Ett undantag från omsättningsskatt i Florida tar bort skyldigheten för delstatens skatt på 6 % och eventuell kommunal tilläggsskatt från en transaktion. Undantaget baseras på vem som köper, vad som köps eller hur det kommer att användas. Det är knutet till specifik dokumentation, och säljaren ansvarar för att hålla detta pappersarbete aktuellt och matchat med rätt transaktion.

Nedan diskuterar vi vilka som kvalificerar sig för dessa undantag, hur intygsprocessen fungerar i POS-systemet och vilka produkter och tjänster som Florida undantar helt.

Viktiga lärdomar

• Floridas undantag från omsättningsskatt beror på köparens status, artikelns användning eller själva produkten.

• Säljare som accepterar ett ogiltigt eller utgånget intyg förblir ansvariga för den oinkasserade skatten, plus böter och ränta.

• Intyg kräver löpande spårning av när de löper ut: återförsäljarintyg förnyas årligen och enhetsbaserade intyg löper på en femårig cykel.

Vad är ett undantag från omsättningsskatt i Florida?

Ett undantag från omsättningsskatt i Florida tar bort skyldigheten att betala omsättningsskatt i Florida för en specifik transaktion, antingen på grund av vem som köper, vad de köper eller vad de planerar att göra med det.

Vem kvalificerar sig för ett undantag för omsättningsskatt i Florida?

Florida utfärdar ett Consumer’s Certificate of Exemption, känt som Form DR-14, till specifika kategorier av köpare. Var och en av dessa grupper måste ansöka separat (via Form DR-5) och uppfylla delstatens kriterier:

• Statliga enheter: Federala myndigheter, delstaten Florida samt dess län och kommuner betalar inte omsättningsskatt på inköp som görs direkt av enheten och betalas med statliga medel. En statligt anställd som köper något på ett personligt kort för senare ersättning kvalificerar sig inte eftersom köpet måste behandlas med enhetens egna medel.

• Ideella organisationer: Välgörenhets-, religions-, utbildnings- och vetenskapsorganisationer måste skicka in Form DR-5. Enbart federal 501(c)(3)-status ger inte automatiskt undantag för organisationer i Florida. Ansökan måste visa att specifika inköp stöder organisationens undantagna syfte.

• Utbildningsinstitutioner: Offentliga skolor, statliga universitet och kvalificerade privata skolor får intyg om undantag för inköp som är direkt kopplade till utbildningsverksamhet.

• Kvalificerade hälso- och sjukvårdsorganisationer: Ideella sjukhus och vissa andra hälso- och sjukvårdsenheter kan ha status för undantag för inköp kopplade till patientvård.

• Återförsäljare: Ett företag som köper varor för att sälja dem vidare använder ett återförsäljningsintyg, Form DR-13, i stället för en DR-14. Till skillnad från DR-14 ansöker ett företag inte separat om DR-13. Det genereras automatiskt när återförsäljarföretaget registrerar sig för att ta ut omsättningsskatt i Florida.

Hur fungerar ett undantag för omsättningsskatt i Florida?

Vid försäljningstillfället tillhandahåller den undantagna köparen ett giltigt intyg, och säljaren registrerar det i stället för att debitera skatt på den transaktionen. Florida kräver inte att säljare lämnar in intyg till Florida Department of Revenue i förväg. I stället behåller säljaren intyget i sina register, och bevisbördan faller på dem att visa upp det om delstaten granskar den försäljningen senare. Så här fungerar det:

Återförsäljningsintyg

Department of Revenue utfärdar automatiskt Form DR-13 varje år till företag som redan är registrerade för att ta ut omsättningsskatt i Florida. Registrerade intygsinnehavare laddar ner sitt intyg för innevarande år från departementets onlineportal eller får det i vissa fall via post. De ger en kopia till säljaren före eller vid köptillfället. Säljaren kontrollerar sedan att intyget är aktuellt, tillämpar det på försäljningen och behåller en kopia i sina register.

Verifiering

Florida driver ett online-system för verifiering av intyg som kontrollerar ett intygsnummer mot aktiva registreringar. Säljare kan använda det för att bekräfta ett intygs äkthet innan de tillämpar undantaget.

Enhetsbaserade intyg

Processen ser liknande ut för ideella organisationer, statliga köpare och liknande enheter, men intyget är ett DR-14 snarare än ett återförsäljningsintyg. Säljaren måste bekräfta att köpet faktiskt faller inom denna enhets undantagna syfte. Ett universitet som köper labbutrustning är ett exempel på ett tydligt undantag, medan en universitetsanställd som köper personliga föremål på ett varumärkt universitetskort inte är det. Säljaren måste fånga upp dessa icke-undantagna försäljningar och lägga till den statliga omsättningsskatten på transaktionen.

Intyg från andra delstater

Florida accepterar inte en annan delstats återförsäljningsintyg eller intyg om undantag för Florida-transaktioner. Ett företag som är registrerat i Georgia med ett giltigt återförsäljningsintyg i Georgia behöver fortfarande ett Florida-intyg eller Multistate Tax Commissions Uniform Sales & Use Tax Certificate.

Vilka produkter och tjänster kvalificerar sig för ett undantag för omsättningsskatt i Florida?

Här är huvudkategorierna av undantag:

• Livsmedel: Många livsmedel och typer av oförberedd mat avsedd för konsumtion i hemmet är undantagna, men det finns gränser för undantaget. Varm tillagad mat, mat som säljs för konsumtion på plats och vissa snackskategorier som godis som säljs separat från annan mat kvalificerar sig inte.

• Receptbelagda läkemedel och vissa medicinska artiklar: Receptbelagda läkemedel är undantagna, tillsammans med viss medicinsk utrustning, såsom proteser och specifik hållbar medicinsk utrustning utskriven av en legitimerad yrkesutövare.

• Jordbruksartiklar: Foder, utsäde, gödningsmedel och viss utrustning som används direkt i jordbruksproduktion är undantagna när en kvalificerad jordbruksverksamhet genomför köpet.

• Tillverkningsmaskiner och utrustning: Florida undantar maskiner och utrustning som används direkt vid tillverkning, bearbetning eller produktion av materiella personliga varor, vilket beskrivs i Florida Statute 212.08(5)(b). Undantaget beror på direkt användning i produktionen. Utrustning som används för administrativa eller allmänna anläggningsändamål kvalificerar sig inte, även om samma företag äger båda.

• Förpackningsmaterial: Behållare, omslag och förpackningsmaterial som blir en del av produkten som säljs till kunden är generellt sett undantagna eftersom den kostnaden överförs i den slutliga skattepliktiga försäljningen.

• Allmännyttiga tjänster och bränsle för bostäder: Hushållens användning av vissa allmännyttiga tjänster och bränsle är delvis eller helt undantagen, beroende på den specifika tjänsten och hur den användes.

• Tjänster: Professionella, personliga och konsulttjänster är generellt undantagna. Där Florida beskattar en tjänst, såsom vissa kommersiella uthyrningar eller specifika databehandlingstjänster, gäller samma certifikatregler som för varor.

Vilka är Floridas krav på dokumentation avseende undantag för omsättningsskatt?

Florida kräver att säljare behåller intyg om undantag och återförsäljning i minst tre år för att matcha delstatens allmänna granskningsperiod för revision. Revisorer ber dock ibland om ännu äldre kvitton och pappersarbete. I praktiken behåller många företag dokumentationen längre än så.

Här är vad du ska spara i din dokumentation:

• Själva intyget: Ett godtagbart underlag kräver ett läsligt intygsnummer, köparens namn och adress som stämmer överens med den registrerade enheten och en namnteckning där det krävs.

• Utgångsdatumet: Att bekräfta att intyget var aktivt vid försäljningstillfället är viktigare än att veta att det var giltigt när du först tog emot det.

• En beskrivning av varan eller tjänsten som såldes: Detta måste kopplas tydligt till det begärda undantaget eftersom ett återförsäljningsintyg motiverar lagerinköp, men inte automatiskt täcker icke-undantagna varor från samma köpare.

• Bekräftelse på verifiering: En skärmdump eller ett referensnummer från skattemyndighetens (Department of Revenue) system för certifikatsverifiering dokumenterar att säljaren faktiskt kontrollerade intygets status vid försäljningstillfället.

Företag som behandlar undantag i stora volymer, särskilt grossister och säljare inom business-to-business (B2B), bygger vanligtvis in detta i sina POS-system eller faktureringssystem i stället för att spåra det manuellt. Stripe Tax låter till exempel ett företag lagra sina intyg om undantag i ett kundregister och tillämpar undantaget automatiskt på den kundens framtida transaktioner.

Vilka är riskerna med att behandla undantag från omsättningsskatt i Florida?

Om en säljare accepterar ett ogiltigt, utgånget eller felaktigt intyg håller skattemyndigheten (Department of Revenue) säljaren ansvarig för den oinkasserade skatten, plus böter och ränta. Floridas standardavgift för sena betalningar är 10 % av den förfallna skatten, med ett minimum på 50 USD. Endast en avgift på 10 % tillämpas även om både deklarationen och betalningen är sena. Skatt som underrapporterats eller utelämnats på en deklaration medför ytterligare en straffavgift på 10 % för varje 30-dagarsperiod, med ett tak på 50 %. Ränta tillkommer med en rörlig räntesats som myndigheten uppdaterar två gånger om året, den 1 januari och 1 juli.

En säljare som i god tro har accepterat ett bedrägligt intyg kan ibland flytta över ansvaret på köparen, men bara om säljaren har följt den korrekta verifieringsprocessen och kan bevisa det.

Här är några vanliga scenarier att se upp med:

• Acceptera ett utgånget intyg: Detta händer ofta med återförsäljarintyg eftersom Floridas årliga förnyelsecykel innebär att ett intyg som var giltigt förra året kanske inte är giltigt för årets transaktion. Till exempel har DR-14 en femårig förnyelsecykel, och återförsäljarintyg är vanligtvis bara giltiga för det kalenderår då de utfärdas.

• Tillämpa ett undantag på fel artikel: Ett återförsäljarintyg täcker inköp till lager, inte en köpares allmänna företagskostnader. En ideell organisations undantag täcker dess undantagna verksamhet, inte en styrelseledamots orelaterade personliga inköp. Ha dessa skillnader i åtanke.

• Acceptera ett intyg från en oregistrerad eller avstängd enhet: Intygsnummer avaktiveras om myndigheten återkallar en organisations undantagsstatus. En säljare måste kontrollera den aktuella statusen eller riskera skatteböter, även om intyget verkar legitimt vid en första anblick.

• Underlåta att samla in ett nytt intyg när köparens företag ändras: En återförsäljande köpare som övergår med en del av sitt företag till direkt detaljhandel kanske inte längre kvalificerar sig för undantag för vissa inköp, och säljare som förlitar sig på föråldrad köparinformation bär med sig den risken.

Hur bör företag utvärdera sin process för undantag från omsättningsskatt i Florida?

Om ditt företag accepterar undantag i Florida kan du överväga att lägga till några skyddsåtgärder i processen: utse någon som verifierar intygets giltighet vid tidpunkten för varje försäljning, skapa ett automatiskt system som flaggar intyg innan de löper ut och som inte är beroende av att någon kommer ihåg att göra det, och se till att du kan hämta en komplett, matchande post, intyg plus transaktion och motivering, för alla undantagna försäljningar från de senaste tre åren utan en manuell sökning.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med efterlevnad av skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, genom att klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider ett tröskelvärde för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det kan också registrera dig för att ta ut skatt för din räkning i USA, automatisera deklarationer för USA i Dashboard och hantera globala deklarationer genom pålitliga partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST för:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

– Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för en omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du drar nytta av en förenklad process som fyller i uppgifter i din ansökan i förväg, vilket sparar dig tid och förenklar efterlevnad av lokala regler. Om du behöver hjälp med att registrera dig utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig att registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Förenkla deklarationer: Stripe Tax automatiserar deklarationer i USA i Dashboard, och drivs av TaxJar. För globala deklarationer integreras Stripe Tax sömlöst med deklarationspartner, så att dina globala deklarationer är korrekta och i tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.

Vanliga frågor om undantag från omsättningsskatt i Florida