Om een onderneming te runnen in Virginia, moet je een zakelijke vergunning aanvragen. Een zakelijke vergunning zorgt ervoor dat je activiteiten voldoen aan de regelgeving en belastingen, legitimeert je activiteiten en helpt je te beschermen tegen mogelijke boetes en sluiting. De staat Virginia geeft geen algemene zakelijke vergunning uit. In plaats daarvan worden zakelijke vergunningen uitgegeven door de county, stad of gemeente waar de onderneming actief is.

Hieronder leggen we uit hoe je een zakelijke vergunning aanvraagt in Virginia, welke kosten je kunt verwachten en met welke aanvullende registratie- en vergunningsvereisten je rekening moet houden.

Kernpunten

• Virginia heeft geen algemene zakelijke vergunning op staatsniveau. De county of gemeente waar de onderneming actief is, geeft de zakelijke vergunning uit.

• Je betaalt doorgaans kosten voor een zakelijke vergunning die een percentage zijn van de bruto-inkomsten van het voorgaande jaar. Nieuwe ondernemingen betalen kosten op basis van geschatte bruto-inkomsten.

• De kosten voor de zakelijke vergunning en de deadline voor indiening zijn afhankelijk van de locatie.

Wat is een zakelijke vergunning in Virginia?

Virginia heeft geen algemene zakelijke vergunning op staatsniveau. In de meeste gevallen moet je een zakelijke vergunning verkrijgen van de gemeente waar je een kantoor of fysieke locatie hebt. De vereisten lopen echter sterk uiteen per regio.

Hoewel verschillende county's in Virginia geen zakelijke vergunning vereisen om te opereren, heeft de stad of gemeente waar de onderneming is gevestigd doorgaans eigen vergunningsregels. Mogelijk moet je de onderneming ook bij de county registreren, zelfs als er op dat niveau geen officiële zakelijke vergunning kan worden aangevraagd.

In Virginia houdt de financiële afdeling of de belastingcommissaris (commissioner of the revenue) van een stad of county doorgaans toezicht op zakelijke vergunningen. Je zult vaak zien dat gemeenten in Virginia een zakelijke vergunning een Business, Professional, and Occupational License (BPOL) noemen.

De soorten zakelijke vergunningen in Virginia bekijken

Er zijn verschillende soorten vergunningen die een nieuwe eigenaar van een onderneming in Virginia mogelijk nodig heeft. Welke je moet verkrijgen, is afhankelijk van de branche waarin je actief bent, waar je bent gevestigd en de belastingen die je moet heffen. Hier zijn de soorten vergunningen die mogelijk vereist zijn:

• BPOL van county, stad of gemeente: De meeste ondernemingen in Virginia hebben een of meer lokaal uitgegeven zakelijke vergunningen nodig om te opereren. De thuisbasis van de onderneming bepaalt op welk overheidsniveau je een vergunning moet aanvragen.

• Beroeps- of bedrijfsvergunning: Bepaalde gereguleerde beroepen vereisen een vergunning in Virginia om te opereren, waaronder architecten, aannemers, nagelstylisten en opticiens. Je vindt een lijst met gereguleerde beroepen op de website van het Department of Professional and Occupational Regulation (DPOR) van Virginia.

• Certificaat voor omzetbelasting voor de detailhandel op staatsniveau: Elke onderneming met een fysieke of economische nexus in Virginia is verplicht zich te registreren voor omzetbelasting. Dit omvat online verkopers die de $ 100.000 aan bruto-omzet in Virginia of 200 transacties naar klanten in Virginia per jaar overschrijden. Volgens de staatswetgeving worden deze ondernemingen gedefinieerd als 'dealers' en moeten ze zich registreren bij het Virginia Department of Taxation en vervolgens omzetbelasting berekenen en afdragen.

• Federale vergunningen voor gereguleerde branches: Enkele branches vereisen ook een federale zakelijke vergunning om te opereren. Dit omvat ondernemingen gerelateerd aan alcohol, omroep en beleggingsadvies.

Een zakelijke vergunning in Virginia aanvragen

Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het aanvragen van een zakelijke vergunning in Virginia:

• De bedrijfsstructuur kiezen en registreren: Praat met een fiscalist of advocaat om de beste bedrijfsstructuur te bepalen. Registreer de onderneming vervolgens online bij het Clerk’s Information System van de Virginia State Corporation Commission. Je kunt je registreren als limited liability company (LLC), corporation, limited partnership, general partnership, registered limited liability partnership of business trust.

• Een Employer Identification Number (EIN) verkrijgen: Vraag online een EIN aan bij de IRS (Internal Revenue Service) in de VS. Je hebt de bedrijfsentiteit, het Social Security number of belastingbetaler-ID en de bedrijfsnaam nodig voor de aanvraag.

• Vereiste beroepsvergunningen op staatsniveau aanvragen: Als de onderneming in Virginia als een gereguleerd beroep wordt beschouwd, dien je een aanvraag voor een beroeps- of bedrijfsvergunning in Virginia in bij het DPOR.

• Een lokale zakelijke vergunning verkrijgen: Bepaal welke van de lokale regio's waarin je actief bent een BPOL vereisen. Begin op de website van de belastingcommissaris van de county. Hier wordt waarschijnlijk uitgelegd of je een BPOL via de county, stad of gemeente in die regio moet aanvragen en vind je een link naar de relevante aanvraag voor een zakelijke vergunning. Je kunt op Virginia.gov ook op adres zoeken naar de lokale overheid.

• Registreren om staatsbelastingen te berekenen en betalen: Registreer de nieuwe onderneming op de website van het Department of Taxation met het EIN, de bedrijfsentiteit en de code voor het North American Industry Classification System (NAICS). Mogelijk ben je verplicht je te registreren om omzetbelasting voor de detailhandel, bronbelasting voor werkgevers, vennootschapsbelasting of gebruiksbelasting te betalen als je een online onderneming of onderneming buiten de staat met een nexus in Virginia gaat runnen.

Hoeveel kost een zakelijke vergunning in Virginia?

Aangezien zakelijke vergunningen in Virginia moeten worden verkregen in elke individuele regio waar de onderneming actief is, variëren de kosten per locatie. County's en gemeenten in Virginia verwijzen vaak naar hun individuele kosten voor zakelijke vergunningen als BPOL-belastingen. BPOL-belastingtarieven zijn afhankelijk van de jaarlijkse omzet en de branche van een onderneming, en de drempelwaarden voor heffing verschillen per gemeente.

In Fairfax County betaal je bijvoorbeeld een vast bedrag van maximaal $ 50,00 om de zakelijke vergunning te verkrijgen en te verlengen als de bruto-inkomsten $ 100.000 of minder per jaar bedragen. Zodra deze dit bedrag overschrijden, betaal je een percentage van de bruto-inkomsten en het tarief dat je betaalt, hangt af van de aard van de onderneming.

In de stad Virginia Beach varieert het vaste tarief van $ 25,00–$ 50,00 voor ondernemingen met bruto-inkomsten tot $ 200.000. Je betaalt een percentage van de bruto-inkomsten zodra je meer dan $ 200.000 in een kalenderjaar verdient. Nieuwe ondernemingen moeten hun bruto-inkomsten voor hun eerste operationele jaar schatten en een geschatte BPOL-belasting betalen.

Er zijn geen kosten verbonden aan de registratie voor een certificaat voor omzetbelasting in de staat Virginia. De kosten voor het aanvragen van een beroepsvergunning, als de branche dit vereist, variëren sterk per beroepsgroep. Dit kan bijvoorbeeld $ 39,50 kosten voor veilingmeesters en $ 425 voor aannemers. Verlengingsschema's zijn ook afhankelijk van de beroepsgroep, maar zijn vaak tweejaarlijks.

Een zakelijke vergunning in Virginia verlengen

Zakelijke vergunningen in Virginia moeten jaarlijks worden verlengd. Hoewel elke gemeente het eigen proces voor de uitgifte en verlenging van vergunningen beheert, zijn de details vaak vergelijkbaar. Zakelijke vergunningen zijn elk jaar geldig van 1 januari tot en met 31 december. Verlengingsaanvragen worden doorgaans in januari naar je verzonden en moeten uiterlijk op 1 maart worden ingediend. In sommige county's en gemeenten kun je een aanvraag voor verlenging van de zakelijke vergunning online indienen.

De verlengingskosten zijn gebaseerd op de bruto-inkomsten van de onderneming in het voorgaande kalenderjaar. Je kunt de kosten meestal online, per post of persoonlijk betalen als de gemeente dit vereist. Als je de vergunning niet vóór de deadline verlengt, betaal je doorgaans een toeslag voor te late betaling van 10% en mogelijk rente. Het runnen van een onderneming in Virginia zonder vergunning kan leiden tot boetes.

Specifieke overwegingen en veelvoorkomende fouten voor Virginia bekijken

Het verkrijgen van een zakelijke vergunning in Virginia vereist aanzienlijke kennis van de lokale regelgeving op de plaats waar de onderneming actief zal zijn. Hier zijn drie situaties die vaak leiden tot fouten en verwarring bij ondernemingen:

• Vroege goedkeuring door bestemmingsplan en penningmeester: In sommige gemeenten in Virginia zijn er obstakels die moeten worden aangepakt voordat je een zakelijke vergunning kunt aanvragen. In Norfolk moet je bijvoorbeeld eerst een beoordeling van het bestemmingsplan voor een zakelijke vergunning aanvragen via het Department of Planning. Hiermee wordt bevestigd dat je bent goedgekeurd om de onderneming te runnen op de door jou gekozen locatie. Vervolgens moet je bij de penningmeester van de stad Norfolk verifiëren dat de onderneming geen achterstallige belastingen verschuldigd is. Pas daarna kun je de aanvraag voor een zakelijke vergunning indienen bij de belastingcommissaris van de stad.

• Hyperlokale vergunningen: Als de onderneming actief is in of uitbreidt naar meerdere locaties in Virginia, moet je rekening houden met verschillende regels voor de aanvraag van zakelijke vergunningen. In het grootste deel van Fairfax County houdt het Department of Tax Administration bijvoorbeeld toezicht op de aanvragen voor zakelijke vergunningen en int het de kosten. Maar de steden Alexandria, Falls Church en Fairfax en de gemeenten Clifton, Herndon en Vienna heffen hun eigen BPOL-belastingen. Dat betekent dat je mogelijk een zakelijke vergunning op countyniveau moet aanvragen op een van de locaties van de onderneming, op stadsniveau in een andere en op gemeenteniveau in weer een andere.

• Schatting van bruto-inkomsten in jaar één: BPOL-belastingtarieven zijn doorgaans gekoppeld aan de bruto-inkomsten in het voorgaande jaar. Als gevolg hiervan moeten nieuwe ondernemingen in Virginia hun bruto-inkomsten voor het eerste jaar schatten en geschatte belasting betalen. Sommige gemeenten, zoals Fairfax County, vereisen schattingen voor de eerste twee operationele jaren. Wanneer je de zakelijke vergunning verlengt, wordt het tarief dat je betaalt aangepast op basis van de werkelijke bruto-inkomsten. Mogelijk moet je dan meer betalen als de schatting van het voorgaande jaar te laag was.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om het bedrijf juridisch te lanceren – oprichting, EIN, instellen van eigen vermogen en belastingaangiften – zodat je vanuit de hele wereld binnen twee werkdagen fondsen kunt werven, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest de bedrijfsstructuur, bevestigt dat de naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, stelt de verdeling van het eigen vermogen in en ondertekent elektronisch. Vervolgens neemt Atlas het over, inclusief het informeren van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen uitvoeren voordat het EIN aankomt

Atlas dient de EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten. Atlas maakt betalingen en bankieren vóór EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security number komen doorgaans in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient de 83(b)-keuzeregeling voor je in – voor oprichters binnen en buiten de VS – via aangetekende post van de US Postal Service met tracking om de inkomstenbelasting voor particulieren te verlagen. Je ontvangt direct in het Stripe-dashboard een ondertekende 83(b)-keuzeregeling en een bewijs van indiening, met bevestiging van aangetekende verzending.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om het bedrijf te runnen – opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal – en slaat deze direct op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen onmiddellijk fondsen te werven en ervoor te zorgen dat het bedrijf juridisch is beschermd, met betrekking tot aspecten zoals de eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50K+ aan partnerkortingen ontvangen

Atlas-start-ups krijgen voor hun eerste jaar $ 2500 aan Stripe-producttegoed, plus $ 50.000+ aan korting op essentiële tools – Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De registered agent-service in Delaware is voor je eerste jaar ook gratis inbegrepen.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen je nieuwe onderneming snel en eenvoudig op te zetten, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over het verkrijgen van een bedrijfsvergunning in Virginia