Eine Befreiung von der Sales Tax in Washington hebt die Retail Sales Tax des Bundesstaates für eine bestimmte Transaktion auf. In vielen Bundesstaaten befreit Sie der Status als gemeinnützige Organisation oder eine allgemeine Wiederverkäuferkarte beim Bezahlvorgang von der Steuer. Washington hat strengere Anforderungen mit spezifischen Befreiungskategorien, Dokumentationspflichten und Regeln dazu, was Verkäufer/innen bestätigen müssen, bevor sie einen Verkauf als steuerfrei behandeln. Im Geschäftsjahr 2024 nahm Washington staatliche Steuern in Höhe von 34,5 Mrd. USD ein, wobei fast 15,9 Mrd. USD dieser Einnahmen aus der Retail Sales Tax und der Nutzungssteuer (use tax) des Bundesstaates stammten.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wer für eine Befreiung infrage kommt, für welche Produkte und Dienstleistungen eine gesetzliche Befreiung gilt und welche Bescheinigungen in Washington je nach beantragter Befreiung verwendet werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Washington wendet Ausnahmen auf die Transaktion und nicht auf die Identität der kaufenden Person an. Der Status als gemeinnützige Organisation oder Regierungsbehörde allein befreit einen Kauf nicht von der Steuer.

• Käufe zum Zweck des Wiederverkaufs erfordern eine vom Washington Department of Revenue ausgestellte Wiederverkäufererlaubnis (reseller permit). Für viele andere Ausnahmen wird eine separate Retail Sales Tax-Befreiungsbescheinigung für Käufer/innen (Buyer’s Retail Sales Tax Exemption Certificate) verwendet.

• Verkäufer/innen, die eine Steuerbefreiungsbescheinigung in gutem Glauben akzeptieren, sind im Allgemeinen von der Haftung befreit. Dies setzt jedoch voraus, dass die Bescheinigung vollständig und plausibel ist.

Was ist eine Befreiung von der Sales Tax in Washington?

Eine Befreiung von der Sales Tax in Washington hebt die Pflicht zur Erhebung oder Zahlung der Retail Sales Tax für eine bestimmte Transaktion auf, basierend darauf, was verkauft wird oder wie es verwendet werden soll. Durch eine Befreiung entfällt der landesweite Sales Tax-Satz von 6,5 % für den Verkauf.

Wer hat Anspruch auf eine Sales Tax-Befreiung in Washington?

Einige Käuferkategorien in Washington haben grundsätzlich Anspruch auf Sales Tax-Befreiungen.

Zu den berechtigten Einkäufen gehören:

• Direkte Einkäufe durch Bundesbehörden (jedoch in der Regel keine Einkäufe, die von Auftragnehmer/innen im Auftrag der Regierung getätigt werden)

• Einkäufe durch registrierte Stammesmitglieder und Stämme in ihrem eigenen Reservat oder Treuhandgebiet (Lieferort und Stammeszugehörigkeit sind von Bedeutung)

• Einkäufe durch ausländische Diplomatinnen und Diplomaten sowie konsularisches Personal unter Verwendung einer vom US-Außenministerium ausgestellten Steuerbefreiungskarte

• Einkäufe von Unternehmen, die zum Zweck des Wiederverkaufs einkaufen (erfordert eine Wiederverkäufererlaubnis)

Welche Produkte und Dienstleistungen sind in Washington von der Sales Tax befreit?

Die Einzelhandels-Sales Tax (Retail Sales Tax) in Washington gilt für die meisten physischen Güter und digitalen Produkte, bestimmte Kategorien sind jedoch davon befreit.

Die folgenden Einkäufe sind befreit:

• Lebensmittel: Viele unzubereitete Lebensmittel sind von der Steuer befreit, Erfrischungsgetränke, verzehrfertig verkaufte zubereitete Speisen und Nahrungsergänzungsmittel sind jedoch alle steuerpflichtig, auch wenn sie im selben Regal wie ein befreiter Artikel stehen.

• Verschreibungspflichtige Medikamente und medizinische Geräte: Verschreibungspflichtige Medikamente sind von der Steuer befreit, ebenso wie bestimmte langlebige medizinische Geräte und Prothesen, wenn sie auf Rezept gekauft werden.

• Landwirtschaftliche Betriebsmittel: Saatgut, Düngemittel, landwirtschaftliche Chemikalien und Futtermittel für Nutztiere, die für den Verkauf gezüchtet werden, sind von der Steuer befreit, wenn sie an die gewerbliche Produktion gebunden sind. Ein Traktor, den ein Hobbybauer für seinen Garten kauft, erfüllt diese Voraussetzung beispielsweise nicht.

• Maschinen und Anlagen für die Fertigung (M&E): Die M&E-Befreiung gilt für qualifizierte Ausrüstung, die direkt in einem Fertigungsbetrieb eingesetzt wird. Sie wird am Point of Sale über eine Steuerbefreiungsbescheinigung geltend gemacht und nicht über einen Prozess, bei dem zunächst bezahlt und später erstattet wird.

• Zeitungen: Physische Zeitungen sind von der Steuer befreit, reine digitale Nachrichtenabonnements können jedoch anders behandelt werden.

Dienstleistungen sind im Allgemeinen von der Retail Sales Tax befreit, es sei denn, sie werden ausdrücklich als steuerpflichtig bezeichnet.

Wie verwenden Sie eine Sales Tax-Befreiungsbescheinigung in Washington?

Washington unterteilt die Dokumentation von Befreiungen in zwei Kategorien. Zu wissen, welche davon zutrifft, hilft Verkäuferinnen und Verkäufern, eine zu hohe Steuererhebung oder eine unzureichende Dokumentation eines steuerbefreiten Verkaufs zu vermeiden.

Wiederverkäufererlaubnisse für Käufe zum Zweck des Wiederverkaufs

Für Käufe zum Zweck des Wiederverkaufs benötigen Käufer/innen eine Wiederverkäufererlaubnis, die direkt vom Washington Department of Revenue (DOR) ausgestellt wird. Ein Unternehmen stellt einen Antrag beim DOR, und bei Genehmigung stellt der Bundesstaat eine Erlaubnisnummer aus, die für ein etabliertes Unternehmen vier Jahre lang gültig ist, für ein neu registriertes Unternehmen zwei Jahre. Wenn Käufer/innen beabsichtigen, etwas für den Wiederverkauf zu erwerben, geben sie dem/der Verkäufer/in ihre Erlaubnisnummer, und der/die Verkäufer/in kann über die Online-Erlaubnissuche des DOR überprüfen, ob diese aktiv ist, bevor der Verkauf steuerfrei abgeschlossen wird.

Auswärtige Unternehmen, die zum Zweck des Wiederverkaufs einkaufen, haben eine weitere Option: das Streamlined Sales and Use Tax Agreement Certificate of Exemption, das Washington als Mitgliedsstaat des Verwaltungsrats der Streamlined Sales Tax akzeptiert. Auf diese Weise kann ein in einem anderen Mitgliedsstaat registriertes Unternehmen die Beantragung einer separaten, Washington-spezifischen Erlaubnis für Wiederverkäufe überspringen. Verkäufer/innen sollten dennoch bestätigen, dass die Bescheinigung vollständig ist und einen klaren Grund für die Befreiung angibt, bevor sie den Verkauf als steuerfrei behandeln.

Steuerbefreiungsbescheinigungen für andere Kategorien

Für jede andere Befreiungskategorie – landwirtschaftliche Betriebsmittel, M&E, Spendenaktionen gemeinnütziger Organisationen und ähnliche Fälle – wird ein Buyer’s Retail Sales Tax Exemption Certificate verwendet. Die kaufende Person gibt an, welche gesetzliche Ausnahme gilt und warum. Dieses Formular erfordert keine Vorabgenehmigung durch den Bundesstaat, wie es bei einer Wiederverkäufererlaubnis der Fall ist, aber es erfordert Genauigkeit, da sich der/die Verkäufer/in darauf verlässt, um die Nichterhebung der Steuer zu rechtfertigen.

Welche Unterlagen müssen Verkäufer/innen für Steuerbefreiungsbescheinigungen in Washington aufbewahren?

Das DOR verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern, Befreiungsdokumentationen fünf Jahre lang aufzubewahren. Bewahren Sie die Bescheinigungs- oder Erlaubnisnummer selbst, das Datum der Erfassung und bei Wiederverkäufererlaubnissen die Bestätigung auf, dass sie zum Zeitpunkt des Verkaufs aktiv war. Verknüpfen Sie jeden steuerbefreiten Verkauf mit der spezifisch verwendeten Bescheinigung, damit Prüfer/innen die Befreiung bis zu ihrer Dokumentation zurückverfolgen können, anstatt nur einen allgemeinen Vermerk zu hinterlassen, dass die Kundin oder der Kunde befreit war. Achten Sie auf die Ablaufdaten von Wiederverkäufererlaubnissen, da eine Erlaubnis, die während einer laufenden Geschäftsbeziehung abläuft, eine neue Nummer in den Unterlagen erfordert.

Was passiert, wenn Sie eine ungültige Ausnahmebescheinigung akzeptieren?

Wenn sich eine Bescheinigung als ungültig, unvollständig oder betrügerisch herausstellt, kann das DOR die nicht eingezogene Steuer zuzüglich Zinsen rückwirkend bis zum Datum der Transaktion von der Verkäuferin oder dem Verkäufer nachfordern. Washington bietet eine Gutglaubensregelung, die Verkäufer/innen schützt, die eine Bescheinigung in angemessener Weise akzeptiert haben: Wenn diese vollständig ausgefüllt war, die geltend gemachte Ausnahme für diese Art von Käufer/in nachvollziehbar war und nichts an der Transaktion Zweifel aufkommen ließ, wird der/die Verkäufer/in in der Regel nicht haftbar gemacht, selbst wenn sich die Bescheinigung später als fehlerhaft erweist. Dieser Schutz entfällt, wenn in einer Bescheinigung Informationen fehlten, die Nummer der Wiederverkäufergenehmigung nicht mit den Aufzeichnungen des DOR übereinstimmte oder die geltend gemachte Ausnahme nicht zu dem verkauften Posten passte.

Überprüfen Sie Wiederverkäufergenehmigungen vor dem Verkauf über das Suchtool des DOR und prüfen Sie Ausnahmebescheinigungen beim Einzug auf Vollständigkeit. Zusammen können diese Schritte das Risiko für Verkäufer/innen bei einer Prüfung erheblich verringern.

Welche Tools können bei der Verwaltung von Steuerbefreiungsbescheinigungen helfen?

Die manuelle Nachverfolgung von Erlaubnisnummern, Ablaufdaten und Arten von Bescheinigungen für alle steuerbefreiten Kundinnen und Kunden wird mit zunehmendem Transaktionsvolumen immer schwieriger. Mit Stripe Tax können Unternehmen bestimmte Kundinnen und Kunden als steuerbefreit markieren und Details zur Befreiung an deren Kundendatensatz anhängen. So wird die Befreiung automatisch auf zukünftige Transaktionen angewendet, anstatt jedes Mal eine manuelle Überschreibung zu erfordern. Dies ist für Unternehmen mit wiederkehrenden steuerbefreiten Käuferinnen und Käufern nützlich, wie beispielsweise einen Großhandelslieferanten, der jeden Monat an dieselbe Gruppe von Wiederverkäufer/innen verkauft, da die Befreiung nicht auf jeder Rechnung erneut angewendet werden muss. Stripe Tax verfolgt auch die Umsätze nach Bundesstaat und meldet, wenn sich ein Unternehmen dem Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus in Washington nähert.

So unterstützt Stripe Tax Unternehmen bei der Einhaltung internationaler Umsatzsteuervorschriften

Stripe Tax Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Stripe Tax hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu überwachen, und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA registrieren, um Steuern zu erheben, US-Steuermeldungen im Dashboard automatisieren und globale Steuermeldungen über vertrauenswürdige Partner abwickeln. Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und GST für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern

• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern erheben müssen, und aktivieren Sie die Steuererhebung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuererhebung mit einem Klick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Wenn Sie sich für die Sales Tax in den USA registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldedetails vorab ausgefüllt werden – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Sie bei der Registrierung bei den lokalen Steuerbehörden zu unterstützen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuermeldung vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Steuermeldungen im Dashboard, unterstützt von TaxJar. Für globale Steuermeldungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Partner für Steuermeldungen integrieren, sodass Ihre globalen Steuermeldungen präzise und pünktlich sind. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Steuermeldungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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FAQs zu Befreiungen von der Sales Tax in Washington