Er zijn veel verschillende manieren om belastingaangiften voor te bereiden: naast commerciële software en belastingapps is ELSTER een gratis alternatief. In ons artikel lees je wat ELSTER is en welke functies het platform biedt. We leggen ook de verschillende manieren om je te registreren uit en geven je een korte handleiding voor het voorbereiden van je belastingaangifte met ELSTER.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is ELSTER?
  
• Hoe meld je je aan bij ELSTER?
  
• Hoe werkt het registreren met een certificaatbestand?
  
• Wat zijn de functies van ELSTER?
  
• Hoe doe je belastingaangifte met ELSTER?
  

Wat is ELSTER?

ELSTER is een gezamenlijk project van de Duitse belastingdiensten van alle deelstaten en de federale overheid voor de digitale verwerking van belastingaangiften en registraties. Het ELSTER-portaal is een soort online belastingdienst voor particulieren, werkgevers en bedrijven, maar ook voor verenigingen en belastingadviseurs. Via ELSTER kun je snel, veilig en vooral gratis je belastinggegevens aanmaken en indienen bij het belastingkantoor. Zelfs als je je belastingaangifte niet met ELSTER maakt, maar met andere software of een app, heb je toch indirect met ELSTER te maken: alle belastingprogramma's sturen de gegevens van hun gebruikers naar ELSTER en van daaruit worden ze doorgestuurd naar het belastingkantoor. ELSTER bestaat sinds 1996 en wordt nog steeds gecoördineerd door de Beierse belastingdienst. De naam is een afkorting van het Duitse woord "elektronische Steuererklärung", wat "elektronische belastingaangifte" betekent.

Wat is "My ELSTER"?

"My ELSTER" is je persoonlijke gebruikersgedeelte op het ELSTER-platform. Tot de belastingaangifte van 2019 was er ook de software "ELSTER-formulier". Die kon je op je computer thuis installeren en gebruiken om je belastingaangifte voor te bereiden. Maar dat kan nu niet meer. Sinds het belastingjaar 2020 is de webapplicatie "My ELSTER", die je direct in je webbrowser kunt gebruiken, de enige optie. Een van de functies van "My ELSTER" is de mogelijkheid om toegang te krijgen tot ontvangstbewijzen die al door het belastingkantoor zijn ontvangen. Daarnaast kunnen gebruikers zien welke gegevens al op de elektronische inkomstenbelastingkaart zijn ingevoerd.

Hoe registreer je je bij ELSTER?

Als je ELSTER wilt gebruiken, moet je je registreren en een gebruikersaccount aanmaken. Er zijn drie manieren om je bij ELSTER te registreren die voor alle gebruikers gratis zijn:

• Een ELSTER-certificaatbestand
  
• De ElsterSecure-app
  
• Een identiteitskaart
  

Daarnaast zijn er twee betaalde registratietypes: het gebruik van een beveiligingsstick, die vooral handig is voor ondernemers, en het gebruik van een handtekeningkaart, die vooral interessant is voor belastingadviseurs.

ELSTER raadt zelf aan om je te registreren met een certificaat, wat we in het volgende deel verder zullen bespreken. Als je voor de app-versie kiest, heb je alleen een smartphone of tablet met camera nodig om je te registreren. Vervolgens wordt de ElsterSecure-app geladen. Je kunt de app downloaden via de Google Play Store of de Apple App Store. Selecteer in de app de optie "ElsterSecure" onder "Gebruikersaccount aanmaken" en "Hoe wil je inloggen op My ELSTER?". Je krijgt dan een activerings-ID per e-mail en een activeringscode per post. Je voert de ID in de app in en scant de QR-code op de brief die je per post hebt ontvangen met de camera van je apparaat. Nadat je je succesvol hebt geregistreerd, kun je ElsterSecure gebruiken om in te loggen op "My ELSTER".

Om je met een identiteitskaart te registreren, moet de kaart betrouwbaar kunnen worden gelezen. Je kunt hiervoor een moderne identiteitskaart in creditcardformaat gebruiken. Een andere optie is om een geschikte identiteitskaartlezer en AusweisApp2 te gebruiken. Een smartphone met een NFC-interface (Near Field Communication) is ook geschikt als identiteitskaartlezer. Je kunt de app downloaden via de Google Play Store, Apple App Store en Windows. Om je met een identiteitskaart te registreren, moet je deze functie activeren onder "Mijn gebruikersaccount" in je persoonlijke "My ELSTER"-account. Hier kun je instellen welke registratiemethode je wilt gebruiken. Als je voor de ID-kaartmethode kiest, krijg je een activeringspincode die je moet vervangen door een code die je zelf kiest. Hiermee wordt de ID-kaart geactiveerd en kan deze worden gelezen.

Voor bedrijven raadt ELSTER ook aan om een beveiligingsstick te gebruiken voor het registreren en inloggen. Dit is een speciale USB-stick die de digitale identiteit van een gebruiker opslaat via een cryptografiechip. De stick kost eenmalig 56,48 euro (vanaf november 2023). Om hem te gebruiken, moet je de ElsterAuthenticator-software installeren. Je kunt de software downloaden voor Windows, macOS en Linux.

Er zijn ook kosten voor registratie via een handtekeningkaart, meestal tussen de 50 en 150 euro. Dit komt omdat de handtekeningkaart niet door ELSTER wordt uitgegeven, maar door banken, gespecialiseerde bedrijven of certificeringsinstanties (ook wel trustcentra genoemd). Zij zorgen voor de persoonlijke identificatie, zodat de ELSTER-handtekeningkaart alleen hoeft te worden gelezen. Ook voor deze versie moet dus een kaartlezer en de ElsterAuthenticator-software worden gebruikt.

Lees meer info over de handtekeningkaart, bijvoorbeeld over goedgekeurde aanbieders en kaarten.

Hoe werkt het registreren met een certificaatbestand?

De meeste ELSTER-gebruikers registreren zich met behulp van een certificaatbestand, dat in de volksmond ook wel het 'ELSTER-certificaat' wordt genoemd. Dit is een bestand in een speciaal formaat (pfx) waarin de gegevens cryptografisch zijn beveiligd. Het kan alleen met een wachtwoord worden geactiveerd en vervolgens worden gekoppeld aan een gebruikersaccount in 'My ELSTER'. Een certificaatbestand kan op verschillende media worden opgeslagen, zoals harde schijven of USB-sticks, en zo vaak als je wilt worden gekopieerd. Registratie met een certificaatbestand gebeurt in vier stappen:

1. Account aanmaken: Om een certificaatbestand aan te vragen, moet je eerst een account aanmaken op ELSTER.
   
2. Persoonlijke gegevens invoeren: Nadat je bij de inlogopties 'Certificaatbestand' hebt gekozen, kun je je persoonlijke gegevens invullen: naam, geboortedatum en fiscaal identificatienummer. Vervolgens maak je een gebruikersnaam aan, kies je een beveiligingsvraag en stuur je de gegevens via het platform naar het belastingkantoor.
   
3. Activeringsgegevens ontvangen: Na ongeveer 14 dagen krijg je een e-mail van het belastingkantoor met een activerings-ID en een activeringscode per post. Omdat de post automatisch naar het adres wordt gestuurd dat bij de registratiedienst staat, moet je even controleren of dat nog klopt.
   
4. Certificaatbestand downloaden: Met ELSTER voer je de gegevens in die je van het belastingkantoor hebt gekregen. Als die kloppen, kun je het certificaatbestand downloaden en opslaan. Hiermee kun je inloggen op "My ELSTER" en je eigen wachtwoord instellen als je dat wilt. In de toekomst gebeurt de authenticatie bij ELSTER met een combinatie van een certificaatbestand en een wachtwoord.
   

Hoe kan het ELSTER-certificaat worden verlengd?

Een ELSTER-certificaat is drie jaar geldig. Voordat de geldigheidsduur afloopt, krijg je van ELSTER een paar e-mails om je hieraan te herinneren. Als het certificaatbestand nog niet is verlopen, kun je het gewoon verlengen in je persoonlijke ELSTER-account. Onder de opmerking over het verstrijken van de geldigheidsduur vind je de knop 'Certificaat nu verlengen'. Als je hierop klikt, wordt er een nieuw bestand aangemaakt dat je kunt opslaan en activeren met je wachtwoord.

Als het ELSTER-certificaat al is verlopen, moet je een nieuw certificaat aanvragen. Gebruik hiervoor de optie "Certificaatbestand verloren of certificaat verlopen?" wanneer je inlogt. Je kunt ook deze pagina bezoeken als het certificaatbestand is verlopen of als je het wachtwoord bent vergeten.

Welke functies heeft ELSTER?

ELSTER is vooral bekend als een platform voor online belastingaangiften. Deze kunnen met ELSTER worden gemaakt en bij het belastingkantoor worden ingediend. De aangifte inkomstenbelasting is maar één van de vele mogelijkheden: ook aangiften voor successie- en schenkingsrechten en onroerendezaakbelasting zijn mogelijk. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld hun omzet- en inkomstenbelastingaangiften met ELSTER maken. De bijbehorende voorregistraties kunnen via het platform worden gedaan. Voor loon- en btw-aangiften is het verplicht om de gegevens via ELSTER in te dienen. Zelfstandigen en ondernemers zijn over het algemeen verplicht om voorlopige aangiften en inkomstenbelastingverklaringen elektronisch bij het belastingkantoor in te dienen. Werknemers, senioren en gepensioneerden kunnen echter ook papieren formulieren gebruiken.

Naarmate ELSTER zich verder uitbreidt, zijn er ook verschillende andere soorten belastingen, aangiften, registraties, aanvragen en kennisgevingen beschikbaar. Hier vind je een overzicht van de momenteel beschikbare formulieren.

Geregistreerde gebruikers kunnen via ELSTER ook deadlines verlengen of bezwaar maken tegen beslissingen. Als je het juiste formulier invult, kun je ook een opschorting van de tenuitvoerlegging aanvragen. Aanvragen bij de fiscale rechtbank kunnen echter niet via ELSTER worden ingediend.

Hoe dien je een belastingaangifte in met ELSTER?

Kies in 'My ELSTER' het formulier 'Inkomstenbelasting'. Nadat je het belastingjaar hebt gekozen, kun je je gegevens invullen. Of, als je al eerder een belastingaangifte hebt gedaan met ELSTER, kun je je gegevens daarvandaan overzetten. Als je ELSTER voor het eerst gebruikt, is de volgende stap om je naam en fiscaal identificatienummer in te voeren en, indien van toepassing, de gegevens van je partner. Je hebt nu de mogelijkheid om een "systeemassistent" te activeren, wat meestal wordt aanbevolen.

Daarna volgen drie pagina's met vragen over je werk en privé:

• Ben je werknemer of gepensioneerde?
  
• Heb je inkomsten uit een bedrijf of als zelfstandige?
  
• Heb je kinderen, een reisovereenkomst, speciale uitgaven of buitengewone uitgaven?
  

ELSTER bepaalt op basis van deze en andere info welke systemen geschikt zijn.

Op de volgende pagina, 'Certificaten', kun je de gegevens die het belastingkantoor al heeft, overzetten naar de belastingaangifte. Naast persoonlijke gegevens gaat het om inkomstenbelasting en kerkbelasting die door werkgevers is ingehouden, samen met de solidariteitstoeslag, bijdragen voor ziektekosten-, langdurige zorg-, pensioen- en werkloosheidsverzekering, of ontvangen pensioenuitkeringen. Om de ontvangstbewijzen op te halen, moet een ophaalcode worden ingevoerd, die per post kan worden aangevraagd onder 'Formulieren en diensten' en 'Certificaat beheren'.

Ten slotte moet je alle bijlagen invullen die het belastingkantoor voorschrijft op basis van de eerder ingevoerde gegevens. ELSTER wijst tijdens de laatste controle van de gegevens op mogelijke fouten, bijvoorbeeld met betrekking tot de plausibiliteit. Als deze fouten niet worden gecorrigeerd, kan de belastingaangifte niet worden verzonden. De laatste stap is het online indienen van de aangifte.