Kansas besteuert nicht jeden Verkauf. Je nachdem, was verkauft wird und wer kauft, qualifizieren sich einige Verkäufe für eine Ausnahme vom Basis-Sales Tax-Satz von 6,5 % in Kansas. Zu wissen, welche Verkäufe ausgenommen sind, kann einem Unternehmen im Laufe eines Jahres viel Geld sparen. Genauso wichtig ist es, die Formalitäten richtig zu erledigen.
Im Folgenden erörtern wir, wer sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Kansas qualifiziert, welche Produkte und Dienstleistungen nicht in die Steuerbemessungsgrundlage fallen und welche Aufzeichnungen ein/e Verkäufer/in im Falle einer Prüfung bereithalten muss.
Das Wichtigste auf einen Blick
Kansas gewährt Ausnahmen von der Sales Tax basierend darauf, wer kauft, was verkauft wird oder beidem, und jede Art von Ausnahme erfordert ihre eigene Dokumentation.
Lebensmittel sind seit Januar 2025 vollständig von der staatlichen Sales Tax in Kansas ausgenommen, obwohl weiterhin eine lokale Sales Tax anfallen kann.
Verkäufer/innen müssen Ausnahmebescheinigungen für mindestens drei Jahre aufbewahren; eine fehlende Bescheinigung kann dazu führen, dass ein/e Verkäufer/in Steuern für einen Verkauf schuldet, der eigentlich ausgenommen war.
Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in Kansas?
Eine Ausnahme von der Sales Tax in Kansas entfernt eine Transaktion vollständig aus der Steuerbemessungsgrundlage des Bundesstaates, sodass keine staatliche oder lokale Sales Tax darauf anfällt. Der Basissatz von Kansas beträgt 6,5 %, und Städte und Landkreise schlagen ihre eigenen lokalen Sätze darauf auf, was die kombinierten Gesamtsummen auf über 10 % ansteigen lassen kann.
Wer qualifiziert sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Kansas?
Kansas gewährt Ausnahmebescheinigungen für bestimmte Kategorien von Käufer/innen. Nachfolgend finden Sie die Dokumentationsanforderungen für jede Kategorie:
Behörden: Die Bundesregierung, der Bundesstaat Kansas und politische Unterabteilungen von Kansas, wie Städte, Landkreise und Schulbezirke, zahlen bei direkten Käufen keine Sales Tax in Kansas. Bundesbehörden müssen keine Ausnahmebescheinigung vorlegen, aber staatliche und lokale Einrichtungen müssen dem/der Verkäufer/in ein Sales and Use Tax Entity Exemption Certificate zur Verfügung stellen.
Gemeinnützige und religiöse Organisationen: Gruppen, die nach dem Internal Revenue Code Section 501(c)(3) organisiert sind, sowie bestimmte Anbieter/innen von Altenpflege und Blutbanken, qualifizieren sich, sobald das Kansas Department of Revenue ihnen ein Sales and Use Tax Entity Exemption Certificate ausstellt. Diese Bescheinigung enthält eine Registrierungsnummer, die die Organisation den Verkäufer/innen vorzeigt; die Registrierungsnummer muss regelmäßig erneuert werden.
Wiederverkäufer/innen: Ein Unternehmen, das Inventar kauft, welches es weiterverkaufen möchte, anstatt es selbst zu nutzen, zahlt für diese Käufe keine Sales Tax. Der/die Käufer/in bescheinigt die Weiterverkaufsabsicht auf einem Resale Exemption Certificate, und die Steuer wird später erhoben, wenn der Posten die Endkundin oder den Endkunden erreicht.
Hersteller/innen: Maschinen und Ausrüstung, die direkt in der Herstellung verwendet werden, sowie die Rohstoffe und Bauteile, die Teil eines fertigen Produkts werden, qualifizieren sich für eine Ausnahme. Welche Ausnahmebescheinigung sie verwenden, hängt von der spezifischen Situation ab, aber zu den häufig genutzten Optionen gehören das Ingredient or Component Part Exemption Certificate von Kansas und das Integrated Production Machinery and Equipment Exemption Certificate (Form ST-201).
Landwirtschaftliche Erzeuger/innen: Landwirtschaftliche Maschinen, Ausrüstung und Betriebsmittel, die direkt beim Anbau von Nutzpflanzen oder bei der Aufzucht von Vieh zum Verkauf verwendet werden, fallen in eine eigene Ausnahmekategorie, getrennt von der allgemeinen Ausnahme für die Herstellung. Das Form ST-28F (Kansas Agricultural Exemption Certificate) deckt diese Ausnahmen ab.
Kansas ist Vertragspartei des Streamlined Sales and Use Tax Agreement, sodass ein in einem anderen Mitgliedsstaat registriertes Unternehmen die bundesstaatenübergreifende Bescheinigung für die Streamlined Sales Tax verwenden kann, anstatt eine spezifische Bescheinigung für Kansas zu beantragen.
Welche Produkte und Dienstleistungen sind in Kansas von der Sales Tax ausgenommen?
Lebensmittel sind seit dem 1. Januar 2025. vollständig von der staatlichen Sales Tax in Kansas ausgenommen. Je nach Stadt oder Landkreis kann jedoch weiterhin eine lokale Sales Tax auf Lebensmittel anfallen, was bedeutet, dass eine Lebensmittelrechnung in Kansas heute einem niedrigen lokalen Satz unterliegen könnte, obwohl die staatliche Sales Tax entfallen ist.
Zubereitete Speisen, wie sie beispielsweise in Restaurants verkauft werden, und Lebensmittel, die in Verkaufsautomaten gekauft werden, qualifizieren sich nicht für die Ausnahme für Lebensmittel und bleiben vollständig steuerpflichtig. Verschreibungspflichtige Medikamente sind von der staatlichen Sales Tax ausgenommen, wenn sie auf Rezept ausgegeben werden, während rezeptfreie Medikamente im Allgemeinen nicht ausgenommen sind, es sei denn, es gilt ein spezifisches Zugeständnis.
Abgesehen von Lebensmitteln und Medikamenten konzentrieren sich die meisten Produktausnahmen in Kansas auf die Produktion:
Fertigungsmittel: Rohstoffe, die Teil eines fertigen Produkts werden, sowie Maschinen, die direkt im Fertigungsprozess verwendet werden, sind von der staatlichen Sales Tax ausgenommen. Maschinen, die für administrative oder allgemeine geschäftliche Zwecke verwendet werden, wie beispielsweise Büroausstattung im selben Gebäude, qualifizieren sich nicht für eine Ausnahme, selbst wenn sie einem/einer Hersteller/in gehören.
Landwirtschaftliche Betriebsmittel: Saatgut, Futtermittel, Dünger und landwirtschaftliche Maschinen, die direkt beim Anbau von Nutzpflanzen oder bei der Aufzucht von Vieh zum Verkauf verwendet werden, sind von der staatlichen Sales Tax ausgenommen.
In der Produktion genutzte Versorgungsleistungen: Strom, Gas und Wasser, die direkt in einem Fertigungs- oder landwirtschaftlichen Prozess verwendet werden, können sich für eine Ausnahme von der staatlichen Sales Tax qualifizieren.
Ein Unternehmen, das eine Mischung aus steuerpflichtigen und ausgenommenen Produkten verkauft, muss jeden Posten entsprechend klassifizieren. Kansas weitet eine universelle Ausnahme von der Sales Tax nicht auf alle Produkte eines Unternehmens aus, nur weil ein Teil seiner Produkte sich dafür qualifiziert. Jedem verkauften Produkt muss ein Hinweis auf gezahlte Steuern oder eine Ausnahmebescheinigung beiliegen.
Wie funktionieren die Ausnahmebescheinigungen für die Sales Tax in Kansas?
In Kansas beansprucht der/die Käufer/in die Ausnahme von der Sales Tax und der/die Verkäufer/in holt die entsprechende Ausnahmebescheinigung ein und bewahrt sie auf. Kansas verwendet eine nummerierte Reihe von Ausnahmebescheinigungsformularen. Wenn ein/e Käufer/in eine Ausnahme beanspruchen möchte, füllt er/sie das richtige Formular aus, gibt den Grund an und unterschreibt es. Ein Bauunternehmen, das eine Ausnahme für den Wiederverkauf für eine LKW-Ladung Bauholz beansprucht, mit der es wahrscheinlich bauen wird, anstatt sie weiterzuverkaufen, ist die Art von Unstimmigkeit, die einen/eine Verkäufer/in dazu veranlassen könnte, innezuhalten und Fragen zu stellen, bevor er/sie die Unterlagen akzeptiert.
Einrichtungsbasierte Ausnahmen funktionieren etwas anders. Ein/e Käufer/in von einer gemeinnützigen Organisation oder einer Behörde benötigt eine von Kansas ausgestellte Steuerausnahmenummer, bevor er/sie einen ausgenommenen Kauf tätigt, und der/die Verkäufer/in erfasst diese Nummer für die Transaktion. Kansas ermöglicht es Verkäufer/innen, diese Nummern direkt über das Verifizierungstool für Ausnahmebescheinigungen des Department of Revenue zu überprüfen; dies lohnt sich immer dann, wenn eine Nummer merkwürdig aussieht oder ein/e Käufer/in eine ungewöhnlich große Bestellung aufgibt.
Eine einzelne Ausnahmebescheinigung kann eine Transaktion abdecken. Sie kann auch als Pauschalbescheinigung verwendet werden, die jeden zukünftigen Kauf derselben Art zwischen demselben/derselben Käufer/in und demselben/derselben Verkäufer/in abdeckt; sie ist gültig, bis sich etwas im Zusammenhang mit der Ausnahme ändert oder die Bescheinigung abläuft oder widerrufen wird. Laufende Großhandelsbeziehungen laufen in der Regel über eine Pauschalbescheinigung anstatt über neue Unterlagen für jede Bestellung.
Welche Aufzeichnungen müssen Unternehmen für Ausnahmen von der Sales Tax in Kansas aufbewahren?
Kansas erwartet, dass ein/e Verkäufer/in jede Ausnahmebescheinigung, die er/sie akzeptiert, aufbewahrt. Während die allgemeine Aufbewahrungsfrist drei Jahre ab dem Datum der Transaktion beträgt, schützt eine längere Aufbewahrung ein Unternehmen, wenn eine Prüfung auf ältere Zeiträume zurückgreift. Eine fehlende Bescheinigung zum Zeitpunkt der Prüfung, selbst für einen tatsächlich ausgenommenen Verkauf, kann dazu führen, dass der/die Verkäufer/in die nicht erhobene Steuer aus eigener Tasche schuldet.
Einige Aufzeichnungen sind in diesem Zusammenhang am wichtigsten:
Die Ausnahmebescheinigung für die Sales Tax selbst: Vollständig mit der Unterschrift des/der Käufers/Käuferin, dem angegebenen Grund und bei einrichtungsbasierten Ausnahmen der Steuerausnahmenummer von Kansas.
Dokumentation auf Rechnungsebene: Verknüpft jeden ausgenommenen Verkauf mit der vorliegenden Bescheinigung, sodass ein/e Prüfer/in eine bestimmte Transaktion bis zu den tatsächlichen Unterlagen zurückverfolgen kann, anstatt zu einer allgemeinen Ausnahmebehauptung einer Kundin oder eines Kunden.
Nachverfolgung von Erneuerungen: Deckt Ausnahmen ab, die an eine Bescheinigung gebunden sind, welche abläuft oder einer regelmäßigen erneuten Bestätigung bedarf, insbesondere Steuerausnahmenummern für gemeinnützige Organisationen.
Stripe Tax berechnet und erhebt die Sales Tax für Transaktionen in Kansas und kann beim Bezahlvorgang Ausnahmen anwenden, sobald der ausgenommene Status eines/einer Käufers/Käuferin erfasst ist. Dies reduziert Fehler beim Abgleich und verhindert, dass für steuerbefreite Verkäufe versehentlich Steuern berechnet werden. Es ersetzt nicht die grundlegende Verpflichtung, Bescheinigungen korrekt einzuholen und zu speichern, aber es übernimmt eine Ebene der manuellen Nachverfolgung für Unternehmen, die ausgenommene und steuerpflichtige Verkäufe nebeneinander abwickeln.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Ausnahmen von der Sales Tax in Kansas
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.