Uitdaging

Hero Health werd in 2017 opgericht om de betrokkenheid van patiënten bij huisartsenpraktijken in het Verenigd Koninkrijk te verbeteren. Zowel particuliere praktijken als praktijken binnen de NHS (de Britse publieke gezondheidszorg) werkten met software die weinig mogelijkheden bood, Het gevolg was een gefragmenteerde ervaring voor patiënten en een inefficiënte bedrijfsvoering. Hero Health biedt een platform voor praktijkbeheer dat zich richt op niet-medische processen om deze problemen op te lossen. De functies voor facturatie, betalingen en online afspraken sluiten naadloos aan op traditionele, oudere patiëntendossiers.

In eerste instantie had Hero Health een eigen facturatie-infrastructuur ontwikkeld waarmee zorgverleners patiënten konden factureren voor particuliere diensten. In de loop van de tijd werd het echter steeds lastiger om dit zelf opgetuigde systeem te onderhouden en verbeteren. Dokterspraktijken vroegen om geavanceerdere facturatiefuncties, zoals gedeeltelijke creditnota's, klanttegoed en kortingscodes. Hero Health besloot te stoppen met de ondersteuning van het eigen facturatiesysteem omdat dit te veel tijd, geld en personeel zou kosten. Dat zou ten koste gaan van de onderdelen waar het bedrijf zich echt op wilde richten: online afspraken maken, communicatie met patiënten en online consulten. Het bedrijf ging daarom op zoek naar een oplossing voor de lange termijn.

Naast geavanceerde facturatiefuncties moest het nieuwe facturatiesysteem ook specifieke functionaliteiten hebben die passen bij de zorgsector. Zo sturen huisartsenpraktijken pas vaak een aantal dagen na een afspraak de factuur. Als die factuur niet goed is gekoppeld aan de juiste patiënt en de bijbehorende zorgdiensten, kunnen er fouten ontstaan bij de reconciliatie. Daarom moest het systeem van Hero Health flexibele metadatavelden bieden waarin relevante patiëntgegevens konden worden opgeslagen, zodat praktijken tijdens het factureren altijd de juiste informatie hebben over het contactmoment tussen patiënt en zorgverlener.

Hero Health wilde ook geïntegreerde fysieke betalingen toevoegen aan het platform. Veel praktijken hadden niet de mogelijkheden om betalingen te ontvangen bij de receptie, wat het lastiger maakte voor patiënten om hun rekeningen in de huisartsenpraktijk te betalen. En voor praktijken die wel fysieke kaartbetalingen konden accepteren, kostte het vaak veel tijd en moeite om die betalingen aan de juiste facturen te koppelen.

Oplossing

Hero Health gebruikte al sinds 2019 Stripe Payments om transacties te verwerken en Stripe Connect om geld naar meerdere partijen te verzenden. In 2024 voegde Hero Health ook Stripe Invoicing toe aan het platform om het eigen klantgerichte facturatiesysteem te vervangen. Hero Health zag dat Invoicing de beste combinatie van flexibiliteit, schaalbaarheid en integratiegemak bood. Dankzij het op developers gerichte ontwerp en de grondige documentatie kon Hero Health huisartsenpraktijken een veelzijdig product aanbieden met minimaal implementatiewerk.

"De facturatiefuncties van andere systemen konden gewoon niet tippen aan de mogelijkheden of integraties van betaalmethoden die Stripe biedt. En Stripe heeft ook nog eens geweldige documentatie", zegt Gus Kennedy, CEO en medeoprichter van Hero Health.

Met Payments kunnen praktijken toegang krijgen tot verschillende betaalmethoden die ze met een druk op de knop kunnen in- en uitschakelen. Door Invoicing te integreren in combinatie met Payments en Connect, kon Hero Health de extra hulpmiddelen aanbieden waar praktijken om vroegen, waaronder kortingscodes en gedeeltelijke creditnota's.

Hero Health voegde een geïntegreerde POS-optie toe met Stripe Terminal zodat patiënten hun facturen bij de receptie kunnen betalen. Hiermee kregen Hero Health-praktijken toegang tot fysieke kaartlezers die naadloos zijn verbonden met het platform van Hero Health. "Het mooie hiervan is dat we met Stripe Terminal en onze facturatiefunctie nooit zwevende betalingen hebben. Elke betaling is onlosmakelijk verbonden met een factuur", aldus Kennedy.

Dankzij de implementatie van Invoicing door Hero Health kregen huisartsenpraktijken ook direct toegang tot het Stripe-dashboard. Zo konden praktijken extra Stripe-producten inschakelen, zoals Stripe Sigma, om zakelijke inzichten op te doen met hun gegevens. Denk aan omzet per product of omzet per huisarts. Bovendien konden praktijken gebruikmaken van de verschillende platformintegraties van Stripe, zoals met Xero en Salesforce. Praktijken kunnen in de toekomst automatisch hun voordeel doen met nieuwe producten en integraties van Stripe, zonder dat Hero Health werk hoeft te verzetten.

Resultaten

Naadloze betalingen beschikbaar gemaakt voor 6000 praktijken en 65 miljoen patiënten

De facturatie- en betaaloplossing van Hero Health en Stripe is het enige systeem dat kan worden geïntegreerd met de twee grootste elektronische patiëntendossiers van de NHS: TTP en EMIS Web. Hierdoor kunnen bijna 6000 praktijken en 65 miljoen patiënten in het Verenigd Koninkrijk gebruikmaken van de Stripe-functionaliteiten van Hero, en dat direct binnen de tools die ze al gebruiken.

Slimmere facturatie stimuleert betrokkenheid van patiënten

Met Invoicing kregen medische praktijken die werken met Hero Health toegang tot kortingscodes om de betrokkenheid van patiënten te verbeteren. Praktijken kunnen patiënten hiermee op een nieuwe manier motiveren voor preventieve controles. Daarnaast kunnen praktijken met Invoicing ook gedeeltelijke creditnota's gebruiken. Dit maakt het innen van betalingen makkelijker, omdat ze alleen maar het saldo van gedeeltelijk betaalde rekeningen hoeven bij te werken, zonder een extra factuur te maken.

"Door de flexibiliteit die ons nieuwe facturatiesysteem aan klanten biedt, hebben we grotere systemen voor patiëntendossiers ingehaald", zegt Kennedy.

Praktijken krijgen 54% sneller betaald

Dankzij de krachtige functies en handige betaalopties van Invoicing zien praktijken die Hero Health gebruiken dat patiënten hun rekeningen gemiddeld sneller betalen. Zo is na de overstap van het eigen facturatiesysteem op Invoicing het gemiddelde aantal dagen tussen uitgifte en betaling van een factuur voor de praktijken op Hero Health gedaald van 16,2 naar 7,4 dagen.

Minder fraude en werkdruk voor praktijken dankzij Terminal

Doordat Terminal volledig is geïntegreerd in het Hero Health-platform, kunnen praktijken het aantal frauduleuze transacties verminderen. Tegelijkertijd zijn de praktijken zo minder tijd kwijt aan reconciliatie.

Hero Health is uitgegroeid tot een van de grootste leveranciers van technologie voor patiëntbetrokkenheid bij de NHS

Door de overstap op Invoicing kon Hero Health de aandacht volledig richten op de functies voor het online maken van afspraken, communicatie met patiënten en online consulten. Sindsdien is het uitgegroeid tot een van de grootste leveranciers van technologie voor patiëntbetrokkenheid bij de NHS.

"Doordat Stripe zorgt voor de complexe onderliggende systemen die nodig zijn voor facturatie en betalingen, kunnen wij ons volledig richten op onze unieke functies voor afspraken, communicatie en triage. En dit alles is niet ten koste gegaan van de klantervaring. Sterker nog, die is verbeterd", zegt Kennedy.