Versand ist in Kalifornien unter bestimmten Bedingungen steuerpflichtig. Standardmäßig sind separat ausgewiesene Liefergebühren von Paketdiensten oder dem US Postal Service (USPS) nicht steuerpflichtig, aber diese Ausnahme hängt von der Formulierung auf der Rechnung, der Liefermethode und davon ab, in welchem Verhältnis eine Gebühr zu den Kosten steht, die Sie für den Versand des Artikels bezahlt haben. Wenn eine dieser Angaben fehlt, kann das California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) eine Gebühr besteuern, die sich eigentlich für die Ausnahme qualifiziert hätte.

Im Folgenden erläutern wir, wann Versand in Kalifornien in der Regel steuerpflichtig ist, den Test zur separaten Ausweisung, der bestimmt, ob eine Ausnahme Bestand hat, und warum Bearbeitungsgebühren anders besteuert werden als der Versand.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Separat ausgewiesene Liefergebühren von einem Paketdienst oder USPS sind in Kalifornien nicht steuerpflichtig, solange sie die Versandkosten nicht überschreiten.

• Eine Versandgebühr muss als eigener Posten erscheinen und an einen tatsächlichen Dollarbetrag gebunden sein, um unter die Ausnahme zu fallen.

• Die Kombination von Versand und Bearbeitung in einem Posten macht die gesamte Gebühr steuerpflichtig, auch den Teil, der für sich allein unter die Ausnahme gefallen wäre.

Wann ist Versand in Kalifornien steuerpflichtig?

Separat ausgewiesene Liefergebühren von einem Paketdienst oder USPS sind in der Regel nicht steuerpflichtig, solange die Gebühr die Versandkosten nicht überschreitet. In folgenden Situationen ist der Versand jedoch steuerpflichtig:

• Lieferung mit Ihrem eigenen Fahrzeug: Wenn Sie anstelle eines Paketdienstes Ihren eigenen LKW oder eine Fahrerin bzw. einen Fahrer auf Ihrer Gehaltsliste einsetzen, ist die Liefergebühr steuerpflichtig, es sei denn, sie ist separat ausgewiesen, an einen Kaufvertrag gebunden und überschreitet nicht Ihre Lieferkosten.

• Erhöhte Versandkosten: Jeder Teil einer Versandgebühr, der den Betrag überschreitet, den Sie für den Versand des Artikels bezahlt haben, ist steuerpflichtig, unabhängig davon, welchen Paketdienst Sie verwendet haben.

• Gemischte Bestellungen mit steuerpflichtigen und ausgenommenen Artikeln: Wenn eine Bestellung steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Produkte enthält, müssen Sie die Versandgebühr anteilmäßig zwischen ihnen verrechnen, in der Regel basierend auf Gewicht oder Preis. Der Teil, der den steuerpflichtigen Waren zugeordnet ist, ist steuerpflichtig, der Rest jedoch nicht.

Wenn Sie Versandkosten für etwas berechnen, das von vornherein keine steuerpflichtige Transaktion ist (z. B. die Rücksendung eines reparierten Artikels im Rahmen der Garantie), fällt die Liefergebühr in der Regel weiterhin unter die Ausnahme.

Was gilt nach den Sales Tax-Regeln von Kalifornien als Versand?

Das kalifornische Steuergesetz definiert eine Versand- oder Liefergebühr als die Kosten, um ein Produkt nach dem Verkauf durch einen Paketdienst wie UPS, FedEx oder USPS von der Verkäuferin oder dem Verkäufer an die Kundin oder den Kunden zu liefern. Gebühren für Verpackungsmaterial, Versandversicherung oder die Zeit, die für die Vorbereitung einer Bestellung aufgewendet wird, gelten nicht als Liefergebühren, selbst wenn ein Unternehmen sie im selben Posten wie den Versand zusammenfasst. Die Versandversicherung fällt nicht unter die Ausnahme, und die zur Vorbereitung der Bestellung aufgewendete Zeit gilt als Bearbeitung, nicht als Versand.

Wie wirkt sich der Test der „separaten Ausweisung“ auf die Steuerpflicht für den Versand in Kalifornien aus?

„Separat ausgewiesen“ bedeutet, dass die Versandgebühr als eigener Posten auf der Rechnung oder dem Zahlungsbeleg, getrennt vom Preis der Waren, mit einem bestimmten Dollarbetrag aufgeführt ist. Diese Gebühr muss aus berechenbaren Versandkosten bestehen. Ein Unternehmen könnte diesen Test in mehreren Szenarien nicht bestehen und die Ausnahme verlieren:

• Ein/e Verkäufer/in rechnet den Versand in den Produktpreis ein (z. B. durch Werbung mit „kostenlosem Versand“, während der Artikelpreis stillschweigend erhöht wird, um die Kosten zu decken).

• Auf einer Rechnung wird ein kombinierter Gesamtbetrag für „Preis plus Versand“ angegeben, ohne die Zahlen zu trennen.

• Bei der Gebühr handelt es sich um eine Pauschalschätzung, die zur Deckung von Gemeinkosten oder der Rücksendungsabwicklung aufgeschlagen wird.

Verkäufer/innen, die die Ausnahme für den Versand beibehalten möchten, benötigen Systeme für die Rechnungsstellung und den Bezahlvorgang, die diesen Posten separat halten und an etwas Reales binden.

Sind Bearbeitungsgebühren in Kalifornien steuerpflichtig?

Bearbeitungsgebühren, also die Kosten für die Vorbereitung einer Bestellung für den Versand (z. B. Verpacken, Etikettieren, Bereitstellen), sind in Kalifornien steuerpflichtig, selbst wenn sie als eigener Posten auf der Rechnung erscheinen. Wenn ein Unternehmen Versand und Bearbeitung zu einer einzigen „Versand- und Bearbeitungsgebühr“ kombiniert und dies nicht durch die Aufzeichnungen des Paketdienstes belegt ist, kann die gesamte Gebühr steuerpflichtig werden, da das CDTFA den von der Steuer ausgenommenen Lieferanteil innerhalb eines kombinierten Betrags nicht vom steuerpflichtigen Bearbeitungsanteil trennen kann. Diese Konfiguration ist in Bezahlvorgängen im E-Commerce üblich, bei denen „S&H“ als eine einzige praktische Gebühr behandelt wird, und sie ist oft der Grund dafür, dass ein Unternehmen am Ende Steuern auf Versandgebühren schuldet, die bei einer anderen Strukturierung unter die Ausnahme gefallen wären.

Was sollten Online-Verkäufer/innen tun, um die Compliance mit den kalifornischen Steuerregeln für den Versand sicherzustellen?

Für die Compliance mit den kalifornischen Steuerregeln für den Versand sind einige wenige Praktiken entscheidend:

• Versand von Produktpreis und Bearbeitungsgebühren trennen: Ihre Rechnung oder Bestellbestätigung sollte den Produktpreis, die Versandgebühr und die Bearbeitungsgebühr als drei unterschiedliche Zahlen ausweisen, wann immer eine Bearbeitung anfällt.

• Ihre Versandkosten pro Bestellung oder pro Paketdienst-Tarif nachverfolgen: Wenn Sie Kundinnen und Kunden eine Versandkostenpauschale berechnen, die nicht an das gebunden ist, was Sie an UPS oder USPS zahlen, dokumentieren Sie, wie Sie den Durchschnitt berechnet haben. Das CDTFA kann diese Beweise während einer Prüfung anfordern.

• Logik für die anteilmäßige Verrechnung bei gemischten Warenkörben einrichten: Wenn Ihr Katalog steuerpflichtige Artikel (z. B. die meisten Sachgüter) und ausgenommene Artikel (z. B. bestimmte Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente) enthält, muss Ihr Bezahlvorgang die Versandgebühren anteilig aufteilen, anstatt eine einzige steuerliche Behandlung auf die gesamte Gebühr anzuwenden.

• Überprüfen, wie „Kostenloser Versand“-Aktionen strukturiert sind: Wenn Sie die Versandkosten in den Produktpreis einbeziehen, anstatt sie in Rechnung zu stellen und auf null zu rabattieren, überprüfen Sie, welchen Ansatz Ihr Bezahlvorgang verwendet, da beide unterschiedliche steuerliche Konsequenzen haben.

• Aufzeichnungen über Ihre Liefermethode pro Bestellung aufbewahren: Da Sendungen per Paketdienst und USPS anders behandelt werden als Lieferungen mit dem eigenen Fahrzeug, sollten Ihre Bestellaufzeichnungen widerspiegeln, welche Methode angewendet wurde.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Steuerpflicht von Versand in Kalifornien