team hebt, overweeg dan een driemaandelijkse controle met een adviseur om jouw blootstelling aan vaste inrichting na te gaan en onverwachte belastingproblemen en reputatierisico's te minimaliseren.
Hier zijn een paar vragen om je te helpen jouw risico op vaste inrichting te beoordelen:
Hoeveel dagen brengt belangrijk personeel door in een bepaald land? Regelmatige, voortdurende zakelijke activiteiten in een ander land kunnen een vaste inrichting activeren.
Wie is er in het buitenland bevoegd om contracten af te sluiten? Werknemers die vanuit een ander land namens jouw bedrijf contracten ondertekenen, kunnen een factor zijn bij het vestigen van een zakelijke aanwezigheid daar.
Zijn er relevante belastingverdragen? Er kunnen belastingverdragen bestaan tussen de landen waarin jouw onderneming actief is, die specifiek op jouw situatie ingaan.
Hoe Stripe Atlas je kan helpen
Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch op te starten (oprichting, Employer Identification Number (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften) zodat je in slechts twee werkdagen vanaf elke locatie ter wereld fondsen kunt werven, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.
Sluit je aan bij de meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht via Atlas, inclusief start-ups gesteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.
Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas
Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest jouw bedrijfsstructuur, bevestigt dat jouw naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, stelt jouw aandelenverdeling in en plaatst een elektronische handtekening. Vervolgens neemt Atlas het over, inclusief het informeren van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.
Bankieren en betalingen ontvangen voordat je EIN arriveert
Atlas dient jouw EIN-aanmeldformulier automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten: Atlas maakt betalingen en bankieren vóór EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security Number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.
Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)
Atlas dient namens jou de 83(b)-verkiezing in (zowel voor oprichters binnen als buiten de VS) met aangetekende post en tracking via de US Postal Service (USPS) om persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van de aangifte direct in je Stripe-dashboard, met bevestiging van aangetekende post.
Juridische documenten van wereldklasse
Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen. Ze worden opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal, en worden direct opgeslagen in je Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct fondsen te werven en ervoor te zorgen dat jouw bedrijf juridisch wordt beschermd, waarbij aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance worden gedekt.
$ 2500 aan Stripe-tegoeden, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen
Atlas-start-ups ontvangen in hun eerste jaar $ 2500 aan Stripe-producttegoeden, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen op essentiële tools zoals AWS, Google, Xero, Perplexity en meer. De service van een geregistreerde agent in Delaware is ook gratis inbegrepen voor jouw eerste jaar.
Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.
Veelgestelde vragen over het risico op vaste inrichting
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.