Tantangan

Didirikan lebih dari 100 tahun yang lalu, PGA menumbuhkan basis penggemarnya dengan mempromosikan golf melalui program golf inovatif, e-commerce, dan situs belanja online yang memungkinkan pegolf untuk secara langsung melibatkan pelatih bersertifikat PGA untuk mendapatkan pelatihan. Namun, sistem data warisan dan proses manual yang berbeda menimbulkan gesekan dan frustrasi bagi pegolf, pelatih, dan PGA di berbagai platform digitalnya.

“Pada awal transformasi digital di tahun 2017, kami menghadapi beberapa tantangan signifikan dengan platform teknologi yang kami miliki,” kata George Whitaker, Senior Director of Enterprise Technology di PGA. “Kami memiliki sistem data yang berbeda dan kesalahan kritis produksi yang konstan. Kami juga mentransfer pembayaran ke pelatih melalui cek, menghasilkan siklus time-to-payout yang harus lebih cepat. Saat semua masalah itu digabungkan, kami menciptakan mimpi buruk akuntansi.”

PGA juga berjuang dengan kepatuhan PCI yang lemah, kontrol data yang tidak jelas, dan banyak sekali pertimbangan keuangan karena kombinasi model bisnisnya yang unik. Dengan proses rekonsiliasi faktur manual yang memakan waktu berminggu-minggu setiap periode dan sering mengakibatkan kesalahan yang merugikan, proses penutupan keuangan organisasi juga perlu diperbaiki. PGA berupaya memodernisasi sistem dan proses keuangan backend, mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam pembayaran, dan meningkatkan pengalaman pembayaran untuk pengguna internal dan eksternal. Untungnya, PGA sudah menggunakan Stripe untuk menerima pembayaran iuran keanggotaan dan pembelian online, sehingga memiliki akses ke solusi.

Solusi

PGA memilih Stripe untuk meningkatkan infrastruktur keuangannya, yang dimulai dengan integrasi ke platform manajemen keuangan Workday miliknya. PGA menggunakan Stripe untuk merampingkan dan meningkatkan pengalaman bagi pelatih dan pegolf saat mereka mendaftar dan membayar biaya pendaftaran dan pelatihan. Karena juga menggunakan Stripe untuk mengumpulkan iuran keanggotaan, PGA kini memiliki visibilitas mendetail ke keuangan end-to-end di semua platform yang digunakan untuk menjalankan bisnisnya.

“Stripe API memungkinkan kami membangun koneksi langsung ke Workday sehingga kami bisa langsung mendapatkan detail invoice dan pembayaran untuk rekonsiliasi akun yang lebih akurat—jauh lebih mudah daripada melakukan rekonsiliasi melalui bank,” tambah Whitaker. “Stripe memberi kami cara cepat dan mudah untuk menghadirkan pengalaman pembayaran yang lebih baik.”

Hanya dengan satu developer, PGA menggunakan Stripe API untuk membuat koneksi custom ke backend Workday miliknya, yang secara otomatis mengumpulkan data invoice dan pembayaran dari lebih dari 10 bagian regional. PGA juga mengganti proses pembayaran manualnya dengan Stripe Connect untuk meluncurkan platform intuitif, menghasilkan transaksi yang cepat dan lancar saat pegolf menggunakan situs belanja online PGA untuk menyewa pelatih bersertifikat PGA untuk pelatihan.

Hasil

PGA—seperti banyak organisasi besar—membutuhkan kesederhanaan operasional, terutama terkait pendapatan dan arus kas. PGA memilih Stripe untuk memodernisasi infrastruktur pembayarannya sebagai bagian dari upaya transformasi digital yang lebih luas.

Hanya satu pengembang yang diperlukan untuk mengintegrasikan Stripe dengan Workday

Dokumentasi mendetail yang menyertai Stripe API memberi PGA kepercayaan diri untuk membangun koneksi khusus ke backend keuangan Workday yang ada hanya dengan satu pengembang. Kini PGA menyerap data Stripe ke dalam Workday untuk mengotomatiskan proses rekonsiliasi pembayarannya.

Whitaker berkata, “Stripe ramah pengembang, intuitif, dan mudah beradaptasi. API benar-benar menghemat waktu dan memberikan data pembayaran dan faktur yang lebih akurat untuk tim keuangan dan akuntansi kami. Sistem merchant tradisional dan gateway pembayaran tidak dapat melakukan hal seperti ini.”

Menghemat 40 jam per bulan dengan pembayaran otomatis untuk 1.500+ pelatih

Platform pelatihan PGA sebelumnya tidak mengizinkan pegolf membayar pelatih secara langsung, jadi payout dilakukan secara manual dan sering kali tertunda sebulan atau lebih. Dengan Stripe, PGA dengan cepat mengganti proses tersebut dengan pembayaran otomatis. Ini menghemat organisasi 20 jam per bulan untuk memproses pembayaran pelatih dan 20 jam per bulan untuk rekonsiliasi kartu kredit.

“Stripe membawa kami dari proses payout pelatih yang berkepanjangan menjadi proses yang terjadi secara otomatis. Tim pembayaran kami bahkan tidak perlu terlibat dan pelatih dibayar langsung dalam hitungan hari,” kata Seth McGuinness, Product Manager di PGA.