Es gibt viele Möglichkeiten, um Steuererklärungen zu erstellen: Neben kommerzieller Software und Steuer-Apps ist ELSTER die kostenlose Alternative. In unserem Artikel erfahren Sie, was ELSTER ist und welche Funktionen die Plattform hat. Zudem erläutern wir die verschiedenen Möglichkeiten zur Registrierung und geben Ihnen eine Kurzanleitung, wie Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER erstellen.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist ELSTER?
- Wie kann man sich bei ELSTER registrieren?
- Wie funktioniert die Registrierung mit Zertifikatsdatei?
- Welche Funktionen hat ELSTER?
- Wie macht man eine Steuererklärung bei ELSTER?
Was ist ELSTER?
ELSTER ist ein gemeinsames Projekt der deutschen Steuerverwaltungen aller Länder und des Bundes zur digitalen Abwicklung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen. Das Portal www.ELSTER.de ist damit eine Art Online-Finanzamt – für Privatpersonen, Arbeitgeber/innen, Unternehmen sowie Vereine und steuerberatende Berufe. Sie können ihre Steuerdaten über ELSTER schnell, sicher und vor allem kostenlos erstellen und an Finanzbehörden übermitteln. Und auch wer seine Steuererklärung nicht mit ELSTER erstellt, sondern eine andere Software oder App nutzt, hat indirekt mit ELSTER zu tun: Sämtliche Steuerprogramme schicken die Eingaben ihrer Nutzer/innen an ELSTER und von dort aus werden sie zum Finanzamt weitergeleitet. ELSTER ist seit 1996 im Einsatz und wird bis heute vom Bayerischen Landesamt für Steuern koordiniert. Der Name ist eine Abkürzung für „elektronische Steuererklärung”.
Was ist „Mein ELSTER”?
„Mein ELSTER” ist der persönliche Bereich der Nutzer/innen auf der ELSTER-Plattform. Bis zur Steuererklärung 2019 wurde zusätzlich die Software „ELSTER-Formular” angeboten – diese konnte auf dem heimischen PC installiert und zur Erstellung der Steuererklärung genutzt werden. Mittlerweile ist dies nicht mehr möglich: Seit dem Steuerjahr 2020 ist die webbasierte Anwendung „Mein ELSTER”, die direkt im Browser funktioniert, die einzige Option. Mit „Mein ELSTER” können u. a. Belege abgerufen werden, die bereits beim Finanzamt eingegangen sind. Darüber hinaus können sich Nutzer/innen anzeigen lassen, welche Daten bereits auf der elektronischen Lohnsteuerkarte eingetragen sind.
Wie kann man sich bei ELSTER registrieren?
Wer ELSTER nutzen möchte, muss sich registrieren und ein Benutzerkonto anlegen. Für die Registrierung bei ELSTER gibt es drei Möglichkeiten, die allen Nutzerinnen und Nutzern kostenlos zur Verfügung stehen:
- eine ELSTER-Zertifikatsdatei
- die App ELSTERSecure
- der Personalausweis
Darüber hinaus gibt es zwei kostenpflichtige Registrierungsarten: Die Verwendung eines Sicherheitssticks, die sich besonders für Unternehmer/innen eignet, sowie der Einsatz einer Signaturkarte, der vor allem für Steuerberater/innen interessant ist.
ELSTER selbst empfiehlt die Registrierung via Zertifikat, weshalb wir darauf im folgenden Abschnitt genauer eingehen. Wer sich für die App-Variante entscheidet, braucht für die Registrierung nur ein Smartphone oder ein Tablet mit Kamera. Darauf wird die App ELSTERSecure geladen. Sie können die App im Google Play Store oder im Apple App Store herunterladen. In der App wählen Sie unter „Benutzerkonto erstellen“ und „Wie wollen Sie sich in Mein ELSTER einloggen” die Option „ELSTERSecure” aus. Dann erhalten Sie eine Aktivierungs-ID per E-Mail sowie einen Aktivierungs-Code per Post. Die ID geben Sie in der App ein, den QR-Code auf dem postalischen Anschreiben scannen Sie über die Kamera Ihres Endgeräts. Nach der erfolgreichen Registrierung kann ELSTERSecure zum Login bei „Mein ELSTER” genutzt werden.
Um sich mit dem Personalausweis zu registrieren, müssen von diesem die Daten zuverlässig ausgelesen werden. Hierfür wird zum Einen ein moderner Personalausweis im Scheckkartenformat benötigt. Zum anderen brauchen Sie ein geeignetes Ausweislesegerät und die AusweisApp2. Als Ausweislesegerät eignet sich auch ein Smartphone mit NFC-Schnittstelle (NFC steht für Near Field Communication). Hier finden Sie die Links zum Google Play Store, dem Apple App Store sowie zum direkten Download für Windows. Wichtige Voraussetzung der Registrierung via Personalausweis ist die Aktivierung der Funktion unter „Mein Benutzerkonto” im persönlichen „Mein ELSTER”-Konto. Hier kann die jeweilige Registrierungsart festgelegt werden. Fällt die Wahl auf den Personalausweis, erhalten Sie eine Aktivierungs-PIN, die Sie durch eine selbst vergebene ersetzen müssen. Damit ist der Personalausweis freigeschaltet und kann ausgelesen werden.
Für Unternehmen wird von ELSTER auch der Sicherheitsstick empfohlen, um sich zu registrieren beziehungsweise später einzuloggen. Es handelt sich um einen speziellen USB-Stick, der über einen Kryptographiechip die individuelle digitale Identität speichert. Der Stick kostet einmalig 56,48 Euro (Stand 11/2023). Um ihn zu verwenden, ist die Installation der Software ELSTERAuthenticator notwendig. Sie können die Software für Windows, MacOS und Linux downloaden.
Auch bei der Registrierung via Signaturkarte fallen Kosten an – im Regelfall zwischen 50 und 150 Euro. Denn die Signaturkarte wird nicht von ELSTER ausgegeben, sondern von Banken, spezialisierten Unternehmen oder Zertifizierungsstellen (sogenannte Trustcenter). Die persönliche Identifizierung wird von diesen übernommen, sodass die Signaturkarte von ELSTER nur noch ausgelesen werden muss. Daher müssen auch bei dieser Variante ein Kartenlesegerät sowie die Software ELSTERAuthenticator genutzt werden.
Erfahren Sie mehr zum Thema Signaturkarte – zum Beispiel über zugelassene Anbieter/innen und Karten.
Wie funktioniert die Registrierung mit Zertifikatsdatei?
Der Großteil der ELSTER-Nutzer/innen registriert sich mit Hilfe einer Zertifikatsdatei, die umgangssprachlich auch „ELSTER-Zertifkat“ genannt wird. Das ist eine Datei in einem speziellen Format (pfx), auf der die Daten kryptographisch geschützt sind. Sie können nur mit einem Passwort aktiviert werden und stellen dann eine Verknüpfung mit einem Benutzerkonto in „Mein ELSTER” her. Eine Zertifikatsdatei kann auf unterschiedlichen Medien – wie Festplatten oder USB-Sticks – gespeichert und beliebig oft kopiert werden. Die Registrierung mit Zertifikatsdatei erfolgt in vier Schritten:
- Konto erstellen: Um eine Zertifikatsdatei anzufordern, müssen Sie zunächst ein Konto auf www.elster.de anlegen.
- Persönliche Daten übermitteln: Nachdem Sie bei den Login-Optionen „Zertifikationsdatei” ausgewählt haben, können Sie Ihre persönlichen Daten eingeben – Name, Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer. Dann legen Sie einen Nutzernamen fest, wählen eine Sicherheitsfrage und versenden die Daten über die Plattform an das Finanzamt.
- Aktivierungsdaten erhalten: Vom Finanzamt erhalten Sie nach zirka 14 Tagen eine E-Mail mit Aktivierungs-ID sowie einen Aktivierungscode per Post. Da die postalische Sendung automatisch an die bei der Meldebehörde hinterlegte Adresse geht, sollten Sie prüfen, ob diese aktuell ist.
- Zertifikatsdatei herunterladen: Bei ELSTER geben Sie die vom Finanzamt übermittelten Daten ein. Wenn diese korrekt sind, können Sie die Zertifikatsdatei herunterladen und speichern. Damit können Sie sich nun bei „Mein ELSTER“ einloggen und auf Wunsch ein eigenes Passwort vergeben. Die Authentifizierung bei ELSTER erfolgt zukünftig mit der Kombination aus Zertifikatsdatei und Passwort.
Wie kann das ELSTER-Zertifikat verlängert werden?
Ein ELSTER-Zertifikat ist drei Jahre gültig. Vor Ablauf der Gültigkeit erinnert ELSTER daran mit mehreren E-Mails. Wenn die Zertifikatsdatei noch nicht abgelaufen ist, kann sie einfach im persönlichen ELSTER-Konto verlängert werden. Unter dem Hinweis zum Ablauf der Gültigkeit finden Sie den Button „Jetzt Zertifikat verlängern“. Wenn Sie diesen anklicken, wird eine neue Datei erstellt, die Sie speichern und mit Ihrem Passwort aktivieren können.
Ist das ELSTER-Zertifikat bereits abgelaufen, müssen Sie ein neues beantragen. Hierfür gibt es beim Login die Option „Zertifikatsdatei verloren oder Zertifikat abgelaufen?”. Optional können Sie auch diesen Link nutzen, wenn die Zertifikatsdatei abgelaufen ist oder Sie das Passwort vergessen haben.
Welche Funktionen hat ELSTER?
Bekannt ist ELSTER vor allem als Plattform für Online-Steuererklärungen. Diese können mit ELSTER erstellt und dem Finanzamt übermittelt werden. Die Einkommenssteuererklärung ist dabei nur eine von vielen möglichen Optionen: Auch Erbschafts- und Schenkungssteuererklärungen sowie die Grundsteuererklärung sind möglich. Unternehmen können beispielsweise ihre Umsatz- und Lohnsteuererklärung mit ELSTER anfertigen. Auch die entsprechenden Voranmeldungen laufen über die Plattform. Für Lohn- und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ist eine Übermittlung der Daten über ELSTER Pflicht. Wer selbstständig ist oder ein Gewerbe betreibt, ist grundsätzlich dazu verpflichtet, Voranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Anders als Arbeitnehmer/innen, Rentner/innen oder Pensionärinnen und Pensionäre: Sie dürfen auch Papierformulare nutzen.
Da ELSTER immer weiter ausgebaut wird, finden sich darüber hinaus zahlreiche andere Steuerarten, Erklärungen, Anmeldungen, Anträge und Bescheide. Eine Übersicht der aktuell verfügbaren Formulare finden Sie hier.
Registrierte Nutzer/innen haben über ELSTER auch die Möglichkeit, Fristen zu verlängern oder Einspruch gegen Bescheide einzulegen. Beim Ausfüllen des entsprechenden Formulars kann auch eine Aussetzung der Vollziehung beantragt werden. Klagen ans Finanzgericht können über ELSTER hingegen nicht eingereicht werden.
Wie macht man eine Steuererklärung bei ELSTER?
Wählen Sie in „Mein ELSTER“ das Formular „Einkommenssteuer“. Nach der Angabe des Steuerjahrs können Sie Ihre Daten eingeben oder – wenn Sie in der Vergangenheit schon eine Steuererklärung mit ELSTER gemacht haben – Ihre Daten von dort übernehmen. Wer das erste Mal mit ELSTER arbeitet, gibt im nächsten Schritt seinen Namen und seine Steueridentifikationsnummer ein sowie gegebenenfalls die Daten des Partners beziehunsgweise der Partnerin. Nun gibt es die Möglichkeit, einen „Anlagenassistent“ zu aktivieren, was im Regelfall zu empfehlen ist.
Es folgen drei Seiten mit Abfragen bezüglich der beruflichen und privaten Situation:
- Sind Sie Arbeitnehmer/in oder Rentner/in?
- Beziehen Sie Einnahmen aus einem Gewerbe oder einer Selbstständigkeit?
- Haben Sie Kinder, einen Riestervertrag, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen?
Anhand dieser und weiterer Angaben werden von ELSTER die entsprechenden Anlagen bestimmt.
Auf der folgenden Seite „Bescheinigungen“ können die Daten in die Steuererklärung übernommen werden, die dem Finanzamt bereits vorliegen. Neben den persönlichen Stammdaten sind dies unter anderem die von den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag, die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, oder erhaltene Rentenzahlungen. Um die Belege abrufen zu können, muss ein Abrufcode eingegeben werden, der unter „Formulare und Leistungen“ und „Bescheinigung verwalten” postalisch angefordert werden kann.
Schließlich müssen sämtliche Anlagen ausgefüllt werden, die das Finanzamt auf Grundlage der zuvor eingegebenen Daten vorschreibt. Auf mögliche Fehler zum Beispiel im Hinblick auf Plausibilität weist ELSTER bei der abschließenden Prüfung der Daten hin. Solange diese Fehler nicht behoben sind, kann die Steuererklärung nicht abgeschickt werden. Im letzten Schritt wird die Erklärung online übermittelt.