En giltig svensk faktura måste innehålla säljarens momsregistreringsnummer, löpande fakturanummer, beskrivning av levererade varor eller tjänster, tillämplig skattesats och momsbelopp, samt totalbelopp att betala inklusive moms. Allt detta krävs enligt mervärdesskattelagen och bokföringslagen. Fel i något av detta kan leda till nekade momsavdrag, bokföringskorrigeringar eller en kund som inte kan stänga sina egna konton.

Nedan förklarar vi varje obligatoriskt fält på fakturan, vanliga misstag och hur ett faktureringsprogram hanterar efterlevnadskrav automatiskt.

Viktiga punkter

• Svenska fakturor måste innehålla specifika momsuppgifter, löpande fakturanummer och en tydlig beskrivning av varor eller tjänster.

• Gränsöverskridande fakturor till företag inom EU kräver köparens momsregistreringsnummer och hänvisning till omvänd skattskyldighet, medan export utanför EU måste redovisas med nollskattesats.

• Ett faktureringsprogram kan automatisera de strukturella kraven, men det är fortfarande företagets ansvar att de underliggande uppgifterna är korrekta.

Vad måste en faktura innehålla i Sverige?

Svenska fakturakrav är inte komplicerade, men de är exakta.

Ett momsregistrerat företag måste inkludera följande:

• Fakturadatum

• Fakturanummer

• Säljarens fullständiga namn, adress och momsregistreringsnummer

• Köparens fullständiga namn, adress och momsregistreringsnummer (om köparen är betalningsskyldig för moms vid leveransen eller om det rör sig om en momsfri försäljning av varor inom EU)

• Varornas eller tjänsternas kvantitet, omfattning och art

• Datum för leverans eller utförande av tjänster

• Tillämplig(a) skattesats(er)

• Beskattningsunderlag för varje skattesats

• Momsbelopp

• Totalt belopp att betala. Detta måste också anges i svenska kronor (SEK) om du fakturerar i en utländsk valuta, eller i euro om redovisningsvalutan är euro.

Ett förfallodatum är inte obligatoriskt, men utan ett kan du inte kräva dröjsmålsränta.

Sverige tillåter även förenklade fakturor för transaktioner under 4 000 SEK, inklusive moms. På en förenklad faktura kan köparens uppgifter och en uppdelning per skattesats utelämnas, men den måste ändå innehålla utställningsdatum, säljarens identitet, en beskrivning av varorna eller tjänsterna och debiterat momsbelopp eller tillämplig skattesats. Kvitton från kortterminaler uppfyller i allmänhet kraven.

Vad kräver svensk bokförings- och momslagstiftning för fakturor?

Förutom den lista över uppgifter som måste ingå i en faktura anger bokföringslagen och mervärdesskattelagen några andra krav som företag bör känna till.

Här är vad du behöver veta:

• Bevarande av fakturor: Varje faktura (utfärdad eller mottagen) måste sparas i sju år efter utgången av det räkenskapsår då den skapades. Fakturan fungerar som underlag som bevisar att en transaktion har ägt rum.

• Momsbefriade leveranser: Om det du säljer är skattebefriat ska du uttryckligen ange grunden för befrielsen. Det är bättre att hänvisa till den specifika bestämmelse i mervärdesskattelagen som är tillämplig (t.ex. "befriad enligt kapitel 3, 9 § mervärdesskattelagen") än att skriva "momsbefriad" utan att utveckla saken.

• Självfakturering: I Sverige är det tillåtet för köparen att utfärda en faktura för säljarens räkning, men endast om det finns ett tidigare skriftligt avtal mellan båda parter och fakturan måste vara tydligt märkt som självfakturerad.

• Kreditnotor: När du korrigerar eller makulerar en faktura utfärdar du en ändringsfaktura, vanligen kallad en kreditnota. Den måste referera till den ursprungliga fakturan, tydligt ange vad som ändras och innehålla samma identifierande uppgifter som en standardfaktura.

Vad måste en svensk faktura innehålla vid internationell handel?

Gränsöverskridande fakturering innebär ytterligare krav, och felaktiga fakturor kan leda till tullförseningar, nekade momsavdrag eller oväntade skatteskulder.

Så här gör du för att få rätt på det:

• B2B-försäljning inom EU: När du säljer varor eller tjänster till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land tar du inte ut någon svensk moms. Det är köparen som redovisar den genom reglerna om omvänd skattskyldighet. Din faktura måste innehålla köparens momsregistreringsnummer (verifiera det innan du utfärdar den), ange att reglerna om omvänd skattskyldighet tillämpas (ofta skrivet som "omvänd betalningsskyldighet" på svenska) och visa 0 % moms.

• Export utanför EU: Varor som exporteras till länder utanför EU är i allmänhet nollskattesatta. Fakturan ska visa 0 % moms och ange att leveransen är en export. Du måste spara exportdokumentation för att kunna styrka nollskattesatsen vid en eventuell revision.

• Tjänster till kunder utanför EU: B2B-tjänster som levereras till företag utanför EU faller vanligtvis helt utanför tillämpningsområdet för svensk moms. Det ska framgå av fakturan att ingen moms tas ut.

• Valutor: Det finns inget lagstadgat krav på att fakturera i SEK för internationella transaktioner, men de svenska momsbeloppen måste anges i SEK. Inkludera växelkursen och dess källa om du fakturerar i en annan valuta.

Hur skapar du fakturor som uppfyller kraven?

Fakturafakturor hamnar i allmänhet i ett par kategorier. Konsekvenserna sträcker sig från mindre (t.ex. försenad betalning) till allvarliga (t.ex. avvisat momsavdrag eller momsrevision).

Här är några vanliga misstag:

• Saknat eller felaktigt momsregistreringsnummer: Utan ditt momsregistreringsnummer på fakturan kan mottagaren inte kräva tillbaka ingående moms. Kontrollera att ditt nummer finns på varje faktura du utfärdar.

• Icke-sekventiell fakturanumrering: Svenska skattemyndigheter förväntar sig att fakturanummer följer en obruten sekvens. Se till att inga nummer hoppas över av misstag.

• Vaga tjänstebeskrivningar: Beskrivningen måste identifiera vad som faktiskt gjordes. "Strategisk kommunikationsrådgivning, 12 timmar, relaterat till kampanj för produktlansering" är rätt detaljnivå. En tredje part som läser fakturan bör kunna förstå transaktionens natur.

• Fel skattesats: Sverige har tre skattesatser: 25 %, 12 % och 6 %. Om du tillämpar 25 % på något som kvalificerar för 12 % tar du ut för mycket av din kund och skapar en korrigering som måste behandlas senare.

• Saknad hänvisning till omvänd skattskyldighet på EU-fakturor: EU B2B-fakturor utan köparens momsregistreringsnummer eller hänvisning till omvänd skattskyldighet ser ut som inhemska fakturor utan moms. Köparen i en annan medlemsstat behöver den hänvisningen för att redovisa skatten korrekt.

• Kreditnotor som inte hänvisar till den ursprungliga fakturan: En kreditnota utan länk till det ursprungliga fakturanumret är nästan värdelös för bokföringsändamål på båda sidor.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.