Ein effizientes Abrechnungssystem sollte skalierbar sein, damit Sie in neue Märkte expandieren und komplexe Finanzberichte und Compliance-Anforderungen erfüllen können. Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens steigen zwangsläufig auch die Anforderungen an Ihr Abrechnungssystem. Dazu gehören unter anderem die Möglichkeit, neue Preismodelle zu testen, und die Unterstützung einer Vielzahl von Zahlungsarten.

Für die Suche nach einem Anbieter von Abrechnungssoftware, der Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie ein öffentliches Ausschreibungsverfahren ansetzen. Bei der Ausarbeitung einer Ausschreibung sollten Sie definieren, was Sie von einem Abrechnungssystem erwarten, um so die Fähigkeiten der verschiedenen Anbieter zu verstehen und sie leicht miteinander vergleichen zu können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Abrechnungssoftware bewerten und welche Kriterien Sie in die Ausschreibung aufnehmen sollten. Zwar gibt es dafür kein Patentrezept, doch haben wir im Folgenden einige der wichtigsten Punkte sowie Beispiele von Unternehmen wie MoonClerk, Slack, Noom und Figma zusammengestellt. Um direkt loszulegen, können Sie auch unsere RFP-Vorlage mit Fragen herunterladen, die sich auf die fünf wichtigsten zu berücksichtigenden Bereiche beziehen:

1. Verkauf und Annahme von Bestellungen

2. Verwaltung von Abrechnungen, Abonnement-Lebenszyklen und Bereitstellung

3. Zahlungseinzug und Kostenreduzierung

4. Kundschaft binden und Umsatz steigern

5. Berichterstattung und Abgleich von Einnahmen

Verkaufen und Entgegennehmen von Bestellungen

Die richtige Abrechnungssoftware sollte in der Lage sein, nicht nur Ihre aktuellen, sondern auch Ihre zukünftigen Vertriebsstrategien zu unterstützen. Abhängig davon, ob Sie über ein Sales-Team verfügen oder einen automatisierten Self-Service-Anmeldevorgang auf Ihrer Website nutzen, werden Sie auf unterschiedliche Abrechnungsfunktionen zurückgreifen wollen. Für Unternehmen, die kombinierte Systeme verwenden, ist ein integriertes Abrechnungssystem von entscheidender Bedeutung. Es sollte nicht nur das Onboarding eines/einer Kunden/Kundin unterstützen, nachdem Ihr Sales-Team ein Geschäft erfolgreich abschließen konnte, sondern auch anteilmäßige Verrechnungen ermöglichen, wenn derselbe/dieselbe Kunde/Kundin von sich aus ein Upgrade oder Downgrade vornimmt.

Anpassungen für Sales-Teams

Suchen Sie nach einer Abrechnungssoftware, die es Ihnen ermöglicht, einfach Geschäfte abzuschließen und Kundschaft zentral an einem Ort abzurechnen. Durch die direkte Integration in Ihr CRM-System bietet ein Abrechnungssystem beispielsweise Ihrem Sales-Team die Möglichkeit, einen Vertragsabschluss automatisch in eine Rechnung oder ein Abonnement umzuwandeln und bei Bedarf Vertragsaktualisierungen zu verwalten. Aufgrund der mit Geschäftsabschlüssen verbundenen Verhandlungen ist es auch wichtig, dass ein Abrechnungssystem in der Lage ist, kundenspezifische Verträge zu verarbeiten. Ein/e Kunde/Kundin möchte 100 Lizenzen für die ersten 6 Monate und 200 Lizenzen für die restlichen 6 Monate eines Einjahresvertrags im Voraus bezahlen. Kann Ihr Abrechnungssystem einen solchen Auftrag verarbeiten?

Verbesserter Bezahlvorgang im Self-Service-Vertriebsgeschäft

Im Online-Geschäft ist ein reibungsloses Bezahlerlebnis entscheidend für die Maximierung der Konversionsrate. Der Bezahlvorgang sollte zu einem reibungslosen Kaufprozess beitragen, sei es online, persönlich oder über ein mobiles Gerät. Er sollte Kaufabbrüche reduzieren, die Zahlungsakzeptanz optimieren sowie Kartendaten sicher speichern und betrügerische Abbuchungen erfolgreich erkennen und blocken.

Integrierte Abrechnung für SaaS-Plattformen

Ein Abrechnungssystem dient nicht nur zur Abrechnung von Kundinnen und Kunden. Je nach Geschäftsmodell kann es auch ein wesentlicher Bestandteil Ihres Vertriebsangebots sein. Wenn Sie eine SaaS-Plattform betreiben, möchten Sie bestimmte Abrechnungsfunktionen möglicherweise direkt in Ihr Kernprodukt integrieren, damit Ihre Nutzer/innen deren Kundschaft mit wiederkehrende Zahlungen und Rechnungen belasten kann.

Globale Compliance für alle Geschäftsmodelle

Unabhängig von Ihrem Geschäftsmodell ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie mit den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen für die Annahme von Erstbestellungen Schritt halten. Die Vorschriften variieren, je nachdem, wo sich Ihre Kundschaft befindet und welche Zahlungsmethode verwendet wird. So müssen zum Beispiel Kundinnen und Kunden in den Vereinigten Staaten, die mit ACH-Lastschrift bezahlen, ihr Konto über Testeinzahlungen oder direkte Bankintegrationen verifizieren. Für viele Online-Einkäufe in Europa verlangt die starke Kundenauthentifizierung (SCA), dass Unternehmen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. 3D Secure) verwenden, um Transaktionen zu verifizieren. Und für B2B-Kaufgeschäfte in Europa müssen die Rechnungen bestimmte Felder enthalten, um den Vorschriften zu entsprechen.

Mögliche Fragen

Für Vertriebsteams:

Bezüglich des Bezahlvorgangs:

Bezüglich SaaS-Plattformen:

Bezüglich globaler Compliance:

Verwaltung von Abrechnungen, Abonnement-Lebenszyklen und Bereitstellung

Im Mittelpunkt des Abrechnungssystems steht ein Modell bzw. die Architektur für wiederkehrende Daten, das bzw. die Ihnen die Verwaltung der Abrechnung, der Abonnement-Lebenszyklen und der Bereitstellung ermöglicht. Dazu gehört die zugrundeliegende Logik, wie und wann Kundinnen und Kunden belastet werden, wann sie Zugang zu verschiedenen Funktionen erhalten oder diesen verlieren und wie Informationen an andere interne Systeme (z. B. CRM-Systeme, ERP-Systeme, Steueranbieter oder Auftragsverwaltungslösungen) gesendet und von diesen empfangen werden. Für die Einführung neuer Produktlinien, das Testen unterschiedlicher Preismodelle und die Expansion in neue Märkte sollten Sie einen Anbieter mit einem Modell für wiederkehrende Daten wählen, das flexibel, automatisiert und einfach zu verwenden ist.

Flexibel

Bevor Sie den Beschaffungsprozess einleiten, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Kundschaft abrechnen möchte, damit Sie beurteilen können, ob die verschiedenen Abrechnungssysteme Ihren aktuellen Anforderungen an die Preisstruktur entsprechen oder nicht. Das Online-Geschäft ist jedoch selten vorhersehbar oder statisch. Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen änderm regelmäßig Verpackungen und Preisgestaltung. Gründe dafür sind die Reaktion auf neue Wettbewerbsanforderungen, die veränderte Zahlungsbereitschaft der Kundschaft und Investitionen in ihr Produktangebot. Eine optimale Abrechnungslösung sollte Ihnen die Flexibilität geben, verschiedene Preismodelle zu testen, wie etwa die nutzungsabhängige Abrechnung, bei der sich die Abrechnung danach richtet, wie viele Gigabyte Speicherplatz die Kundschaft nutzt oder wie viele Nutzer pro Monat aktiv sind. Sie sollten auch die Möglichkeit haben, gestaffelte Preise zu testen und unterschiedliche Preise zu berechnen, je nachdem, für welches Funktionspaket sich die Kundschaft entscheidet.

Entscheiden Sie sich für ein Abrechnungssystem, mit dem Sie Ihre Werbestrategie leicht anpassen können (z. B. durch Rabatte oder Gutscheine), mit dem Sie kostenlose Testversionen anbieten können (mit oder ohne Vorauszahlung) und das verschiedene Abrechnungsszenarien unterstützt (z. B. Abrechnung nach Produktnutzung, Planung eines Abonnements mit späterem Starttermin, Rückdatierung eines Abonnements oder Abrechnung in Raten).

Automatisiert

Reduzieren Sie das Risiko menschlicher Fehler und automatisieren Sie komplexe Aufgaben wie die Steuerberechnung und -erhebung (,die sich je nach Standort Ihrer Kundschaft enorm unterscheiden können). Die Automatisierung ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst und eine genaue Abrechnung der Einnahmen und anteilmäßigen Verrechnungen immer mühsamer und zeitaufwendiger wird. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Kundinnen und Kunden ihre Abonnements pausieren, upgraden, downgraden oder kündigen. Das Modell für wiederkehrende Daten sollte auch bei der Bereitstellung eine wichtige Rolle spielen, um sicherzustellen, dass Ihre Kundschaft Zugang zu den erworbenen Funktionen und Leistungen erhält.

Benutzerfreundlich

Durch die Bereitstellung wichtiger Abrechnungs- und Abonnementinformationen in einem Dashboard kann Ihr nicht technisches Personal Abonnements und Rechnungen bei Bedarf manuell erstellen oder aktualisieren. Geben Sie Ihrer Kundschaft die Möglichkeit, ihre Abonnements, ausstehende Rechnungen und Zahlungsdetails über ein spezielles Portal selbst zu verwalten – und das alles bequem an einem Ort.

Mögliche Fragen

Flexibilität:

Automatisierung:

Bedienkomfort:

Zahlungseinzug und Kostenreduzierung

Die Nutzung desselben Anbieters für die Zahlungsabwicklung und die Rechnungsstellung stärkt die Abonnentenbindung, erhöht die Einnahmen und reduziert die Kosten. Alle wichtigen Bausteine für den Zahlungsverkehr sind sofort verfügbar und miteinander verbunden. Und sobald neue Zahlungsmethoden verfügbar sind, können Sie sicher sein, dass sie mit Ihrem Abrechnungssystem kompatibel sind.

Zahlungsabwickler

Um Zahlungsdaten sicher zu erfassen, ist eine Verbindung zu einem Zahlungsabwickler erforderlich. Zahlungsabwickler verwenden häufig die Technik der Tokenisierung, um Zahlungsdaten zu anonymisieren und sicherzustellen, dass keine vertraulichen Daten in Ihre Systeme eingespeist werden. Dies hilft Ihnen bei der Einhaltung der branchenweiten Sicherheitsrichtlinien, PCI-Standards genannt.

Ein leistungsstarker Zahlungsabwickler sollte die Möglichkeit bieten, die Zahlungsmethoden an die Präferenzen der Kundschaft anpassen zu können. So werden beispielsweise 54 % aller Online-Transaktionen in China über Digital Wallets wie Alipay oder WeChat Pay abgewickelt und 20 % über das lokale Kartennetzwerk China UnionPay. Unterstützen Sie diese Zahlungsmethoden nicht, entgeht Ihnen womöglich eine bereits heute schon zahlungskräftige Zielgruppe in China, die in Zukunft nur mehr finanzstärker werden wird.

Reduzieren Sie Kosten

Ihre Abrechnungssoftware sollte Ihnen auch dabei helfen, die mit der Zahlungsabwicklung verbundenen Kosten zu senken. Darüber hinaus sollte sie folgende Funktionen bieten:

• Lokal einkaufen: Die Netzwerkkosten steigen, wenn Unternehmen global expandieren und vermehrt Transaktionen über internationale Zahlungsmethoden abwickeln. Für Karten, die außerhalb Ihres Landes ausgegeben werden, gelten andere Verrechnungssätze und es werden zusätzliche Gebühren für grenzüberschreitende Transaktionen erhoben. Es ist jedoch günstiger, in der Region einzukaufen, in der sich die Kundschaft befindet, da Sie so zu Inlandspreisen zahlen können und grenzüberschreitende Gebühren vermeiden.

• Weitergabe von mehr Transaktionsdaten an Aussteller: Alle zusätzlichen Daten über Karteninhaber/innen, die Sie an die Aussteller weitergeben können, sind wertvoll und helfen dabei, die Rechtmäßigkeit von Transaktionen zu überprüfen und somit zusätzliche Kosten zu vermeiden. Insbesondere die Angabe von Postleitzahl und Level-II- oder Level-III-Daten kann erheblich zur Kostensenkung beitragen.

• Bieten Sie kostengünstigere Zahlungsmöglichkeiten an: Profitieren Sie von niedrigeren Kosten, indem Sie Zahlungsmethoden akzeptieren, die nicht über Kartennetzwerke laufen, wie beispielsweise ACH Debit in den USA, SEPA Direct Debit in Europa und BECS Direct Debit in Australien. Es gibt eventuell auch Möglichkeiten zur Kosteneinsparung durch die Nutzung kostengünstigerer Zahlungsmethoden innerhalb der Kartennetzwerke. Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay haben zwar die gleichen Transaktionspreise wie Zahlungskarten, doch erfordern sie zusätzlich eine mehrstufige Kundenauthentifizierung, was zu weniger Rückbuchungen und Zahlungsanfechtungen führt (und die damit verbundenen Kosten reduziert).

Mögliche Fragen

Optimierte und lokalisierte Zahlungen:

Reduzieren Sie Kosten:

Kundschaft binden und Umsatz steigern

Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen müssen sowohl die unfreiwillige Abwanderung (wenn ein/e Kunde/Kundin beabsichtigt, für ein Produkt zu bezahlen, der Zahlungsversuch aber fehlschlägt) als auch die freiwillige Abwanderung (wenn ein/e Kunde/Kundin sein/ihr Abonnement bewusst kündigt) möglichst verhindern. Eine Abrechnungssoftware sollte skalierbare Lösungen anbieten, um das Risiko beider Arten der Abwanderung zu minimieren. Schließlich ist es viel schwieriger und kostspieliger, neue Kundschaft zu gewinnen, als bestehende Kundschaft zu halten.

Unfreiwillige Abwanderung verringern

Nahezu ein Viertel der Abwanderung ist unfreiwillig – Grund dafür sind verpasste Zahlungen und abgelehnte Karten. Robuste Systeme zur Zahlungswiederholung sind allerdings in der Lage, mehr als ein Drittel der fehlgeschlagenen Zahlungen doch noch durchzuführen. Wählen Sie eine Abrechnungssoftware, mit der automatische Zahlungswiederholungen möglich sind. Dabei können Sie entweder Ihren eigenen Zeitplan für die Wiederholungen festlegen oder maschinelle Lernalgorithmen für die Wiederholungslogik verwenden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Kundschaft automatisch über fehlgeschlagene Zahlungen zu benachrichtigen, ihnen die Aktualisierung ihrer Zahlungsinformationen zu erleichtern und Erinnerungen für die Aktualisierung ihrer Kartendaten vor dem Verfallsdatum zu versenden. Einige Abrechnungsanbieter arbeiten sogar direkt mit Kartennetzwerken zusammen, um die Daten für verlorene, abgelaufene, gestohlene oder beschädigte Karten automatisch zu aktualisieren.

Freiwillige Abwanderung verringern

Eine Abrechnungssoftware verwaltet und pflegt Kundendaten und ermöglicht so eine fortlaufende Beziehung zu Kundschaft. Daher ist Ihr Abrechnungsanbieter gut positioniert, um diese Beziehungen zu schützen und freiwillige Kündigungen zu reduzieren, die in der Regel den Großteil der Kundenabwanderung ausmachen. Mithilfe automatisierter Mechanismen zur Abwanderungsvermeidung (z. B. durch das Anbieten individueller Rabatte auf der Grundlage des Kündigungsmotivs) kann abwanderungswillige Kundschaft zum Verbleib bewegt wird. Vielleicht möchten Sie auch die Sales- und Support-Teams über Risikokundinnen und -kunden informieren, damit sie diese persönlich ansprechen und auf Probleme oder Bedenken eingehen können.

Mögliche Fragen

Unfreiwillige Abwanderung verringern:

Freiwillige Abwanderung verringern:

Berichterstattung und Abgleich von Einnahmen

Abrechnungslösungen sind eine wichtige Informationsquelle für den Einblick in die Kundenaktivitäten und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. Sie sollten diese Erkenntnisse in Berichten aufbereiten, die Ihnen helfen, die Unternehmensleistung zu verstehen und die Einnahmen für buchhalterische und finanzielle Zwecke abzustimmen und zu erfassen.

Berichte zur Unternehmensleistung

Um die Anforderungen an die Berichterstattung zu erfüllen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, sollte jedes Abrechnungssystem ein Dashboard mit einer Momentaufnahme von Kennzahlen wie MRR, LTV, Abwanderung, Bindung an die Abonnentenkohorte, Rückgewinnungseffektivität, Fälligkeit von Forderungen und vieles mehr bieten. Sie sollten in der Lage sein, die Daten aufzuschlüsseln, zu segmentieren und zu analysieren, um die zugrunde liegenden Leistungsfaktoren zu verstehen. Bei Bedarf sollten Sie in der Lage sein, die Daten für komplexere Analysen an eine externe Datenbank zu senden.

Umsatzberichterstattung

Für Unternehmen mit wiederkehrenden Abonnements, verbrauchsabhängigen Tarifen oder leistungsbasierten Abrechnungsmodellen kann die manuelle Erfassung von Umsätzen für jede Rechnung gemäß ASC 606 und IFRS 15 mühsam und zeitaufwändig sein, insbesondere wenn das Unternehmen wächst. Der Einsatz von Software für Umsatzerfassung und -abgleich kann Ihnen helfen, die manuelle Abwicklung zu optimieren und einen umfassenden Überblick über die Einnahmen und die Finanzleistung Ihres Unternehmens zu erhalten. Eine Lösung für die Finanzberichterstattung sollte Verträge automatisch verarbeiten und Ereignisse wie Upgrades, Downgrades, Erstattungen, Forderungsausfälle und Zahlungsanfechtungen berücksichtigen können, damit Ihr Finanzteam revisionssichere Abschlüsse erstellen kann.

Mögliche Fragen

Berichte zur Unternehmensleistung:

Umsatzrealisierung und -abgleich:

So unterstützt Stripe Unternehmen

Mehr als 150.000 Unternehmen, darunter Firmen wie Slack und Atlassian, nutzen Stripe Billing, um weltweit einmalige oder wiederkehrende Zahlungen per Karte, ACH und anderen gängigen Zahlungsmethoden einzuziehen. Die Abrechnungs-API lässt sich einfach in bestehende Websites, mobile Anwendungen und CRM-Systeme integrieren und Entwickler/innen können schnell eine angepasste Abonnementlogik und Preismodelle konzipieren, testen und einführen.

• Erschließen Sie neue Einnahmequellen: Nutzen Sie neue Geschäftsmodelle, um die Wünsche Ihrer Kundschaft zu antizipieren und den Entwicklungen Ihrer Branche einen Schritt voraus zu sein. Die Abrechnungssoftware bietet standardmäßig Unterstützung für eine Vielzahl von Preismodellen, darunter Preise pro Nutzer/in, nutzungsbasierte Abrechnung und benutzerdefinierte Preisgestaltung.

• Treten Sie in neue Märkte ein: Nutzen Sie eine einzige API-Integration, um die Bereitstellung zu beschleunigen und die Kundinnen und Kunden da zu erreichen, wo sie gerade sind. Stripe Billing und Invoicing werden laufend auf der Grundlage geltender Rechtsvorschriften aktualisiert und ermöglichen eine einfache Anpassung der Rechnungsvorlagen an die Anforderungen des jeweiligen Landes.

• Erzielen Sie mehr Umsatz: Stripe nutzt Millionen von Datensignalen aus dem gesamten Stripe-Netzwerk, um fehlgeschlagene Zahlungen erneut durchzuführen, wenn die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sie erfolgreich sind. Im Jahr 2021 half Stripe Billing Unternehmen, durchschnittlich 38 % der fehlgeschlagenen Zahlungen zurückzugewinnen. Stripe nutzt auch die direkte Zusammenarbeit mit Kartennetzwerken, um die Zahlungsdaten bei Änderungen der Kartennummern oder des Ablaufdatums zu aktualisieren.

• Reduzieren Sie Buchhaltungsfehler sowie Fehler bei der Berichterstattung: Nutzen Sie eine einzige Plattform für eine einheitliche Berichterstattung und exakte Rechnungslegung, um Kosten und Risiken zu reduzieren. Umsatzerfassung und Abgleich, Steuerberechnung und -einzug sowie robuste Analysefunktionen sind von Haus aus in Stripe Billing integriert.

• Integration in Ihr bestehendes System: Stripe Billing fügt sich in das Zentrum Ihres Order-to-Cash-Workflows ein, indem es sich mit CRM-Systemen wie Salesforce, ERP- und Buchhaltungssystemen wie NetSuite und mehr verbindet.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Abonnement-Dokumentation und Abrechnungs-Dokumentation. Um mit Stripe Kundschaft abzurechnen und Zahlungen entgegenzunehmen, eröffnen Sie ein Konto oder kontaktieren Sie unser Sales-Team.