Uitdaging

PLC Sydney werd opgericht in 1888 en heeft meer dan 1400 leerlingen, van peuterschoolniveau tot en met het laatste jaar van de middelbare school. Voor hogere klassen wordt ook een kostschoolmodel aangeboden. Om de drukke ouders van zijn leerlingen beter te bedienen, zocht PLC Sydney een flexibel, gebruiksvriendelijk systeem waarmee ouders eenvoudig het lesgeld en andere kosten, zoals evenementen, activiteiten, sport en kampen, konden betalen via terugkerende en eenmalige betalingen. Voordat PLC Sydney met Stripe werkte, gebruikte het verschillende oplossingen om verschillende soorten betalingen te innen. Dit leidde tot een ingewikkeld en omslachtig systeem waar personeel erg veel tijd aan kwijt was.

De school zocht een efficiëntere oplossing om eenvoudig verschillende soorten betalingen te innen, deze automatisch te reconciliëren en door te sturen naar de juiste afdeling. Ook was PLC Sydney op zoek naar een eenvoudige manier om donaties van ouders en andere mensen uit de gemeenschap te ontvangen.

Oplossing

PLC Sydney koos voor Stripe als nieuwe betaaloplossing vanwege de flexibiliteit die het ouders kon bieden, de gebruiksvriendelijkheid voor personeel en de eenvoudige integratie met andere systemen. Voor de implementatie en het projectmanagement riep de school de hulp in van Vertic, dat de gebruikersomgeving voor de oplossing bouwde op Salesforce Experience Cloud. Hiermee wordt de gegevensstroom tussen Stripe en MYOB Advanced, de ERP-oplossing van de school, in goede banen geleid.

Vertic werkte nauw samen met het team voor professionele dienstverlening van Stripe, dat tijdens het proces snel kon bijspringen om problemen op te lossen, vragen van Vertic te beantwoorden of rapportageproblemen het hoofd te bieden. Ook organiseerde het team voor professionele dienstverlening verschillende trainingssessies om PLC Sydney voor te bereiden om de dagelijkse werkzaamheden met Stripe uit te voeren.

Met Stripe-oplossingen zoals Payments en Billing lanceerde PLC Sydney een verbeterde betaalomgeving voor ouders met extra betaalopties, bijvoorbeeld om te betalen voor excursies, schoolactiviteiten en om optionele donaties te doen. Ook maakte de school het zo makkelijk om meerdere facturen of ouderbijdragen in één keer te betalen of om terugkerende betalingen in te stellen voor terugkerende uitgaven. Met het systeem kan PLC Sydney ook donaties ontvangen en geld inzamelen voor specifieke doelen. Daarnaast gebruikt de school Connect om geld naar de juiste interne afdeling te sturen.

Resultaten

Stripe en Vertic hebben PLC Sydney geholpen om de klantbelevenis te verbeteren met nieuwe flexibele betaalopties en een gebruiksvriendelijke interface, die in de smaak is gevallen bij de ouders. Mensen kunnen via het betaalomgeving van de school nu niet alleen rekeningen betalen, maar ook donaties doen. Hierdoor heeft de school meer geld ontvangen van donateurs.

Dankzij het gestroomlijnde betaalsysteem kan PLC Sydney verschillende soorten betalingen, zoals schoolgeld, donaties en geld voor excursies, eenvoudig consolideren, centraal verwerken en direct naar de juiste interne afdeling sturen. Automatische reconciliatie heeft het personeel efficiënter gemaakt: er wordt 80% minder werkuren per maand besteed aan reconciliatie en er worden minder rapportagefouten gemaakt.

Over de partner

Vertic is een Australisch bedrijf dat is gespecialiseerd in digital consulting en een partner is van Salesforce en Stripe. Het bedrijf helpt klantgerichte en digitaal ambitieuze organisaties om zichzelf te transformeren en zo relevant, empathisch en uiteindelijk succesvol te zijn.