Pour exploiter une entreprise en Virginie, vous devez obtenir une licence commerciale. Une licence commerciale garantit que vos activités se conforment aux réglementations et aux impôts, légitime vos opérations et contribue à vous protéger contre d'éventuelles amendes et fermetures. L'État de Virginie ne délivre pas de licence commerciale générale. Les licences commerciales sont plutôt délivrées par le comté, la ville ou la commune où votre entreprise exerce ses activités.

Nous expliquons ci-dessous comment obtenir une licence commerciale en Virginie, les coûts à prévoir et les exigences supplémentaires en matière d'inscription et de permis à prendre en compte.

L’essentiel à retenir

• la Virginie n'a pas de licence commerciale générale au niveau de l'État. Le comté ou la municipalité où votre entreprise exerce ses activités délivrera votre licence commerciale ;

• vous paierez généralement des frais de licence commerciale qui correspondent à un pourcentage de vos entrées brutes de l'année précédente. Les nouvelles entreprises paient des frais basés sur les entrées brutes estimées ;

• le coût de la licence commerciale et la date limite de déclaration dépendront de votre emplacement.

Qu'est-ce qu'une licence commerciale en Virginie ?

La Virginie n'a pas de licence commerciale générale au niveau de l'État. Dans la plupart des cas, vous devrez obtenir une licence commerciale auprès de la localité où vous aurez un bureau ou un emplacement physique. Cependant, les exigences varient considérablement selon la juridiction.

Bien que plusieurs comtés de Virginie n'exigent pas de licence commerciale pour exercer, la ville ou la commune où votre entreprise est basée aura généralement sa propre réglementation en matière de licences. Il se peut également que vous deviez inscrire votre entreprise auprès du comté, même s'il n'y a pas de licence commerciale officielle à demander à ce niveau.

En Virginie, le service financier ou le commissaire aux revenus d'une ville ou d'un comté supervise généralement la délivrance des licences commerciales. Vous verrez souvent les localités de Virginie désigner une licence commerciale sous le nom de Business, Professional, and Occupational License (BPOL).

Quels sont les types de licences commerciales et de permis en Virginie ?

Il existe plusieurs types de licences et de permis dont un nouveau propriétaire d'entreprise en Virginie peut avoir besoin. Ceux que vous devrez obtenir dépendent de votre secteur d'activité, de votre emplacement et des impôts que vous devez évaluer. Voici les types de licences qui peuvent être nécessaires :

• BPOL du comté, de la ville ou de la commune : la plupart des entreprises en Virginie ont besoin d'une ou de plusieurs licences commerciales délivrées localement pour fonctionner. Le lieu d'implantation de votre entreprise déterminera le niveau de gouvernement auprès duquel vous devez demander une licence ;

• licence professionnelle ou d'exercice : certaines professions réglementées nécessitent une licence en Virginie pour exercer, notamment les architectes, les entrepreneurs, les prothésistes ongulaires et les opticiens. Vous trouverez une liste des professions réglementées sur le site Web du Department of Professional and Occupational Regulation (DPOR) de Virginie ;

• certificat de taxe sur les ventes retail de l'État : toute entreprise ayant une présence physique ou un lien économique en Virginie est tenue de s'inscrire à la taxe sur les ventes. Cela inclut les vendeurs en ligne dont les ventes brutes en Virginie dépassent 100 000 $ ou 200 transactions auprès de clients en Virginie par an. Définies par la loi de l'État comme des « revendeurs », ces entreprises doivent s'inscrire auprès du Department of Taxation de Virginie, puis collecter et reverser la taxe sur les ventes ;

• licences fédérales pour les secteurs réglementés : quelques secteurs nécessitent également une licence commerciale ou un permis fédéral pour exercer. Il s'agit notamment des entreprises liées à l'alcool, à la radiodiffusion et au conseil en investissement.

Comment obtenir une licence commerciale en Virginie ?

Voici un guide étape par étape pour obtenir une licence commerciale en Virginie :

• choisissez et inscrivez la structure de votre entreprise : discutez avec un professionnel des impôts ou un avocat pour déterminer la meilleure structure d'entreprise pour vous. Ensuite, inscrivez votre entreprise en ligne via le Clerk’s Information System de la Virginia State Corporation Commission. Vous pouvez vous inscrire en tant que limited liability company (LLC), corporation, limited partnership, general partnership, registered limited liability partnership ou business trust ;

• obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) : demandez un EIN en ligne auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. Vous aurez besoin de votre type d'entité commerciale, de votre numéro de sécurité sociale ou de votre numéro d'identification de contribuable, ainsi que du nom de l'entreprise pour postuler ;

• demandez les licences professionnelles requises au niveau de l'État : si votre entreprise est considérée comme une profession réglementée en Virginie, soumettez une demande de licence professionnelle ou d'exercice en Virginie auprès du DPOR ;

• obtenez une licence commerciale locale : déterminez quelles juridictions locales dans lesquelles vous exercerez exigent une BPOL. Commencez par le site Web du commissaire aux revenus de votre comté. Il expliquera probablement s'il faut demander une BPOL par l'intermédiaire du comté, de la ville ou de la commune de cette juridiction et fournira un lien vers le formulaire d'inscription de licence commerciale approprié. Vous pouvez également rechercher votre administration locale par adresse sur Virginia.gov ;

• inscrivez-vous pour collecter et payer les impôts de l'État : sur le site Web du Department of Taxation, inscrivez votre nouvelle entreprise avec votre EIN, votre type d'entité commerciale et votre code du North American Industry Classification System (NAICS). Vous pourriez être tenu de vous inscrire pour payer la taxe sur les ventes retail, la retenue à la source de l'employeur, l'impôt sur les sociétés ou la taxe d'utilisation si vous allez diriger une entreprise en ligne ou hors de l'État avec un lien économique en Virginie.

Combien coûte une licence commerciale en Virginie ?

Étant donné que les licences commerciales de Virginie doivent être acquises auprès de chaque juridiction individuelle où votre entreprise exerce ses activités, les coûts varient selon l'emplacement. Les comtés et municipalités de Virginie désignent souvent leurs frais de licence commerciale individuels sous le nom de taxes BPOL. Les taux d'imposition BPOL dépendent des ventes annuelles et du secteur d'activité d'une entreprise, et les seuils d'évaluation varient selon la localité.

Par exemple, dans le comté de Fairfax, vous paierez des frais fixes allant jusqu'à 50,00 $ pour obtenir et renouveler votre licence commerciale si vos entrées brutes s'élèvent à 100 000 $ ou moins par an. Une fois ce montant dépassé, vous paierez un pourcentage de vos entrées brutes, et le taux que vous paierez dépendra de la nature de votre entreprise.

Dans la ville de Virginia Beach, le taux forfaitaire varie de 25,00 $ à 50,00 $ pour les entreprises dont les entrées brutes atteignent 200 000 $. Vous paierez un pourcentage des entrées brutes une fois que vous gagnerez plus de 200 000 $ au cours d'une année civile. Les nouvelles entreprises doivent estimer leurs entrées brutes pour leur première année d'exploitation et payer une taxe BPOL estimée.

L'inscription pour un certificat de taxe sur les ventes de l'État de Virginie est gratuite. Le coût de la demande d'une licence professionnelle, si votre secteur en exige une, varie considérablement selon le métier. Elle peut coûter 39,50 $ pour les commissaires-priseurs, par exemple, et 425 $ pour les entrepreneurs. Les calendriers de renouvellement dépendent également du métier, mais ils sont souvent biennaux.

Comment renouveler une licence commerciale en Virginie ?

Les licences commerciales de Virginie doivent être renouvelées chaque année. Bien que chaque localité gère son propre processus de délivrance et de renouvellement des licences, les détails sont souvent similaires. Les licences commerciales sont valables du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Les formulaires d'inscription de renouvellement vous sont généralement envoyés par courrier en janvier et doivent être soumis au plus tard le 1er mars. Dans certains comtés et municipalités, vous pouvez soumettre un formulaire d'inscription de renouvellement de licence commerciale en ligne.

Les frais de renouvellement sont basés sur les entrées brutes de votre entreprise de l'année civile précédente. Vous pouvez généralement payer les frais en ligne, par courrier ou en personne si votre municipalité l'exige. Si vous ne renouvelez pas votre licence avant la date limite, vous encourrez généralement des frais de retard de 10 % et, potentiellement, des intérêts. Exploiter une entreprise en Virginie sans licence peut entraîner des amendes.

Considérations spécifiques à la Virginie et erreurs courantes

L'obtention d'une licence commerciale en Virginie nécessite une connaissance approfondie des réglementations locales de l'endroit où votre entreprise exercera ses activités. Voici trois situations qui entraînent souvent des erreurs et de la confusion pour les entreprises :

• approbation préalable du zonage et du trésorier : dans certaines localités de Virginie, il y a des obstacles à surmonter avant de pouvoir acquérir une licence commerciale. À Norfolk, par exemple, vous devez d'abord demander un examen de zonage de licence commerciale par l'intermédiaire du Department of Planning. Cela confirme que vous êtes autorisé à diriger votre entreprise à l'emplacement que vous avez choisi. Vous devez ensuite vérifier auprès du trésorier de la ville de Norfolk que votre entreprise ne doit aucun impôt en souffrance. Ce n'est qu'alors que vous pourrez soumettre votre formulaire d'inscription de licence commerciale au commissaire aux revenus de la ville ;

• licences hyperlocales : si votre entreprise exerce ses activités ou se développe dans plusieurs endroits en Virginie, vous devez vous plier à différentes règles de formulaire d'inscription de licence commerciale. Par exemple, dans la majeure partie du comté de Fairfax, le Department of Tax Administration supervise les formulaires d'inscription de licence commerciale et perçoit les frais. Mais les villes d'Alexandria, Falls Church et Fairfax ainsi que les communes de Clifton, Herndon et Vienna évaluent leurs propres taxes BPOL. Cela signifie que vous devrez peut-être obtenir une licence commerciale au niveau du comté dans l'un des emplacements de votre entreprise, au niveau de la ville dans un autre et au niveau de la commune dans un autre ;

• estimation des entrées brutes la première année : les taux d'imposition BPOL sont généralement liés à vos entrées brutes de l'année précédente. Par conséquent, les nouvelles entreprises de Virginie doivent estimer leurs entrées brutes pour la première année et payer un impôt estimé. Certaines localités, comme le comté de Fairfax, exigent des estimations pour les deux premières années d'exploitation. Lorsque vous renouvelez votre licence commerciale, le taux que vous payez sera ajusté en fonction des entrées brutes réelles. Vous devrez peut-être payer plus si l'estimation de l'année précédente était trop basse.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas gère tout ce dont vous avez besoin pour lancer légalement votre entreprise (constitution en société, EIN, configuration des capitaux propres et déclarations fiscales) afin que vous puissiez lever des fonds, ouvrir un compte bancaire et commencer à accepter des paiements en seulement deux jours ouvrables, de n'importe où dans le monde.

Rejoignez plus de 100 000 startups constituées à l’aide d’Atlas, y compris des startups soutenues par des investisseurs de premier plan tels que Y Combinator, a16z et General Catalyst.

Lancez-vous en quelques minutes avec Atlas

Le formulaire d'inscription prend moins de 10 minutes. Vous choisirez la structure de votre entreprise, confirmerez que votre nom est disponible, ajouterez jusqu'à quatre cofondateurs, définirez la répartition de vos capitaux propres et signerez électroniquement. Ensuite, Atlas prend le relais et informe notamment les cofondateurs pour qu'ils signent leurs documents électroniquement.

Opérations bancaires et paiements avant l’arrivée de votre EIN

Atlas dépose automatiquement votre formulaire d'inscription à l'EIN après la constitution en société. Vous n'avez pas à attendre. Atlas permet les paiements et les opérations bancaires pré-EIN afin que vous puissiez commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions immédiatement. Les fondateurs des États-Unis disposant d'un numéro de sécurité sociale sont généralement admissibles à un traitement accéléré par l'IRS.

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Atlas dépose votre choix 83(b) pour vous (pour les fondateurs des États-Unis et d'ailleurs) par courrier certifié avec suivi via l'US Postal Service afin de réduire les impôts sur le revenu des personnes physiques. Vous obtiendrez un choix 83(b) signé et une preuve de déclaration directement dans le Dashboard Stripe, avec une confirmation par courrier certifié.

Des documents juridiques de standing international

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour commencer à diriger votre entreprise (rédigés par Cooley, l'un des principaux cabinets d'avocats en capital-risque au monde) et les stocke directement dans le Dashboard Stripe. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à garantir que votre entreprise est légalement protégée. Ils couvrent des aspects tels que la structure de propriété, la distribution des capitaux propres et la conformité fiscale.

2 500 $ de crédits Stripe et plus de 50 000 $ de réductions chez nos partenaires

Les startups créées avec Atlas bénéficient de 2 500 $ de crédits sur les produits Stripe pour leur première année, ainsi que de plus de 50 000 $ de réductions sur des outils essentiels : Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity, et bien plus encore. Le service d’agent enregistré du Delaware est également inclus gratuitement la première année.

Découvrez comment Atlas peut vous aider à lancer votre entreprise rapidement et simplement, ou démarrez dès aujourd’hui.

FAQ sur l'obtention d'une licence commerciale en Virginie