Onbetaalde facturen kunnen al snel een financieel risico vormen voor ondernemingen in Duitsland. Ze beperken de operationele flexibiliteit, leggen kapitaal vast dat nodig is voor lopende kosten of investeringen, en maken het moeilijk om de cashflow te plannen. Daarom is het belangrijk dat ondernemingen gemiddelde krediettermijn (DSO) vermijden of hun DSO snel verlagen.

In dit artikel leggen we uit wat DSO is, inclusief de impact ervan op ondernemingen in Duitsland en de problemen die het kan veroorzaken met de liquiditeit. We leggen ook de veelvoorkomende oorzaken van betalingsachterstanden uit en wat ondernemingen kunnen doen om sneller betaald te worden en een hoge DSO te voorkomen.

Belangrijkste punten

• De gemiddelde krediettermijn (DSO) is de som van alle openstaande vorderingen voor geleverde diensten en vertegenwoordigt vaststaand kapitaal dat ondernemingen tijdelijk niet kunnen gebruiken.
  
• Een hoge DSO kan de liquiditeit beperken en financiële knelpunten veroorzaken.
  
• Veelvoorkomende oorzaken van betalingsachterstanden zijn onder meer onjuiste facturen, lange betalingstermijnen, interne klantprocessen en financiële moeilijkheden.
  
• Duidelijke en correcte facturen, kortere betalingstermijnen en gestructureerd debiteurenbeheer kunnen ondernemingen helpen sneller betaald te worden.
  
• Automatische facturering en betalingsherinneringen versnellen de verwerking, verminderen de handmatige werkdruk en verlagen het risico op te late of gemiste betalingen.
  
• Digitale oplossingen zorgen voor efficiënte workflows voor factuurverwerking, wat kan helpen om de DSO te verlagen.
  

Wat is gemiddelde krediettermijn (DSO)?

Bij een onderneming is de gemiddelde krediettermijn (DSO) de som van openstaande facturen die debiteuren aan de onderneming verschuldigd zijn. Dit is geld dat is gefactureerd maar nog niet is betaald, meestal aangeduid als ‘vorderingen’. Vanuit financieel oogpunt vertegenwoordigt DSO vastzittend kapitaal of niet-liquide activa.

Wat is de impact van DSO op ondernemingen in Duitsland?

DSO beïnvloedt belangrijke managementgebieden en heeft directe gevolgen voor de liquiditeit, het risico en de operationele processen. Het heeft vooral invloed op de volgende gebieden:

• Liquiditeit
  DSO legt kapitaal vast dat een onderneming tijdelijk niet kan gebruiken. Hoewel er al omzet is gegenereerd, zijn de middelen niet beschikbaar voor lopende uitgaven of investeringen. Daarom kan een hoge DSO de solvabiliteit beperken en liquiditeitsproblemen veroorzaken.
  
• Financiële planning
  DSO is een belangrijke maatstaf om de financiële situatie van een onderneming op korte termijn te beoordelen. Het laat zien welk percentage van de omzet nog niet is betaald. Bedrijven moeten hiermee rekening houden in hun financiële planning om realistische winstprognoses te maken en het betaalproces te beheren.
  
• Risico op wanbetaling
  DSO brengt ook een risico op wanbetaling met zich mee. Hoe langer vorderingen openstaan, hoe onzekerder het is of ze daadwerkelijk betaald zullen worden. De solvabiliteit en het betalingsgedrag van debiteuren spelen hierbij een belangrijke rol. Ondernemingen kunnen waar nodig voorzieningen aanleggen voor vorderingen om een realistisch beeld te krijgen van de financiële risico’s. Zo kunnen ondernemingen vroegtijdig rekening houden met mogelijke verliezen en een beter beeld krijgen van hun financiële situatie.
  
• Administratieve werkdruk
  Het beheren van DSO kost tijd en moeite. Ondernemingen houden inkomende betalingen bij, sturen aanmaningen en starten incasso als dat nodig is. Inefficiënte processen kunnen tijd en middelen verspillen.
  
• Beheer van debiteuren (AR)
  DSO maakt deel uit van het beheer van debiteuren. Door DSO te beheren, kunnen ondernemingen sneller betaald worden en risico’s minimaliseren. Het doel is om de DSO zo laag mogelijk te houden om de liquiditeit en financiële stabiliteit van de onderneming te versterken.
  

Waarom is een hoge DSO een probleem voor de liquiditeit?

Een hoge DSO heeft een direct negatief effect op de liquiditeit van een onderneming. Het legt financiële middelen vast die al als omzet zijn geboekt, maar nog niet daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dit zorgt voor een kloof tussen gegenereerde omzet en beschikbare contanten. In deze situatie kunnen ondernemingen slechts in beperkte mate aan hun lopende verplichtingen voldoen, ook al zijn ze financieel succesvol.

Terugkerende kosten – zoals lonen, huur en facturen van leveranciers – moeten worden betaald, ongeacht wanneer betalingen worden ontvangen. Als vorderingen langdurig openstaan, moeten ondernemingen deze uitgaven dekken met bestaande reserves of via externe financiering. Dit kan extra financiële druk veroorzaken en de flexibiliteit in de dagelijkse bedrijfsvoering aanzienlijk beperken.

Gevolgen voor de financiële stabiliteit

Naast de invloed op de liquiditeit op korte termijn, heeft een hoge DSO ook gevolgen voor de stabiliteit van een onderneming op de lange termijn. Als een aanzienlijk deel van de activa vastzit in openstaande vorderingen, kan een onderneming meer afhankelijk worden van tijdige betalingen. Vertragingen of wanbetalingen kunnen dan al snel leiden tot financiële problemen. Daarom verhoogt een constant hoge DSO het risico op liquiditeitsproblemen en verzwakt het de veerkracht van een onderneming bij marktschommelingen.

Veelvoorkomende oorzaken van betalingsachterstanden in Duitsland

DSO is meestal het gevolg van betalingsachterstanden. Er zijn veel redenen waarom betalingen te laat kunnen zijn, niet alleen fouten van klanten. Hieronder staan een paar veelvoorkomende oorzaken van betalingsachterstanden.

Onduidelijke of onjuiste facturering

Een veelvoorkomende reden voor betalingsachterstanden zijn fouten op facturen. Klanten kunnen facturen afwijzen als er verplichte informatie ontbreekt, de beschrijving van de diensten onduidelijk is of er onjuiste bedragen op staan. Ondernemingen moeten deze facturen corrigeren of nieuwe facturen sturen, waardoor het betalingsproces vertraging oploopt en de DSO toeneemt.

Lange of ongunstige betalingstermijnen

Betalingstermijnen met klanten kunnen ook invloed hebben op de DSO. Royale betalingstermijnen van 60 dagen of meer kunnen leiden tot lagere betalingen. Ondernemingen in Duitsland verlenen dit soort betalingsvoorwaarden vaak om concurrerend te blijven of de klantloyaliteit te vergroten, maar dit gaat ten koste van de DSO.

Interne klantprocessen

Een andere veelvoorkomende reden waarom betalingen te laat zijn, zijn de interne processen van de debiteur. Meervoudige goedkeuringen, problemen rond autorisaties of handmatige boekhoudprocedures kunnen betekenen dat facturen wel correct worden geregistreerd, maar niet op tijd worden betaald. Complexe structuren kunnen dit effect versterken, vooral in grotere organisaties.

Financiële knelpunten

Klanten betalen vaak te laat als ze tijdelijk krap bij kas zitten. Als dit gebeurt, worden betalingen vaak uitgesteld of slechts gedeeltelijk voldaan.

Gebruik van betalingstermijnen

In sommige gevallen maken klanten gebruik van hun volledige betalingstermijn om hun eigen liquiditeit te verbeteren. Hoewel dit in sommige gevallen frustrerend kan zijn voor de crediteuren, is het contractueel toegestaan, zolang de klant de afgesproken betalingstermijn maar haalt.

Hoe kunnen ondernemingen sneller betaald worden om de DSO te verlagen?

Het doel van effectief DSO-beheer is om zo snel mogelijk betaald te worden. Er zijn veel manieren waarop ondernemingen in Duitsland kunnen ingrijpen in het betalingsproces om de vereffening van hun openstaande vorderingen te versnellen.

Duidelijke en correcte facturatie

Een van de eenvoudigste manieren om sneller betaald te worden, is ervoor te zorgen dat facturen correct en volledig zijn. Hoe minder vragen en correcties er nodig zijn, hoe sneller ondernemingen betaald worden. Dit kan ook de DSO verlagen.

Verkort en verfijn betalingstermijnen

Kortere betalingstermijnen verkorten de tijd die klanten nodig hebben om te betalen. Veel ondernemingen in Duitsland hanteren een betalingstermijn van 30 dagen. Er is echter geen wettelijke minimumtermijn. In principe kunnen ondernemingen facturen versturen die direct na ontvangst of kort daarna moeten worden betaald.

Ondernemingen moeten duidelijke regels rond betalingstermijnen vastleggen in hun algemene voorwaarden en hierover transparant zijn wanneer klanten contracten afsluiten of bestellingen plaatsen. Bovendien geldt dat als er geen betalingstermijn is afgesproken voor zakelijke transacties, de debiteur automatisch in gebreke blijft zonder incasso uiterlijk 30 dagen nadat hij de factuur heeft ontvangen en deze opeisbaar is geworden.

Gestructureerd debiteurenbeheer

Professioneel debiteurenbeheer zorgt ervoor dat openstaande vorderingen consequent worden gecontroleerd en bijgehouden. Ondernemingen kunnen dit proces intern opzetten of een deel ervan uitbesteden aan gespecialiseerde dienstverleners die diensten aanbieden zoals factoring. In beide gevallen helpt een gestructureerde aanpak ervoor te zorgen dat klanten betalen en ondernemingen hun DSO verlagen.

Hoe kunnen geautomatiseerde facturering en betalingsherinneringen helpen om de DSO te verlagen?

Het automatiseren van belangrijke boekhoudprocessen kan helpen om de DSO te verlagen en de incasso te versnellen. Digitale systemen genereren facturen direct nadat diensten zijn geleverd en sturen deze zonder vertraging naar klanten. Dit verkort de tijd tussen dienstverlening en facturering.

Een ander voordeel is dat deze systemen openstaande vorderingen automatisch kunnen bijhouden. Systemen versturen betalingsherinneringen en incasso-aanmaningen met vaste tussenpozen, zonder handmatige tussenkomst. Dit betekent dat de DSO continu wordt gemonitord en dat betalingsachterstanden vroegtijdig kunnen worden aangepakt. Dit vergroot de kans dat openstaande bedragen snel worden voldaan, zonder dat ondernemingen handmatig betalingsherinneringen moeten opstellen.

Het automatiseren van de factuurverwerking zorgt ook voor meer transparantie rond openstaande posten. Ondernemingen krijgen realtime overzichten van openstaande vorderingen en hun vervaldata, waardoor het makkelijker wordt om gerichte actie te ondernemen om schulden te innen en liquiditeitsproblemen te voorkomen.

Welke betaalmethoden zorgen voor snellere betaling?

De betaalmethode die klanten kiezen, heeft direct invloed op hoe snel ondernemingen betaald worden. Dit heeft dus ook invloed op de DSO. Met eenvoudige, snelle en geautomatiseerde betalingsverwerking kunnen klanten sneller betalen na ontvangst van de factuur.

Ondernemingen hebben er over het algemeen baat bij om veel betaalopties aan te bieden, omdat dit de kans vergroot dat klanten hun favoriete betaalmethode kunnen vinden. De volgende betaalmethoden kunnen ondernemingen helpen om aanzienlijk sneller betaald te worden:

• Directe betalingen: met directe betalingen wordt het geld binnen enkele seconden op de zakelijke rekening gestort, waardoor de DSO tot een minimum wordt beperkt of helemaal verdwijnt.
  
• Online betaallinks en geïntegreerde afrekenoplossingen: door betaallinks direct in facturen of e-mails te verwerken, wordt het betaalproces aanzienlijk eenvoudiger. Klanten kunnen met slechts een paar klikken betalen, wat de kans op een snelle betaling vergroot.
  
• Creditcardbetaling: met creditcardbetalingen gebeurt de autorisatie direct, waardoor ondernemingen snel een bevestiging van de betaling krijgen. Dit kan de cashflow versnellen en de DSO verlagen.
  
• SEPA-incasso (Single Euro Payments Area): met SEPA-incasso wordt het geld direct van de rekening van de klant afgeschreven. Dit vermindert vertragingen en zorgt voor voorspelbare, regelmatige inkomende betalingen.
  
• Koop nu, betaal later: bij koop nu, betaal later-modellen betalen klanten later, maar ontvangen ondernemingen het geld meestal al vroeg van de betaaldienstverlener. Dit verbetert het inkomende betaalproces, terwijl klanten blijven profiteren van flexibele betalingsvoorwaarden.
  
• Digitale wallets: digitale wallets zijn snelle en gebruiksvriendelijke betaalinterfaces voor opgeslagen betaalmethoden, zoals creditcards of automatische incasso’s. Door het soepele, vereenvoudigde betaalproces worden betalingen sneller verwerkt, waardoor ondernemingen sneller betaald kunnen worden en de DSO kan worden verkort.
  

Hoe Stripe kan helpen

Digitale oplossingen kunnen een belangrijke rol spelen bij het sneller ontvangen van betalingen en het verlagen van de DSO. Geautomatiseerde processen en een hoge mate van flexibiliteit helpen ondernemingen in Duitsland om hun openstaande vorderingen efficiënt te beheren en sneller te innen.

Stripe Payments

Met Stripe Payments kunnen ondernemingen wereldwijd betalingen accepteren via verschillende kanalen. De integratie van een breed scala aan betaalmethoden en verfijnde betaalprocessen zorgt ervoor dat klanten kunnen genieten van een snelle, probleemloze afrekening. Dat betekent dat je sneller betaald krijgt en minder tijd hoeft te besteden aan het actief achterhalen van je openstaande vorderingen.

Stripe Billing

Stripe Billing helpt ondernemingen bij het beheren van terugkerende betalingen en flexibele tariefmodellen. Geautomatiseerde facturatie en Smart Retries wanneer betalingen mislukken, helpen betalingsachterstanden te verminderen. Dit verlaagt systematisch de DSO en helpt je in veel gevallen om openstaande vorderingen vroegtijdig te innen, zonder handmatige processen.

Stripe Invoicing

Met Stripe Invoicing kunnen ondernemingen hun facturering en debiteurenadministratie automatiseren. Invoicing genereert en verstuurt snel facturen en stuurt automatische betalingsherinneringen. Dit helpt ondernemingen om te allen tijde de status van openstaande vorderingen te kennen, waardoor het makkelijker wordt om ze te innen en het hele betalingsproces te vereenvoudigen.

Veelgestelde vragen

Hieronder geven we antwoord op de belangrijkste vragen over DSO in Duitsland.