Le Kansas ne taxe pas toutes les ventes. Selon ce qui est vendu et l’identité du client, certaines ventes sont admissibles à une exemption du taux de taxe de vente de base de 6,5 % du Kansas. Savoir quelles ventes sont exemptées peut faire économiser beaucoup d’argent à une entreprise sur une année. Remplir correctement les documents est tout aussi important.

Ci-dessous, nous expliquons qui est admissible à une exemption de taxe de vente du Kansas, quels produits et services ne font pas partie de l’assiette fiscale, et quels registres un marchand doit conserver en cas de vérification.

Points à retenir

• Le Kansas accorde des exemptions de taxe de vente en fonction de la personne qui achète, de ce qui est vendu, ou des deux, et chaque type d’exemption nécessite sa propre documentation.

• Les produits d’épicerie sont devenus entièrement exemptés de la taxe de vente de l’État du Kansas en janvier 2025, bien que des taxes de vente locales puissent toujours s’appliquer.

• Les marchands doivent conserver les certificats d’exemption dans leurs dossiers pendant au moins trois ans; un certificat manquant peut obliger un marchand à payer de sa poche la taxe sur une vente qui était réellement exemptée.

Qu’est-ce qu’une exemption de taxe de vente au Kansas?

Une exemption de taxe de vente au Kansas retire entièrement une transaction de l’assiette fiscale de l’État, de sorte qu’aucune taxe de vente de l’État ou locale ne s’y applique. Le taux de base du Kansas est de 6,5 %, et les villes et comtés ajoutent leurs propres taux locaux en plus, ce qui peut faire grimper les totaux combinés à plus de 10 %.

Qui est admissible à une exemption de taxe de vente au Kansas?

Le Kansas accorde des certificats d’exemption à des catégories précises de clients. Voici les exigences en matière de documentation pour chaque catégorie :

• Entités gouvernementales : Le gouvernement fédéral, l’État du Kansas et les subdivisions politiques du Kansas, comme les villes, les comtés et les districts scolaires, ne paient pas de taxe de vente du Kansas sur les achats directs. Les agences du gouvernement fédéral n’ont pas besoin de fournir un certificat d’exemption, mais les entités étatiques et locales doivent fournir au marchand un certificat d’exemption d’entité pour la taxe de vente et d’utilisation.

• Organismes à but non lucratif et religieux : Les groupes constitués en vertu de la section 501(c)(3) du code des impôts américain (Internal Revenue Code), ainsi que certains fournisseurs de soins aux personnes âgées et banques de sang, sont admissibles une fois que le département du revenu du Kansas (Department of Revenue) leur a délivré un certificat d’exemption d’entité pour la taxe de vente et d’utilisation. Ce certificat comprend un numéro d’inscription, que l’organisme présente aux marchands; le numéro d’inscription doit être renouvelé périodiquement.

• Revendeurs : Une entreprise achetant des stocks qu’elle prévoit revendre, plutôt que de les utiliser elle-même, ne paie pas de taxe de vente sur ces achats. Le client certifie son intention de revente sur un certificat d’exemption de revente, et la taxe est perçue plus tard lorsque l’article parvient au client final.

• Fabricants : La machinerie et l’équipement utilisés directement dans la fabrication, ainsi que les matières premières et les pièces composantes qui feront partie d’un produit fini, sont admissibles à l’exemption. Le certificat d’exemption qu’ils utilisent dépend de la situation particulière, mais les options couramment utilisées incluent le certificat d’exemption pour ingrédient ou pièce composante du Kansas (Ingredient or Component Part Exemption Certificate) et son certificat d’exemption pour la machinerie et l’équipement de production intégrés (Integrated Production Machinery and Equipment Exemption Certificate) (formulaire ST-201).

• Producteurs agricoles : La machinerie, l’équipement et les intrants agricoles utilisés directement pour la culture ou l’élevage de bétail à des fins de vente relèvent de leur propre catégorie d’exemption, distincte de l’exemption de fabrication générale. Le formulaire ST-28F (certificat d’exemption agricole du Kansas) couvre ces exemptions.

Le Kansas est partie à l’accord sur la taxe de vente et d’utilisation simplifiée (Streamlined Sales and Use Tax Agreement), de sorte qu’une entreprise inscrite dans un autre État membre peut utiliser le certificat interétatique Streamlined Sales Tax au lieu de demander un certificat propre au Kansas.

Quels produits et services sont exemptés de la taxe de vente au Kansas?

Les produits d’épicerie sont entièrement exemptés de la taxe de vente de l’État du Kansas depuis le 1er janvier 2025. Cependant, une taxe de vente sur l’épicerie locale peut toujours s’appliquer selon la ville ou le comté, ce qui signifie qu’une facture d’épicerie au Kansas de nos jours pourrait être assujettie à un faible taux local même si la taxe de vente de l’État n’existe plus.

Les plats préparés, comme ceux vendus dans les restaurants, et la nourriture achetée dans des distributeurs automatiques ne sont pas admissibles à l’exemption sur l’épicerie et demeurent entièrement taxables. Les médicaments sur ordonnance sont exemptés de la taxe de vente de l’État lorsqu’ils sont délivrés sur ordonnance, tandis que les médicaments en vente libre ne sont généralement pas exemptés, à moins qu’une concession particulière ne s’applique.

Au-delà de l’alimentation et des médicaments, la plupart des exemptions de produits du Kansas se concentrent sur la production :

• Intrants de fabrication : Les matières premières qui font partie d’un produit fini, ainsi que la machinerie utilisée directement dans le processus de fabrication, sont exemptées de la taxe de vente de l’État. La machinerie utilisée à des fins administratives ou commerciales générales, comme l’équipement de bureau dans le même bâtiment, n’est pas admissible à l’exemption, même lorsqu’elle appartient à un fabricant.

• Intrants agricoles : Les semences, les aliments pour animaux, les engrais et la machinerie agricole utilisés directement pour la culture ou l’élevage de bétail à des fins de vente sont exemptés de la taxe de vente de l’État.

• Services publics utilisés dans la production : L’électricité, le gaz et l’eau utilisés directement dans un processus de fabrication ou agricole peuvent être admissibles à une exemption de taxe de vente de l’État.

Une entreprise vendant un mélange de produits taxables et exemptés doit classer chaque article en conséquence. Le Kansas n’étend pas d’exemption de taxe de vente universelle à l’ensemble des produits d’une entreprise simplement parce qu’une partie de ses produits y est admissible. Chaque produit vendu doit être accompagné d’une indication des taxes payées ou d’un certificat d’exemption.

Comment les certificats d’exemption de taxe de vente du Kansas fonctionnent-ils?

Au Kansas, le client réclame l’exemption de taxe de vente et le marchand recueille le certificat d’exemption approprié et le conserve dans ses dossiers. Le Kansas utilise une série numérotée de formulaires de certificat d’exemption. Lorsqu’un client souhaite réclamer une exemption, il remplit le bon formulaire, en précise la raison et le signe. Une entreprise de construction réclamant une exemption de revente sur un chargement de bois d’œuvre avec lequel elle semble susceptible de construire plutôt que de le revendre est le genre de divergence qui pourrait amener un marchand à s’arrêter et à poser des questions avant d’accepter les documents.

Les exemptions fondées sur l’entité fonctionnent un peu différemment. Un client gouvernemental ou un organisme à but non lucratif a besoin d’un numéro d’exemption de taxe délivré par le Kansas avant d’effectuer un achat exempté, et le marchand consigne ce numéro sur la transaction. Le Kansas permet aux marchands de vérifier ces numéros directement grâce à l’outil de vérification des certificats d’exemption du Department of Revenue; cela vaut la peine de le faire chaque fois qu’un numéro semble suspect ou qu’un client passe une commande anormalement importante.

Un seul certificat d’exemption peut couvrir une transaction. Il peut également être utilisé comme certificat général, couvrant tous les achats futurs du même type entre le même client et le même marchand; il est valide jusqu’à ce que quelque chose lié à l’exemption change, ou que le certificat expire ou soit révoqué. Les relations de vente en gros continues fonctionnent généralement avec un certificat général plutôt qu’avec de nouveaux documents pour chaque commande.

Quels registres les entreprises doivent-elles conserver pour les exemptions de taxe de vente du Kansas?

Le Kansas s’attend à ce qu’un marchand conserve chaque certificat d’exemption qu’il accepte. Bien que la période de conservation générale soit de trois ans à compter de la date de la transaction, une conservation plus longue protège une entreprise si une vérification remonte à des périodes plus anciennes. Un certificat manquant au moment de la vérification, même pour une vente réellement exemptée, peut obliger le marchand à payer de sa poche la taxe non perçue.

Quelques registres sont particulièrement importants dans ce contexte :

• Le certificat d’exemption de taxe de vente lui-même : Rempli avec la signature du client, la raison invoquée et, pour les exemptions fondées sur l’entité, le numéro d’exemption de taxe du Kansas.

• Documentation au niveau de la facture : Relie chaque vente exemptée au certificat conservé dans les dossiers afin qu’un vérificateur puisse retracer une transaction précise jusqu’aux documents réels plutôt qu’à une réclamation d’exemption générale du client.

• Suivi des renouvellements : Couvre les exemptions liées à un certificat qui expire ou qui nécessite une reconfirmation périodique, en particulier les numéros d’exemption de taxe des organismes à but non lucratif.

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Foire aux questions sur les exemptions de taxe de vente au Kansas