Abrechnungslösungen sind Programme oder Systeme, mit denen Unternehmen Rechnungsstellung und Zahlungsprozesse steuern und automatisieren können. So können Rechnungen erstellt, Zahlungen nachverfolgt, wiederkehrende Abrechnungen verarbeitet, Steuern verwaltet und Konten abgeglichen werden. Sie reichen von einfachen Rechnungsstellungstools bis hin zu komplexen integrierten Plattformen. Diese sind besonders hilfreich für Unternehmen, die mit mehreren Währungen, Konformitätsanforderungen und Kundenbeziehungen zu tun haben. Abrechnungslösungen sind weitgehend automatisiert, was den Cashflow beschleunigt und gleichzeitig das Kundenerlebnis mit transparenten, fehlerfreien Abrechnungen verbessert.

Abrechnungslösungen vernetzen Vertrieb, Finanzabteilung und Kundendienst und verbessern so die internen Abläufe. Sie lassen sich in CRM-, ERP- und andere zentrale Plattformen integrieren und liefern einen einheitlichen Datensatz für Prognosen, Umsatzrealisierung und Planung. Die Nachfrage nach diesen Lösungen wächst. Der Markt für Abonnementabrechnungssoftware wird im Jahr 2023 auf 4,1 Mrd. USD geschätzt und wird bis 2030 voraussichtlich 13,9 Mrd. USD erreichen.

Hier werden verschiedene Arten von Abrechnungslösungen erläutert und erklärt, wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen finden und damit wiederkehrende Abrechnungs- und Abonnementmodelle steuern.

Inhalt

• Verschiedene Abrechnungslösungen und ihre Funktionen
  
• So finden Sie die passende Abrechnungslösung für Ihr Unternehmen
  
• Umgang mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnementmodellen
  
• Die Abrechnungslösung von Stripe
  

Verschiedene Abrechnungslösungen und ihre Funktionen

Abrechnungslösungen gibt es in verschiedenen Formen, die jeweils auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Hier eine Auswahl der gängigsten Typen und ihrer wichtigsten Merkmale.

Lösungen für regelmäßige Abrechnungen

Lösungen für regelmäßige Abrechnungen sind für Unternehmen mit Abonnementmodellen etwa in den Bereichen Software-as-a-Service (SaaS), Streaming und Mitgliedschaften gedacht. Sie automatisieren Zahlungseinzug, Verlängerungen und Dunning bei fehlgeschlagenen Zahlungen in festen Abrechnungszyklen (z. B. wöchentlich, monatlich, jährlich). Zu den Features gehören meist anpassbare Abrechnungsintervalle, automatische Erinnerungen, eine anteilmäßige Verrechnung bei Änderungen während des Abrechnungszeitraums und die Integration in Zahlungsgateways.

Nutzungsbasierte Abrechnungslösungen

Nutzungsbasierte Abrechnungslösungen berechnen Gebühren anhand von Nutzungsdaten. Sie sind u. a. für Versorgungsunternehmen, Cloud-Anbieter und Telekommunikationsfirmen geeignet, die nach Verbrauch abrechnen. Damit können komplexe Tarifmodelle wie Staffelpreise, Verbrauchstarife und hybride Preismodelle realisiert werden. Zu den Funktionen gehören die Nutzungsüberwachung in Echtzeit, eine dynamische Rechnungserstellung, automatische Nutzungswarnungen sowie Kundenanalysen und Umsatzprognosen.

Lösungen für einmalige Abrechnungen

Lösungen für einmalige Abrechnungen ermöglichen eine unkomplizierte Rechnungsstellung mit konfigurierbaren Vorlagen, Steuerberechnung und Zahlungskontrolle. Sie lassen sich in der Regel in Buchhaltungssoftware integrieren und richten sich u. a. an professionelle Dienstleister, Freiberufler und Einzelhändler, die einmalige Dienstleistungen oder Produkte in Rechnung stellen. Zu den Funktionen gehören eine einfache Rechnungserstellung, eine schnelle Zahlungsabwicklung und Optionen für Rabatte, Teilzahlungen und Anzahlungen.

Abrechnungslösungen für Unternehmen

Abrechnungslösungen für Unternehmen eignen sich für große Unternehmen und solche mit komplexen Abrechnungsanforderungen wie Telekommunikationsunternehmen, internationale SaaS-Anbieter und Finanzinstitute. Sie unterstützen mehrere Währungen, mehrere juristische Personen und erweiterte Steuerkonformität. Sie lassen sich in der Regel in ERP- und CRM-Systeme integrieren und enthalten ggf. anpassbare Abrechnungsabläufe, mehrere Methoden zur Umsatzrealisierung, erweiterte Berichte sowie Prüfpfade und lassen sich auch an hohe Transaktionsvolumina anpassen.

Hybride Abrechnungslösungen

Hybride Abrechnungslösungen kombinieren Elemente wiederkehrender, nutzungsbasierter und einmaliger Abrechnungen. Sie sind eine gute Wahl für Unternehmen mit mehreren Umsatzströmen und werden häufig in Sektoren wie Telekommunikation, Cloud-Diensten und komplexer B2B-SaaS eingesetzt. Mit diesen flexiblen Lösungen lassen sich Preismodelle kombinieren, Abonnements parallel zu Einmalkäufen anbieten und komplexe Rabatte anwenden. Sie können auch Funktionen wie einheitliche Rechnungsstellung, Kundenmanagement, integrierte Analysen und flexible API-Integrationen enthalten.

Abrechnungsplattformen mit integrierten Zahlungsgateways

Abrechnungsplattformen, die direkt in Zahlungsgateways integriert sind, vereinfachen Rechnungsstellung und Bezahlung. Sie unterstützen in der Regel mehrere Währungen und Zahlungsmethoden (wie Kreditkarten und ACH-Überweisungen) und bieten teils auch Funktionen wie Betrugserkennung und einen automatischen Abgleich. Sie werden gerne von Onlinehändlern, Marktplätzen und Abonnementanbietern genutzt, die sich eine Komplettlösung wünschen.

So finden Sie die passende Abrechnungslösung für Ihr Unternehmen

Um die richtige Abrechnungslösung zu finden, müssen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen genau kennen und ein Tool finden, das sowohl zu den aktuellen Anforderungen als auch zu Ihren künftigen Plänen passt. Das sollten Sie beachten:

• Abrechnungsmodell: Überlegen Sie, wie Sie abrechnen (Abonnements, einmalige Zahlungen oder nutzungsabhängige Gebühren). Denn unterschiedliche Abrechnungsmodelle erfordern unterschiedliche Funktionen: Abonnementanbieter benötigen ggf. automatische Verlängerungen, während Unternehmen mit Verbrauchstarifen oft eine Echtzeiterfassung benötigen.

• Integration: Suchen Sie nach Lösungen, die sich in die vorhandenen Tools integrieren lassen – wie Ihr CRM, ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware – oder mit flexiblen APIs ausgestattet sind. Das spart manuellen Aufwand und sorgt für saubere und verlässliche Daten.

• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen expandiert, werden sich wahrscheinlich auch Ihre Abrechnungsanforderungen ändern. Wählen Sie also eine Lösung, die dieses Wachstum bewältigen kann – sei es durch die Ergänzung weiterer Tarife, die Abwicklung größerer Transaktionen oder die Unterstützung mehrerer Währungen. Mit einem flexiblen Abrechnungssystem können Sie expandieren, ohne größere Änderungen vorzunehmen.

• Berichte und Analysen: Suchen Sie nach einer Lösung, die detaillierte Berichte zu Umsatztrends, Kundenabwanderung und fehlgeschlagenen Zahlungen liefert. Diese Einblicke helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Strategie zu optimieren.

• Compliance und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung die für Sie relevanten Steuer-, Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften beherrscht – insbesondere wenn Sie in mehreren Regionen tätig sind. Achten Sie auch auf Funktionen wie eine automatische Steuerberechnung und Datenverschlüsselung.

• Kundenerlebnis: Die Rechnungsstellung kann sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken. Achten Sie auf Funktionen, die das Kundenerlebnis verbessern – wie flexible Zahlungsoptionen, verständliche Rechnungen und automatische Erinnerungen. Ein reibungsloser, transparenter Abrechnungsprozess kann die Kundenbindung stark verbessern.

• Allgemeiner Mehrwert: Evaluieren Sie Kosten und Nutzen. Mit einer teureren Lösung können Sie auf lange Sicht Geld sparen, wenn sie das Fehlerrisiko verringert, Zahlungen beschleunigt oder Ihnen manuelle Arbeit abnimmt. Überlegen Sie, wie die Lösung Ihrem Unternehmen helfen und Ihr Wachstum im Laufe der Zeit unterstützen kann.

Umgang mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnementmodellen

Unternehmen mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnements haben besondere Anforderungen. Hier einige Tipps zur Rechnungsstellung, wenn dies bei Ihrem Unternehmen der Fall ist:

• Wachstumsplanung: Entscheiden Sie sich für eine Abrechnungsplattform, die sich anpasst, wenn Sie skalieren oder Ihren Kurs ändern. Achten Sie auf erweiterte Funktionen wie eine nutzungsbasierte Abrechnung, komplexe anteilsmäßige Verrechnungen und Echtzeitanalysen, die sich in Ihr Produkt- und Finanzökosystem integrieren lassen. Plattformen wie Stripe Billing bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und bewältigen selbst komplizierte Tarifstrukturen.

• Preisbildung: Mit dynamischen Preisen, Bestandstarifen und Hybridmodellen maximieren Sie den Customer Lifetime Value (LTV) und reduzieren die Abwanderung. Erstellen Sie eine klare, detaillierte Preisdokumentation, die den Verkauf unterstützt und das Kunden-Onboarding vereinfacht. Überprüfen und testen Sie Ihre Preisstrategie regelmäßig mithilfe von A/B-Tests, um Kundengewinnung und Kundenbindung ins Gleichgewicht zu bringen.

• Automatische Abonnementabrechnung: Automatisieren Sie komplexe Dunning-Abläufe, Smart Retries für fehlgeschlagene Zahlungen und Multichannel-Kommunikation, um die Kunden proaktiv über ihren Rechnungsstatus, potenzielle Zahlungsprobleme oder Upselling-Angebote zu informieren.

• Erweiterte Kundenportale: Bieten Sie ein Kundenportal an, in dem man die Nutzung verwalten, detaillierte Abrechnungsverläufe einsehen und den Mehrwert Ihrer Dienstleistungen nachvollziehen kann. Funktionen wie In-App-Benachrichtigungen zu Abrechnungslimits oder Kontozustand können die Abwanderung verringern und die Zufriedenheit erhöhen. Erwägen Sie die Nutzung von KI für personalisierte Analysen und Empfehlungen.

• Globale Compliance: Automatisieren Sie Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) und lokale Quellensteuern, um ohne manuellen Aufwand internationale Vorschriften einzuhalten. Um die Compliance in mehreren Ländern zu gewährleisten, entscheiden Sie sich für ein Abrechnungssystem, das sich nativ oder über Partner in Steuerprogramme einbinden lässt.

• Datengestützte Strategien zur Kundenbindung: Prüfen Sie Abonnementkennzahlen wie Trends im Kundenverhalten und vorausschauende Abwanderungsanalysen. Nutzen Sie diese Daten, um gezielte Kundenbindungsstrategien zu entwickeln, Ihr Tarifmodell zu verfeinern oder die Customer Journey anzupassen.

• Besseres Zahlungserlebnis: Passen Sie die Zahlungsoptionen an die lokalen Vorlieben an und erhöhen Sie so die Autorisierungsraten. Erwägen Sie ein intelligentes Routing und Preise in mehreren Währungen, um Ihren Marktanteil zu vergrößern.

• Kundenkommunikation: Entwickeln Sie ausgefeilte Kommunikationsabläufe für verschiedene Meilensteine bzw. Kundenaktionen, die auf deren Mehrwert eingehen, Kundenbedürfnisse vorwegnehmen und Abwanderung verhindern. Dynamische Inhalte, personalisierte Benachrichtigungen und das richtige Timing können den Ausschlag für Ihre Kundenbindungsstrategie geben.

• Schutz vor Betrug und Rückbuchungen: Stellen Sie ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept für Ihre Abrechnungs- und Zahlungsprozesse mit ML-basierter Betrugserkennung, adaptiver Authentifizierung und Echtzeitüberwachung auf. Gehen Sie Rückbuchungen proaktiv an – mit einer detaillierten Dokumentation und umfassenden Verfahren zu angefochtenen Zahlungen.

Die Abrechnungslösung von Stripe

Mit Stripe Billing können Unternehmen Abrechnungsprozesse automatisieren und steuern. Stripe Billing bietet die folgenden Funktionen:

• Abrechnung: Mit Stripe Billing können Unternehmen eine Vielzahl von Abonnementplänen mit unterschiedlichen Tarifstufen, Abrechnungsintervallen (monatlich, jährlich...), Probezeiträumen und Add-ons realisieren. Stripe Billing kann auch Einmalrechnungen für Einzelkäufe oder individuelle Gebühren verarbeiten.

• Zahlungseinzug: Stripe Billing automatisiert den gesamten Zahlungseinzug. Bei Abonnements wickelt Stripe automatisch die regelmäßigen Zahlungen ab.

• Dunning: Sollte eine Zahlung fehlschlagen, kann Stripe mit den integrierten Dunning-Funktionen Zahlungen nach individuellen Regeln automatisch wiederholen und per E-Mail zur Änderung der Zahlungsmethode auffordern.

• Eigene Rechnungen: Mit Stripe Billing können Unternehmen ihre Rechnungen an ihre Marke anpassen, komplexe Abrechnungsszenarien bewältigen und Rabatte, Gutscheine sowie anteilmäßige Zahlungen handhaben.

• Steuerberechnung: Stripe Billing enthält eine integrierte Steuerberechnung über Stripe Tax, die je nach Kundenstandort automatisch den richtigen Steuerbetrag berechnet, einzieht und abführt.

• Einbindung in andere Stripe-Produkte: Stripe Billing lässt sich problemlos in die Stripe-Suite integrieren – auch in Stripe Payments, Stripe Tax und Stripe Radar für die Betrugsprävention. So entsteht eine einheitliche Plattform für Abrechnungen, Zahlungen, Steuerkonformität und Betrugserkennung.

• Berichte und Analysen: Stripe Billing enthält leistungsfähige Reporting-Tools, mit denen Leistungskennzahlen wie monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR), LTV und Abwanderung kontrolliert werden können. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre finanzielle Lage zu evaluieren und ihre Preisstrategien, Maßnahmen zur Kundenbindung und allgemeinen Wachstumsstrategien zu verbessern.

• Konfigurierbare API: Stripe Billing enthält eine konfigurierbare API für benutzerdefinierte Abrechnungsvorgänge. Sie können Stripe Billing in Ihre Website oder App integrieren, den Bezahlvorgang anpassen und Abrechnungsvorgänge automatisieren und dazu die umfangreichen Entwicklerressourcen und die Dokumentation von Stripe nutzen.

Hier finden Sie weitere Informationen über Stripe Billing, seine Funktionsweise und Tipps für den Einstieg.