Per le attività in Germania, la riscossione di una fattura insoluta da un cliente può richiedere risorse e generare costi aggiuntivi. Più ricevute insolute ci sono, più tempo e impegno sono necessari. Le attività con decine o centinaia di ricevute insolute possono avere difficoltà a mantenere l'efficienza con processi di sollecito manuali. Molte scelgono di automatizzare i promemoria di pagamento e i flussi di lavoro di sollecito.

In questo articolo illustriamo il processo di sollecito, compresi i requisiti formali per una lettera di sollecito esecutiva e i calcoli dei costi di sollecito e degli interessi per pagamenti tardivi. Spieghiamo inoltre le differenze tra sollecito manuale e automatizzato e come garantire che i processi automatizzati siano conformi ai principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD).

Contenuto dell'articolo

• Significato di sollecito
  
• Requisiti formali per una lettera di sollecito esecutiva
  
• Come le attività tedesche calcolano interessi di mora e solleciti di pagamento
  
• Differenza tra sollecito manuale e automatico
  
• Requisiti GoBD per i solleciti di pagamento automatizzati
  
• Sollecito automatizzato: best practice
  

Significato di sollecito

Per sollecito si intende la procedura sistematica del pagamento delle fatture aperte dei clienti di un'attività. L'obiettivo è incassare i pagamenti in sospeso ed evitare insoluti, senza gravare inutilmente sul rapporto con il cliente. Per questo motivo, il sollecito è centrale nella gestione strutturata dei crediti commerciali (AR).

La procedura ha inizio non appena un debitore non rispetta la scadenza per il pagamento di una fattura. In genere, un'attività invia un promemoria di pagamento come metodo informale per avvisare il cliente dell'importo dovuto. Se questo promemoria non induce il cliente a pagare, l'attività invierà una o più lettere di sollecito di pagamento.

Come si svolge la procedura di sollecito

Una lettera di sollecito è una comunicazione formale che invita il debitore a saldare l'importo dovuto. Ai sensi dell'articolo 286 del Codice civile tedesco (BGB), il debitore (anche denominato "obbligato") entra in stato di insolvenza a seguito di tale lettera di sollecito. Tuttavia, la lettera di sollecito non è sempre un prerequisito per l'inadempienza del pagamento. Ai sensi dell'articolo 286.2 del BGB, la lettera di sollecito non è necessaria affinché il debitore sia considerato inadempiente se è stata concordata una data specifica per il pagamento. Lo stesso vale se il debitore si rifiuta definitivamente di pagare o se circostanze particolari giustificano l'immediata inadempienza.

I debitori sono considerati inadempienti entro e non oltre 30 giorni dalla data di scadenza e dalla ricezione della fattura. Tuttavia, se il debitore è una persona fisica, questa regola si applica solo se espressamente indicato sulla fattura. I debitori non sono considerati inadempienti se il ritardo nel pagamento non è imputabile a loro.

Se le fatture rimangono insolute nonostante le ripetute lettere di sollecito, le attività possono intraprendere ulteriori azioni legali. In particolare, queste includono l'avvio di un procedimento giudiziario per ottenere un ordine di pagamento o l'avvio di un'azione esecutiva. In alternativa, le attività possono cedere i propri crediti insoluti a terzi attraverso un processo noto come factoring. Questo è un modo per garantire la propria liquidità a breve termine.

Tipi di sollecito

Le attività di sollecito delle aziende in Germania vengono organizzate in due modi: internamente attraverso il proprio team contabile o esternamente affidandosi a fornitori di servizi, come agenzie di riscossione dei crediti o studi legali. Esistono inoltre differenze nel modo in cui le attività gestiscono gli aspetti organizzativi del sollecito. Possono condurre le loro attività di sollecito manualmente o tramite flussi di lavoro automatizzati.

Requisiti formali per una lettera di sollecito esecutiva

Affinché una lettera di sollecito sia legalmente vincolante, il creditore deve indicare chiaramente al debitore che sta avanzando una richiesta di pagamento. La legge non stabilisce quali informazioni debbano essere obbligatoriamente contenute in una lettera di sollecito. Ciò che conta è che la richiesta di pagamento sia formulata in modo chiaro e inequivocabile. Tuttavia, alcune prassi consolidate aumentano la certezza giuridica e la trasparenza tra le attività.

Contrassegno chiaro e identificazione del conto

Una lettera di sollecito deve essere chiaramente identificabile come tale. Contrassegnala esplicitamente come "Lettera di sollecito" per garantire che sia riconosciuta come richiesta formale di pagamento. Fai riferimento al conto in sospeso e indica un numero di fattura o un elemento analogo. Questo permette al destinatario di confrontarla con i propri registri e può prevenire malintesi. È inoltre consigliabile aggiungere una nota che segnali che la scadenza di pagamento concordata è stata superata e che il debitore è ora in stato di mora.

Scadenze di pagamento specifiche

Una lettera di sollecito deve indicare sia la scadenza di pagamento originale sia una nuova data di scadenza precisa. Specifica la scadenza originale per mostrare da quanto tempo il pagamento è in sospeso e fissa una nuova scadenza per chiarire la data di regolamento del conto. Indicare una data precisa facilita il recupero del credito del credito e non lascia spazio a interpretazioni.

Chiarezza nella ripartizione dei costi

Se il creditore addebita costi aggiuntivi nella lettera di sollecito, questi devono essere elencati in modo chiaro e trasparente. I costi aggiuntivi possono includere i costi di sollecito o gli interessi di mora. Fornire una panoramica chiara di tali costi garantisce maggiore certezza legale, riduce il numero di richieste di chiarimento e rende la richiesta di pagamento comprensibile per il debitore. Alla fine della lettera di sollecito, indica chiaramente l'importo totale, comprensivo del totale della fattura originale, oltre a eventuali costi aggiuntivi e interessi.

Come le attività tedesche calcolano costi di sollecito e interessi di mora

Le attività addebitano ai propri clienti le spese di sollecito e gli interessi di mora come forma di compensazione per il tempo impiegato e gli impatti negativi dei pagamenti tardivi sulle finanze dell'attività. In Germania, la base giuridica per i costi di sollecito e gli interessi di mora è disciplinata dagli articoli 286-288 del BGB.

Costi di sollecito

I costi di sollecito coprono i costi dei materiali, della spedizione e dell'elaborazione dei crediti in sospeso. Ad esempio, tali costi possono derivare dall'invio di lettere di sollecito o da addebiti restituiti e indagini sull'indirizzo a pagamento. I costi del personale non possono essere inclusi nei costi di sollecito poiché sono considerati costi operativi generali.

La legge non definisce con precisione l'importo delle spese di sollecito. Tuttavia, esse devono essere ragionevoli e non possono superare i costi effettivamente sostenuti. I tribunali considerano inammissibili le spese di sollecito eccessive. In pratica, le spese di sollecito standard per lettera variano da circa 2,50 € a 5 €. Sono ammesse spese più elevate solo se un'attività può dimostrare di aver svolto un lavoro corrispondentemente più impegnativo.

Ai crediti in sospeso con altre attività o enti pubblici si applica una disposizione separata. Ciò consente ai creditori di addebitare una tariffa fissa di 40 € non appena il debitore è inadempiente al pagamento. Questa tariffa fissa copre i costi dell'azione legale, indipendentemente dall'importo originariamente dovuto. Se i creditori desiderano addebitare spese di sollecito più elevate, devono dimostrare che il danno effettivo subito è superiore a 40 €.

Interessi di mora per pagamenti tardivi

Oltre ai costi di sollecito, le aziende possono addebitare interessi di mora. Ciò serve a compensare il fatto che un'azienda non può utilizzare l'importo dovuto fino al momento del pagamento (ad esempio, per investimenti o interessi attivi).

Le normative legali stabiliscono l'importo degli interessi di mora che un creditore può addebitare. L'importo dipende dal tipo di debitore. I debiti contratti da persone fisiche sono soggetti a un interesse legale del 5% superiore al tasso di base, pubblicato semestralmente dalla banca centrale tedesca, la Deutsche Bundesbank. Per i conti tra attività o con enti pubblici, l'interesse legale è del 9% superiore al tasso di base. Gli interessi di mora sono generalmente calcolati su base giornaliera. Ciò significa che l'importo degli interessi dovuti dal debitore dipende dal numero di giorni di ritardo nel pagamento.

Differenza tra sollecito manuale e automatico

Il recupero dei crediti in sospeso è uno dei compiti più urgenti per un'attività. Ogni azienda deve decidere se organizzare la propria attività di sollecito manualmente o utilizzare processi automatizzati. Entrambe le opzioni presentano vantaggi e svantaggi, soprattutto in termini di efficienza, tasso di errore e conformità.

Sollecito manuale

Con la gestione manuale dei solleciti, i dipendenti dei reparti contabilità o finanza generano manualmente fatture individuali, promemoria di pagamento e lettere di sollecito. Questo approccio consente di dare un tocco personale quando si contattano i clienti e offre alle attività la flessibilità necessaria per trovare soluzioni adeguate in casi particolari. Tuttavia, comporta anche criticità significative:

• tasso di errore: importi, scadenze di pagamento e fasi del sollecito possono facilmente confondersi, richiedendo correzioni e potenzialmente causando perdite finanziarie;
  
• tempo: con il sollecito manuali, ogni fase della procedura, controllo, generazione, invio e recupero delle fatture, deve essere eseguita singolarmente, il che può richiedere molto tempo;
  
• comunicazione incoerente: se i responsabili della gestione dei solleciti in un'attività sono diversi dipendenti, si possono verificare differenze nel linguaggio o nelle scadenze. Questo può generare confusione o contrasti con i debitori;
  
• rischi di conformità: lettere di sollecito errate o incomplete sono considerate inefficaci dal punto di vista legale, rendendo più difficile il recupero del credito.
  

Nonostante questi svantaggi, alcune piccole imprese e start-up continuano a fare affidamento su procedure manuali, soprattutto quando il volume delle fatture è basso e il tempo necessario è gestibile.

Sollecito automatico

Con i solleciti automatizzati, le soluzioni software gestiscono l'intero processo di sollecito. Il software individua automaticamente le ricevute insolute e le fasi del sollecito, genera le lettere corrispondenti e le invia al momento opportuno tramite posta o email. Automatizzando i solleciti, le attività possono aumentare sia l'efficienza sia la certezza legale.

Ecco di seguito i vantaggi del sollecito automatizzato:

• meno errori: scadenze, costi di sollecito e interessi di mora vengono calcolati automaticamente, riducendo la possibilità di errori umani;
  
• maggiore efficienza: grandi volumi di ricevute insolute vengono elaborati in meno tempo;
  
• standardizzazione: formulazioni, scadenze e fasi del sollecito standardizzate garantiscono una comunicazione coerente;
  
• migliore tracciabilità: il sistema registra ogni fase, mantenendo il processo di sollecito trasparente e verificabile ai fini di audit;
  
• flessibilità: la procedura rimane efficiente e controllabile, anche con l'aumento del volume delle fatture.
  
• certezza legale: le procedure di sollecito automatizzati garantiscono il rispetto delle norme giuridiche relative a scadenze, fasi del sollecito e interessi di mora. Questo può ridurre significativamente il rischio di contestazioni legali.
  

Fattori decisionali

Quando un'attività decide se gestire i solleciti manualmente o se automatizzarli, dovrebbe considerare diversi fattori. Tra i fattori chiave ci sono il volume delle fatture e le risorse disponibili

Le attività con solo poche fatture insolute possono generalmente gestire la procedura di sollecito manualmente. Tuttavia, quando il volume delle fatture aumenta, il sollecito automatizzato diventa importante per mantenere una visione d'insieme e operare in modo efficiente.

Il sollecito manuale richiede personale adeguatamente qualificato, in grado di gestire l'intero processo in modo affidabile e rispettando le scadenze, dal controllo dei crediti in sospeso alla creazione e all'invio delle lettere di sollecito, fino al tracciamento e alla documentazione. Le attività devono inoltre considerare gli aspetti finanziari. L'implementazione di una soluzione software per i solleciti automatizzati comporta un investimento iniziale in licenze e nella messa in esercizio. Tuttavia, l'automazione può far risparmiare denaro nel lungo termine, consentendo al personale di utilizzare il proprio tempo in modo più efficiente e riducendo errori e ritardi

Requisiti GoBD per i solleciti di pagamento automatizzati

In Germania, le attività che utilizzano processi aziendali digitali devono essere conformi alle GoBD. Esse stabiliscono i requisiti su come le attività devono registrare, gestire e archiviare la documentazione fiscale, inclusi i promemoria di pagamento, le lettere di sollecito e i registri dei solleciti.

Quando le attività tedesche automatizzano i solleciti, devono documentare ogni singola azione della relativa procedura in modo tracciabile e verificabile. Questo garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano correttamente archiviate e accessibili durante gli audit.

Documentazione e accesso

Le GoBD richiedono che tutte le procedure di sollecito siano registrate in modo cronologico e completo. Ciò include la registrazione dei seguenti elementi:

• fatture in uscita;
  
• promemoria di pagamento;
  
• conferma di invio e ricezione delle lettere di sollecito;
  
• modifiche alle fasi di sollecito o alle scadenze;
  
• annotazioni su richieste o accordi con i debitori;
  

Inoltre, l'accesso a questi dati deve essere possibile in qualsiasi momento ai fini delle verifiche fiscali. Il periodo standard di conservazione della documentazione fiscale in Germania è di 10 anni.

Documentazione verificabile e a prova di manomissione

I sistemi conformi alle GoBD devono garantire che i dati non possano essere modificati retroattivamente senza lasciare traccia. Tutte le modifiche devono essere registrate con data e ora e con il nome della persona che ha effettuato la modifica. Ciò è particolarmente importante se le soluzioni software generano documenti o determinano scadenze in autonomia durante il processo di sollecito.

Sollecito automatizzato: best practice

Grazie a soluzioni software moderne come Stripe Billing, le attività in Germania possono automatizzare le loro procedure di sollecito senza perdere l'attenzione personalizzata nei confronti dei clienti. Le best practice riportate di seguito illustrano le opportunità offerte dal sollecito automatizzato.

Automazione

Con Billing, le attività possono gestire compiti ricorrenti, identificare automaticamente le ricevute insolute e inviare promemoria di pagamento o lettere di sollecito al momento opportuno. Ciò contribuisce a ridurre gli errori e consente alle attività di gestire grandi volumi di fatture. Il sistema si integra facilmente nella contabilità e nella gestione dei crediti, riconcilia automaticamente i pagamenti in entrata, assegna priorità alle voci in sospeso e prepara le azioni legali necessarie.

Personalizzazione

I promemoria di pagamento e le lettere di sollecito standardizzati garantiscono coerenza e certezza giuridica. È inoltre importante considerare le situazioni individuali e aggiungere una nota personale a ciascuna lettera di sollecito. Con Billing, le attività possono personalizzare le lettere di sollecito, regolare le cadenze e personalizzare la formulazione per i singoli clienti.

Ripetizione intelligente dei tentativi

Billing riprova automaticamente i pagamenti non andati a buon fine, scegliendo tempi e frequenza pensati per ottimizzare il successo. Questo riduce il volume dei pagamenti in sospeso e rafforza la liquidità dell'attività.

Documentazione conforme al GoBD

Billing registra e marca temporalmente tutte le azioni in modo completo. Fatture emesse, promemoria di pagamento, lettere di sollecito e modifiche alle scadenze sono tutte archiviate in modo sicuro e possono essere consultate in qualsiasi momento. Questo aiuta le attività a soddisfare con sicurezza i requisiti GoBD di documentazione e tracciabilità per le verifiche.

Miglioramento continuo

Billing analizza continuamente i principali indicatori di prestazioni (KPI), come la durata media del sollecito e il tasso di successo. Questo gli consente di ottimizzare frequenza dei solleciti, scadenze e strategie di comunicazione per migliorare i risultati.