Erläuterungen zur nutzungsbasierten Abrechnung: wie sie funktioniert und wie sie optimal genutzt wird

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  1. Einführung
  2. Was ist die nutzungsbasierte Abrechnung?
  3. Komponenten der nutzungsbasierten Abrechnung
  4. Wann empfiehlt sich die nutzungsbasierte Abrechnung für Sie?
  5. Wie funktioniert die nutzungsbasierte Abrechnung?
  6. Vorteile der nutzungsbasierten Abrechnung
  7. Best Practices der nutzungsbasierten Abrechnung

Bei der nutzungsbasierten Abrechnung ist das Verbrauchsmuster der Kundinnen und Kunden von maßgeblicher Bedeutung. Dabei unterscheidet sich der Preisrahmen von festen Gebühren oder Abonnementmodellen. Unternehmen versuchen Preismodelle zu entwickeln, die ihre Zielgruppe ansprechen und an Marktschwankungen angepasst werden können. In diesem Zusammenhang hat sich die nutzungsbasierte Abrechnung als führende Lösung etabliert. Zwischen 2018 und 2022 hat sich die Anzahl der Software-as-a-service(SaaS)-Unternehmen, die das nutzungsbasierte Preismodell anwenden, von 27 % auf 46 % erhöht – ein deutlicher Anstieg innerhalb von vier Jahren.

Die nutzungsbasierte Abrechnung ermöglicht eine ausgewogene Preisgestaltung, da sie die Umsatzstabilität für Unternehmen fördert und der Kundschaft eine transparente Preisstruktur bietet.

Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über die nutzungsbasierte Abrechnung wissen sollten: Was hat es damit auf sich? Wie funktioniert sie? Mit welchen Best Practices lässt sich dieses Abrechnungsmodell optimal nutzen?

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist die nutzungsbasierte Abrechnung?
  • Komponenten der nutzungsbasierten Abrechnung
  • Wann empfiehlt sich die nutzungsbasierte Abrechnung für Sie?
  • Wie funktioniert die nutzungsbasierte Abrechnung?
  • Vorteile der nutzungsbasierten Abrechnung
  • Best Practices der nutzungsbasierten Abrechnung

Was ist die nutzungsbasierte Abrechnung?

Die nutzungsbasierte Abrechnung ist eine Preisstrategie, bei der die Höhe des Rechnungsbetrags davon abhängt, in welchem Umfang das betreffende Produkt oder die Dienstleistung von der Kundin oder dem Kunden genutzt wird. Dieses Abrechnungsmodell ist in vielen verschiedenen Sektoren anzutreffen. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Arten und Einsatzmöglichkeiten der nutzungsbasierten Abrechnung vor:

  • Variable Preise: Die Kosten richten sich nach der gekauften Stückzahl oder der Verbrauchsmenge. Dieses Modell wird in der Regel von Versorgungsunternehmen wie Wasserwerke oder Stromanbieter angewendet. Dabei wird der Kundschaft die Menge der von ihr verbrauchten Einheiten in Rechnung gestellt.

  • Gestaffelte Preisgestaltung: Diese Art der nutzungsbasierten Abrechnung basiert auf dem Nutzungs- oder Verbrauchsniveau, wobei sich der Stückpreis oder Preis pro Einheit ändern kann. So können etwa die ersten 100 Einheiten einen anderen Preis haben als die nächsten 100 Einheiten.

  • Dynamische Preisgestaltung: Bei diesem Modell werden die Preise anhand bestimmter Faktoren, z. B. der Nachfrage, in Echtzeit bestimmt. Zum Beispiel könnte ein Mitfahrdienst seiner Kundschaft einen höheren Preis berechnen, wenn sie in Stoßzeiten oder stark frequentierten Gegenden unterwegs ist.

  • Preis pro Funktion: Dieses Modell wird bei einigen Software-Lösungen angewendet. Dabei zahlen die Nutzer/innen nur für die tatsächlich von ihnen in Anspruch genommenen Funktionen. Nutzen sie nur ein oder zwei Funktionen einer Software-Suite, werden ihnen nur die betreffenden Funktionen in Rechnung gestellt.

Bei jedem dieser Modelle wird die Abrechnungsstruktur danach angepasst, in welchem Umfang ein Produkt oder eine Dienstleistung genutzt wurde. Dies soll die Abrechnungen flexibler und anpassbarer machen und der Kundschaft das Gefühl geben, dass ihre Ausgaben direkt ihren Verbrauch widerspiegeln.

Komponenten der nutzungsbasierten Abrechnung

Bei der nutzungsbasierten Abrechnung wird den Kundinnen und Kunden ein Betrag berechnet, der auf der genauen Nutzung einer Dienstleistung oder eines Produkts basiert. Wenn wir die Struktur dieser Abrechnungsmethode näher betrachten, erkennen wir mehrere zentrale Komponenten:

  • Messeinheit: Hierbei handelt es sich um die grundlegende Einheit zur Nachverfolgung der Nutzung. Sie kann je nach Produkt oder Dienstleistung variieren. Bei Cloudspeicherdiensten kann beispielsweise Gigabyte die Messeinheit sein, bei einem Telekommunikationsdienst Minuten oder Textnachrichten.

  • Abrechnungszyklus: Dies bezieht sich auf das regelmäßige Intervall, in dem die Kundin oder der Kunde eine Abrechnung erhält, typischerweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Während jedes Zyklus wird die Nutzung überwacht. Am Ende des Zyklus stellt das Unternehmen der Kundin oder dem Kunden die genutzte oder verbrauchte Menge in Rechnung.

  • Rate/Tarif: Dies bezieht sich auf den pro Messeinheit berechneten Betrag. Je nach Service kann der Betrag konstant bleiben oder abhängig vom Umfang oder von anderen Faktoren variieren.

  • Nutzungstracker: Mit diesem System oder Tool wird die Nutzung oder der Verbrauch in Echtzeit oder annähernd in Echtzeit überwacht und erfasst. Die Nutzungsverfolgung trägt zur Abrechnungsgenauigkeit bei und kann auch zum Benachrichtigen von Kundinnen und Kunden dienen, wenn sich deren Verbrauch einer bestimmten Menge nähert.

  • Anpassung von Abrechnungen: Im Fall von Abweichungen, Rückerstattungen oder Gutschriften, die ein Konto betreffen, werden die Abrechnungen angepasst. Diese Komponente lässt sich auch für Preisnachlässe im Rahmen von Werbeaktionen oder Mengenrabatten anwenden.

  • Benachrichtigungen: Bei vielen Anbietern können sich Nutzer/innen über die verbrauchte Menge benachrichtigen lassen. So sind sie frühzeitig darüber im Bilde, wenn sie sich ihrem typischen Nutzungsniveau oder einem bestimmten Schwellenwert nähern.

  • Berichte: Unternehmen können detaillierte Berichte über Nutzungs- und Verbrauchsmuster erstellen. So erhalten die Nutzer/innen Einblicke in ihr Verbrauchsverhalten, auf deren Basis sie künftig fundierte Entscheidungen treffen können.

Durch die Zusammenführung dieser Komponenten entwickeln Unternehmen ein nutzungsbasiertes Abrechnungssystem, das für die Kundschaft transparent ist und dem Dienstleister die Arbeit erleichtert.

Wann empfiehlt sich die nutzungsbasierte Abrechnung für Sie?

Die nutzungsbasierte Abrechnung ist in verschiedenen Branchen gang und gäbe:

  • Software as a Service (SaaS)
    Viele SaaS-Unternehmen bieten monatliche oder jährliche Abrechnungen an, andere wenden ein nutzungsbasiertes Modell an, bei dem Unternehmen je genutzte Funktion oder Anzahl der Nutzer/innen zahlen. Diese Methode ist attraktiv für Unternehmen, die von saisonbedingten Schwankungen betroffen sind oder eine neue Software-Lösung nur zu Testzwecken einsetzen.

  • Versorgungsunternehmen
    Strom-, Wasser- und Gasversorger sind versiert im Umgang mit der nutzungsbasierten Abrechnung. Den Kundinnen und Kunden werden nur die verbrauchten Ressourcen in Rechnung gestellt. Dies sorgt für Gerechtigkeit und fördert den sparsamen Verbrauch.

  • Anbieter von Cloud-Diensten
    Die Anbieter stellen die Speichermenge oder die Rechenleistung in Rechnung, die Unternehmen und Einzelpersonen in der Cloud in Anspruch nehmen. Bei diesem Modell können die Nutzer/innen nach Bedarf skalieren, ohne einen Festbetrag zahlen zu müssen – ideal für Start-ups und Unternehmen mit wechselnden Anforderungen.

  • Telekommunikationsunternehmen
    Einige Telekommunikationsunternehmen bieten Pay-as-you-go-Telefontarife an, bei denen die Nutzer/innen für die Dauer des geführten Telefonats oder die Anzahl der gesendeten Textnachrichten zahlen. Dieses Modell spricht Nutzer/innen an, die keine monatlichen Verpflichtungen eingehen möchten oder deren Nutzungsmuster variiert.

  • Streamingplattformen
    Einige Plattformbetreiber bevorzugen ein Modell, bei dem die Nutzer/innen für die von ihnen konsumierten Inhalte zahlen. Anstelle einer monatlichen Flatrate wird den Nutzerinnen und Nutzern die Anzahl der von ihnen gesehenen Filme oder Episoden in Rechnung gestellt.

  • Mietdienstleistungen
    Ein Fahrrad- oder E-Scooter-Verleih kann den Nutzerinnen und Nutzern die Dauer berechnen, für die sie das Fahrzeug ausleihen. Diese Abrechnungsmethode ist eine Alternative zur Flatrate und macht den Dienst für eine größere Zahl an Personen attraktiv, da diese nur für die tatsächliche Nutzung zahlen.

  • Datenanbieter
    Unternehmen, die Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) für Daten anbieten (z. B. Wetter-, Finanzdaten- oder Standortdienste), berechnen häufig die Anzahl der getätigten API-Aufrufe. Dieses Modell ist vor allem für Entwickler oder Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen attraktiv.

Die nutzungsbasierte Abrechnung bietet Flexibilität und macht Dienstleistungen für eine breitere Zielgruppe zugänglich. Da die Nutzer/innen nur für den tatsächlichen Ge- oder Verbrauch bezahlen, ist diese Methode für ein breiteres Spektrum von Kundinnen und Kunden interessant. Dazu zählen insbesondere diejenigen, die budgetbewusst sind und deren Bedarf sich häufig ändert. Darüber hinaus ermuntert dieses Abrechnungsmodell zu einem verantwortungsbewussten Ressourcenverbrauch, speziell im Energie- und Versorgungssektor. Unternehmen verfügen so über eine vergleichsweise vorhersehbare Umsatzquelle, die unmittelbar mit den Verbrauchsmustern zusammenhängt.

Wie funktioniert die nutzungsbasierte Abrechnung?

Die nutzungsbasierte Abrechnung ist ein flexibles, auf individuelle Nutzungs- und Verbrauchsmuster zugeschnittenes System. Und so funktioniert es:

  • Überwachung und Messung
    Bei der nutzungsbasierten Abrechnung muss der Verbrauch genau verfolgt und erfasst werden. Beispiele für Messeinheiten sind die genutzten Daten, die Dauer eines in Anspruch genommenen Dienstes oder die Anzahl der verbrauchten Ressourcen.

  • Bestimmung der Rate oder des Tarifs
    Unternehmen legen einen bestimmten Preis für die genutzten oder verbrauchten Einheiten fest. So können Anbieter von Cloud-Diensten den Umfang der gespeicherten Daten in Gigabyte berechnen, während bei Telekommunikationsunternehmen die Dauer eines Telefongesprächs als Abrechnungsgrundlage dient.

  • Abrechnungszyklen
    Wie bei herkömmlichen Abrechnungsmethoden gibt es auch bei der nutzungsbasierten Abrechnung verschiedene Zyklen, in der Regel täglich, wöchentlich, monatlich oder ein anderes geeignetes Intervall. Jeweils am Ende des Zyklus wird der Verbrauch ermittelt.

  • Dynamische Rechnungsstellung
    Nachdem der Verbrauch für den Abrechnungszyklus berechnet wurde, wird eine Rechnung erstellt. Dabei wird die Gesamtmenge der verbrauchten Einheiten mit dem Preis pro Einheit multipliziert. Somit werden den Nutzerinnen und Nutzern unterschiedliche Rechnungsbeträge auf Basis ihrer individuellen Nutzung berechnet.

  • Benachrichtigungen und Warnungen
    Damit keine unerwartete Rechnungen auf die Nutzer/innen zukommen, werden ihnen von vielen Unternehmen Benachrichtigungen oder Warnungen angeboten. Diese werden gesendet, sobald die Nutzer/innen bestimmte Grenzwerte des Verbrauchs erreichen oder überschreiten. So können die Nutzer/innen ihre Ausgaben besser überwachen und kontrollieren.

  • Zahlungsmethoden
    Wie bei anderen Abrechnungsmethoden können die Nutzer/innen ihre Rechnungen anhand verschiedener Zahlungsmethoden begleichen, darunter Kreditkarten, Banküberweisungen oder Digital Wallets.

  • Angefochtene Zahlungen und Korrekturen
    Da die Nutzer/innen die Abrechnung nach dem Verbrauch erhalten, kommt es möglicherweise zu Zahlungsanfechtungen. Unternehmen benötigen einen transparenten Prozess, damit sie entsprechende Angelegenheiten klären und notwendige Korrekturen vornehmen können.

Vorteile der nutzungsbasierten Abrechnung

  • Flexibilität für die Kundschaft
    Da die Abrechnung nutzungsbasiert erfolgt, können Kundinnen und Kunden ihre Ausgaben besser verwalten und vorhersagen. Sie zahlen also nicht zu viel für ungenutzte Dienste und schätzen die Kosten nicht zu niedrig ein. Modernen Unternehmen hilft diese Flexibilität, eine breit gefächerte Kundschaft anzusprechen und an sich zu binden – von budgetbewussten Start-ups bis hin zu Großunternehmen, die Wert auf ein genaues Kostenmanagement legen.

  • Transparente Abrechnung
    Da die Nutzer/innen nur für den tatsächlichen Verbrauch zahlen müssen, ist der Abrechnungsprozess für sie klarer und nachvollziehbarer. Dies wirkt sich positiv auf ihr Vertrauen gegenüber dem Unternehmen aus. Ebenso wie versteckte Gebühren zu negativen Bewertungen und Meldungen führen können, kann Transparenz ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal sein und dem Unternehmen zu einem besseren Ansehen verhelfen.

  • Anpassungsfähigkeit bei Marktänderungen
    Mit diesem Abrechnungsmodell sind Unternehmen in der Lage, ihre Preise schnell an die Nachfrage, den Wettbewerb oder veränderte Ressourcenkosten anzupassen. In einem dynamischen Marktumfeld kann die Fähigkeit zur raschen Umstellung von Preisstrategien entscheidend dazu beitragen, dass Unternehmen wettbewerbsfähig und relevant bleiben.

  • Potenzial für mehr Umsatz
    Wenn Nutzer/innen nur für die tatsächliche Nutzung zahlen, sind sie möglicherweise aufgeschlossener für neue Funktionen oder Dienste. So lassen sich der Gesamtverbrauch und der Umsatz steigern. Bei der Einführung neuer Angebote kann ein nutzungsbasiertes Modell dazu führen, dass Nutzer/innen früh darauf anspringen und die Neuerungen ausprobieren.

  • Bessere Kundenbindung
    Ein direkter Zusammenhang zwischen Kosten und Nutzen stärkt die Beziehung zur Kundschaft. Zufriedene Kundinnen und Kunden wandern nicht so leicht ab. Durch die Entwicklung einer Kundenbeziehung, in der die Nutzer/innen die Gewissheit haben, dass sich jeder ausgegebene Cent lohnt, können Unternehmen also die Abwanderung reduzieren und langfristige Partnerschaften aufbauen. Da die Kundenbindung oft kosteneffizienter ist als die Neukundengewinnung, profitieren Unternehmen auf lange Sicht ganz besonders davon.

  • Weniger Geldverschwendung
    Die nutzungsbasierte Abrechnung ist ein nachhaltiges Modell, das den effizienten Umgang mit Ressourcen fördert. Unternehmen verringern so die Verluste im Zusammenhang mit Diensten, für die eine Flatrate berechnet wird.

  • Anwendung eines Pay-as-you-grow-Konzepts
    Da Start-ups und kleinere Unternehmen neue Dienste ohne nennenswerte Vorabkosten einführen, ist dieses Modell für sie sehr vorteilhaft. Mit zunehmenden Anforderungen kann das Unternehmen die Nutzung und die Ausgaben proportional skalieren. Für neuere Branchen und Start-ups fallen bei diesem Konzept die Einstiegshürden weg, sodass der Weg zu dynamischem Wachstum und Innovation frei ist.

Im heutigen Wirtschaftsumfeld, das durch schnellen Wandel, gestiegene Kundenerwartungen sowie dem Wunsch nach Transparenz und Nachhaltigkeit geprägt ist, hat jeder dieser Vorteile für Unternehmen einen großen Wert.

Best Practices der nutzungsbasierten Abrechnung

Die nutzungsbasierte Abrechnung bietet zwar eine Reihe von Vorteilen, bedeutet aber auch eine Abkehr von konventionellen Abrechnungsmethoden. Eine wenig durchdachte, unzureichend vorbereitete Einführung dieses neuen Modells kann Missverständnisse, unzufriedene Kundschaft und entgangene Umsatzchancen zur Folge haben. Im Folgenden sind Best Practices beschrieben, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

  • Eine klare Kommunikation mit Ihrer Kundschaft pflegen: Vor Einführung der nutzungsbasierten Abrechnung sollten Sie Ihre Kundinnen und Kunden umfassend darüber informieren. Dabei sollten Sie die Umstellung nicht nur sehr frühzeitig ankündigen, sondern auch einschlägige Webinare, detaillierte Leitfäden und Fragerunden anbieten. Gehen Sie vorab auf Bedenken ein und räumen Sie sie aus. Vermitteln Sie Ihrer Kundschaft, wie sie von diesem Modell profitieren kann und was die Details der Abrechnung bedeuten. So schaffen Sie die Basis für eine reibungslosere Umstellung und weniger Überraschungen in der Zukunft.

  • Preisstrategien regelmäßig überprüfen und anpassen: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Preismetriken regelmäßig einer kritischen Prüfung unterziehen. Beobachten Sie branchenspezifische Benchmarks, sammeln Sie Informationen über Konkurrenten und verfolgen Sie die Kundenzufriedenheit in Bezug auf Abrechnungen. Nehmen Sie fundierte Anpassungen vor. So bleiben Sie wettbewerbsfähig und sind in der Lage, veränderte Kundenanforderungen zu erfüllen und sich und dauerhaft eine starke Marktposition zu sichern.

  • In robuste Trackingsysteme investieren: Mit einem genau und detailliert arbeitenden Trackingsystem gewinnen Sie datenbasierte Einblicke und verfügen somit über eine gute Grundlage für Ihre strategischen Entscheidungen. Setzen Sie Technologien ein, die eine präzise Nachverfolgung des Nutzungsverhaltens ermöglichen und aussagekräftige Erkenntnisse über Verbrauchsmuster liefern. Diese doppelte Funktionalität sorgt für kontinuierliche Transparenz bei Abrechnungen und dient gleichzeitig als Fundament für datengestützte Strategien.

  • Abrechnungen für Kundinnen und Kunden detailliert gliedern: Bieten Sie Ihrer Kundschaft anstelle einer allgemeinen Abrechnung eine umfassende Aufschlüsselung der genutzten Dienste. Durch interaktive Dashboards oder detaillierte Monatsberichte informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über Zeiten intensiver Nutzung, die am häufigsten genutzten Dienste und weitere Aspekte. Mit diesem hohen Maß an Transparenz reduzieren Sie das Anfechtungsrisiko. Gleichzeitig geben Sie einen Gesamtüberblick über die Dienstleistungen – und erschließen Upselling-Möglichkeiten.

  • Kundenorientiertes Konzept verfolgen: Positionieren Sie Ihr Unternehmen als Partner, der in das Wachstum seiner Kundschaft investiert. Bieten Sie Hilfsmittel, Beratungsleistungen und Ressourcen an, mit denen Ihre Kundinnen und Kunden ihren Verbrauch optimieren können. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie sich über die Abrechnungen hinaus für den allgemeinen Erfolg Ihrer Kundschaft engagieren.

  • Flexible Vertragsbedingungen anbieten: Standardverträge tragen sicherlich zur Optimierung von Abläufen bei, aber auch Anpassungsfähigkeit kann für Nutzer/innen reizvoll sein, insbesondere bei Firmenkunden mit besonderen Anforderungen. Arbeiten Sie maßgeschneiderte Verträge aus, bieten Sie eine gestaffelte Preisgestaltung an oder stellen Sie individuelle Funktionen bereit – mit dem Ziel, spezifischen Anforderungen besser gerecht zu werden.

  • Regelmäßig prüfen und bewerten: Durch stetiges Überprüfen des Abrechnungsprozesses stellen Sie die Genauigkeit und Richtigkeit sicher. Zudem können Sie Muster, Anomalien und Ineffizienzen feststellen, die Ihnen andernfalls entgehen würden.

  • Kundschaft mit Tools zur Selbstüberwachung ausstatten: Geben Sie Ihren Kundinnen und Kunden Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre Nutzung nachverfolgen und steuern können. Solche Tools – von Mobile Apps bis hin zu Web-Dashboards – können ein überzeugendes Wertversprechen sein. Wenn die Kundschaft das Gefühl der Kontrolle hat, wirkt sich dies positiv auf ihre Erfahrung aus und der Kundensupport wird entlastet.

  • Kundenfeedback einholen und nutzen: Richten Sie Wege für Kundenfeedback ein, z. B. Umfragen, Feedback-Sessions und offene Kanäle. Noch wichtiger ist, dass Sie auf Basis des Feedbacks erkennbare Veränderungen vornehmen. So fördern Sie die Mitgestaltung, das Vertrauen und eine engere Beziehung zu den Nutzer/innen.

Durch eine sorgfältige, gezielte Umstellung auf ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell zeigen Unternehmen ihrer Kundschaft, dass sie Transparenz und Aufmerksamkeit für Details schätzen und für eine faire Abrechnungsstruktur stehen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe die nutzungsbasierte Abrechnung für Unternehmen voranbringt.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und Aufklärung und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Stripe übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine kompetente, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassene Rechtsanwältin oder Steuerberaterin bzw. an einen kompetenten, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

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