Abrechnungslösungen sind Programme oder Systeme, mit denen Unternehmen Rechnungsstellung und Zahlungsprozesse steuern und automatisieren können. So können Rechnungen erstellt, Zahlungen nachverfolgt, wiederkehrende Abrechnungen verarbeitet, Steuern verwaltet und Konten abgeglichen werden. Sie reichen von einfachen Rechnungsstellungstools bis hin zu komplexen integrierten Plattformen. Diese sind besonders hilfreich für Unternehmen, die mit mehreren Währungen, Konformitätsanforderungen und Kundenbeziehungen zu tun haben. Abrechnungslösungen sind weitgehend automatisiert, was den Cashflow beschleunigt und gleichzeitig das Kundenerlebnis mit transparenten, fehlerfreien Abrechnungen verbessert.

Abrechnungslösungen vernetzen Vertrieb, Finanzabteilung und Kundendienst und verbessern so die internen Abläufe. Sie lassen sich in CRM-, ERP- und andere zentrale Plattformen integrieren und liefern einen einheitlichen Datensatz für Prognosen, Umsatzrealisierung und Planung. Die Nachfrage nach diesen Lösungen wächst. Der Markt für Abonnementabrechnungssoftware wird im Jahr 2023 auf 4,1 Mrd. USD geschätzt und wird bis 2030 voraussichtlich 13,9 Mrd. USD erreichen.

Hier werden verschiedene Arten von Abrechnungslösungen erläutert und erklärt, wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen finden und damit wiederkehrende Abrechnungs- und Abonnementmodelle steuern.

Inhalt

• Verschiedene Abrechnungslösungen und ihre Funktionen
  
• So finden Sie die passende Abrechnungslösung für Ihr Unternehmen
  
• Umgang mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnementmodellen
  
• Die Abrechnungslösung von Stripe
  

Types of billing solutions and their features

Billing solutions come in various forms, each designed to meet different business needs. Here are the main types and their key features.

Recurring billing solutions

Recurring billing solutions are for businesses with subscription models such as software-as-a-service (SaaS) companies, streaming services, and membership-based organizations. These solutions automate payment collection, renewal management, and dunning processes to manage failed payments for recurring billing cycles (e.g., weekly, monthly, annually). Features often include customizable billing frequencies, automated reminders, proration for midcycle changes, and integration with payment gateways.

Usage-based billing solutions

Usage-based billing solutions track and calculate charges based on usage data. They’re ideal for companies in industries such as utilities, cloud services, and telecommunications, which charge customers based on consumption. These solutions can manage complex pricing models such as tiered pricing, pay-as-you-go, and hybrid pricing. Features include real-time usage tracking, dynamic invoice generation, automated usage alerts, and analytics for customer insight and revenue forecasting.

One-time billing solutions

One-time billing solutions offer straightforward invoicing with customizable templates, tax calculation, and payment tracking. They typically integrate with accounting software and cater to businesses such as professional services firms, freelancers, and retailers that need to bill clients for one-time services or products. Features include simple invoice generation, quick payment processing, and options for discounts, partial payments, or deposits.

Enterprise billing solutions

Enterprise billing solutions suit large-scale businesses or enterprises with complex billing needs such as telcos, global SaaS providers, and financial institutions. These solutions can handle multicurrency support, multi-entity management, and advanced tax compliance. They usually integrate with ERP and CRM systems and might include features such as adjustable billing workflows, support for multiple revenue recognition methods, advanced reporting, audit trails, and scalability to handle high transaction volumes.

Hybrid billing solutions

Hybrid billing solutions combine elements of recurring, usage-based, and one-time billing. They’re a versatile choice for businesses with varied revenue streams and are common in sectors such as telecommunications, cloud services, and complex business-to-business (B2B) SaaS. These flexible solutions can mix and match pricing models, manage subscriptions alongside one-time purchases, and handle complex discounting. They might also include features such as unified invoicing, customer management, integrated analytics, and flexible application programming interface (API) integrations.

Billing platforms with integrated payment gateways

Billing platforms that integrate directly with payment gateways simplify billing and payments for businesses and their customers. They can typically support multiple currencies and payment methods (e.g., credit cards, Automated Clearing House [ACH] transfers) and might have features such as fraud detection and automated reconciliation. Ecommerce businesses, marketplaces, and subscription services that want an all-in-one solution often use these platforms.

So finden Sie die passende Abrechnungslösung für Ihr Unternehmen

Um die richtige Abrechnungslösung zu finden, müssen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen genau kennen und ein Tool finden, das sowohl zu den aktuellen Anforderungen als auch zu Ihren künftigen Plänen passt. Das sollten Sie beachten:

• Abrechnungsmodell: Überlegen Sie, wie Sie abrechnen (Abonnements, einmalige Zahlungen oder nutzungsabhängige Gebühren). Denn unterschiedliche Abrechnungsmodelle erfordern unterschiedliche Funktionen: Abonnementanbieter benötigen ggf. automatische Verlängerungen, während Unternehmen mit Verbrauchstarifen oft eine Echtzeiterfassung benötigen.

• Integration: Suchen Sie nach Lösungen, die sich in die vorhandenen Tools integrieren lassen – wie Ihr CRM, ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware – oder mit flexiblen APIs ausgestattet sind. Das spart manuellen Aufwand und sorgt für saubere und verlässliche Daten.

• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen expandiert, werden sich wahrscheinlich auch Ihre Abrechnungsanforderungen ändern. Wählen Sie also eine Lösung, die dieses Wachstum bewältigen kann – sei es durch die Ergänzung weiterer Tarife, die Abwicklung größerer Transaktionen oder die Unterstützung mehrerer Währungen. Mit einem flexiblen Abrechnungssystem können Sie expandieren, ohne größere Änderungen vorzunehmen.

• Berichte und Analysen: Suchen Sie nach einer Lösung, die detaillierte Berichte zu Umsatztrends, Kundenabwanderung und fehlgeschlagenen Zahlungen liefert. Diese Einblicke helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Strategie zu optimieren.

• Compliance und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung die für Sie relevanten Steuer-, Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften beherrscht – insbesondere wenn Sie in mehreren Regionen tätig sind. Achten Sie auch auf Funktionen wie eine automatische Steuerberechnung und Datenverschlüsselung.

• Kundenerlebnis: Die Rechnungsstellung kann sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken. Achten Sie auf Funktionen, die das Kundenerlebnis verbessern – wie flexible Zahlungsoptionen, verständliche Rechnungen und automatische Erinnerungen. Ein reibungsloser, transparenter Abrechnungsprozess kann die Kundenbindung stark verbessern.

• Allgemeiner Mehrwert: Evaluieren Sie Kosten und Nutzen. Mit einer teureren Lösung können Sie auf lange Sicht Geld sparen, wenn sie das Fehlerrisiko verringert, Zahlungen beschleunigt oder Ihnen manuelle Arbeit abnimmt. Überlegen Sie, wie die Lösung Ihrem Unternehmen helfen und Ihr Wachstum im Laufe der Zeit unterstützen kann.

Umgang mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnementmodellen

Unternehmen mit regelmäßigen Abrechnungen und Abonnements haben besondere Anforderungen. Hier einige Tipps zur Rechnungsstellung, wenn dies bei Ihrem Unternehmen der Fall ist:

• Wachstumsplanung: Entscheiden Sie sich für eine Abrechnungsplattform, die sich anpasst, wenn Sie skalieren oder Ihren Kurs ändern. Achten Sie auf erweiterte Funktionen wie eine nutzungsbasierte Abrechnung, komplexe anteilsmäßige Verrechnungen und Echtzeitanalysen, die sich in Ihr Produkt- und Finanzökosystem integrieren lassen. Plattformen wie Stripe Billing bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und bewältigen selbst komplizierte Tarifstrukturen.

• Preisbildung: Mit dynamischen Preisen, Bestandstarifen und Hybridmodellen maximieren Sie den Customer Lifetime Value (LTV) und reduzieren die Abwanderung. Erstellen Sie eine klare, detaillierte Preisdokumentation, die den Verkauf unterstützt und das Kunden-Onboarding vereinfacht. Überprüfen und testen Sie Ihre Preisstrategie regelmäßig mithilfe von A/B-Tests, um Kundengewinnung und Kundenbindung ins Gleichgewicht zu bringen.

• Automatische Abonnementabrechnung: Automatisieren Sie komplexe Dunning-Abläufe, Smart Retries für fehlgeschlagene Zahlungen und Multichannel-Kommunikation, um die Kunden proaktiv über ihren Rechnungsstatus, potenzielle Zahlungsprobleme oder Upselling-Angebote zu informieren.

• Erweiterte Kundenportale: Bieten Sie ein Kundenportal an, in dem man die Nutzung verwalten, detaillierte Abrechnungsverläufe einsehen und den Mehrwert Ihrer Dienstleistungen nachvollziehen kann. Funktionen wie In-App-Benachrichtigungen zu Abrechnungslimits oder Kontozustand können die Abwanderung verringern und die Zufriedenheit erhöhen. Erwägen Sie die Nutzung von KI für personalisierte Analysen und Empfehlungen.

• Globale Compliance: Automatisieren Sie Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) und lokale Quellensteuern, um ohne manuellen Aufwand internationale Vorschriften einzuhalten. Um die Compliance in mehreren Ländern zu gewährleisten, entscheiden Sie sich für ein Abrechnungssystem, das sich nativ oder über Partner in Steuerprogramme einbinden lässt.

• Datengestützte Strategien zur Kundenbindung: Prüfen Sie Abonnementkennzahlen wie Trends im Kundenverhalten und vorausschauende Abwanderungsanalysen. Nutzen Sie diese Daten, um gezielte Kundenbindungsstrategien zu entwickeln, Ihr Tarifmodell zu verfeinern oder die Customer Journey anzupassen.

• Besseres Zahlungserlebnis: Passen Sie die Zahlungsoptionen an die lokalen Vorlieben an und erhöhen Sie so die Autorisierungsraten. Erwägen Sie ein intelligentes Routing und Preise in mehreren Währungen, um Ihren Marktanteil zu vergrößern.

• Kundenkommunikation: Entwickeln Sie ausgefeilte Kommunikationsabläufe für verschiedene Meilensteine bzw. Kundenaktionen, die auf deren Mehrwert eingehen, Kundenbedürfnisse vorwegnehmen und Abwanderung verhindern. Dynamische Inhalte, personalisierte Benachrichtigungen und das richtige Timing können den Ausschlag für Ihre Kundenbindungsstrategie geben.

• Schutz vor Betrug und Rückbuchungen: Stellen Sie ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept für Ihre Abrechnungs- und Zahlungsprozesse mit ML-basierter Betrugserkennung, adaptiver Authentifizierung und Echtzeitüberwachung auf. Gehen Sie Rückbuchungen proaktiv an – mit einer detaillierten Dokumentation und umfassenden Verfahren zu angefochtenen Zahlungen.

Die Abrechnungslösung von Stripe

Mit Stripe Billing können Unternehmen Abrechnungsprozesse automatisieren und steuern. Stripe Billing bietet die folgenden Funktionen:

• Abrechnung: Mit Stripe Billing können Unternehmen eine Vielzahl von Abonnementplänen mit unterschiedlichen Tarifstufen, Abrechnungsintervallen (monatlich, jährlich...), Probezeiträumen und Add-ons realisieren. Stripe Billing kann auch Einmalrechnungen für Einzelkäufe oder individuelle Gebühren verarbeiten.

• Zahlungseinzug: Stripe Billing automatisiert den gesamten Zahlungseinzug. Bei Abonnements wickelt Stripe automatisch die regelmäßigen Zahlungen ab.

• Dunning: Sollte eine Zahlung fehlschlagen, kann Stripe mit den integrierten Dunning-Funktionen Zahlungen nach individuellen Regeln automatisch wiederholen und per E-Mail zur Änderung der Zahlungsmethode auffordern.

• Eigene Rechnungen: Mit Stripe Billing können Unternehmen ihre Rechnungen an ihre Marke anpassen, komplexe Abrechnungsszenarien bewältigen und Rabatte, Gutscheine sowie anteilmäßige Zahlungen handhaben.

• Steuerberechnung: Stripe Billing enthält eine integrierte Steuerberechnung über Stripe Tax, die je nach Kundenstandort automatisch den richtigen Steuerbetrag berechnet, einzieht und abführt.

• Einbindung in andere Stripe-Produkte: Stripe Billing lässt sich problemlos in die Stripe-Suite integrieren – auch in Stripe Payments, Stripe Tax und Stripe Radar für die Betrugsprävention. So entsteht eine einheitliche Plattform für Abrechnungen, Zahlungen, Steuerkonformität und Betrugserkennung.

• Berichte und Analysen: Stripe Billing enthält leistungsfähige Reporting-Tools, mit denen Leistungskennzahlen wie monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR), LTV und Abwanderung kontrolliert werden können. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre finanzielle Lage zu evaluieren und ihre Preisstrategien, Maßnahmen zur Kundenbindung und allgemeinen Wachstumsstrategien zu verbessern.

• Konfigurierbare API: Stripe Billing enthält eine konfigurierbare API für benutzerdefinierte Abrechnungsvorgänge. Sie können Stripe Billing in Ihre Website oder App integrieren, den Bezahlvorgang anpassen und Abrechnungsvorgänge automatisieren und dazu die umfangreichen Entwicklerressourcen und die Dokumentation von Stripe nutzen.

Hier finden Sie weitere Informationen über Stripe Billing, seine Funktionsweise und Tipps für den Einstieg.