Der Saldovortrag ist ein gängiges Abrechnungskonzept, das in vielen Branchen Verwendung findet. Es bezieht sich darauf, wie unbezahlte Salden von einem Rechnungsstellungszeitraum in den nächsten übertragen werden und wie diese Salden in Rechnungen, Abrechnungen und Konten angegeben werden. Eine Abrechnung mit Saldovortrag kann eine kluge Wahl bei fortlaufenden Geschäftsbeziehungen zu Kundinnen und Kunden sein, aber es gibt Situationen, in denen eine Abrechnung mit offenen Posten die bessere Option ist.

Im Folgenden erklären wir, wie die Abrechnung mit Saldovorträgen funktioniert, vergleichen sie mit der Abrechnung mit offenen Posten und erläutern, wann sie für ein Unternehmen die richtige Wahl ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Saldovortrag?
  
• Wie funktioniert die Abrechnung mit Saldovorträgen?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Saldovorträgen und einer Abrechnung mit offenen Posten?
  
• Wie sollte ein Saldovortrag auf einer Rechnung oder einer Abrechnung angegeben werden?
  
• Warum nutzen Unternehmen Saldovorträge in ihren Abrechnungen?
  
• Wann ist die Abrechnung mit Saldovorträgen eine ungeeignete Option für ein Unternehmen?
  
• So kann Stripe Financial Connections Sie unterstützen
  

Was ist ein Saldovortrag?

Ein Saldovortrag ist der Betrag, der von einem Rechnungsstellungszeitraum auf den nächsten übertragen wird, wenn ein Kunde/eine Kundin sein/ihr Konto nicht vollständig ausgeglichen hat. Was bis zum Ende des letzten Zeitraums noch nicht bezahlt wurde, wird zum Anfangsbetrag für den nächsten Zeitraum.

Wie funktioniert die Abrechnung mit Saldovorträgen?

Die Abrechnung mit Saldovorträgen funktioniert, indem das Konto eines Kunden/einer Kundin als kontinuierliche Aufzeichnung und nicht als eine Reihe separater Rechnungen behandelt wird.

Am Ende eines Rechnungsstellungszeitraums summiert das Unternehmen alle abzubuchenden Kosten, zieht erhaltene Zahlungen ab und erhält einen Endsaldo. Wenn dieser Saldo nicht Null ist, wird er übertragen. Der nicht gezahlte Betrag wird auf der nächsten Rechnung als Ausgangssaldo angegeben, der oft als „Saldovortrag“ oder „vorheriger Saldo“ bezeichnet wird. Alle abzubuchenden Kosten aus dem aktuellen Zeitraum (z. B. Nutzungsgebühren, Abonnementkosten, Anpassungen, Steuern) werden dem Saldovortrag hinzugefügt.

Ab diesem Zeitpunkt wird jede neue Zahlung auf den Gesamtsaldo des Kontos und nicht auf eine bestimmte Rechnung angerechnet. In vielen Systemen reduzieren Zahlungen automatisch zuerst die ältesten ausstehenden Beträge. Wenn ein Kunde/eine Kundin weniger als den fälligen Gesamtbetrag zahlt, verbleibt der restliche Betrag auf dem Konto und wird wieder in den nächsten Zeitraum übertragen. Wenn ein Kunde/eine Kundin mehr zahlt, als er/sie schuldet, wird der überschüssige Betrag zu einem Guthaben, das übertragen wird. Sobald der Kunde/die Kundin alle geschuldeten Beträge gezahlt hat, beginnt die nächste Rechnung bei Null.

Jede neue Rechnung spiegelt den Status des Kontos wider: was zuvor geschuldet wurde, was sich während des Zeitraums geändert hat und den aktuellen Saldo.

Was ist der Unterschied zwischen Saldovorträgen und einer Abrechnung mit offenen Posten?

Sowohl der Saldovortrag als auch die Abrechnung mit offenen Posten halten nach, welche Beträge ein Kunde/eine Kundin schuldet, aber sie stellen diese Information auf unterschiedliche Weise dar. Der Saldovortrag kombiniert alle unbezahlten Kosten in einem einzigen übertragenen Saldo, während die Abrechnung mit offenen Posten jede unbezahlte Rechnung als eigene Zeile sichtbar macht.

Die folgenden Beispiele verdeutlichen diesen Unterschied:

• Rechnungen: Rechnungen mit Saldovortrag spiegeln den aktuellen Status des Kontos als Ganzes wider. Bei Rechnungen mit offenen Posten liegt der Fokus darauf, welche spezifischen Rechnungen noch unbezahlt sind.

• Zahlungen: Bei Abrechnungen mit Saldovorträgen verringern alle Zahlungen den Gesamtsaldo, in der Regel beginnend mit den ältesten Abbuchungen. Bei der Abrechnung mit offenen Posten können Kundinnen und Kunden wählen, welche Rechnungen sie bezahlen.

• Länge und Lesbarkeit der Abrechnung: Abrechnungen mit Saldovorträgen bleiben kompakt, da darin ältere Aktivitäten zusammengefasst werden. Abrechnungen mit offenen Posten werden immer länger, je mehr unbezahlte Rechnungen anfallen.

• Auswertung und interne Nachverfolgung: Systeme mit Saldovorträgen halten die Auswertung nach, zeigen sie jedoch als konsolidierte Ansicht und nicht Rechnung für Rechnung an. Abrechnungssysteme mit offenen Posten werten Rechnungen einzeln aus.

Die Abrechnung mit Saldovorträgen eignet sich tendenziell am besten für fortlaufende Geschäftsbeziehungen mit wiederkehrenden Abrechnungen. Die Abrechnung mit offenen Posten eignet sich in Umgebungen mit transaktionsbasierten oder genehmigungsgestützten Zahlungen.

Wie sollte ein Saldovortrag auf einer Rechnung oder einer Abrechnung angegeben werden?

Rechnungen mit Saldovortrag geben an, was übertragen wurde, was sich während des Zeitraums geändert hat und was jetzt fällig ist. Eine detaillierte Historie sollte in früheren Abrechnungen oder Kontodatensätzen einsehbar bleiben.

Hier erfahren Sie, was Ihre Rechnungen oder Abrechnungen enthalten sollten.

Saldovortrag ganz oben

Eine Zeile mit der Bezeichnung „Saldovortrag“ oder „vorheriger Saldo“ enthält den aus dem vorherigen Rechnungsstellungszeitraum übernommenen, nicht bezahlten Betrag. Ältere Zahlungen werden im Saldovortrag zusammengefasst, anstatt erneut aufgeschlüsselt zu werden. Das Layout und der Wortlaut sollten deutlich machen, dass es sich nicht um neue Zahlungen, sondern um frühere, nicht bezahlte Beträge handelt.

Aufschlüsselung der Zahlungen des aktuellen Zeitraums

Detailliert werden nur Zahlungen aus dem aktuellen Abrechnungszyklus aufgeführt, wie z. B. Abonnementkosten, Nutzungskosten, Gebühren oder Anpassungen. Zahlungen oder Gutschriften erscheinen als Posten, die den gesamten aktuellen Saldo verringern, anstatt bestimmte frühere Rechnungen zu begleichen.

Fälliger Gesamtbetrag

Die Rechnung enthält einen einzigen fälligen Betrag, der den Saldovortrag zuzüglich der laufenden Aktivitäten widerspiegelt. Einige Abrechnungen enthalten einen aktuellen Saldo, während andere nur den endgültigen Gesamtbetrag angeben.

Warum nutzen Unternehmen Saldovorträge in ihren Abrechnungen?

Unternehmen nutzen in ihren Abrechnungen Saldovorträge, wenn sie eine fortlaufende Geschäftsbeziehung in der Abrechnung widerspiegeln möchten. Dies ist eine praktische Möglichkeit, wenn Abbuchungen, Zahlungen und Anpassungen kontinuierlich erfolgen.

Hier sind einige Vorteile von Abrechnungen mit Saldovorträgen:

• Klarere Übersicht über die geschuldeten Beträge: Der Saldovortrag stellt einen einzigen, aktuellen fälligen Betrag dar, anstatt Kundinnen und Kunden zu verpflichten, mehrere frühere Rechnungen zu begleichen. Ältere nicht bezahlte Beträge werden in einer Zeile zusammengefasst.

• Besser geeignet für wiederkehrende Aktivitäten: Die Zahlungen für Abonnements, nutzungsbasierte Preise und langfristige Dienstleistungen werden über alle Abrechnungszyklen hinweg fortgesetzt.

• Weniger versäumte Zahlungen: Kundinnen und Kunden vergessen seltener überfällige Beträge, wenn sie Teil jeder neuen Rechnung sind.

• Effizienterer Einzug: Zahlungen reduzieren automatisch den ausstehenden Saldo, in der Regel beginnend mit den ältesten Abbuchungen.

• Vereinfachte Handhabung von Gutschriften und Anpassungen: Überzahlungen, Rückerstattungen und Korrekturen der Abrechnung können in den laufenden Saldo aufgenommen werden, ohne separate Rechnungen auszustellen.

• Übersichtlichere interne Buchhaltung: Wenn das Kundenkonto als fortlaufend geführtes Hauptbuch behandelt wird, wird eine konsistente Verbindung zwischen den einzelnen Zeiträumen hergestellt.

Moderne Abrechnungssysteme wickeln Saldovorträge automatisch ab. Dadurch entfällt der sich wiederholende Buchhaltungsaufwand, während eine vollständige Transaktionshistorie erhalten bleibt.

Wann ist die Abrechnung mit Saldovorträgen eine ungeeignete Option für ein Unternehmen?

Ein Saldovortrag ist oft eine gute Option, wenn die Abrechnung eine fortlaufende Geschäftsbeziehung widerspiegelt, aber es gibt einige Fälle, in denen eine Abrechnung mit offenen Posten die bessere Wahl ist.

In den folgenden Szenarien ist die Abrechnung mit Saldovorträgen nicht ideal:

• Eine Genehmigung auf Rechnungsebene ist erforderlich: Ein konsolidierter Saldo kann den Prozess verlangsamen, wenn Kundinnen und Kunden Rechnungen einzeln genehmigen, codieren oder bezahlen müssen. Teams für die Kreditorenbuchhaltung möchten Zahlungen oft mit bestimmten Rechnungsnummern abgleichen.

• Selektive oder teilweise Zahlungen sind üblich: Ein Saldovortrag stellt Kundinnen und Kunden vor Schwierigkeiten, die einige Posten regelmäßig bezahlen, andere aber nicht.

• Es kommt häufig zu angefochtenen Zahlungen: Wenn Kundinnen und Kunden häufig einzelne Zahlungen anfechten, kann die Zusammenfassung dieser Zahlungen zu einem einzigen Saldo die Zahlung für das gesamte Konto verzögern. Eine Abrechnung mit offenen Posten ermöglicht einen besseren Umgang mit solchen Situationen.

• Die Abrechnung erfolgt selten oder projektbasiert: Bei einmaligen oder an das Erreichen bestimmter Zwischenziele gebundenen Rechnungen erhöht ein fortlaufender Saldo die Komplexität, ohne echten Nutzen zu bringen. Durch die separate Behandlung jeder Rechnung werden die Erwartungen klarer definiert.

• Kundinnen und Kunden erwarten detaillierte Abrechnungen: In einigen Branchen und Regionen ist es üblich, dass jede unbezahlte Rechnung aufgeführt wird, bis sie beglichen ist.

• Interne Kontrollen erfordern eine Nachverfolgung auf Rechnungsebene: Bestimmte Compliance- oder Audit-Umgebungen bevorzugen Abrechnungen, die Aufzeichnungen auf Rechnungsebene genau widerspiegeln. Ein Saldovortrag entspricht nicht immer externen Erwartungen an die Rechnungslegung.

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