Een vrijstelling van de omzetbelasting in Florida heft de verplichting voor de belasting van 6% van de staat en eventuele lokale toeslagen op voor een transactie. De vrijstelling is gebaseerd op wie de koper is, wat er wordt gekocht of hoe het zal worden gebruikt. Deze is gekoppeld aan specifieke documentatie en de verkoper is er verantwoordelijk voor dat dit papierwerk actueel is en is gekoppeld aan de juiste transactie.

Hieronder bespreken we wie in aanmerking komt voor deze vrijstellingen, hoe de certificaatprocedure werkt bij het afrekenen, en welke producten en diensten in Florida volledig zijn vrijgesteld.

Kernpunten

• De vrijstellingen van de omzetbelasting in Florida zijn afhankelijk van de status van de koper, het gebruik van het item of het product zelf.

• Verkopers die een ongeldig of verlopen certificaat accepteren, blijven aansprakelijk voor de niet-geïnde belasting, plus boetes en rente.

• Voor certificaten moet de vervaldatum continu worden bijgehouden: wederverkoopcertificaten worden jaarlijks verlengd en op entiteiten gebaseerde certificaten hebben een cyclus van vijf jaar.

Wat is een vrijstelling van de omzetbelasting in Florida?

Een vrijstelling van de omzetbelasting in Florida heft de verplichting voor de omzetbelasting in Florida op voor een specifieke transactie, op basis van wie de koper is, wat er wordt gekocht of wat het geplande gebruik ervan is.

Wie komt er in aanmerking voor een vrijstelling van de sales tax in Florida?

Florida geeft een Consumer's Certificate of Exemption af, bekend als formulier DR-14, aan specifieke categorieën kopers. Elk van deze groepen moet afzonderlijk een aanvraag indienen (via formulier DR-5) en voldoen aan de criteria van de staat:

• Overheidsinstanties: Federale instanties, de staat Florida en de bijbehorende provincies en gemeenten betalen geen sales tax over aankopen die rechtstreeks door de instantie worden gedaan en met overheidsgeld worden betaald. Een overheidsmedewerker die iets op een persoonlijke betaalkaart koopt om dit later te declareren, komt niet in aanmerking, omdat de aankoop met eigen geld van de instantie moet worden verwerkt.

• Non-profitorganisaties: Liefdadige, religieuze, educatieve en wetenschappelijke organisaties moeten formulier DR-5 indienen. Alleen een federale 501(c)(3)-status verleent organisaties in Florida niet automatisch vrijstellingen. Uit de aanvraag moet blijken dat specifieke aankopen het vrijgestelde doel van de organisatie ondersteunen.

• Onderwijsinstellingen: Openbare scholen, staatsuniversiteiten en in aanmerking komende particuliere scholen ontvangen vrijstellingscertificaten voor aankopen die rechtstreeks verband houden met onderwijsactiviteiten.

• In aanmerking komende zorgorganisaties: Non-profitziekenhuizen en bepaalde andere zorginstellingen kunnen een vrijstellingsstatus hebben voor aankopen die verband houden met patiëntenzorg.

• Wederverkopers: Een onderneming die goederen koopt om ze door te verkopen, gebruikt een doorverkoopcertificaat, formulier DR-13, in plaats van formulier DR-14. In tegenstelling tot formulier DR-14, vraagt een onderneming formulier DR-13 niet apart aan; dit wordt automatisch gegenereerd zodra de wederverkoper zich registreert om de Florida sales tax te bereken.

Hoe werkt een vrijstelling van de sales tax in Florida?

Op het moment van verkoop verstrekt de vrijgestelde koper een geldig certificaat en legt de verkoper dit vast in plaats van belasting te bereken over die transactie. Florida vereist niet dat verkopers vooraf certificaten indienen bij het Florida Department of Revenue. In plaats daarvan bewaart de verkoper het certificaat en ligt de bewijslast bij de verkoper om dit te overleggen als de staat die verkoop later controleert. Dit werkt als volgt:

Doorverkoopcertificaten

Het Department of Revenue verstrekt elk jaar automatisch formulier DR-13 aan ondernemingen die al zijn geregistreerd om de Florida sales tax te bereken. Geregistreerde certificaathouders downloaden hun certificaat voor het lopende jaar via de online portal van het Department of ontvangen het in sommige gevallen per post. Ze geven voor of op het moment van aankoop een kopie aan de verkoper. De verkoper controleert vervolgens of het certificaat geldig is, past het toe op de verkoop en bewaart een kopie.

Verificatie

Florida heeft een online Certificate Verification-systeem dat een certificaatnummer vergelijkt met actieve registraties; verkopers kunnen het gebruiken om de authenticiteit van een certificaat te bevestigen voordat ze de vrijstelling toepassen.

Op entiteit gebaseerde certificaten

Het proces is vergelijkbaar voor non-profitorganisaties, overheidskopers en vergelijkbare entiteiten, maar het certificaat is formulier DR-14 in plaats van een doorverkoopcertificaat. De verkoper moet bevestigen dat de aankoop daadwerkelijk binnen het vrijgestelde doel van die entiteit valt. Een universiteit die laboratoriumapparatuur koopt, is een voorbeeld van een duidelijke vrijstelling, terwijl een universiteitsmedewerker die persoonlijke spullen koopt met een betaalkaart in de huisstijl van de universiteit dat niet is. De verkoper moet die niet-vrijgestelde verkopen signaleren en de sales tax van de staat aan de transactie toevoegen.

Certificaten van buiten de staat

Florida accepteert geen doorverkoop- of vrijstellingscertificaat van een andere staat voor transacties in Florida. Een onderneming die is geregistreerd in Georgia met een geldig doorverkoopcertificaat uit Georgia, heeft nog steeds een certificaat uit Florida of het Uniform Sales & Use Tax Certificate van de Multistate Tax Commission nodig.

Welke producten en diensten komen in aanmerking voor een vrijstelling van de Florida sales tax?

Dit zijn de belangrijkste categorieën van vrijstellingen:

• Boodschappen: Veel boodschappen en soorten onbereid voedsel bestemd voor thuisconsumptie zijn vrijgesteld, maar er zijn beperkingen aan de vrijstelling. Warm bereid voedsel, voedsel dat wordt verkocht voor consumptie ter plaatse en bepaalde snackcategorieën, zoals snoep dat afzonderlijk van ander voedsel wordt verkocht, komen niet in aanmerking.

• Geneesmiddelen op recept en bepaalde medische artikelen: Medicijnen op recept zijn vrijgesteld, samen met sommige medische apparatuur, zoals protheses en specifieke duurzame medische apparatuur die is voorgeschreven door een bevoegde arts.

• Landbouwartikelen: Veevoer, zaad, kunstmest en bepaalde apparatuur die rechtstreeks wordt gebruikt in de landbouwproductie, zijn vrijgesteld wanneer een in aanmerking komend landbouwbedrijf de aankoop doet.

• Productiemachines en -apparatuur: Florida stelt machines en apparatuur vrij die rechtstreeks worden gebruikt bij de fabricage, verwerking of productie van tastbare persoonlijke goederen, zoals gedetailleerd beschreven in Florida Statute 212.08(5)(b). De vrijstelling hangt af van direct gebruik in de productie; apparatuur die wordt gebruikt voor administratieve of algemene facilitaire doeleinden komt niet in aanmerking, zelfs niet als hetzelfde bedrijf eigenaar is van beide.

• Verpakkingsmaterialen: Containers, wikkels en verpakkingsmaterialen die deel uitmaken van het product dat aan de klant wordt verkocht, zijn over het algemeen vrijgesteld omdat die kosten worden doorberekend in de uiteindelijke belastbare verkoop.

• Nutsvoorzieningen en brandstof voor woningen: Huishoudelijk gebruik van bepaalde nutsvoorzieningen en brandstof is gedeeltelijk of volledig vrijgesteld, afhankelijk van de specifieke nutsvoorziening en de manier waarop deze wordt gebruikt.

• Diensten: Professionele, persoonlijke en adviesdiensten zijn over het algemeen vrijgesteld. Waar Florida wel belasting heft op een dienst, zoals bij bepaalde commerciële verhuur of specifieke gegevensverwerkingsdiensten, gelden dezelfde regels voor certificaten als voor goederen.

Wat zijn de vereisten voor het bijhouden van gegevens in Florida bij vrijstellingen van de sales tax?

Florida vereist dat verkopers vrijstellings- en doorverkoopcertificaten gedurende ten minste drie jaar bewaren om overeen te komen met de algemene terugkijkperiode voor audits van de staat, hoewel auditors soms om nog oudere betalingsbewijzen en documentatie vragen. In de praktijk bewaren veel ondernemingen gegevens langer dan dat.

Dit moet je in je administratie bewaren:

• Het certificaat zelf: Een verdedigbaar dossier heeft een leesbaar certificaatnummer nodig, de naam en het adres van de koper die overeenkomen met de geregistreerde entiteit, en een handtekening waar deze vereist is.

• De vervaldatum: Bevestigen dat het certificaat actief was op het moment van verkoop, is belangrijker dan weten dat het geldig was toen je het voor het eerst verzamelde.

• Een beschrijving van het verkochte item of de verkochte dienst: Dit moet duidelijk aansluiten bij de geclaimde vrijstelling, aangezien een doorverkoopcertificaat voorraadaankopen rechtvaardigt, maar niet automatisch niet-vrijgestelde items van dezelfde koper dekt.

• Verificatiebevestiging: Een screenshot of referentienummer van het Certificate Verification-systeem van het Department of Revenue documenteert dat de verkoper daadwerkelijk de status van het certificaat heeft gecontroleerd op het moment van verkoop.

Ondernemingen die vrijstellingen in grote volumes verwerken, met name groothandelaren en b2b (business-to-business) verkopers, bouwen dit meestal in hun POS-systeem of factureringssysteem in plaats van het handmatig bij te houden. Met Stripe Tax kan een onderneming bijvoorbeeld vrijstellingscertificaten opslaan bij een klantrecord en de vrijstelling automatisch toepassen op de toekomstige transacties van die klant.

Wat zijn de risico's bij het verwerken van vrijstellingen van de omzetbelasting in Florida?

Als een verkoper een ongeldig, verlopen of niet-overeenkomend certificaat accepteert, stelt het Department of Revenue de verkoper aansprakelijk voor de niet-geïnde belasting, plus boete en rente. De standaardboete voor te late betalingen in Florida is 10% van de verschuldigde belasting, met een minimum van $ 50; er is slechts één boete van 10% van toepassing, zelfs als zowel de aangifte als de betaling te laat zijn. Belasting die te laag is opgegeven of is verzwegen op een aangifte, leidt tot een extra boete van 10% voor elke periode van 30 dagen, met een maximum van 50%. Rente wordt opgebouwd tegen een variabel tarief dat het departement twee keer per jaar bijwerkt, op 1 januari en 1 juli.

Een verkoper die te goeder trouw een frauduleus certificaat heeft geaccepteerd, kan de aansprakelijkheid soms terugleggen bij de koper, maar alleen als de verkoper de juiste verificatieprocedure heeft gevolgd en dit kan bewijzen.

Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's om op te letten:

• Een verlopen certificaat accepteren: Dit gebeurt vaak bij wederverkoopcertificaten, omdat de jaarlijkse verlengingscyclus van Florida betekent dat een certificaat dat vorig jaar geldig was, mogelijk niet geldig is voor de transactie van dit jaar. DR-14's hebben bijvoorbeeld een verlengingscyclus van vijf jaar en wederverkoopcertificaten zijn doorgaans alleen geldig voor het kalenderjaar waarin ze zijn uitgegeven.

• Een vrijstelling toepassen op het verkeerde item: Een wederverkoopcertificaat dekt voorraadaankopen, geen algemene zakelijke uitgaven van een koper. De vrijstelling van een non-profitorganisatie dekt de vrijgestelde functie, geen niet-gerelateerde persoonlijke aankoop van een bestuurslid. Houd deze verschillen in gedachten.

• Een certificaat accepteren van een niet-geregistreerde of opgeschorte entiteit: Certificaatnummers worden gedeactiveerd als de afdeling de vrijgestelde status van een organisatie intrekt; een verkoper moet de huidige status controleren om belastingboetes te voorkomen, zelfs als het certificaat er op het eerste gezicht legitiem uitziet.

• Verzuimen een nieuw certificaat op te vragen wanneer de onderneming van de koper verandert: Een wederverkoper die een deel van de onderneming verschuift naar directe verkoop in de detailhandel, komt mogelijk niet langer in aanmerking voor een vrijstelling voor bepaalde aankopen, en verkopers die vertrouwen op verouderde koperinformatie dragen dat risico met zich mee.

Hoe moeten ondernemingen hun procedure voor vrijstelling van de omzetbelasting in Florida evalueren?

Als jouw onderneming vrijstellingen accepteert in Florida, kun je overwegen enkele voorzorgsmaatregelen aan het proces toe te voegen: wijs iemand aan om de geldigheid van het certificaat te controleren bij elke verkoop, creëer een automatisch systeem dat certificaten markeert voordat ze verlopen en dat er niet van afhankelijk is dat iemand eraan denkt om dit te doen; en zorg ervoor dat je voor elke vrijgestelde verkoop van de afgelopen drie jaar een volledig, gekoppeld dossier (certificaat plus transactie en rechtvaardiging) kunt ophalen zonder handmatig te zoeken.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het monitoren van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan ook namens jou in de VS registreren om belasting te berekenen, de VS-aangiftes automatiseren in het Dashboard, en wereldwijde aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch sales tax, btw en GST over:

• digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Weten waar je je moet registreren en belasting moet innen: zien waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land of nieuwe Amerikaanse staat inschakelen. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting. Of voeg deze functie toe met één klik op de knop in de Stripe Dashboard.

• Registreer je om belasting te betalen: Als je je in de VS moet registreren voor een sales tax, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigde procedure waarin aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld – wat je tijd bespaart en compliance met lokale regelgeving vereenvoudigt. Als je buiten de VS hulp nodig hebt bij de registratie, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen registreren bij lokale belastingdiensten.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de juiste hoeveelheid verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudig je aangifte: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes accuraat en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt focussen op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over vrijstellingen van de omzetbelasting in Florida