La gestione globale delle imposte cambia di pari passo con l'attività, in nuovi mercati, linee di prodotti e quadri normativi. Ciò che è efficace in un Paese potrebbe non essere conforme alle normative di un altro, e ciò che garantiva la conformità l'anno scorso potrebbe non essere sufficiente oggi. Di seguito è riportata una guida pratica alla gestione fiscale globale: come funziona, perché è così importante e come costruire un processo in grado di resistere alle pressioni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la gestione globale delle imposte?
  
• Perché la gestione globale delle imposte è così importante?
  
• Quali sono i componenti di base di una strategia globale di gestione delle imposte?
  
• Cosa rende la conformità fiscale globale così impegnativa?
  
• In che modo le attività possono implementare una strategia di gestione globale delle imposte adattabile e flessibile?
  

Cos'è la gestione globale delle imposte?

La gestione globale delle imposte è il modo in cui un'attività gestisce le proprie responsabilità fiscali in tutti i Paesi in cui opera. Ciò include la presentazione delle dichiarazioni, il calcolo dell'imposta corretta su ogni vendita, il monitoraggio delle modifiche alle regole e la ricerca del modo più efficiente per strutturare le operazioni. Implica anche la creazione di un sistema in grado di scalare e adattarsi man mano che l'attività si espande. La gestione globale delle imposte include quanto segue:

• Conformità: È necessario assicurarsi che l'attività sia registrata dove richiesto, che presenti i moduli appropriati entro i termini previsti e che paghi l'importo corretto delle imposte. Quest'ultimo include le imposte sul reddito, l'imposta sul valore aggiunto (IVA), l'imposta sui beni e servizi (GST), le imposte sulle vendite, le imposte sui salari e altro ancora, ciascuna con i propri formati e scadenze, a seconda del Paese.

• Pianificazione: Una gestione delle imposte efficace strutturerà anche l'attività in modo da sostenere la crescita a lungo termine e limitare l'esposizione fiscale. Ciò può significare scegliere dove collocare le persone giuridiche, come ripartire ricavi e costi tra i paesi e come rimpatriare gli utili in modo efficiente.

• Coordinamento: Un altro elemento fondamentale è l'unificazione dei sistemi utilizzati dai team di vendita, finanziario, legale e di prodotto. La strategia deve essere integrata nelle operazioni quotidiane e non può essere di competenza di un unico reparto.

• Documentazione e preparazione agli audit: Ogni posizione fiscale assunta dall'attività deve essere supportata da registrazioni chiare e coerenti, dal modo in cui vengono stabiliti i prezzi dei beni a come vengono classificati i ricavi e determinato il nexus.

Si tratta di un'infrastruttura fondamentale per le attività con una presenza internazionale. L'obiettivo è quello di creare un sistema che aiuti l'attività a espandersi con sicurezza in nuovi mercati.

Perché la gestione globale delle imposte è così importante?

Quando un'azienda si espande oltre i confini nazionali, la complessità fiscale aumenta. Ogni nuovo mercato comporta ulteriori norme, rischi e obblighi di rendicontazione. Senza un approccio coerente, i costi per garantire la conformità aumentano rapidamente, così come la probabilità di commettere errori. Ecco perché la gestione globale delle imposte è così importante per le operazioni internazionali.

Il rischio di conformità non è distribuito in modo uniforme

Ogni Paese stabilisce le proprie regole su come e quando si devono pagare le imposte. Alcuni richiedono la registrazione fiscale locale dopo una singola transazione. Altri hanno soglie o regole speciali per le entità straniere. Queste differenze sono importanti e i requisiti tendono a cambiare.

Il mancato rispetto di una scadenza di presentazione o una registrazione non corretta in una giurisdizione può comportare multe e verifiche fiscali. Quando tale complessità viene moltiplicata per 10 o 20 paesi, le probabilità di commettere un errore aumentano.

La tassazione non riguarda solo il team finanziario

Le decisioni fiscali determinano il modo in cui un'azienda contabilizza i ricavi, riconosce le spese e prevede i profitti. Una registrazione mancante o un'aliquota fiscale errata possono distorcere la rendicontazione finanziaria o ritardare importanti decisioni aziendali.

I team finanziari, di prodotto e legali prendono decisioni che influiscono sull'esposizione fiscale. Se non lavorano sulla base di una logica condivisa, possono verificarsi disallineamenti, soprattutto quando un'attività entra in nuovi mercati o lancia nuovi prodotti.

La strategia fiscale determina l'efficienza con cui l'attività può crescere

Esistono implicazioni fiscali sul luogo in cui costituisci la società, sulla struttura dei contratti e sul modo in cui si trasferiscono i capitali attraverso i confini. Queste decisioni possono favorire l'espansione o imporre vincoli in un secondo momento.

Un approccio ben strutturato alla fiscalità globale consente a un'attività di espandersi senza dover rivedere i propri sistemi di conformità man mano che cresce.

Quali sono i componenti di base di una strategia globale di gestione delle imposte?

La gestione globale delle imposte comprende la pianificazione, i processi e l'esecuzione. Per garantire la conformità in tutte le giurisdizioni, è necessario definire una strategia solida, ripetibile e orientata al cambiamento. Ecco come funziona nella pratica.

Conformità quotidiana che funziona a livello transfrontaliero

La strategia deve garantire che l’attività soddisfi i requisiti locali ovunque effettui vendite. Ciò include:

-Registrazione per le tipologie di imposta corrette (ad esempio, IVA, GST, imposta sulle vendite)

• Presentazione delle dichiarazioni dei redditi in modo accurato e puntuale, utilizzando i formati e le piattaforme preferiti da ciascun Paese.

• Addebito e versamento della rimessa fiscale corretti su ogni transazione, in base alla località, al prodotto e al tipo di cliente

Questo processo dovrebbe essere centralizzato ma sufficientemente flessibile da adattarsi alle peculiarità specifiche di ciascun paese, in particolare quando i formati delle fatture o i sistemi di archiviazione elettronica presentano notevoli differenze.

Pianificazione fiscale adeguata alle modalità operative dell'attività

La pianificazione fiscale dovrebbe strutturare l'attività in modo da favorire una crescita sostenibile e gestire al contempo l'esposizione al rischio. Ciò significa:

• Progettare una struttura di persona giuridica che rifletta il modo in cui i ricavi, la proprietà intellettuale (IP) e i costi fluiscono all'interno dell'attività

• Impostare politiche sulle tariffe di trasferimento conformi ed efficienti

• Decidere come gestire il rimpatrio degli utili, soprattutto quando i paesi impongono ritenute d’acconto o restrizioni sulla circolazione di capitali

L'idea è quella di modellare in modo proattivo la struttura piuttosto che sistemare le complicazioni che crea.

Gestione del rischio integrata nel processo

I rischi fiscali tendono a manifestarsi laddove i processi non sono chiari o la documentazione è carente. Una strategia solida prevede controlli quali:

• Standardizzazione delle modalità di documentazione delle posizioni chiave (ad esempio, tariffe di trasferimento, stabili organizzazioni)

• Esecuzione di revisioni periodiche del rischio per individuare l'esposizione, in particolare nei mercati in rapida crescita o in nuove linee di prodotti

• Attuazione di percorsi di escalation per evitare che le questioni fiscali vengano trascurate da team che non sanno come individuare i problemi emergenti.

La tua attività deve stare al passo con i cambiamenti normativi. Inoltre, deve essere pronta a spiegare le proprie decisioni in caso di richiesta.

Sistemi e strumenti realmente scalabili

Il tracciamento manuale potrebbe essere efficace in un mercato unico. Tuttavia, la tassazione globale richiede sistemi in grado di:

• Calcolare la giusta aliquota fiscale su ogni vendita, in tempo reale

• Effettuare la sincronizzazione con piattaforme di fatturazione e contabilità per reportistica coerente

• Aggiornamenti automatici man mano che le regole cambiano in modo che la tua posizione di conformità non venga compromessa a tua insaputa

Insieme, questi elementi conferiscono alla gestione globale delle imposte struttura, adattabilità e capacità di resistenza. Senza di essi, la strategia inizia a vacillare sotto pressione, in particolare quando l'attività fa il suo ingresso in nuovi mercati, aggiunge nuovi prodotti o cresce più rapidamente del previsto.

Cosa rende la conformità fiscale globale così impegnativa?

La conformità fiscale globale è resa complessa dalle centinaia di variabili piccole e in rapida evoluzione che si accumulano nelle diverse giurisdizioni. La difficoltà deriva dal fatto che ogni paese definisce la “conformità” in modo diverso e continua a modificarne la definizione. Di seguito sono riportate le principali sfide che le aziende devono affrontare nella gestione delle imposte globali.

Ogni paese ha le proprie regole

Alcuni paesi richiedono la registrazione fiscale dopo una sola vendita. Altri fissano soglie di ricavi. Alcuni richiedono dichiarazioni mensili, mentre altri le richiedono ogni trimestre. Molti utilizzano sistemi in tempo reale di fatturazione elettronica con rigide regole di formattazione, spesso nella lingua e nella valuta locali.

Non esiste uno standard globale. Ciò che è accettabile in un paese potrebbe comportare sanzioni in un altro. E anche se oggi sei conforme, dovrai apportare rettifiche quando la legislazione modificherà le norme fiscali.

Le attività digitali devono comunque far fronte agli obblighi fiscali locali

Non è necessario avere un ufficio locale per essere soggetti a imposta. La vendita di prodotti o servizi digitali in un altro Paese può comportare l'applicazione dell'IVA, della GST o dell'imposta sulle vendite per le attività non residenti in oltre 100 giurisdizioni in tutto il mondo. Dovrai registrarti a livello locale, riscuotere l'imposta corretta su ogni vendita, emettere fatture conformi e presentare dichiarazioni dei redditi, anche se la tua unica presenza in un paese è un pagamento con carta di credito.

Le tariffe di trasferimento non sono così standardizzate come sembra

L'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) ha stabilito delle linee guida generali sulle tariffe di trasferimento, ma nella pratica l'applicazione varia. Le autorità fiscali interpretano il principio di “condizione di mercato” in modo diverso e richiedono una documentazione specifica per ciascun paese a sostegno dei dati forniti.

Anche se il tuo modello di piano tariffario interno è ragionevole a livello globale, potrebbe comunque non soddisfare gli standard locali.

I sistemi non sempre funzionano bene insieme

I team fiscali si affidano a dati provenienti da sistemi finanziari, di carattere legale, di prodotto e di vendita, che non sempre sono collegati o strutturati tenendo conto delle esigenze fiscali. Di conseguenza, la conformità spesso si riduce all'unificazione di dati frammentati: ad esempio, fatture provenienti da uno strumento, strutture dell’attività da un altro e logica fiscale basata sul ragionamento di un membro del team.

Questo mosaico di regole diverse può portare a errori. Se questi errori finiscono nelle dichiarazioni, le conseguenze non saranno solo tecniche, ma anche finanziarie e di reputazione.

Il cambiamento è costante

Ci sono sempre dei cambiamenti (ad esempio, nuovi manati di fatturazione elettronica, modifiche delle soglie, aggiornamenti dei quadri normativi sulle vendite transfrontaliere). Se i tuoi sistemi e processi non sono flessibili, la conformità diventa un problema costante. Le attività che gestiscono bene questo aspetto creano infrastrutture in grado di assorbire i cambiamenti.

In che modo le attività possono implementare una strategia di gestione globale delle imposte adattabile e flessibile?

Per scalare le operazioni fiscali, è necessario creare un sistema in grado di assorbire nuove sfide senza rallentamenti. Deve funzionare alle dimensioni attuali e reggere in futuro. Ecco cosa dovrebbe includere il processo.

Controllo centralizzato con esecuzione locale

Un team fiscale centralizzato può definire le politiche, gestire i sistemi e monitorare i rischi a livello globale, ma i mercati locali richiedono comunque flessibilità. Ogni Paese ha portali di archiviazione, formati di fatturazione e soglie diversi. Una struttura flessibile crea standard condivisi (ad esempio, formati di dati, processi di rendicontazione, requisiti di documentazione) e consente ai team locali di gestire le parti che non possono essere standardizzate.

Considerazioni fiscali integrate nell’attività

Processi flessibili integrano le tasse nel flusso in modo che vengano contabilizzate ogni volta che un prodotto viene prezzato, viene aggiunto un nuovo paese o vengono create nuove entità. Altrimenti, i team fiscali finiscono per inseguire le fatture dopo l'invio o reagire ai piani di espansione dopo la firma dei contratti.

Le tasse devono essere collegate ai sistemi di fatturazione, pagamento e contabilità già utilizzati dall'attività, in modo che la conformità e la rendicontazione avvengano in tempo reale.

Sistemi che non si interrompono quando cambiano le regole

Le normative sulle imposte cambiano, pertanto un processo che dipende da logiche personalizzate e soluzioni manuali non è sostenibile nel tempo. Un'infrastruttura adattabile si può scalare: ad esempio, un software in grado di aggiornare le aliquote fiscali e le soglie senza necessità di ricostruzione e flussi di lavoro in grado di implementare una nuova cadenza di presentazione o un nuovo modello di fattura senza causare confusione.

L'obiettivo è la flessibilità. Il sistema deve essere sufficientemente stabile da poter essere considerato affidabile, ma anche sufficientemente modulare da poter essere modificato.

Dati affidabili, connessi e accessibili

Dati puliti garantiscono il corretto funzionamento di tutto il resto. È possibile ottenerli monitorando le informazioni corrette (ad esempio, cosa è stato venduto, dove, da chi, sotto quale entità), mantenendole coerenti tra i vari sistemi e rendendole facilmente reperibili per dichiarazione, audit o pianificazione.

Senza questa base, anche i processi meglio progettati possono crollare sotto il peso delle correzioni manuali.