Wer in Schweden ein Unternehmen betreibt, muss strenge Vorschriften einhalten, insbesondere beim Verkauf. In den meisten Fällen ist eine zertifizierte Registrierkasse aus Gründen der Steuerkonformität gesetzlich vorgeschrieben.
Die Wahl der richtigen Registrierkasse für Ihr Unternehmen hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Ihren Zahlungsmethoden und Ihren langfristigen Plänen ab. Während einige Unternehmen gut mit einer einfachen Registrierkasse auskommen können, benötigen andere möglicherweise die Flexibilität eines kompletten Point-of-Sale-Systems (POS). Und auch Unternehmen müssen entscheiden, ob sie diese Geräte kaufen oder mieten.
Im Folgenden erklären wir, wie Sie in Schweden eine einfache Registrierkasse auswählen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine einfache Registrierkasse und wie funktioniert sie in Schweden?
- Was sind die gesetzlichen Anforderungen an Registrierkassen in Schweden?
- Auf welche Eigenschaften sollten Unternehmen bei einer einfachen Registerkasse achten?
- Wie hoch sind die Kosten für eine einfache Registrierkasse in Schweden?
- Wie schneidet eine einfache Registrierkasse im Vergleich zu einem POS System ab?
- Was sollten Unternehmen sonst noch beachten, bevor sie eine einfache Registrierkasse in Schweden kaufen oder mieten?
Was ist eine einfache Registrierkasse und wie funktioniert sie in Schweden?
Eine einfache Registrierkasse wickelt Verkäufe ab, berechnet die Gesamtsummen (einschließlich Steuern), verwahrt Bargeld und druckt Quittungen aus. Es ist das wichtigste Tool für die Transaktionsprotokollierung in stationären Geschäften, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Café, eine Boutique oder ein Dienstleistungsgeschäft handelt.
In Schweden ist eine zertifizierte Registrierkasse für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen persönlich verkaufen, müssen Sie ein zertifiziertes Registrierkassensystem verwenden, das den Standards der schwedischen Steuerbehörde Skatteverket entspricht.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Registrierkassen in Schweden?
In Schweden gelten strenge Regeln, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Verkäufe korrekt melden. Diese Regeln sind für die meisten Einzelhandelsgeschäfte, Cafés, Restaurants, Salons und Dienstleister verbindlich. Unternehmen sind davon ausgenommen. Dazu zählen:
- Unternehmen mit sehr geringem Umsatzvolumen (unter 235.200 schwedischen Kronen (SEK) pro Jahr)
- Taxiunternehmen
- E-Commerce, Verkaufsautomaten und Tür-zu-Tür-Verkäufe
Unternehmen, die nicht von der Steuer befreit sind, müssen die folgenden Vorschriften einhalten, die von Skatteverket festgelegt wurden.
Zertifizierte Registrierkasse und Steuereinheit
Sie müssen Ihre Registerkasse mit einem zertifizierten Steuergerät koppeln. Dieses Gerät generiert für jeden Verkauf einen eindeutigen Kontrollcode, der Manipulationen verhindert und die Einhaltung der Vorschriften unterstützt. Wenn Sie eine neue Registerkasse verwenden, müssen Sie sie bei Skatteverket zertifizieren.
Tägliche Liquiditätsverwaltung und Zahlungserfassung
Protokollieren Sie zu Beginn jedes Tages Ihre anfänglichen liquiden Mittel und verfolgen Sie alle hinzugefügten oder entnommenen Barmittel. So können Sie genaue Aufzeichnungen führen. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Uhr in der Registrierkasse
richtig eingestellt ist.
Zahlungsbeleg für jeden Verkauf
Für jede Transaktion muss ein Beleg generiert werden. Selbst wenn ein Kunde/eine Kundin es ablehnt, müssen Sie ihn ausdrucken oder senden. Elektronische Belege sind zulässig, solange sie so gesendet werden, dass der Kunde/die Kundin sie empfangen kann (z. B. per E-Mail).
Sichere Transaktionsprotokollierung
Ihr Kassensystem protokolliert und speichert automatisch Transaktionsdaten, einschließlich Kontrollcodes. Diese Codes helfen den Steuerbehörden, Verkäufe zu überprüfen und Betrug bei Prüfungen aufzudecken. Sie müssen das elektronische Journal der Registrierkasse mindestens sieben Jahre lang als Teil Ihrer offiziellen Buchhaltungsunterlagen aufbewahren.
Tägliche Berichte und gespeicherte Aufzeichnungen
Am Ende eines jeden Tages müssen Sie einen Z-Bericht erstellen, der alle Transaktionen zusammenfasst. Diese Berichte enthalten wichtige steuerliche Informationen und werden in der Regel elektronisch gespeichert.
Kontrollen und Bußgelder für Compliance
Skatteverket kann Ihr Unternehmen jederzeit und ohne Vorankündigung inspizieren. Sie kann überprüfen, ob Ihre Registrierkasse zertifiziert ist, Transaktionsprotokolle verifizieren oder bestimmte Quittungscodes anfordern. Bei Nichteinhaltung müssen Sie mit Geldstrafen von bis zu 12.500 SEK bei erstmaligen Verstößen und 25.000 SEK rechnen, wenn der Verstoß innerhalb eines Jahres wiederholt wird.
Auf welche Eigenschaften sollten Unternehmen bei einer einfachen Registrierkasse achten?
Es gibt nicht nur eine Art von Registrierkasse. In Schweden sollte eine gute, einfache Registrierkasse einfach zu bedienen, gesetzeskonform und effizient bei der Abwicklung täglicher Transaktionen sein. Hier erfahren Sie, was Sie beachten sollten.
Nutzerfreundlichkeit
Die Nutzeroberfläche sollte unkompliziert sein, mit klaren Schaltflächen oder einem Touchscreen. Die Registrierkasse sollte nur minimale Schulung erfordern – das Personal sollte in der Lage sein, Verkäufe einfach zu registrieren, Rabatte zu gewähren und Rückerstattungen zu leisten – und den Bezahlvorgang im Allgemeinen beschleunigen.
Zentrale Funktionen
Die Registrierkasse muss die Umsatzsteuer (USt.) korrekt berechnen und Quittungen mit allen erforderlichen Angaben ausdrucken. Bei einigen Modellen können Sie Produktkategorien (z. B. „Lebensmittel“ und „Getränke“) vorab programmieren, um die Verkaufsverfolgung zu vereinfachen. Wenn Sie Artikelpreise voreinstellen müssen, vergewissern Sie sich, dass die Registerkasse über genügend PLU-Slots (Price Look-Up) verfügt.
Integration in Zahlungssysteme
Ihre Registerkasse sollte sich leicht mit einem Kartenlesegerät verbinden lassen, so dass die Zahlungsbeträge automatisch übertragen werden. Ein eigenständiges Kartenlesegerät, das nicht mit der Registrierkasse verbunden ist, bedeutet zusätzlichen manuellen Abgleich, den Unternehmen nach Möglichkeit vermeiden sollten.
In Schweden ist ein Ausweis für das Kartenlesegerät an sich keine gültige Quittung – Ihre Registrierkassen muss einen solchen ausstellen. Wenn Sie Stripe für Online-Zahlungen verwenden, sollten Sie ein POS-System in Betracht ziehen, das sich für eine einheitliche Berichterstattung integrieren lässt.
Berichte und Aufzeichnungen
Die Registrierkasse sollte mindestens Z-Berichte (Tagesabschlusszusammenfassungen) erstellen und Aufzeichnungen sieben Jahre lang speichern, um die schwedischen Anforderungen zu erfüllen. X-Berichte (Verkaufszahlen zur Mittagszeit) können nützlich sein, um die Leistung in Echtzeit zu verfolgen. Einige Registerkassen erlauben Datenexporte für die Buchhaltung, was hilfreich ist, wenn Sie nicht alles manuell eingeben möchten.
Sicherheitsfunktionen
Eine abschließbare Kassenschublade ist Standard – dies verhindert unbefugten Zugriff. Öffnungen der Schublade „Kein Verkauf“ sollten protokolliert werden oder einen Manager-Schlüssel erfordern. Wenn es ein elektronisches Journal gibt, stellen Sie sicher, dass Sie Daten sichern können (über eine SD-Karte, USB oder Cloud-Speicher).
Übereinstimmung mit schwedischem Recht
Die Registrierkasse muss an ein zertifiziertes Steuergerät angeschlossen und bei Skatteverket registriert sein. Es sollte Kontrollcodes für jede Transaktion im Falle einer Inspektion speichern. Suchen Sie nach Modellen, die die Einhaltung der Vorschriften vereinfachen – einige Registrierkassen vereinfachen doppelte Belege und steuern das Abrufen von Codes.
Weitere nützliche Funktionen
Obwohl nicht immer notwendig, können ein paar Funktionen nicht schaden. Dazu gehören die Unterstützung von Barcode-Scannern (nützlich im Einzelhandel, aber nicht alle Unternehmen benötigen ihn), Küchendrucker oder Bestellanzeige (für Cafés und Restaurants), Cloud-Konnektivität für den Remote-Zugriff auf Verkaufsdaten sowie kompakte oder batteriebetriebene Modelle, wenn ein Unternehmen auf Märkten oder in Pop-ups verkauft.
Wie hoch sind die Kosten für eine einfache Registrierkasse in Schweden?
Eine einfache Registrierkasse ist für einige Unternehmen eine einmalige Investition und für andere laufende Kosten, je nachdem, ob sie kaufen oder mieten. Die Preise variieren je nach Funktionen, Konformitätsanforderungen und Nutzungsdauer.
Kaufen oder Mieten
- Kaufen: Die Preise für neue zertifizierte Registrierkassen variieren je nach Ausstattung. Sehr einfache Modelle kosten am wenigsten, während fortgeschrittene Registrierkassen mit mehr Funktionen oder Integrationen teurer sind.
- Mieten: Die Kosten für die Anmietung variieren ebenfalls, aber das Mieten verteilt Ihre Kosten über die Zeit und beinhaltet oft auch die Wartung.
Laufende Ausgaben
- Zahlungsbeleg und Verbrauchsmaterialien: Papier, Thermorollen und Farbbänder sind geringe, aber wiederkehrende Kosten.
- Reparaturen und Wartung: Steuergeräte können im Laufe der Zeit ausfallen; Erweiterte Garantien oder Serviceverträge sind möglicherweise verfügbar.
- Software-Updates: Wenn sich die Umsatzsteuerregeln ändern, müssen einige Registrierkassen aktualisiert werden – prüfen Sie, ob sie kostenlos oder kostenpflichtig sind. Im Gegensatz zu Cloud-basierten POS-Systemen vermeiden die meisten Basisregistrierkassen laufende Softwaregebühren.
Kostenüberlegungen nach Branchen
- Einzelhandel und Boutiquen: Eine Registrierkasse im mittleren Bereich kann jahrelang halten.
- Restaurants und Cafés: Diese Unternehmen können mit einer einfachen Registrierkasse beginnen, erweitern diese aber schließlich um ein POS-System für die Bestands- und Tischverwaltung.
- Pop-up-Läden und Saison-Läden: Es könnte besser sein, jede Saison zu mieten, als eine Registrierkasse zu kaufen, die monatelang ungenutzt herumsteht.
- Mobile Unternehmen: Ein Tablet, ein Kartenlesegerät und eine kleine Kassenschublade können kostengünstiger sein als eine herkömmliche Registrierkasse.
Kurzfristiger und langfristiger Nutzen
Eine 15.000 SEK-Registrierkasse, die 7 bis 10 Jahre hält, kostet nicht viel pro Jahr der Nutzung. Wenn Sie mit einem teureren Modell Zeit bei der Berichterstattung oder der Einhaltung von Vorschriften sparen, kann es sich schnell amortisieren. Bei der günstigsten Option fehlen möglicherweise wichtige Funktionen. Ein teureres System könnte jedoch je nach Geschäftsmodell zu viel des Guten sein. Treffen Sie Ihre Wahl auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Anforderungen und nicht nur nach dem Preis.
Wie unterscheidet sich eine einfache Registrierkasse von einem POS-System?
Sowohl Registrierkassen als auch POS-Systeme verarbeiten Verkäufe, aber sie erfüllen unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Wenn Sie sich zwischen den beiden entscheiden müssen, sollten Sie diese Unterschiede berücksichtigen.
Funktionsweise
Registrierkassen erledigen die grundlegenden Aufgaben: Sie registrieren Verkäufe, drucken Belege aus und verwahren Bargeld. POS-Systeme können all das und noch mehr – Verkäufe mit dem Inventar synchronisieren, Echtzeitberichte anbieten, die Kundenhistorie verwalten und die Buchhaltung automatisieren.
Flexibilität und Upgrades
Registrierkassen sind statisch – keine Software-Updates, keine Add-ons. Sie bekommen, was Sie kaufen.
POS-Systeme entwickeln sich weiter. Sie laufen mit Software, was bedeutet, dass Sie Funktionen aktualisieren, Apps integrieren und neue Zahlungsmethoden übernehmen können, sobald diese verfügbar sind.
Nutzerfreundlichkeit
Registrierkassen überzeugen durch Einfachheit. Mitarbeitende können sie in der Regel in wenigen Minuten erlernen, während POS-Systeme mehr Einrichtung und Schulung erfordern; allerdings sind sie nach der Konfiguration oft intuitiv bedienbar.
Kostenüberlegungen
POS-Systeme sind oft mit höheren Vorlaufkosten oder monatlichen Abonnements verbunden, die sich im Laufe der Zeit summieren. Der Vorteil besteht darin, dass Sie eine bessere Automatisierung, bessere Einblicke und eine bessere Effizienz erhalten.
Genau passend
Eine Registrierkasse ist ideal für kleine Unternehmen mit einfachen Verkäufen, z. B. Cafés, Friseursalons, Marktstände oder Boutiquen. Wenn ein Unternehmen keine Bestandsverfolgung oder Kundeneinblicke benötigt, funktioniert diese Lösung gut und ist weniger aufwändig – ohne Software-Updates oder Konnektivitätsanforderungen.
Ein POS-System ist sinnvoll für Unternehmen, die:
- ihren Bestand verfolgen, mehrere Vertriebskanäle verwalten oder detaillierte Berichte benötigen
- große Mengen verarbeiten und eine automatisierte Buchhaltung, Treueprogramme oder Fernzugriff auf Daten wünschen
- Präsenz- und Onlineverkäufe über Stripe oder andere Online-Zahlungsplattformen in ein System integrieren möchten
Was sollten Unternehmen sonst noch beachten, bevor sie eine einfache Registrierkasse in Schweden kaufen oder mieten?
Sobald Sie wissen, was Sie brauchen, ist der nächste Schritt, die richtige Registrierkasse zu besorgen. Unabhängig davon, ob Sie kaufen oder mieten, sollten Sie Folgendes beachten.
Neu oder gebraucht auswählen
Die neuen Registrierkassen sind bei autorisierten Händlern, die sich auf kassasystem (Kassensysteme) spezialisiert haben, und bei einigen Bürobedarfsgeschäften erhältlich. Vergewissern Sie sich immer, dass das Modell für die schwedische Konformität zertifiziert ist. Der Kauf neuer Produkte gewährleistet Garantie und Support.
Gebrauchte Kassenregister können Geld sparen, aber sie erfordern möglicherweise mehr Sorgfalt. Stellen Sie sicher, dass:
- das Modell weiterhin den geltenden Gesetzen entspricht
- die Steuereinheit enthalten ist und erneut auf Ihr Unternehmen registriert werden kann.
- Sie bei einem seriösen Händler kaufen, das Gerät von einem Techniker überprüfen lassen oder beides.
Vor der Entscheidung prüfen
Wenn ein Angebot zu gut scheint, um wahr zu sein, überprüfen Sie noch einmal, was darin enthalten ist. Kostengünstigen Optionen fehlen möglicherweise notwendige Komponenten wie Steuergeräte oder Konformitätsfunktionen. Recherchieren Sie zu diesen wichtigen Punkten der Checkliste:
- Compliance: Vergewissern Sie sich, dass es von Skatteverket zugelassen ist (fragen Sie nach der Herstellererklärung).
- Einrichtung und Schulung: Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter bei der Einstellung der Umsatzsteuer und der Registrierung des Geräts behilflich ist.
- Support und Garantie: Vergewissern Sie sich, wie lange der Versicherungsschutz anhält und ob ein Vor-Ort-Service verfügbar ist.
- Upgrade-Potenzial: Fragen Sie, ob Sie später Funktionen hinzufügen können (z. B. Barcode-Scanner, größere Kassenschubladen).
Machen Sie Ihre Wahl zukunftssicher
Auch wenn Sie natürlich Ihre unmittelbaren geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen möchten, sollten Sie dennoch darüber nachdenken, wie Sie diese Investition in den kommenden Jahren nutzen und anpassen können:
- Skalierbarkeit: Wenn Sie weitere Standorte eröffnen, benötigen Sie Registrierkassen, die miteinander verbunden werden können.
- Zukünftige Zahlungstrends: Bargeldnutzung ist rückläufig. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem digitale Zahlungen unterstützt.
- Integration in Ihr Unternehmen: Wenn Sie Stripe für Online-Zahlungen verwenden, sollten Sie eine Registrierkasse in Betracht ziehen, die später auf ein POS-System umgestellt werden kann.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.