Die Verarbeitung von Geschenkkarten ist die Infrastruktur hinter jedem Kauf, jeder Aktivierung und jeder Einlösung in einem Geschenkkartenprogramm. Die Systeme, die die Speicherung von Guthaben, Split-Tender-Transaktionen und den Abgleich verwalten, können darüber entscheiden, ob Ihr Programm reibungslos funktioniert oder fortlaufende betriebliche und finanzielle Herausforderungen verursacht.

Der weltweite Markt für Geschenkkarten wird im Jahr 2025 auf 1,4 Billionen USD geschätzt und soll bis 2034 voraussichtlich 2,2 Billionen USD übersteigen.

Im Folgenden behandeln wir, wie die Verarbeitung von Geschenkkarten funktioniert, wie Sie zwischen Closed-Loop- und Open-Loop-Strukturen wählen und welche Vorteile Lösungen für die Verarbeitung von Geschenkkarten bieten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Geschenkkarten erzeugen im Moment ihres Verkaufs eine Verbindlichkeit für einen gespeicherten Wert, was sich darauf auswirkt, wie Sie nach Standardrechnungslegungsvorschriften den Umsatz erfassen und den Wertverfall verbuchen.

• Closed-Loop-Programme bieten Ihnen volle Kontrolle über Einlösungsdaten und niedrigere Transaktionskosten, während bei Open-Loop-Karten Netzwerkgebühren anfallen und staatliche Vorschriften für Prepaid-Produkte gelten.

• Betrugsrisiken bei Geschenkkartenprogrammen unterscheiden sich von typischem Zahlungsbetrug und erfordern spezifische Kontrollen rund um die Generierung von Kartennummern, Endpunkte für Guthabenanfragen und die Kontosicherheit.

Was ist die Abwicklung von Geschenkkarten?

Die Abwicklung von Geschenkkarten ist die Infrastruktur hinter dem gesamten Lebenszyklus einer Geschenkkarte, von dem Moment, in dem eine Kundin oder ein Kunde sie kauft, bis das Guthaben null erreicht oder ungenutzt abläuft. Dieser Lebenszyklus umfasst Ausstellung, Wertaufladung, Aktivierung, Guthabenabfragen, teilweise Einlösungen sowie den anschließenden Abgleich und die Berichterstattung.

Wie funktioniert die Verarbeitung von Geschenkkarten?

Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Geschenkkarte kauft, passieren mehrere Dinge, bevor der Wert ausgegeben werden kann. Jeder Schritt in der Abfolge baut auf dem vorherigen auf:

1. Ausstellung und Aktivierung

Der Karte wird eine eindeutige Kennung zugewiesen – typischerweise eine Kartennummer und eine persönliche Identifikationsnummer (PIN) – und sie wird mit einem Wertdatensatz in Ihrem System zur Verwaltung von Geschenkkarten verknüpft. Die Aktivierung erfolgt bei physischen Karten am Point of Sale; bei digitalen Karten erfolgt sie gleichzeitig mit dem Kauf und der Lieferung.

2. Wertspeicherung

Das Guthaben befindet sich in einer Datenbank, die von Ihrem Abwickler oder Ihrer Plattform für Geschenkkarten gepflegt wird. Jede Einlösung, Aufladung und Anfrage zum Guthaben greift auf diesen Datensatz zu, was bedeutet, dass die Genauigkeit der Datenbank von der Zuverlässigkeit Ihres Programms abhängt.

3. Einlösung

Wenn eine Kundin oder ein Kunde die Karte beim Bezahlvorgang vorlegt, sendet Ihr Point-of-Sale-System (POS) oder Ihre E-Commerce-Plattform eine Autorisierungsanfrage an das Geschenkkartensystem. Dieses prüft das verfügbare Guthaben, genehmigt die Transaktion ganz oder teilweise und reduziert das Guthaben entsprechend.

4. Split-Tender-Transaktionen

Programme ermöglichen es Kundinnen und Kunden in der Regel, eine Geschenkkarte auf einen Teil eines Kaufs anzuwenden und den Rest mit einer anderen Methode zu bezahlen. Ihr Bezahlvorgang muss dies sauber handhaben, sowohl bei der Transaktion selbst als auch bei dem, was der Kundin oder dem Kunden auf dem Zahlungsbeleg oder der Bestätigung angezeigt wird.

5. Anfragen zum Guthaben

Kundinnen und Kunden können das Guthaben online, an der Kasse oder telefonisch abfragen. Ein hohes Anfragevolumen kann Systeme belasten, die nicht darauf ausgelegt sind.

6. Abgleich

Am Ende jeder Periode muss Ihr Finanzteam die Verbindlichkeiten aus Geschenkkarten mit den Einlösungen abgleichen, Verfall (Breakage) identifizieren und ausstehende Guthaben bilanzieren. An dieser Stelle treten Lücken in Ihrer Infrastruktur am ehesten zutage.

Sollte Ihr Unternehmen sich für Closed-Loop- oder Open-Loop-Geschenkkarten entscheiden?

Die Wahl zwischen Closed-Loop- und Open-Loop-Systemen bestimmt Ihre Kostenstruktur, den Datenzugriff und die regulatorischen Risiken. Unternehmen mit einem etablierten Kundenstamm entscheiden sich in der Regel für Closed-Loop, aber das richtige Modell hängt davon ab, wer Ihre Karten kauft und warum.

Closed-Loop-Karten

Diese werden von Ihrem Unternehmen ausgegeben und können nur an Ihren Standorten oder auf Ihrer Plattform eingelöst werden. Sie laufen über Ihre eigenen Systeme und nicht über ein Kartennetzwerk, was niedrigere Transaktionskosten und volle Kontrolle über die Einlösungsdaten bedeutet. Sie können sehen, wo Karten eingelöst werden, wie schnell Guthaben ausgegeben wird und ob Kundinnen und Kunden, die Geschenkkarten einlösen, mehr ausgeben als den Kartenwert. Diese Daten verraten Ihnen Dinge über das Kaufverhalten, die aus Standardtransaktionsdaten nicht hervorgehen.

Open-Loop-Karten

Diese werden über ein Kartennetzwerk ausgegeben und überall dort akzeptiert, wo dieses Netzwerk akzeptiert wird. Sie sind für die Empfänger/innen flexibler, was sie für Firmengeschenke attraktiv macht oder wenn die Person, die die Karte kauft, die Vorlieben der empfangenden Person nicht kennt. Die Kompromisse sind wichtig: Sie zahlen Netzwerkgebühren für jede Einlösung, verlieren die Einlösungsdaten und übernehmen regulatorische Verpflichtungen, die bei Closed-Loop-Programmen weitgehend vermieden werden. Open-Loop-Karten werden in der Regel als Prepaid-Produkte reguliert, was KYC-Anforderungen (Know Your Customer) und Verbraucherschutzverpflichtungen mit sich bringt.

Wenn Ihre Kundinnen und Kunden Karten hauptsächlich für Personen kaufen, die noch nicht zu Ihrem Kundenstamm gehören, könnten Open-Loop-Karten gut geeignet sein. Wenn Ihr Geschenkkartenprogramm dazu dienen soll, wiederholte Besuche zu fördern und die Beziehung zu Personen zu vertiefen, die bereits bei Ihnen einkaufen, ist die Closed-Loop-Struktur oft die bessere Wahl.

Was sind die Vorteile von Lösungen zur Abwicklung von Geschenkkarten?

Die Vorteile von Lösungen zur Abwicklung von Geschenkkarten summieren sich über Umsatzerfassung, Kundenverhalten und buchhalterische Behandlung auf eine Weise, die möglicherweise erst offensichtlich wird, wenn Sie sich die Zahlen ansehen.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Umsatzzeitpunkt: Der Umsatz mit Geschenkkarten wird beim Kauf und nicht erst bei der Einlösung verbucht. Sie erhalten Bargeld, bevor Sie Waren oder Dienstleistungen erbringen.

• Zusätzliche Ausgaben: Kundinnen und Kunden, die Geschenkkarten einlösen, geben oft mehr als den Nennwert der Karte aus.

• Ungenutztes Guthaben: Manche Karten werden nie vollständig eingelöst, was bedeutet, dass das Unternehmen Geld verdient hat, ohne Waren oder Dienstleistungen bereitstellen zu müssen.

• Kundenakquise: Geschenkkarten erreichen Personen, die noch keine Kundinnen und Kunden sind. Jemand, der eine Karte erhält, eine positive Erfahrung macht und von sich aus wiederkehrt, ist praktisch eine Kundin oder ein Kunde, die/der durch Ihr Programm finanziert wurde.

• Durchschnittlicher Bestellwert: Käufer/innen von Geschenkkarten neigen dazu, runde Beträge zu wählen, die höher sind als das, was sie bei einem einzelnen spontanen Besuch ausgeben würden. Eine 100-$-Karte, die als Geschenk gekauft wird, kann eine Einlösung mit einem höheren Wert nach sich ziehen, als es viele spontane Einzelkäufe tun würden.

Wie unterscheiden sich digitale und physische Geschenkkartenprogramme?

Digitale und physische Geschenkkartenprogramme haben die gleichen grundlegenden Funktionen, weisen jedoch einige wichtige Unterschiede auf.

Physische Karten

Diese umfassen Herstellung, Bestandsverwaltung und Vertriebslogistik. Karten müssen produziert, an Filialstandorte versendet, sicher gelagert und vermarktet werden. Nicht aktivierte Karten haben keinen Wert, aber aktivierter Bestand ist eine Verbindlichkeit, die nachverfolgt werden muss. Für Unternehmen mit hoher Kundenfrequenz und ausgeprägter Geschenkkultur im Geschäft bleiben physische Karten das dominierende Format.

Digitale Geschenkkarten

Digitale Geschenkkarten werden elektronisch gekauft und per E-Mail oder SMS zugestellt, wodurch Druck- und Vertriebskosten entfallen und eine sofortige Lieferung ermöglicht wird. Sie unterstützen auch Kaufkanäle ohne physische Komponente. Der Kompromiss besteht in der Anfälligkeit für Betrug am Point of Sale. Bestellungen digitaler Geschenkkarten sind ein häufiges Ziel für Kartentest-Angriffe, bei denen gestohlene Kartennummern für kleine Transaktionen verwendet werden, um die Gültigkeit zu prüfen, bevor größerer Betrug stattfindet.

Omnichannel-Einlösung

Kundinnen und Kunden erwarten in der Regel, dass sie eine Geschenkkarte online kaufen und im Geschäft einlösen können (oder umgekehrt). Um dies zu unterstützen, müssen Ihr POS- und Ihr E-Commerce-System eine einheitliche Datenbank für das Guthaben nutzen, was nicht automatisch der Fall ist, wenn diese Systeme unabhängig voneinander laufen. Dies richtig umzusetzen, ist sowohl ein Integrationsproblem als auch eine Produktentscheidung und genau hier stoßen Omnichannel-Programme häufig auf Schwierigkeiten.

Welche Implementierungs- und Integrationsherausforderungen bringen Lösungen zur Verarbeitung von Geschenkkarten mit sich?

Der Start eines Geschenkkartenprogramms erfordert Integrationsarbeit, die leicht unterschätzt wird.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

POS-Integration

Ihr POS-System muss mit Ihrer Plattform für Geschenkkarten kommunizieren, um Aktivierungen, Anfragen zum Guthaben und Einlösungen durchzuführen. Viele POS-Systeme verfügen über native Geschenkkartenmodule oder Partnerintegrationen, aber die Funktionen variieren. Einige unterstützen keine saubere Abwicklung von Teileinlösungen und andere stellen die Guthabendaten nicht so bereit, dass Ihr Personal an der Kasse schnell darauf zugreifen kann.

E-Commerce-Integration

Wenn Sie online verkaufen, muss Ihr Bezahlvorgang über die gleichen Funktionen verfügen wie Ihre Systeme im Geschäft. Er sollte Ihren Warenkorb mit der API für das Geschenkkartenguthaben verbinden, Split-Tender-Transaktionen verarbeiten und den Kundinnen und Kunden vor und während des Bezahlvorgangs Echtzeitinformationen zum Guthaben anzeigen.

Auftragsabwicklung

Digitale Karten erfordern einen Zustellungsworkflow, der durch den Kauf ausgelöst wird. Dieser Workflow muss fehlgeschlagene Zustellungen, Anfragen auf erneuten Versand und Fälle verarbeiten, in denen Kundinnen und Kunden ihre Karte nicht sofort erhalten.

Berichterstattung

Ihr Finanzteam benötigt Einblick in die ausgestellten Verbindlichkeiten, Einlösungsaktivitäten und Ablaufpläne. Wenn diese Daten in einem anderen System gespeichert sind als dem für Ihre Zahlungsabwicklung, wird der Abgleich in jedem Zeitraum zu einer manuellen Aufgabe.

Stripe Payments unterstützt Geschenkkartenprogramme durch Partnerintegrationen und seine umfassendere Zahlungsinfrastruktur. Unternehmen, die Zahlungen über Stripe abwickeln, können Daten zur Ausstellung und Einlösung von Geschenkkarten mit derselben Berichtsumgebung verbinden wie ihre anderen Transaktionsarten. Dies vereinfacht den Abgleich und bietet den Finanzteams einen zentralen Überblick über ausstehende Verbindlichkeiten neben dem abgerechneten Umsatz.

Welche Risiken in Bezug auf Betrug, Compliance und angefochtene Zahlungen gehen mit der Abwicklung von Geschenkkarten einher?

Geschenkkartenprogramme ziehen Betrug in einer Weise an, wie es bei Standard-Zahlungsprogrammen nicht der Fall ist. Die Compliance-Verpflichtungen sind für Teams, die mit der Verwaltung von Standardkartentransaktionen vertraut sind, oft ungewohnt.

Erraten von Kartennummern

Angreifer/innen verwenden automatisierte Skripte, um sequentielle oder algorithmisch generierte Kartennummern an Ihrer API zur Guthabenabfrage zu testen. Karten mit vorhersehbaren Nummerierungsschemata und ohne Ratenbegrenzung sind besonders gefährdet. Die Lösung besteht in einer Kombination aus ausreichend zufälliger Kartennummerngenerierung, API-Ratenbegrenzung und CAPTCHA oder ähnlichen Hürden an öffentlich zugänglichen Endpunkten für Guthabenabfragen.

Social Engineering

Betrugsmaschen mit Geschenkkarten zielen oft direkt auf Kundinnen und Kunden ab. Mitarbeiterschulungen und proaktive Kundenkommunikation sind Ihre wichtigsten Abwehrmaßnahmen, da keine technische Kontrolle verhindern kann, dass Kundinnen und Kunden freiwillig ihre Kartennummer preisgeben.

Kontoübernahme

Wenn Ihr Programm es Kundinnen und Kunden ermöglicht, Guthaben über ein Konto zu verwalten, werden diese Konten zu Zielen. Ein kompromittiertes Konto verschafft Angreifer/innen Zugang zu gespeicherten Geschenkkartenwerten ohne Rückbuchungsmechanismus. Anders als beim Kreditkartenbetrug ist der Diebstahl von Geschenkkarten nach Ausgabe des Guthabens weitgehend unumkehrbar.

Gesetze zu herrenlosem Eigentum

In einigen US-Bundesstaaten müssen Unternehmen ungenutzte Geschenkkartenguthaben nach einer Ruhephase, in der Regel drei bis fünf Jahre, an den Bundesstaat abführen. Die Vorschriften variieren je nach Bundesstaat, aber der rechtliche Zuständigkeitsbereich richtet sich in der Regel nach der zuletzt bekannten Adresse des Inhabers oder der Inhaberin bzw. dem Gründungsstaat des Ausstellers, falls keine Adresse vorliegt. Bei Nichteinhaltung drohen Zinsen, Strafen und Audits. Bei einem großen Geschenkkartenprogramm benötigen Sie einen speziellen Prozess für den Umgang mit nicht beanspruchten Geldern sowie Rechtsberater, die mit den Vorschriften in den Bundesstaaten vertraut sind, in denen Sie tätig sind.

Angefochtene Zahlungen

Geschlossene Geschenkkarten bieten nicht die gleichen Schutzmechanismen wie Kreditkarten. Verlorene Karten, unbefugte Einlösungen und Unstimmigkeiten beim Guthaben werden über Ihre eigenen Kundenservice-Richtlinien und nicht über einen Netzwerk-Streitfallprozess gelöst. Dies belastet Ihr Team und macht klare, dokumentierte Richtlinien unerlässlich.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce übergreifend über Online- und Vor-Ort-Kanäle, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer sensationellen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

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