Eine Ausnahme von der Sales Tax in Florida befreit eine Transaktion von der Pflicht zur Steuer des Bundesstaates in Höhe von 6 % und von jeglicher County-Zusatzsteuer. Die Ausnahme basiert darauf, wer kauft, was gekauft wird oder wie es verwendet wird. Sie ist an spezifische Dokumentationen gebunden und die Verkäufer/innen sind dafür verantwortlich, diese Unterlagen aktuell zu halten und der richtigen Transaktion zuzuordnen.

Im Folgenden besprechen wir, wer für diese Ausnahmen infrage kommt, wie der Zertifikatsprozess am Point of Sale abläuft und welche Produkte und Dienstleistungen in Florida generell befreit sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Ausnahmen von der Sales Tax in Florida hängen vom Status der Käufer/innen, der Verwendung des Postens oder vom Produkt selbst ab.

• Verkäufer/innen, die ein ungültiges oder abgelaufenes Zertifikat akzeptieren, bleiben für die nicht erhobene Steuer zuzüglich Strafen und Zinsen haftbar.

• Zertifikate erfordern eine fortlaufende Überwachung ihres Ablaufs: Wiederverkaufszertifikate werden jährlich verlängert und unternehmensbasierte Zertifikate unterliegen einem fünfjährigen Zyklus.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in Florida?

Eine Ausnahme von der Sales Tax in Florida befreit eine bestimmte Transaktion von der Pflicht zur Sales Tax in Florida, und zwar entweder aufgrund der kaufenden Person, des gekauften Postens oder des geplanten Verwendungszwecks.

Wer hat Anspruch auf eine Ausnahme von der sales tax in Florida?

Florida stellt bestimmten Kategorien von Käuferinnen und Käufern ein Consumer’s Certificate of Exemption aus, das als Formular DR-14 bekannt ist. Jede dieser Gruppen muss sich separat bewerben (über Formular DR-5) und die Kriterien des Bundesstaates erfüllen:

• Regierungsbehörden: Bundesbehörden, der Bundesstaat Florida sowie seine Bezirke und Gemeinden zahlen keine Sales Tax auf Käufe, die direkt von der Behörde getätigt und mit staatlichen Mitteln bezahlt werden. Eine Regierungsangestellte oder ein Regierungsangestellter, die oder der etwas auf eine persönliche Karte kauft, um es später erstattet zu bekommen, qualifiziert sich nicht, da der Kauf mit den eigenen Mitteln der Behörde abgewickelt werden muss.

• Gemeinnützige Organisationen: Wohltätige, religiöse, pädagogische und wissenschaftliche Organisationen müssen das Formular DR-5 einreichen. Der föderale 501(c)(3)-Status allein gewährt in Florida nicht automatisch Befreiungen für Organisationen. Der Antrag muss zeigen, dass bestimmte Käufe den befreiten Zweck der Organisation unterstützen.

• Bildungseinrichtungen: Öffentliche Schulen, staatliche Universitäten und qualifizierende Privatschulen erhalten Befreiungszertifikate für Käufe, die direkt an den Bildungsbetrieb gebunden sind.

• Qualifizierende Gesundheitsorganisationen: Gemeinnützige Krankenhäuser und bestimmte andere Gesundheitseinrichtungen können den Befreiungsstatus für Käufe im Zusammenhang mit der Patientenversorgung innehaben.

• Wiederverkäuferinnen und Wiederverkäufer: Ein Unternehmen, das Waren kauft, um sie wieder zu verkaufen, verwendet ein Wiederverkaufszertifikat, Formular DR-13, anstelle eines DR-14. Im Gegensatz zum DR-14 bewirbt sich ein Unternehmen nicht separat für das DR-13; es wird automatisch generiert, sobald sich das Wiederverkaufsunternehmen registriert, um die Sales Tax in Florida zu erheben.

Wie funktioniert eine Sales Tax-Befreiung in Florida?

Am Point of Sale legt die befreite Käuferin oder der befreite Käufer ein gültiges Zertifikat vor, und die Verkäuferin oder der Verkäufer erfasst es, anstatt für diese Transaktion Steuern zu erheben. Florida verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern nicht, Zertifikate im Voraus beim Florida Department of Revenue einzureichen. Stattdessen bewahrt die Verkäuferin oder der Verkäufer das Zertifikat auf, und die Beweislast liegt bei ihnen, es vorzulegen, falls der Bundesstaat diesen Verkauf später prüft. So funktioniert es:

Wiederverkaufszertifikate

Das Department of Revenue stellt das Formular DR-13 jedes Jahr automatisch an Unternehmen aus, die bereits registriert sind, um die Sales Tax in Florida zu erheben. Registrierte Zertifikatsinhaberinnen und -inhaber laden ihr Zertifikat für das aktuelle Jahr aus dem Online-Portal der Behörde herunter oder erhalten es in einigen Fällen per Post. Sie geben der Verkäuferin oder dem Verkäufer vor oder zum Zeitpunkt des Kaufs eine Kopie. Die Verkäuferin oder der Verkäufer überprüft dann, ob das Zertifikat aktuell ist, wendet es auf den Verkauf an und bewahrt eine Kopie in den Unterlagen auf.

Verifizierung

Florida betreibt ein Online-Zertifikatsverifizierungssystem, das eine Zertifikatsnummer mit aktiven Registrierungen abgleicht; Verkäuferinnen und Verkäufer können es nutzen, um die Authentizität eines Zertifikats zu bestätigen, bevor sie die Befreiung anwenden.

Entitätsbezogene Zertifikate

Der Prozess sieht für gemeinnützige Organisationen, staatliche Käuferinnen und Käufer und ähnliche Einrichtungen ähnlich aus, aber das Zertifikat ist ein DR-14 und kein Wiederverkaufszertifikat. Die Verkäuferin oder der Verkäufer muss bestätigen, dass der Kauf tatsächlich unter den befreiten Zweck dieser Einrichtung fällt. Eine Universität, die Laborausrüstung kauft, ist ein Beispiel für eine eindeutige Befreiung, während eine Universitätsangestellte oder ein Universitätsangestellter, die oder der persönliche Gegenstände mit einer universitätseigenen Karte kauft, es nicht ist. Die Verkäuferin oder der Verkäufer muss diese nicht befreiten Verkäufe erfassen und der Transaktion die staatliche Sales Tax hinzufügen.

Zertifikate aus anderen Bundesstaaten

Florida akzeptiert kein Wiederverkaufs- oder Befreiungszertifikat eines anderen Bundesstaates für Transaktionen in Florida. Ein in Georgia registriertes Unternehmen mit einem gültigen Wiederverkaufszertifikat aus Georgia benötigt dennoch ein Zertifikat aus Florida oder das Uniform Sales & Use Tax Certificate der Multistate Tax Commission.

Welche Produkte und Dienstleistungen kommen für eine Ausnahme von der sales tax in Florida in Betracht?

Hier sind die Hauptkategorien von Befreiungen:

• Lebensmittel: Viele Lebensmittel und Arten von unzubereiteten Speisen, die für den Verzehr zu Hause bestimmt sind, sind befreit, aber es gibt Grenzen für die Befreiung. Heiß zubereitete Speisen, Speisen, die für den Verzehr vor Ort verkauft werden, und bestimmte Snack-Kategorien wie Süßigkeiten, die getrennt von anderen Lebensmitteln verkauft werden, qualifizieren sich nicht.

• Verschreibungspflichtige Medikamente und bestimmte medizinische Artikel: Verschreibungspflichtige Medikamente sind befreit, zusammen mit einigen medizinischen Geräten, wie Prothesen und spezifischen langlebigen medizinischen Geräten, die von einer zugelassenen Ärztin oder einem zugelassenen Arzt verschrieben wurden.

• Landwirtschaftliche Artikel: Futtermittel, Saatgut, Dünger und bestimmte Geräte, die direkt in der landwirtschaftlichen Produktion verwendet werden, sind befreit, wenn ein qualifizierter landwirtschaftlicher Betrieb den Kauf tätigt.

• Maschinen und Anlagen für die Fertigung: Florida befreit Maschinen und Anlagen, die direkt für die Herstellung, Verarbeitung oder Produktion von physischen persönlichen Gütern verwendet werden, wie in Florida Statute 212.08(5)(b) detailliert beschrieben. Die Befreiung hängt von der direkten Nutzung in der Produktion ab; Anlagen, die für administrative oder allgemeine Betriebszwecke verwendet werden, qualifizieren sich nicht, selbst wenn dasselbe Unternehmen beide besitzt.

• Verpackungsmaterialien: Behälter, Hüllen und Verpackungsmaterialien, die Teil des Produkts werden, das an die Kundschaft verkauft wird, sind in der Regel befreit, da diese Kosten in den steuerpflichtigen Endverkauf einfließen.

• Versorgungsleistungen und Brennstoffe für Privathaushalte: Die Nutzung bestimmter Versorgungsleistungen und Brennstoffe im Haushalt ist teilweise oder vollständig befreit, abhängig von der jeweiligen Versorgungsleistung und der Art ihrer Nutzung.

• Dienstleistungen: Professionelle, persönliche und Beratungsdienste sind in der Regel befreit. Wo Florida eine Dienstleistung versteuert, wie bei bestimmten gewerblichen Vermietungen oder spezifischen Datenverarbeitungsdiensten, gelten dieselben Zertifikatsregeln wie für Waren.

Welche Anforderungen stellt Florida an die Aufbewahrung von Unterlagen bei Sales Tax-Befreiungen?

Florida verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern, dass sie Befreiungs- und Wiederverkaufszertifikate für mindestens drei Jahre aufbewahren, um dem allgemeinen Prüfungszeitraum des Bundesstaates zu entsprechen, obwohl Prüferinnen und Prüfer manchmal sogar nach älteren Belegen und Unterlagen fragen. In der Praxis bewahren viele Unternehmen Unterlagen länger auf.

Folgendes sollten Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren:

• Das Zertifikat selbst: Ein vertretbarer Nachweis benötigt eine lesbare Zertifikatsnummer, den Namen und die Adresse der Käuferin oder des Käufers, die mit der hinterlegten juristischen Person übereinstimmen, sowie eine Unterschrift, falls eine erforderlich ist.

• Das Ablaufdatum: Die Bestätigung, dass das Zertifikat zum Zeitpunkt des Verkaufs aktiv war, ist wichtiger als zu wissen, dass es gültig war, als Sie es erstmals erhalten haben.

• Eine Beschreibung des verkauften Artikels oder der Dienstleistung: Diese muss klar mit der geltend gemachten Befreiung in Verbindung stehen, da ein Wiederverkaufszertifikat Bestandskäufe rechtfertigt, aber nicht automatisch nicht befreite Artikel derselben Käuferin oder desselben Käufers abdeckt.

• Bestätigung der Verifizierung: Ein Screenshot oder eine Referenznummer aus dem Zertifikatsverifizierungssystem des Department of Revenue dokumentiert, dass die Verkäuferin oder der Verkäufer den Status des Zertifikats zum Zeitpunkt des Verkaufs tatsächlich überprüft hat.

Unternehmen, die Befreiungen in großem Umfang abwickeln, insbesondere Großhändler und Business-to-Business/B2B-Verkäuferinnen und -Verkäufer, integrieren dies in der Regel in ihr Point of Sale- oder Rechnungssystem, anstatt es manuell zu verfolgen. Stripe Tax ermöglicht es einem Unternehmen beispielsweise, seine Befreiungszertifikate in einem Kundendatensatz zu speichern, und wendet die Befreiung automatisch auf zukünftige Transaktionen dieser Kundin oder dieses Kunden an.

Welche Risiken bestehen bei der Abwicklung von Ausnahmen von der Sales Tax in Florida?

Wenn Verkäufer/innen ein ungültiges, abgelaufenes oder nicht übereinstimmendes Zertifikat akzeptieren, macht das Department of Revenue sie für die nicht erhobene Steuer sowie für Strafen und Zinsen haftbar. Floridas standardmäßige Strafe für verspätete Zahlungen beträgt 10 % der fälligen Steuer, mit einem Mindestbetrag von 50 $; es fällt nur eine einzige Strafe von 10 % an, selbst wenn sowohl die Steuererklärung als auch die Zahlung verspätet eingereicht werden. Steuern, die in einer Erklärung zu niedrig oder gar nicht angegeben wurden, ziehen eine zusätzliche Strafe von 10 % für jeden Zeitraum von 30 Tagen nach sich, die auf 50 % begrenzt ist. Zinsen fallen zu einem variablen Zinssatz an, den das Department zweimal jährlich, am 1. Januar und am 1. Juli, aktualisiert.

Verkäufer/innen, die ein betrügerisches Zertifikat in gutem Glauben akzeptiert haben, können die Haftung manchmal auf die Käufer/innen übertragen, aber nur, wenn die Verkäufer/innen den korrekten Überprüfungsprozess befolgt haben und dies nachweisen können.

Hier sind einige häufige Szenarien, auf die Sie achten sollten:

• Akzeptieren eines abgelaufenen Zertifikats: Dies kommt bei Wiederverkaufszertifikaten häufig vor, da Floridas jährlicher Verlängerungszyklus bedeutet, dass ein Zertifikat, das im letzten Jahr gültig war, für die diesjährige Transaktion möglicherweise nicht mehr gilt. Beispielsweise haben DR-14s einen fünfjährigen Verlängerungszyklus und Wiederverkaufszertifikate sind normalerweise nur für das Kalenderjahr gültig, in dem sie ausgestellt werden.

• Anwenden einer Ausnahme auf den falschen Posten: Ein Wiederverkaufszertifikat deckt Bestandskäufe ab, nicht die allgemeinen Geschäftsausgaben von Käufer/innen. Die Ausnahme einer gemeinnützigen Organisation deckt deren befreite Funktion ab, nicht einen damit nicht in Zusammenhang stehenden persönlichen Kauf eines Vorstandsmitglieds. Behalten Sie diese Unterschiede im Hinterkopf.

• Akzeptieren eines Zertifikats von einem nicht registrierten oder gesperrten Unternehmen: Zertifikatsnummern werden deaktiviert, wenn das Department den befreiten Status einer Organisation widerruft; Verkäufer/innen müssen den aktuellen Status überprüfen oder riskieren Steuerstrafen, selbst wenn das Zertifikat auf den ersten Blick legitim erscheint.

• Versäumnis, ein neues Zertifikat anzufordern, wenn sich das Geschäft von Käufer/innen ändert: Wiederverkaufskäufer/innen, die einen Teil ihres Geschäfts in den direkten Einzelhandel verlagern, haben bei bestimmten Käufen möglicherweise keinen Anspruch mehr auf eine Ausnahme, und Verkäufer/innen, die sich auf veraltete Informationen der Käufer/innen stützen, tragen dieses Risiko weiter.

Wie sollten Unternehmen ihren Prozess für Ausnahmen von der Sales Tax in Florida bewerten?

Wenn Ihr Unternehmen Ausnahmen in Florida akzeptiert, sollten Sie in Betracht ziehen, einige Sicherheitsvorkehrungen in den Prozess aufzunehmen: Beauftragen Sie jemanden, die Gültigkeit der Zertifikate zum Zeitpunkt jedes Verkaufs zu überprüfen, richten Sie ein automatisches System ein, das Zertifikate vor Ablauf markiert und nicht darauf angewiesen ist, dass jemand daran denkt; und stellen Sie sicher, dass Sie für jeden befreiten Verkauf der letzten drei Jahre ohne manuelle Suche einen vollständigen, zugeordneten Datensatz – Zertifikat plus Transaktion und Begründung – abrufen können.

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FAQs zu Ausnahmen von der Sales Tax in Florida