Einer der wichtigsten Aspekte bei der Rechnungsstellung ist der korrekte Umgang mit der Umsatzsteuer. Vor allem bei Rechnungen an ausländische Kundinnen und Kunden müssen Unternehmen in Deutschland prüfen, welche steuerlichen Vorgaben für den konkreten Umsatz gelten. Das betrifft auch Selbstständige und Freelancer/innen mit ausländischen Kunden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wann deutsche Unternehmen ausländischen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen und welche Umsatzsteuerregeln für B2B- sowie B2C-Geschäfte innerhalb und außerhalb der EU gelten. Wir erklären, wie Sie den Ort einer Leistung bestimmen, wann das Reverse-Charge-Verfahren greift und welche Registrierungs-, Melde- und Nachweispflichten Sie im Ausland beachten müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ob deutsche Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Leistungsort, der Art des Umsatzes und dem Kundenstatus ab.
  
• Die Umsatzsteuerregeln unterscheiden sich danach, ob die Kundinnen und Kunden Unternehmen oder Privatpersonen sind und ob sie in einem EU-Mitgliedstaat oder in einem Drittland ansässig sind.
  
• Bei einer Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.
  
• Eine Umsatzsteuerregistrierung im Ausland kann erforderlich sein, wenn das deutsche Unternehmen dort selbst Umsatzsteuer schuldet.
  
• Bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen deutsche Unternehmen die Voraussetzungen für die jeweilige umsatzsteuerliche Behandlung durch geeignete Nachweise dokumentieren.
  

Wann müssen deutsche Unternehmen bei ausländischen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen?

Deutsche Unternehmen müssen bei Geschäften mit ausländischen Kundinnen und Kunden prüfen, ob und in welchem Staat Umsatzsteuer – umgangssprachlich häufig auch Mehrwertsteuer genannt – anfällt. Der ausländische Sitz oder Wohnort der Leistungsempfänger/innen allein entscheidet nicht über die umsatzsteuerliche Behandlung.

Grundlagen der umsatzsteuerlichen Behandlung

Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG unterliegen Lieferungen und sonstige Leistungen der deutschen Umsatzsteuer, wenn ein Unternehmen sie im Inland gegen Entgelt ausführt. Ob ein Umsatz mit ausländischen Kundinnen und Kunden als im Inland ausgeführt gilt, richtet sich nach den Vorschriften über den Ort des Umsatzes. § 3 UStG regelt den Ort von Lieferungen, während für sonstige Leistungen und bestimmte Sonderfälle besonders die §§ 3a bis 3g UStG gelten.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften sieht das Umsatzsteuergesetz für bestimmte Umsätze besondere Vorschriften vor. Für die Einordnung ist zunächst zwischen Warenlieferungen und Dienstleistungen zu unterscheiden, da für beide unterschiedliche Regelungen gelten. Darüber hinaus kommt es darauf an, ob die Kundin oder der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist und in welchem Staat die Leistungsempfänger/innen ansässig sind. Dabei gelten teilweise unterschiedliche Regelungen für Geschäfte mit Kundinnen und Kunden innerhalb der Europäischen Union und außerhalb der EU. Diese Kriterien bestimmen maßgeblich, welcher Staat den jeweiligen Umsatz besteuern darf.

Je nach Einzelfall berechnet das deutsche Unternehmen deutsche Umsatzsteuer, rechnet einen steuerfreien Umsatz ohne deutsche Umsatzsteuer ab oder führt einen Umsatz aus, dessen Liefer- oder Leistungsort im Ausland liegt. Liegt der Ort im Ausland, bestimmen die dort anwendbaren Vorschriften, ob Umsatzsteuer anfällt, wer sie schuldet und ob sich das deutsche Unternehmen registrieren muss.

Wie wird der umsatzsteuerliche Ort einer Leistung bestimmt?

Der umsatzsteuerliche Ort einer Leistung bestimmt, in welchem Staat ein Umsatz grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegt. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet dabei zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen und sieht für beide unterschiedliche Regelungen vor. Daneben bestehen Sonderregelungen für bestimmte Arten von Umsätzen.

Ort von Warenlieferungen

Bei Warenlieferungen ist zwischen Lieferungen mit und ohne Warenbewegung zu unterscheiden. Wird der Gegenstand befördert oder versendet, liegt der Lieferort nach der Grundregel dort, wo die Beförderung oder Versendung beginnt. Wird der Gegenstand nicht befördert oder versendet, ist der Ort maßgeblich, an dem sich die Ware befindet, wenn die Empfänger/innen sie übernehmen.

Für grenzüberschreitende Warenlieferungen gelten allerdings besondere Vorschriften. So bestimmt § 3c UStG den Ort bestimmter Fernverkäufe nach dem Ort, an dem die Ware bei den Kundinnen und Kunden ankommt. Weitere Sonderregelungen gelten beispielsweise für Lieferungen an Bord von Schiffen, in Flugzeugen oder Zügen sowie für die Lieferung von Gas, Elektrizität, Wärme und Kälte.

Ort von Dienstleistungen

Bei Dienstleistungen, die das Umsatzsteuergesetz als sonstige Leistungen bezeichnet, gelten andere Grundregeln. Für Leistungen an Unternehmen gilt grundsätzlich der Sitz der Leistungsempfänger/innen als Leistungsort. Erbringt ein Unternehmen eine sonstige Leistung dagegen an eine Privatperson, liegt der Leistungsort grundsätzlich am Sitz des leistenden Unternehmens.

Von diesen Grundregeln gibt es zahlreiche Ausnahmen. Sie betreffen unter anderem Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die kurzfristige Vermietung von Beförderungsmitteln, Veranstaltungsleistungen sowie bestimmte Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronisch erbrachte Leistungen.

Damit lässt sich der Leistungsort bei grenzüberschreitenden Geschäften nicht allein anhand des Sitzes des deutschen Unternehmens oder der Rechnungsadresse der Leistungsempfänger/innen bestimmen. Entscheidend sind die Art der Leistung, der umsatzsteuerliche Status und gegebenenfalls der Sitz oder die Betriebsstätte der Leistungsempfänger/innen sowie die einschlägigen Sonderregelungen.

Welche Umsatzsteuerregeln gelten für B2B- und B2C-Geschäfte innerhalb der EU?

Bei Geschäften mit Kundinnen und Kunden in anderen EU-Mitgliedstaaten gelten unterschiedliche Regeln für Unternehmen (B2B) und Privatpersonen (B2C). Entscheidend ist dabei auch, ob es sich um eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung handelt.

Geschäfte mit Unternehmen innerhalb der EU

Verkauft ein deutsches Unternehmen Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, kann die Lieferung nach § 4 Nr. 1 UStG i. V. m. § 6a UStG unter bestimmten Voraussetzungen als innergemeinschaftliche Lieferung umsatzsteuerfrei sein. Dafür muss die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangen und das empfangende Unternehmen dort für Umsatzsteuerzwecke erfasst sein. Zudem muss der Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwenden.

Bei Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat gilt dagegen grundsätzlich das Empfängerortprinzip. Der Leistungsort liegt beim Kunden. Das deutsche Unternehmen berechnet daher grundsätzlich keine deutsche Umsatzsteuer. Stattdessen kann der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Land schulden. Bei den dafür geltenden Voraussetzungen greift das Reverse-Charge-Verfahren.

Geschäfte mit Privatpersonen innerhalb der EU

Bei Direktverkäufen an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten kann es sich um einen innergemeinschaftlichen Fernverkauf gemäß § 3c Abs. 1 UStG handeln. In diesem Fall greift das Bestimmungslandprinzip: Das deutsche Unternehmen berechnet die Umsatzsteuer des Empfängerlandes.

Unter bestimmten Voraussetzungen gelten bis zu einer unionsweiten Umsatzgrenze von 10.000 € besondere Vereinfachungsregeln. Maßgeblich sind dabei die entsprechenden Umsätze des vorangegangenen und des laufenden Kalenderjahres. Für die Meldung und Abführung der ausländischen Umsatzsteuer können deutsche Unternehmen dann das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nach § 18j UStG nutzen. Melden sie ihre Umsätze zentral über das OSS, müssen sie die entsprechenden Umsätze nicht in den einzelnen Bestimmungsländern erklären.

Bei Dienstleistungen an Privatpersonen gilt dagegen grundsätzlich der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort. Das deutsche Unternehmen berechnet in diesem Fall grundsätzlich deutsche Umsatzsteuer. Ausnahmen bestehen jedoch für Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie für auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen. Diese werden grundsätzlich am Wohnsitz der Privatperson besteuert, sodass ein deutsches Unternehmen grundsätzlich die Umsatzsteuer des Empfängerlandes anwenden muss. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch auch hier die unionsweite 10.000-€-Schwelle greifen.

Welche Umsatzsteuerregeln gelten für Geschäfte außerhalb der EU?

Bei Geschäften mit Kundinnen und Kunden außerhalb der Europäischen Union gelten die umsatzsteuerlichen Regeln für Drittlandsumsätze. Auch hier ist zwischen Unternehmen und Privatpersonen sowie zwischen Warenlieferungen und sonstigen Leistungen zu unterscheiden.

Geschäfte mit Unternehmen außerhalb der EU

Verkauft ein deutsches Unternehmen Waren an ein Unternehmen außerhalb der EU, kann eine Ausfuhrlieferung vorliegen. Sind die Voraussetzungen des § 6 UStG erfüllt und kann das Unternehmen die Ausfuhr nachweisen, ist die Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG steuerfrei. Das deutsche Unternehmen berechnet dann keine deutsche Umsatzsteuer.

Bei Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU liegt der Leistungsort grundsätzlich beim Kunden. Das deutsche Unternehmen berechnet daher in diesen Fällen keine deutsche Umsatzsteuer. Ob stattdessen im Staat des Kunden Umsatzsteuer anfällt, richtet sich nach den dort geltenden Vorschriften. Je nach den Vorschriften des jeweiligen Drittstaats kann dort ein Reverse-Charge-Verfahren oder eine vergleichbare Steuerschuldverlagerung zur Anwendung kommen.

Geschäfte mit Privatpersonen außerhalb der EU

Bei Warenverkäufen an Privatpersonen außerhalb der EU kann die Lieferung ebenfalls als Ausfuhrlieferung steuerfrei sein. In diesem Fall berechnet das deutsche Unternehmen keine deutsche Umsatzsteuer. Voraussetzung ist, dass die Ware in das Drittlandsgebiet gelangt und die gesetzlichen Voraussetzungen einschließlich des erforderlichen Ausfuhrnachweises erfüllt sind.

Bei Dienstleistungen an Privatpersonen gilt dagegen grundsätzlich der Sitz des deutschen Unternehmens als Leistungsort. Das Unternehmen berechnet daher grundsätzlich deutsche Umsatzsteuer. Für bestimmte Dienstleistungen gelten jedoch gemäß § 3a Abs. 4 UStG Sonderregeln.

Beispielsweise werden bestimmte Beratungs-, Werbe- und Rechteüberlassungsleistungen an Privatpersonen im Drittland am Wohnsitz oder Sitz der Kundin oder des Kunden ausgeführt. In diesen Fällen fällt grundsätzlich keine deutsche Umsatzsteuer an; stattdessen kann eine Steuerpflicht im Drittland bestehen.

In welchen Fällen kommt das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung?

Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Steuerschuld vom leistenden Unternehmen auf das empfangende Unternehmen über. Ein leistendes deutsches Unternehmen weist in diesem Fall grundsätzlich keine Umsatzsteuer gesondert aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten, beispielsweise den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen muss zudem neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens auch die USt-IdNr. des Leistungsempfängers auf der Rechnung angegeben werden.

Das Reverse-Charge-Verfahren kommt vor allem in den folgenden Fällen zum Einsatz:

• Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten
  Bei Leistungen, deren Leistungsort nach der Grundregel beim Kunden liegt, schuldet grundsätzlich der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Staat.
  
• Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU
  Auch bei diesen B2B-Leistungen außerhalb der EU liegt der Leistungsort grundsätzlich beim Kunden. Ob der Drittstaat eine Steuerschuldverlagerung vorsieht oder stattdessen eine Registrierung des deutschen Unternehmens verlangt, richtet sich nach dessen nationalem Recht.
  
• Bestimmte Umsätze im Inland
  Das Reverse-Charge-Verfahren greift in einigen Fällen auch bei Umsätzen innerhalb Deutschlands, beispielsweise bei bestimmten Bauleistungen, Gebäudereinigungen sowie bei gesetzlich erfassten Warenlieferungen. Unter den Voraussetzungen des § 13b UStG schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.
  

Wann ist eine umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland erforderlich und welche Meldepflichten gelten für deutsche Unternehmen?

Eine Registrierung im Ausland kommt insbesondere dann in Betracht, wenn ein deutsches Unternehmen dort steuerpflichtige Umsätze ausführt und die Umsatzsteuer selbst schuldet. Das kann bei Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen mit ausländischem Liefer- beziehungsweise Leistungsort der Fall sein.

Nicht in jedem Fall ist jedoch eine Registrierung im Ausland notwendig. Bei grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen kann beispielsweise das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen. In diesem Fall schuldet der Kunde die Umsatzsteuer, sodass sich das deutsche Unternehmen grundsätzlich nicht allein aufgrund dieser Leistung im Staat des Kunden registrieren muss.

Für bestimmte B2C-Umsätze innerhalb der EU kann insbesondere der OSS eine gesonderte umsatzsteuerliche Registrierung in den einzelnen Bestimmungsländern für die vom Verfahren erfassten Umsätze vermeiden. Ob eine gesonderte Registrierung erforderlich ist, hängt insbesondere davon ab, wer die Umsatzsteuer schuldet und über welches Verfahren sie erklärt und abgeführt wird.

Meldepflichten

Neben einer möglichen Registrierung müssen deutsche Unternehmen die steuerlichen Melde- und Erklärungspflichten des jeweiligen Landes beachten. Dazu können insbesondere Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuerjahreserklärungen sowie weitere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten gehören.

Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen sowie für bestimmte im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist außerdem in Deutschland eine Zusammenfassende Meldung erforderlich. Welche Meldungen erforderlich sind und in welchen Abständen sie abgegeben werden müssen, richtet sich nach den Bestimmungen des jeweiligen Staates. Unternehmer/innen sollten die einschlägigen nationalen Vorgaben deshalb frühzeitig prüfen.

Welche Nachweise sind bei grenzüberschreitenden Geschäften erforderlich?

Bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen deutsche Unternehmen die Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Behandlung durch geeignete Unterlagen nachweisen können.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gehört dazu der Nachweis, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Hierfür kommen beispielsweise eine Gelangensbestätigung sowie Fracht- oder Versendungsbelege infrage. Zudem ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers zu dokumentieren. Die erforderlichen Nachweise müssen eindeutig und leicht nachprüfbar sein.

Auch bei Ausfuhrlieferungen in Staaten außerhalb der EU sind entsprechende Nachweise erforderlich, damit die Steuerfreiheit der Lieferung belegt werden kann. Das deutsche Unternehmen muss nachweisen, dass die Ware tatsächlich in das Drittlandsgebiet ausgeführt wurde. Im elektronischen Ausfuhrverfahren wird der Ausfuhrnachweis nach den Vorgaben der UStDV grundsätzlich mit dem Ausgangsvermerk geführt. Bei anderen Verfahren können je nach Fall Versendungs-, Fracht- oder Speditionsbelege maßgeblich sein.

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Häufige Fragen zur Umsatzsteuer bei ausländischen Kunden