Un appel d’offres peut sembler simple à première vue : rédiger le cahier des charges, lancer l’appel d’offres et choisir la meilleure offre. Mais les décisions peuvent se compliquer lorsqu’elles impliquent des sommes d’argent importantes, des risques commerciaux ou des contraintes réglementaires. Lorsqu’un fournisseur conteste votre décision ou qu’un organisme de réglementation vous demande comment vous êtes parvenu à cette décision, la solidité de votre procédé est mise à l’épreuve.

Un appel d’offres repose sur la preuve que les décisions ont été prises sur la base de critères documentés, appliquées de manière cohérente et protégées contre toute interprétation libre ou influence indirecte. Les équipes commerciales qui gèrent des achats à haut risque, en particulier pour des services complexes, des infrastructures et des achats technologiques importants, ont besoin de garde-fous solides. Mais le nombre de professionnels des achats estimant que leur gestion des risques atteignait les objectifs fixés a baissé de 7 % entre 2023 et 2025.

Ci-dessous, nous détaillerons les stratégies de conformité visant à assurer l’intégrité des appels d’offres afin que les décisions prises résistent à un examen minutieux.

Contenu de cet article

• Quelles sont les stratégies de conformité permettant d’assurer l’intégrité des appels d’offres?
  
• Comment les organisations mènent-elles un procédé d’appel d’offres équitable et bien documenté?
  
• Quels outils et contrôles aident les équipes à assurer la cohérence et la transparence des appels d’offres?
  
• Comment les équipes peuvent-elles réduire les biais et éviter les erreurs lors de l’évaluation des fournisseurs?
  
• Quels défis peuvent compromettre l’intégrité des appels d’offres?
  
• Comment les organisations peuvent-elles revoir et renforcer leurs pratiques en matière d’appels d’offres?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Quelles sont les stratégies de conformité permettant d’assurer l’intégrité des appels d’offres?

Les stratégies de conformité structurent le procédé d’appel d’offres et constituent un élément clé du procédé d’intégration des fournisseurs. Elles définissent la manière dont les décisions d’approvisionnement sont prises, qui est responsable de chaque étape et ce qui doit être documenté. Elles ont pour but de réduire l’ambiguïté, de détecter les conflits à un stade précoce et d’assurer que les décisions sont fondées sur des critères définis plutôt que sur des préférences ou des habitudes.

Ces stratégies visent à rendre les achats flexibles et prévisibles pour les entreprises. Elles permettent de créer une compréhension commune de ce qu’est un appel d’offres bien géré, même lorsque différentes personnes ou différents services les gèrent.

Voici les principaux éléments généralement inclus :

• Politiques internes claires : aperçu des cas où un appel d’offres est nécessaire, de la manière dont il est lancé et des rôles impliqués

• Modèles standard : un modèle uniforme pour le champ d’application, les grilles de notation et les instructions aux fournisseurs

• Divulgation des conflits d’intérêts : un moyen de signaler les risques à un stade précoce, avec récusation obligatoire si nécessaire

• Contrôles des protocoles de communication : un système permettant d’assurer que tous les fournisseurs reçoivent les mêmes informations

• Points de contrôle d’approbation définis : supervision des appels d’offres intégrée à des moments précis du procédé, tels que lors de la publication, pendant l’évaluation et lors de l’attribution.

Ensemble, ces pratiques peuvent apporter structure, cohérence et responsabilité, afin que l’évaluation des fournisseurs reste axée sur le fond.

Comment les organisations mènent-elles un procédé d’appel d’offres équitable et bien documenté?

Un procédé d’appel d’offres conforme repose sur des règles claires. Celles-ci doivent s’appliquer de manière égale à tous les fournisseurs et être accompagnées d’une documentation qui résiste à un examen minutieux, même plusieurs mois ou années plus tard.

Voici les étapes à suivre pour exécuter un procédé conforme.

Commencer par des critères explicites et publiés

Précisez ce qui est évalué, comment fonctionne la notation et ce qui importe le plus. Appliquez une pondération et traduisez les termes vagues (par exemple, « innovant », « de premier plan ») en critères objectifs. Cette clarification peut aider à éviter l’improvisation et à assurer la comparabilité des évaluations.

Utiliser un canal unique pour la communication

Si un fournisseur pose une question sur les modes de paiement interentreprises, tous les fournisseurs doivent pouvoir voir la réponse. Partagez publiquement les corrections, les changements de délai et les clarifications. Assurez-vous que la communication est vérifiable et uniforme.

Respecter les règles que vous avez définies

Les délais, les méthodes de notation et les grilles d’évaluation doivent être appliqués de manière cohérente. Les exceptions, même mineures, suscitent le doute et affaiblissent le résultat.

Documenter au fur et à mesure

Consignez qui a examiné les propositions, comment les notes ont été attribuées et ce qui a été débattu lors des réunions de consensus. Conservez les notes brutes et les justifications finales. Une bonne documentation protège l’intégrité de la décision d’attribution.

Quels outils et contrôles aident les équipes à assurer la cohérence et la transparence des appels d’offres?

Un procédé d’appel d’offres ne fonctionne que s’il est reproductible. L’utilisation d’outils et de contrôles peut aider à normaliser la manière dont les appels d’offres sont élaborés, évalués et enregistrés. En voici quelques-uns qui peuvent contribuer à assurer la cohérence et la transparence de l’évaluation des appels d’offres.

Modèles standard et listes de contrôle pour les évaluateurs

Les modèles structurés d’appel d’offres permettent de s’assurer que chaque projet comprend les éléments appropriés. Les listes de contrôle des évaluateurs permettent de vérifier que les conflits ont été signalés, que les grilles d’évaluation ont été finalisées et que les registres de communication ont été remplis.

Systèmes de notation qui renforcent la structure

Les modèles de notation partagés, qu’ils se trouvent sur une plateforme ou dans un tableur protégé, peuvent appliquer automatiquement une pondération et exiger une justification pour chaque note. Ils peuvent également réduire les incohérences et accélérer les audits.

Canaux centralisés de soumission et de communication

Utilisez une seule boîte de réception ou plateforme pour les propositions et un espace partagé pour les questions et réponses. Ce canal centralisé permet de créer un dossier complet et horodaté sans avoir recours aux adresses e-mail personnelles.

Contrôle des versions et restrictions d’accès

Verrouillez les documents d’appel d’offres avant leur publication et limitez les modifications aux fichiers de notation. Utilisez des systèmes qui suivent les changements ou exigent des autorisations pour les modifications. Ce sont là des mesures de protection qui peuvent empêcher les altérations accidentelles ou intentionnelles.

Comment les équipes peuvent-elles réduire les biais et éviter les erreurs lors de l’évaluation des fournisseurs?

L’étape d’évaluation est souvent celle qui comporte le plus de risques. Les préjugés, les notes incohérentes et les notes manquantes peuvent compromettre un procédé par ailleurs solide. Pour éviter ces risques, créez une structure qui guide les comités d’évaluation des appels d’offres avant, pendant et après la notation.

Voici quelques conseils pour mener efficacement une évaluation d’appel d’offres :

• Définir des critères solides et défendables : assurez-vous que chaque critère est unique, observable et lié à la proposition. Publiez votre pondération afin que l’évaluation reste ancrée dans ce qui est important.

• Former et préparer vos évaluateurs : avant l’ouverture des propositions, coordonnez-vous sur le fonctionnement de l’échelle de notation et sur ce que chaque note représente. Examinez ensemble un exemple de réponse pour ajuster les attentes et exigez la divulgation des conflits d’intérêts avant que quiconque ne procède à la notation.

• Évaluer indépendamment, puis comparer : recueillez les notes initiales séparément pour éviter tout effet de groupe. Discutez ensuite des divergences, harmonisez les interprétations et consignez par écrit les raisons justifiant les ajustements éventuels.

• Séparer l’évaluation des prix de l’évaluation technique : examinez les réponses techniques sans tenir compte du coût, ou confiez l’évaluation des prix à une équipe distincte. Ne combinez les résultats qu’une fois les deux évaluations terminées pour éviter tout biais inconscient.

• Exiger une justification des notes, en particulier celles qui sortent de l’ordinaire : si quelqu’un attribue une note particulièrement basse ou élevée, demandez-lui d’expliquer pourquoi. Exiger une justification permet d’éviter les notes impulsives et oblige les évaluateurs à fonder leurs décisions sur la proposition elle-même. Ces notes sont nécessaires si les résultats sont contestés par la suite.

• Vérifiez les calculs : avant d’attribuer les notes, vérifiez les formules, les barèmes de notation et l’exhaustivité. De petites erreurs peuvent nuire à la crédibilité si elles ne sont pas corrigées.

Quels défis peuvent compromettre l’intégrité des appels d’offres?

Plusieurs défis récurrents peuvent éroder la confiance dans le procédé. Des problèmes d’intégrité peuvent résulter de délais trop courts, d’exigences vagues ou d’une notation qui ne résiste pas à un examen minutieux.

Si vous êtes responsable des achats stratégiques et des appels d’offres, voici ce à quoi vous devez prêter attention :

• Conflits d’intérêts : les relations non déclarées entre les évaluateurs et les fournisseurs peuvent compromettre les évaluations. Des déclarations officielles et des récusations obligatoires sont nécessaires.

• Critères ambigus ou changeants : des critères non définis ou changeants entraînent des notes incohérentes. Si le champ d’application change de manière significative, réémettez l’appel d’offres plutôt que d’apporter des modifications en cours de route.

• Biais structurel dans le système de notation : les critères qui favorisent les fournisseurs en place, tels que des exigences d’expérience trop restrictives, peuvent involontairement exclure de nouveaux fournisseurs compétents.

• Documentation insuffisante ou manquante : sans notes d’évaluation, justifications des notes attribuées et registres de communication, il est difficile de prouver l’équité du procédé.

• Contrainte de temps : les délais serrés conduisent à des raccourcis (par exemple, moins d’évaluateurs, décisions non documentées, étapes ignorées). Établissez des calendriers réalistes et, si l’urgence est inévitable, créez un procédé officiel d’exception.

Comment les organisations peuvent-elles revoir et renforcer leurs pratiques en matière d’appels d’offres?

Les programmes d’appel d’offres efficaces évoluent en permanence. Les équipes changent, les priorités évoluent et la tolérance au risque fluctue. Les programmes les plus solides sont ceux qui évaluent activement leur fonctionnement et s’adaptent lorsque cela est nécessaire.

Voici comment vous pouvez améliorer de manière constante vos programmes d’appel d’offres.

Organiser des rétrospectives après l’appel d’offres

Réunissez l’équipe après les projets importants. Identifiez les goulots d’étranglement, les critères prêtant à confusion ou les notes irrégulières. Les améliorations mineures peuvent rapidement s’accumuler.

Proposer des comptes rendus aux fournisseurs

Le partage de commentaires constructifs peut aider les fournisseurs à s’améliorer et révèle les points sur lesquels votre appel d’offres pouvait manquer de clarté ou être involontairement restrictif.

Effectuer des audits périodiques

Les examens internes ou externes permettent de vérifier si les pratiques réelles correspondent aux procédures documentées. Recherchez les problèmes récurrents, et non les erreurs ponctuelles.

Maintenir les outils et les modèles à jour

Actualisez le langage, les formulaires de notation et les exigences à mesure que les risques et les priorités de votre organisation évoluent. Par exemple, si de nouveaux risques apparaissent en matière d’IA, de confidentialité ou de durabilité, vos appels d’offres doivent en tenir compte. Vos outils doivent être capables de mettre en œuvre un soutien direct au crédit pour les paiements interentreprises et de mettre en place des solutions de paiement transfrontalières si vous travaillez à l’international.

Comment Stripe Payments peut vous aider

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