Met geconsolideerde facturatie kun je meerdere accounts met één factuur factureren. Dit kan handig zijn voor bedrijven of organisaties met meerdere afdelingen of dochterondernemingen, omdat het het facturatieproces vereenvoudigt en het gemakkelijker maakt om uitgaven bij te houden.

Hieronder leggen we uit hoe geconsolideerde facturatie werkt, voor welke soorten bedrijven dit het beste werkt, hoe je het proces kunt verbeteren en waar je op moet letten voordat je geconsolideerde facturatie gaat gebruiken.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt geconsolideerde facturatie?
  
• Voor welke soorten bedrijven is geconsolideerde facturatie het meest geschikt?
  
• Voordelen van geconsolideerde facturatie voor bedrijven
  
• Tips voor aanbieders van geconsolideerde facturatie
  
• Waar je op moet letten voordat je geconsolideerde facturatie gaat gebruiken
  

Hoe werkt geconsolideerde facturatie?

Geconsolideerde facturatie werkt door kosten van meerdere accounts of diensten samen te voegen tot één factuur. Dit gebeurt meestal maandelijks, maar de facturatiecyclus kan per aanbieder verschillen. Het proces bestaat meestal uit de volgende stappen:

• Aanmelding: De klant meldt zich aan voor geconsolideerde facturatie bij zijn aanbieder. Hiervoor moeten mogelijk meerdere accounts of diensten aan elkaar worden gekoppeld.

• Gebruiksregistratie: De provider houdt bij hoe elk account of elke dienst wordt gebruikt.

• Aggregatie: Aan het einde van de facturatiecyclus telt de provider de kosten van alle gekoppelde accounts of diensten bij elkaar op.

• Factuur genereren: De provider maakt één factuur met alle kosten van de individuele accounts of diensten.

• Betaling: De klant betaalt de samengevoegde factuur voor alle kosten van de gekoppelde accounts of diensten.

Welke soorten bedrijven zijn het meest geschikt voor geconsolideerde facturatie?

Geconsolideerde facturatie is een veelzijdige oplossing die voor allerlei soorten bedrijven voordelen kan bieden. Dat gezegd hebbende, is het vooral geschikt voor bepaalde soorten organisaties vanwege hun operationele structuren en behoeften.

• Bedrijven met meerdere afdelingen of dochterondernemingen: Organisaties met meerdere afdelingen, vestigingen of dochterondernemingen hebben vaak veel accounts voor verschillende diensten, zoals telecommunicatie en nutsvoorzieningen. Deze bedrijven kunnen geconsolideerde facturatie gebruiken om de boekhouding te vereenvoudigen en de administratieve overhead te verminderen.

• Bedrijven die abonnementen aanbieden: Bedrijven die diensten op basis van abonnementen aanbieden, zoals software, streamingplatforms of cloudopslag, kunnen geconsolideerde facturatie gebruiken om klanten één factuur te sturen voor al hun abonnementen. Dit maakt het voor klanten makkelijker en vermindert het risico op gemiste betalingen.

• Bedrijven met veel transacties: Bedrijven die veel transacties doen via verschillende accounts kunnen met geconsolideerde facturatie tijd en middelen besparen op het verwerken en afstemmen van betalingen.

• Bedrijven die meerdere diensten van dezelfde aanbieder gebruiken: Organisaties die meerdere diensten van één aanbieder gebruiken, kunnen met geconsolideerde facturatie het bijhouden van kosten makkelijker maken en mogelijk profiteren van bundelkortingen.

• Managed service providers (MSP's): MSP's die meerdere klantaccounts beheren, kunnen geconsolideerde facturatie gebruiken om hun klanten één aanspreekpunt te bieden voor facturatie en betaling, waardoor het financieel beheer wordt vereenvoudigd.

Voordelen van geconsolideerde facturatie voor bedrijven

Er zijn veel voordelen aan het gebruik van geconsolideerde facturatie voor je bedrijf en aan het aanbieden van geconsolideerde facturatie aan klanten. Hier is een overzicht van de voordelen die elke regeling kan bieden:

Voordelen van het gebruik van geconsolideerde facturatie

• Volumekortingen: Veel dienstverleners, vooral in de telecommunicatie- en cloud computing-sector, hanteren gedifferentieerde prijzen. Door het gebruik van meerdere accounts of diensten te bundelen, kunnen bedrijven hogere niveaus bereiken en zo volumekortingen krijgen die voor individuele accounts niet beschikbaar zouden zijn.

• Contractbeheer: Geconsolideerde facturatie valt vaak onder één hoofdovereenkomst, waardoor het niet meer nodig is om meerdere contracten met verschillende voorwaarden bij te houden. Dit vermindert de administratieve rompslomp van contractbeheer en de kans op juridische problemen.

• Geschillenbeslechting: Door diensten bij één aanbieder te bundelen, wordt geschillenbeslechting eenvoudiger. In plaats van met meerdere klantenservicemedewerkers te moeten werken, kunnen bedrijven problemen via één contactpunt aanpakken, waardoor de oplossing wordt versneld en verstoringen tot een minimum worden beperkt.

• Inzicht in uitgaven: Geconsolideerde facturatie biedt een gedetailleerd overzicht van de kosten voor alle diensten, waardoor het makkelijker wordt om uitgavenpatronen te analyseren en te kijken waar dingen efficiënter kunnen.

• Controle en compliance: Eén factuur maakt controles makkelijker en helpt om aan interne beleidsregels en externe regels te voldoen, omdat alle financiële transacties voor de diensten op één plek staan.

• Toewijzing van middelen: Door facturatie en betalingen te bundelen, kunnen bedrijven waardevolle financiële en personele middelen vrijmaken, zodat ze deze middelen kunnen inzetten voor groei of andere dingen.

• Minder risico op te late betalingen: Met één factuur en één vervaldatum is de kans kleiner dat bedrijven betalingen missen, waardoor ze boetes voor te late betaling en mogelijke onderbrekingen van de dienstverlening kunnen vermijden. Dit kan de kredietwaardigheid van het bedrijf verbeteren en de relaties met leveranciers versterken.

• Belastingaangifte: Met geconsolideerde facturatie wordt belastingaangifte makkelijker omdat alle servicegerelateerde belastingen in één document worden samengevoegd. Dit maakt belastingberekeningen makkelijker en nauwkeuriger.

• Budgettering en prognoses: Een geconsolideerde factuur geeft een uitgebreid overzicht van de uitgaven, waardoor het makkelijker wordt om nauwkeurige budgetten en financiële prognoses op te stellen.

Voordelen van geconsolideerde facturatie

• Klantbeleving: Geconsolideerde facturatie maakt het betalingsproces voor klanten makkelijker, waardoor het handiger wordt en er minder snel fouten worden gemaakt.

• Minder klantverloop: Met één factuur is er minder gedoe met meerdere rekeningen, waardoor klanten minder snel naar een andere aanbieder gaan. Dit kan het klantverloop verminderen en ervoor zorgen dat je meer vaste inkomsten hebt.

• Snelle betaling: Eén factuur zorgt er vaak voor dat mensen sneller betalen, omdat het makkelijker is om één rekening op tijd te betalen dan meerdere rekeningen met verschillende betaaltermijnen. Dit kan de cashflow verbeteren en ervoor zorgen dat er minder geïnd hoeft te worden.

• Onderscheidend vermogen: Geconsolideerde facturatie kan een belangrijk onderscheidend vermogen zijn in een drukke markt en klanten aantrekken die gemak en eenvoud waarderen.

• Merkimago: Deze facturatiemethode laat zien dat je bedrijf zich op zijn klanten richt, wat je merkimago en reputatie kan verbeteren.

• Prognoses: Dankzij voorspelbare facturatiecycli en betalingstermijnen kunnen bedrijven hun inkomsten nauwkeuriger voorspellen, wat een betere financiële planning en toewijzing van middelen mogelijk maakt.

• Vereenvoudigde facturatie: Geconsolideerde facturatie automatiseert en vereenvoudigt de facturatie, waardoor de administratieve overhead voor het genereren en verwerken van meerdere facturen wordt verminderd. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van tijd van medewerkers, portokosten en andere middelen.

• Minder geschillen: Eén enkele, uitgebreide factuur vermindert de kans op facturatiefouten en discrepanties, wat leidt tot minder geschillen met klanten en de kosten die gepaard gaan met het oplossen daarvan.

• Gebundelde aanbiedingen: Geconsolideerde facturatie biedt de mogelijkheid om gebundelde aanbiedingen te promoten, waarbij klanten tegen een gereduceerd tarief meerdere diensten aan hun bestaande abonnement kunnen toevoegen. Dit kan leiden tot een hogere gemiddelde opbrengst per gebruiker (ARPU) en een hogere totale omzet.

Strategieën voor aanbieders van geconsolideerde facturatie

Aan de kant van de aanbieder zijn er een paar goede manieren om de waarde voor je klanten te maximaliseren. Hier zijn een paar strategieën voor bedrijven die geconsolideerde facturatiediensten aanbieden:

Klantervaring

• Intuïtieve interface: Een gebruiksvriendelijk platform maken waar klanten hun rekeningen kunnen bekijken en beheren.

• Meerdere betaalopties: Zorg voor verschillende betaalmethoden (zoals creditcards, betaalkaarten, ACH-overschrijvingen en digitale wallets) zodat je klanten kunnen kiezen wat ze willen. Bied ook automatische betalingen aan om het makkelijker te maken om op tijd te betalen.

• Duidelijke facturen: Maak facturen in een duidelijk en beknopt formaat, met alle kosten en toepasselijke belastingen of toeslagen, om verwarring te voorkomen en geschillen te minimaliseren.

• Regelmatige updates en herinneringen: Houd klanten op de hoogte van facturatiecycli en wijzigingen in prijzen of dienstenaanbod via e-mailmeldingen of in-app-berichten. Stuur tijdig herinneringen vóór de vervaldatum om het risico op late betalingen en kosten te verminderen.

• Responsieve ondersteuning: Zorg voor makkelijk bereikbare klantenservicekanalen (bijv. telefoon, e-mail, live chat) om vragen of opmerkingen over facturatie te behandelen.

• Loyaliteitsprogramma's: Zorg voor beloningsprogramma's die klanten belonen voor hun loyaliteit met exclusieve kortingen, vroege toegang tot nieuwe functies of andere extraatjes.

• Budgetteringstools: Bied budgetteringstools of uitgaven trackers aan waarmee klanten hun gebruik kunnen bijhouden en uitgavenlimieten kunnen instellen om controle en tevredenheid te bevorderen.

Bedrijfsoptimalisatie

• Dynamische prijzen: Denk erover na om dynamische prijsmodellen te gebruiken die kortingen of extraatjes geven op basis van hoe vaak je iets gebruikt of hoe trouw je bent, om zo de betrokkenheid en inkomsten te verhogen.

• Feedback verzamelen: Vraag klanten regelmatig om feedback over hun facturatie-ervaring om te zien wat er beter kan.

• Prestaties bijhouden: Houd belangrijke dingen bij, zoals hoe tevreden klanten zijn, hoe vaak mensen te laat betalen en hoeveel je per klant verdient, om te kijken of je strategie voor gecombineerde facturen werkt.

• Iteratieve verbetering: Blijf je processen, technologie en communicatiestrategieën verbeteren op basis van feedback en prestatiegegevens om een geweldige facturatie-ervaring te bieden.

Waar je op moet letten voordat je geconsolideerde facturatie implementeert

Beslissen of je geconsolideerde facturatie gaat gebruiken, is een belangrijke keuze. Hier zijn een paar dingen waar bedrijven over na moeten denken voordat ze de overstap maken:

• Systeemintegratie: Kijk of je huidige facturatiesystemen en IT-infrastructuur geschikt zijn voor geconsolideerde facturatie. Integratie kan lastig zijn en oudere systemen zijn misschien niet meteen compatibel met moderne software voor geconsolideerde facturatie.

• Klantbeleving: Kijk hoe de overstap naar geconsolideerde facturatie de ervaring van je klanten beïnvloedt. Sommigen geven misschien de voorkeur aan gedetailleerde uitsplitsingen per dienst, terwijl anderen misschien liever één eenvoudige factuur ontvangen. Je facturatiepraktijken moeten aansluiten bij de voorkeuren van je klanten om de tevredenheid te verhogen en het klantverloop te verminderen. Overweeg om een proefprogramma uit te voeren of directe feedback te vragen om de reacties van klanten te peilen voordat je de volledige implementatie doorvoert.

• Compliance met regelgeving: Controleer of er juridische gevolgen zijn aan het samenvoegen van facturen, vooral in sectoren zoals de gezondheidszorg, de financiële sector of de telecommunicatiesector, waar strenge regelgeving geldt voor facturatiepraktijken. Zorg ervoor dat geconsolideerde facturatiepraktijken voldoen aan gegevensbeschermingsvoorschriften zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), vooral bij het verwerken van gevoelige klantgegevens.

• Financiële gevolgen: bekijk de kosten van de overstap naar een geconsolideerd facturatiesysteem en zet die af tegen de verwachte besparingen en voordelen. Denk aan directe kosten (zoals software, training en implementatie) en indirecte voordelen (zoals klantenbinding en minder administratieve rompslomp). Begrijp hoe geconsolideerde facturatie invloed kan hebben op het moment en de erkenning van inkomsten, wat weer gevolgen kan hebben voor de financiële rapportage en cashflow.

• Operationele veranderingen: Zorg voor goede training en ondersteuning voor de medewerkers die het geconsolideerde facturatiesysteem gaan beheren. Medewerkers moeten de nieuwe processen voor de overgang naar en de lopende activiteiten goed begrijpen om alles soepel te laten verlopen. Je hebt effectieve strategieën voor verandermanagement nodig om het proces te begeleiden en mogelijke weerstand aan te pakken.

• Technische ondersteuning en onderhoud: Zorg voor een IT-ondersteuningssysteem om problemen met het nieuwe facturatiesysteem op te lossen, inclusief troubleshooting en regelmatig onderhoud. Kijk of het geconsolideerde facturatiesysteem flexibel genoeg is om groei of veranderingen in het dienstenaanbod op te vangen.

• Marketing en communicatie: Maak een communicatieplan om klanten te informeren over de overstap naar geconsolideerde facturatie. Door duidelijk te maken hoe de verandering hen ten goede komt, kun je eventuele aanvankelijke weerstand verminderen. Zorg voor manieren om feedback van klanten over het nieuwe facturatiesysteem te verzamelen en wees bereid om op basis van die feedback aanpassingen te doen.