Einer der wichtigsten Aspekte der Rechnungsstellung ist die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer. Unternehmen in Deutschland müssen prüfen, welche steuerlichen Regelungen für jeden Verkauf gelten, insbesondere bei der Ausstellung von Rechnungen an ausländische Kundinnen und Kunden. Gleiches gilt für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Selbstständige mit ausländischen Kundinnen und Kunden.

In diesem Artikel erklären wir, wann deutsche Unternehmen ausländischen Kundinnen und Kunden Umsatzsteuer berechnen müssen und welche Umsatzsteuerregelungen für B2B- und B2C-Verkäufe innerhalb und außerhalb der EU gelten. Zudem erklären wir, wie der Ort der Lieferung bestimmt wird, wann die Umkehrung der Steuerschuld Anwendung findet und welche Registrierungs-, Melde- und Dokumentationspflichten Unternehmen außerhalb Deutschlands beachten müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Anwendbarkeit der deutschen Umsatzsteuer hängt vom Ort der Lieferung, der Art des Verkaufs und dem Status der Kundin/des Kunden ab.
  
• Die Umsatzsteuerregelungen unterscheiden sich danach, ob es sich bei der Kundin/dem Kunden um ein Unternehmen oder eine Einzelperson handelt und ob diese/dieser in einem EU-Mitgliedstaat oder in einem Drittland ansässig ist.
  
• Bei der Umkehrung der Steuerschuld ist die Kundin/der Kunde umsatzsteuerpflichtig.
  
• Deutsche Unternehmen können verpflichtet sein, sich im Ausland für die Umsatzsteuer zu registrieren, wenn sie dort unmittelbar umsatzsteuerpflichtig sind.
  
• Bei grenzüberschreitenden Verkäufen müssen deutsche Unternehmen einen geeigneten Nachweis erbringen, der die Erfüllung der geltenden Kriterien für die umsatzsteuerliche Behandlung der Verkäufe belegt.
  

Wann müssen deutsche Unternehmen ausländischen Kundinnen und Kunden Umsatzsteuer berechnen?

Beim Verkauf an ausländische Kundinnen und Kunden müssen deutsche Unternehmen prüfen, ob und wo Umsatzsteuer anfällt. Die umsatzsteuerliche Behandlung hängt nicht allein vom Standort oder Wohnsitz der Kundin/des Kunden im Ausland ab.

Grundlagen der umsatzsteuerlichen Behandlung

Gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) unterliegen Lieferungen und sonstige Leistungen der deutschen Umsatzsteuer, wenn ein Unternehmen diese im Inland gegen Entgelt ausführt. Die Ortsvorschriften bestimmen, ob eine Lieferung an ausländische Kundinnen und Kunden als in Deutschland erbracht gilt. § 3 UStG regelt den Ort der Lieferung, während für sonstige Leistungen und andere Sonderfälle die §§ 3a–3g UStG gelten.

Das UStG enthält besondere Bestimmungen für bestimmte grenzüberschreitende Verkäufe. Im ersten Schritt ist zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen zu unterscheiden, da jeweils unterschiedliche Regelungen gelten. Zudem ist es entscheidend, ob es sich bei der Kundin/dem Kunden um ein Unternehmen oder um eine Einzelperson handelt und in welchem Land sie/er ansässig ist. Es gibt einige Unterschiede bei den Regelungen für Verkäufe an Kundinnen und Kunden innerhalb und außerhalb der EU. Diese Kriterien bestimmen, welches Land letztendlich zur Besteuerung des Verkaufs berechtigt ist.

Je nach den spezifischen Umständen kann das deutsche Unternehmen die deutsche Umsatzsteuer berechnen, steuerfreie Verkäufe ohne deutsche Umsatzsteuer melden oder einen Verkauf tätigen, bei dem der Ort der Lieferung im Ausland liegt. Befindet sich der Ort der Lieferung im Ausland, so bestimmen die dort geltenden Regelungen, ob Umsatzsteuer anfällt, wer dafür haftbar ist und ob sich das deutsche Unternehmen registrieren muss.

Wie wird der Leistungsort für Umsatzsteuerzwecke bestimmt?

Der Leistungsort ist das Land, in dem ein Verkauf der Umsatzsteuer unterliegt. Das UStG unterscheidet zwischen Lieferungen von Gegenständen und sonstigen Leistungen und sieht für beide unterschiedliche Regelungen vor. Es gibt auch besondere Bestimmungen, die für bestimmte Arten von Verkäufen gelten.

Leistungsort für Gegenstände

Lieferungen von Gegenständen werden in Lieferungen mit Beförderung und Lieferungen ohne Versendung oder Beförderung unterteilt. Wird der Gegenstand versendet oder befördert, gilt als Grundregel, dass sich der Leistungsort dort befindet, wo die Versendung oder Beförderung beginnt. Wird der Gegenstand nicht versendet oder befördert, ist der Ort der Besteuerung dort, wo sich die Waren befinden, wenn sie der Empfängerin oder dem Empfänger zur Verfügung gestellt werden.

Grenzüberschreitende Lieferungen von Gegenständen unterliegen jedoch besonderen Regelungen. So bestimmt beispielsweise Paragraph 3c des UStG den Leistungsort für Fernverkäufe basierend auf dem Ort, an dem die Waren bei der Kundin oder dem Kunden ankommen. Darüber hinaus gibt es Sonderregelungen für Lieferungen an Bord von Schiffen, Flugzeugen und Zügen sowie für Lieferungen von Gas, Elektrizität, Wärme und Kälte.

Leistungsort für sonstige Leistungen

Sonstige Leistungen unterliegen anderen Regelungen. Für Dienstleistungen, die für Unternehmen erbracht werden, ist der Leistungsort der Sitz der Kundin oder des Kunden. Wenn jedoch ein Unternehmen eine Dienstleistung für eine Einzelperson erbringt, ist der Leistungsort der Sitz des Unternehmens, das die Dienstleistung erbringt.

Es gibt mehrere Ausnahmen von diesen Grundregelungen, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit Immobilien, der kurzfristigen Vermietung von Fahrzeugen, Veranstaltungsdienstleistungen, einigen Telekommunikations- und Rundfunkdienstleistungen sowie bestimmten Dienstleistungen betreffen, die auf elektronischem Weg erbracht werden.

Daher wird der Leistungsort von grenzüberschreitenden Verkäufen nicht nur durch den Sitz des deutschen Unternehmens oder die Rechnungsadresse der Kundin oder des Kunden bestimmt. Entscheidend sind die Art der Lieferung, der Umsatzsteuerstatus und gegebenenfalls der Standort oder die Niederlassung der Kundin oder des Kunden sowie alle besonderen Regelungen.

Wie lauten die Umsatzsteuerregelungen für B2B- und B2C-Verkäufe innerhalb der EU?

Verkäufe an Kundinnen und Kunden in anderen EU-Mitgliedstaaten unterliegen unterschiedlichen Regelungen, je nachdem, ob sie an Unternehmen (d. h. B2B) oder an Verbraucherinnen und Verbraucher (d. h. B2C) erfolgen. Auch hier ist entscheidend, ob das Unternehmen Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt.

Verkäufe an Unternehmen innerhalb der EU

Verkauft ein deutsches Unternehmen Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, kann die Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung von der Umsatzsteuer befreit sein. Dies ist in § 4 Nr. 1 UStG in Verbindung mit § 6a UStG geregelt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangen und das empfangende Unternehmen dort umsatzsteuerlich registriert ist. Zudem muss die Kundin/der Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwenden.

Für an Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbrachte Dienstleistungen gilt jedoch in der Regel das Empfängerortsprinzip. Das bedeutet, dass der Ort der Lieferung der Standort der Kundin/des Kunden ist. Das deutsche Unternehmen berechnet daher keine deutsche Umsatzsteuer. Stattdessen kann die Kundin/der Kunde in ihrem/seinem Land umsatzsteuerpflichtig sein. Wenn die entsprechenden Kriterien erfüllt sind, findet die Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge) Anwendung.

Verkäufe an Einzelpersonen innerhalb der EU

Direktverkäufe an Verbraucherinnen und Verbraucher oder Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten können nach § 3c Abs. 1 UStG innergemeinschaftliche Fernverkäufe darstellen. In diesem Fall gilt das Bestimmungslandprinzip. Das bedeutet, dass das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer nach den Regeln des Empfängerlandes berechnet.

Für Unternehmen mit einem EU-weiten Umsatz von bis zu 10.000 € können unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte Regeln gelten. Dieser Schwellenwert gilt für den Umsatz eines Unternehmens sowohl im vorangegangenen als auch im laufenden Kalenderjahr. Deutsche Unternehmen können den One Stop Shop (OSS) nutzen, um gemäß § 18j UStG ausländische Umsatzsteuer zu melden und abzuführen. Unternehmen, die ihren Umsatz zentral über den OSS melden, müssen denselben Umsatz nicht mehr in den einzelnen Bestimmungsländern melden.

Bei Dienstleistungen, die für Einzelpersonen erbracht werden, ist der Ort der Lieferung der Sitz des Anbieters. In diesem Fall berechnet das deutsche Unternehmen deutsche Umsatzsteuer. Es gibt jedoch Ausnahmen für Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernsehdienstleistungen und andere elektronisch erbrachte Dienstleistungen. Grundsätzlich werden diese Dienstleistungen am Wohnsitz der Kundin/des Kunden besteuert. Das bedeutet, dass das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer nach den Regeln im Empfängerland anwenden muss. Unter bestimmten Voraussetzungen kann hier jedoch auch der EU-weite Schwellenwert von 10.000 € gelten.

Wie lauten die Umsatzsteuerregelungen für Verkäufe außerhalb der EU?

Für Verkäufe an Kundinnen und Kunden außerhalb der EU gelten die Umsatzsteuerregeln für das Geschäft mit Drittländern. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen Lieferungen von Gegenständen und sonstigen Leistungen, die an Unternehmen erbracht werden, und solchen, die an Einzelpersonen erbracht werden.

Verkäufe an Unternehmen außerhalb der EU

Wenn ein deutsches Unternehmen Gegenstände an ein Unternehmen außerhalb der EU verkauft, kann dies einen Export darstellen. Wenn die Anforderungen von Paragraph 6 des UStG erfüllt sind und das Unternehmen einen Exportnachweis vorlegen kann, ist die Lieferung gemäß Paragraph 4 Nr. 1a des UStG von der Steuer befreit (d. h. steuerfrei). Das deutsche Unternehmen stellt daher keine deutsche Umsatzsteuer in Rechnung.

Für Dienstleistungen, die für Unternehmen außerhalb der EU erbracht werden, ist der Leistungsort der Standort der Kundin oder des Kunden. Daher stellt das deutsche Unternehmen keine deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Nach den örtlichen Bestimmungen kann im Land der Kundin oder des Kunden dennoch Umsatzsteuer anfallen. Abhängig von den im Drittland geltenden Vorschriften kann ein Reverse-Charge-Verfahren oder eine vergleichbare Umkehrung der Steuerschuld anwendbar sein.

Verkäufe an Einzelpersonen außerhalb der EU

Auch Verkäufe von Gegenständen an Einzelpersonen außerhalb der EU können als steuerfreie Exporte qualifiziert werden. In diesem Fall stellt das deutsche Unternehmen keine deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass die Waren in das Gebiet des Drittlandes gelangen und die gesetzlichen Anforderungen, einschließlich eines Exportnachweises, erfüllt sind.

Bei Dienstleistungen für Einzelpersonen ist der Leistungsort in der Regel der Sitz des deutschen Unternehmens. Das Unternehmen stellt daher deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Für bestimmte Dienstleistungen gelten jedoch Sonderregelungen gemäß Paragraph 3a Absatz 4 des UStG.

Beispielsweise werden bestimmte Beratungs-, Werbe- und Lizenzierungsdienstleistungen für Privatpersonen in einem Drittland am Wohnsitz oder Sitz der Kundin oder des Kunden erbracht. In solchen Fällen fällt in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer an. Stattdessen kann die Steuer im Drittland fällig werden.

Wann findet die Umkehrung der Steuerschuld Anwendung?

Die Umkehrung der Steuerschuld überträgt die Steuerschuld vom Unternehmen auf die Kundin/den Kunden. In diesem Fall weist das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer nicht separat aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf diese Verlagerung der Steuerschuld enthalten (z. B. „Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge)“). Darüber hinaus müssen Rechnungen für bestimmte grenzüberschreitende Lieferungen auch die USt-IdNr. des Unternehmens und der Kundin/des Kunden enthalten.

Die Umkehrung der Steuerschuld findet vorwiegend in folgenden Fällen Anwendung:

• Für Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten erbrachte Dienstleistungen
  Kundinnen und Kunden, die Dienstleistungen beziehen, welche nach der Grundregel an ihrem Standort erbracht werden, sind in ihren jeweiligen Staaten umsatzsteuerpflichtig.
  
• Für Unternehmen außerhalb der EU erbrachte Dienstleistungen
  Auch B2B-Dienstleistungen außerhalb der EU werden am Standort der Kundin/des Kunden erbracht. Das nationale Recht des jeweiligen Drittlandes bestimmt, ob diese Steuerschuld auf die Kundin/den Kunden übergehen kann oder ob sich das deutsche Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren muss.
  
• Bestimmte inländische Verkäufe
  Die Umkehrung der Steuerschuld gilt auch für bestimmte innerhalb Deutschlands getätigte Verkäufe, wie z. B. Bauleistungen, Gebäudereinigungsleistungen und gesetzlich vorgeschriebene Lieferungen von Waren. Vorbehaltlich der Bestimmungen von § 13b UStG ist die Kundin/der Kunde umsatzsteuerpflichtig.
  

Wann müssen sich deutsche Unternehmen im Ausland für die Umsatzsteuer registrieren und welche Meldepflichten haben sie?

Eine Registrierung im Ausland ist vor allem dann relevant, wenn ein deutsches Unternehmen dort steuerpflichtige Umsätze erzielt und umsatzsteuerpflichtig ist. Dies kann bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen der Fall sein, bei denen der Ort der Lieferung außerhalb Deutschlands liegt.

Eine Registrierung ist jedoch nicht immer zwingend erforderlich. Beispielsweise können Unternehmen bei grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen möglicherweise die Umkehrung der Steuerschuld anwenden. In diesem Fall ist die Kundin/der Kunde umsatzsteuerpflichtig. Die Erbringung einer Dienstleistung im Land der Kundin/des Kunden bedeutet nicht automatisch, dass sich ein deutsches Unternehmen dort für die Umsatzsteuer registrieren muss.

Bei bestimmten B2C-Verkäufen innerhalb der EU kann durch die Nutzung des OSS die Notwendigkeit separater Umsatzsteuerregistrierungen in den einzelnen Bestimmungsländern für die unter die Regelung fallenden Verkäufe entfallen. Ob eine separate Registrierung erforderlich ist, hängt davon ab, wer umsatzsteuerpflichtig ist und welches Verfahren zur Meldung und Abführung angewendet wird.

Meldepflichten

Deutsche Unternehmen müssen zudem die steuerlichen Melde- und Erklärungspflichten in jedem Land beachten, in dem sie geschäftlich tätig sind. Dazu können Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Umsatzsteuer-Jahreserklärungen sowie weitere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten gehören.

Darüber hinaus verlangt § 3a Abs. 2 UStG von Unternehmen in Deutschland die Einreichung einer Zusammenfassenden Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren und bestimmten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im übrigen EU-Gebiet. Die Regelungen des jeweiligen Staates bestimmen, welche Meldungen in welchen Abständen einzureichen sind. Daher müssen Unternehmensinhaberinnen und -inhaber die entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften im Vorfeld prüfen.

Welche Beweise sind für grenzüberschreitende Verkäufe erforderlich?

Bei grenzüberschreitenden Verkäufen müssen deutsche Unternehmen eine angemessene Dokumentation vorlegen, die die Erfüllung der geltenden Kriterien für die umsatzsteuerliche Behandlung bei jedem Verkauf belegt.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen schließt dies den Nachweis ein, dass die Waren physisch in das Gebiet eines anderen EU-Mitgliedstaates gelangt sind. Zu den akzeptierten Nachweisen zählen Gelangensbestätigungen und Versanddokumente. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Kundin oder des Kunden muss ebenfalls dokumentiert werden. Die erforderliche Dokumentation muss klar und leicht überprüfbar sein.

Exporte in Nicht-EU-Länder erfordern ebenfalls angemessene Beweise, um zu verifizieren, dass die Lieferung als steuerfrei qualifiziert ist. Das deutsche Unternehmen muss nachweisen, dass die Waren physisch in das Gebiet des Drittlandes exportiert wurden. Gemäß der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) muss der Exportnachweis für Elektronik in Form einer Ausfuhranmeldung erbracht werden. Bei anderen Verfahren können auch Versand-, Liefer- oder Transportdokumente erforderlich sein.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Berechnung der Umsatzsteuer an ausländische Kundinnen und Kunden