Un procesador de pagos vincula a una empresa con sus clientes, y trabajar con el socio adecuado es clave. La tasa media de abandono del carrito se sitúa en más del 70 % y cualquier problema con el procesamiento de pagos probablemente afectará a tus conversiones. Si empiezas a sospechar que el responsable del tratamiento te frena, puede ser el momento de buscar otras opciones. Un cambio ejecutado cuidadosamente puede reducir costes, mejorar las tasas de autorización y crear una base más resistente para los pagos.

A continuación, analizaremos cómo cambiar de procesador de pagos, por qué las empresas deciden cambiar de proveedor y cómo evitar tiempos de inactividad o pagos fallidos durante la transición.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cómo puede cambiar una empresa de procesador de pagos sin interrupciones?
  
• ¿Por qué las empresas deciden cambiar de procesador de pagos?
  
• ¿Qué datos, contratos y dependencias deben evaluar los equipos antes de cambiar de procesador?
  
• ¿Qué cambios técnicos se requieren para integrar y probar un nuevo procesador de pagos?
  
• ¿Qué consideraciones surgen durante las transiciones entre procesadores de pagos?
  
• ¿Cómo puede validar el éxito las organizaciones tras cambiar de procesador de pagos?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Payments?
  

¿Cómo puede cambiar una empresa de procesador de pagos sin interrupciones?

El cambio de procesador de pagos funciona mejor cuando se divide en etapas. Completar todos los pasos a la vez pone en juego demasiadas cosas que pueden fallar.

Estas son algunas de las etapas que debes tener en cuenta:

• Establece objetivos: comienza por definir el alcance, línea temporal y criterios de éxito para el cambio.

• Agota el tiempo de migración: programa la transición para un período de bajo volumen. Evita ventanas de picos de ventas, lanzamientos importantes y ciclos de facturación, siempre que sea posible.

• Coordina a tus departamentos: asigna propietarios de procesos en ingeniería, finanzas, operaciones y soporte. Todos deben saber qué va a cambiar y cuándo, y cómo se intensificarán los problemas durante el período de transición.

• Comienza en un entorno de pruebas: integra primero al nuevo responsable del tratamiento en un entorno de prueba. Valida los flujos principales (p. ej., autorizaciones, reembolsos, webhooks y casos límite) antes de que el tráfico pase a modo activo.

• Ejecuta los sistemas en paralelo: mantén en línea al responsable del tratamiento existente hasta que el nuevo haya demostrado su valía. El procesamiento paralelo crea una red de seguridad que puede evitar interrupciones y pérdidas de ingresos.

• Prepara a los equipos para atender al cliente: comunícate con los equipos de soporte, ventas y operaciones sobre lo que está cambiando y lo que los clientes podrían notar. Una orientación interna clara puede ayudar a prevenir confusiones y acelerar la resolución de problemas.

• Vete incrementando lentamente: comienza por dirigir un pequeño porcentaje de transacciones al nuevo responsable del tratamiento. Aumenta el volumen una vez que las tasas de aprobación, los niveles de error y el comportamiento de cobro cumplan con las expectativas.

• Finalizar el cambio: una vez que el nuevo responsable del tratamiento funcione de manera consistente como se espera, cambia todas las transacciones nuevas.

• Mantener una opción de volver atrás: elimina el acceso al sistema antiguo para evitar un doble procesamiento accidental, pero mantenlo disponible para reembolsos, contracargos y conciliación de transacciones históricas. Solo debes finalizarlo por completo después de que se hayan resuelto todos los cabos sueltos.

¿Por qué las empresas deciden cambiar de procesador de pagos?

Algunas empresas cambian de procesador de pagos cuando aumentan los costes, ya sea aumentando las comisiones o cambiando el modelo de tarifas, algo que resulta desfavorable.

A veces, las empresas cambian porque el responsable del tratamiento no es fiable. Esto puede verse en el volumen de transacciones fallidas o tickets de soporte sin respuesta.

Además, si un procesador de pagos no puede manejar la expansión a nuevos mercados o canales de venta, esa brecha de funcionalidad puede provocar que se plantee un cambio.

¿Qué datos, contratos y dependencias deben evaluar los equipos antes de cambiar de procesador?

Los procesadores de pagos anclan una red de contratos, flujos de datos y sistemas descendentes. Un cambio eficaz requiere una evaluación disciplinada y directa de todas las partes involucradas.

Contratos y condiciones de rescisión

Muchos acuerdos de finalización con el procesador de pagos incluyen comisiones por rescisión anticipada, renovaciones automáticas o servicios en paquetes, como arrendamientos de hardware y contratos de pasarela que también deben cancelarse. Saber exactamente cuándo y cómo puedes rescindir un contrato (y cuánto te costará) te permite planificar la transición sin sorpresas.

Portabilidad de los datos del cliente

Si almacenas en procesador de pagos métodos para pagar de los clientes o ejecutar las suscripciones, debes entender qué datos puedes exportar y cómo. Algunos procesadores permiten transferir de forma segura los datos de tarjetas tokenizadas a un nuevo proveedor, pero otros no. Si los tokens no se pueden migrar, tendrás que volver a recoger los datos para pagar sin interrumpir la facturación o el servicio.

Dependencias técnicas

Muchos sistemas están involucrados en las transacciones (p. ej., flujos de proceso de compra, aplicaciones móviles, sistemas de puntos de venta). Planifica todos estos aspectos y asegúrate de que se tengan en cuenta. Hasta las pequeñas dependencias, como los oyentes de webhook o los paneles internos, pueden romperse si los ignoras.

¿Qué cambios técnicos se requieren para integrar y probar un nuevo procesador de pagos?

La transición a un nuevo procesador de pagos implica reconectar los sistemas que mueven el dinero sin romper todo el resto de sistemas que dependen de ellos. Requiere varios pasos técnicos, que se describen a continuación.

• Interfaz de programación de aplicación (API) y actualizaciones de credenciales: sustituye las claves API, los puntos de conexión, los métodos de autenticación y los formatos de solicitud existentes por los del nuevo responsable del tratamiento. Cualquier lugar en el que tu sistema cree cargos, capture pagos, emita reembolsos o maneje disputas debe actualizarse y validarse.

• Gestión de webhooks y eventos: reconfigura los puntos de conexión del webhook para recibir eventos de los pagos del nuevo responsable del tratamiento. Asegúrate de que la verificación de la firma, el análisis de eventos y la lógica descendente funcionen correctamente para que los pagos, los reintentos y las notificaciones se mantengan sincronizados.

• Componentes para pagar front-end: actualiza o reemplaza los componentes del proceso de compra, formularios para pagar o kits de desarrollo de software móvil (SDK) según sea necesario. Haz pruebas en todos los dispositivos, navegadores y ubicaciones para confirmar una experiencia consistente del cliente.

• Sistemas de punto de venta (POS) y en persona: reconfigura el sistema POS o implementa un nuevo hardware si es necesario. Valida los pagos mediante chip, el toque y deslizamiento, gestiona los recibos y el comportamiento en establecimiento físico antes de pasar a modo activo.

• Migración de tokens y suscripciones: migra de forma segura los tokens almacenados para pagar y los datos de las suscripciones activas cuando sean compatibles. Cualquier interrupción en los cargos recurrentes puede provocar el abandono de clientes. Valida los registros migrados ejecutando pruebas de facturación controladas antes de trasladar el volumen recurrente de tu empresa.

• Integración contable y de informes: alinea los resultados de los informes del nuevo responsable del tratamiento con los flujos de trabajo de conciliación, finanzas y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes. Confirma que las exportaciones coincidan con lo esperado.

• Pruebas de principio a fin: ejecuta ciclos de vida completos de transacciones entornos de prueba y de preparación. Asegúrate de probar los fallos, reembolsos, capturas parciales y disputas.

¿Qué consideraciones surgen durante las transiciones entre procesadores de pagos?

Cambiar de procesador de pagos requiere tener en cuenta muchos detalles. Los pequeños descuidos que se producen en el período de transición pueden sumarse rápidamente.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Continuidad en la seguridad y cumplimiento de la normativa: mantén el cumplimiento de la normativa PCI y la gestión segura de los datos para pagar durante toda la migración. Aclara qué responsabilidad tiene cada procesador, para que no haya brechas en la cobertura cuando se solapen.

• Conciliación entre sistemas: cuenta con una partición temporal en los informes mientras ambos procesadores estén activos. Asigna la titularidad para conciliación diaria, de modo que se tengan en cuenta los depósitos, comisiones, reembolsos y contracargos.

• Procesos de reembolsos y disputas: Asegúrate de que los reembolsos y contracargos pasen por el responsable del tratamiento que manejó la transacción original. Los sistemas que mezclan los procedimientos pueden crear confusión para los clientes y los equipos de contabilidad.

• Documentación interna: actualiza los manuales y procedimientos internos para tener en cuenta al nuevo responsable del tratamiento. Los equipos deben saber de inmediato dónde están los datos y cómo resolver los problemas.

• Acceso al historial de datos: exporta y guarda los datos de los informes, extractos y registros de transacciones del antiguo responsable del tratamiento antes de eliminar el acceso. A menudo, seguirá siendo importante que guardes estos registros durante mucho tiempo después de que se complete el cambio.

¿Cómo puede validar el éxito las organizaciones tras cambiar de procesador de pagos?

Un cambio de responsable del tratamiento se da por finalizado cuando el nuevo sistema demuestra su valía. Debe demostrar que puede dirigir la empresa de manera consistente, limpia y a escala.

Evalúa a tu nuevo responsable del tratamiento en función de lo siguiente:

• Rendimiento de las transacciones: compara las tasas de autorización, los patrones de fallo y la latencia con datos de referencia anteriores al cambio.

• Precisión y plazos de las transferencias: confirma que los fondos se liquidan correctamente y según lo previsto.

• Estabilidad de la facturación recurrente: Da seguimiento a las suscripciones en al menos un ciclo de facturación para asegurarte de que se renueven correctamente.

• Flujos de trabajo disputas y reembolsos: confirma que el nuevo sistema puede gestionar disputas, reembolsos y ajustes.

• Comentarios internos y externos: un cambio satisfactorio debe ser fluido. Si los clientes no tienen comentarios negativos y los equipos internos confían en el nuevo sistema, la migración ha funcionado.

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