Een bedrijfsstempel is een officiële stempel die bedrijfsdocumenten authenticeert. Van oudsher dienden bedrijfsstempels als formele goedkeuring van het bedrijf voor fysieke documentatie, maar elektronische handtekeningen (e-handtekeningen) hebben deze grotendeels vervangen. Een bedrijf kan echter nog steeds een bedrijfsstempel nodig hebben of ervoor kiezen er een te gebruiken.

Hieronder bespreken we de traditionele juridische rol van bedrijfsstempels, wanneer ze nodig kunnen zijn en hoe je er een kunt krijgen.

Kernpunten

• Bedrijfsstempels zijn fysieke stempels die worden gebruikt om de goedkeuring van het bedrijf aan te geven op belangrijke documenten, zoals bedrijfsdocumenten, contracten en andere zakelijke overeenkomsten. Een bedrijfsstempel is een visuele weergave van de officiële goedkeuring van een bedrijf.

• Fysieke bedrijfsstempels waren van oudsher populair en werden vaak verkocht als onderdeel van bedrijfskits voor nieuwe bedrijven. Bedrijfsstempels komen echter minder vaak voor dan vroeger. In plaats daarvan zijn moderne wetten voor handtekeningen en e-handtekeningen de standaardpraktijk geworden voor bedrijfsdocumenten en zakelijke overeenkomsten.

• In zeldzame gevallen kan een bedrijfsstempel vereist zijn, zoals bij een internationale zakelijke transactie. In andere gevallen gebruiken bedrijven er misschien een puur uit traditie. Als je een bedrijfsstempel nodig hebt, kun je deze doorgaans tegen relatief lage kosten online bestellen voor jouw bedrijf.

Wat is een bedrijfsstempel?

Een bedrijfsstempel is een fysiek apparaat, zoals een stempel of een preegstempel, gegraveerd met belangrijke bedrijfsgegevens (bijv. de naam van het bedrijf, staat van oprichting, jaar van oprichting). Van oudsher betekende de markering of afdruk van een bedrijfsstempel de formele goedkeuring van een document door het bedrijf. Dit was van juridische betekenis. De stempel maakte vaak deel uit van de bedrijfskit of oprichtingsdocumenten van een bedrijf.

Wat is de traditionele juridische rol van een bedrijfsstempel?

In het verleden bevestigden bedrijfsstempels gewoonlijk dat een document correct was uitgevoerd namens een onderneming. De stempel werd fysiek gedrukt op belangrijke documenten, zoals aandeelcertificaten, contracten, vastgoedovereenkomsten en officiële bedrijfsaangiften.

Voordat moderne wetten voor handtekeningen standaardprocedure werden, werden bedrijfsstempels gezien als een teken van formaliteit. Ze werden in wezen beschouwd als de officiële handtekening van een bedrijf.

Hebben moderne start-ups een bedrijfsstempel nodig?

Moderne start-ups hebben doorgaans geen bedrijfsstempels nodig. In de meeste staten in de VS, waaronder Delaware (een populaire optie voor ondernemingen die zich willen inschrijven), is een bedrijfsstempel niet verplicht voor een bedrijf om bindende documenten uit te voeren. Volgens de huidige wetgeving hebben e-handtekeningen over het algemeen een juridisch gewicht.

Waarom komen bedrijfsstempels minder vaak voor?

Bedrijfsstempels waren vroeger opgenomen in start-upkits voor ondernemingen, samen met sjablonen voor aandeelcertificaten en een notulenboek van de onderneming. In sommige verouderde documentatie en procedures, en in specifieke landen met andere juridische tradities (bijv. Japan) wordt in bedrijfsdocumenten nog steeds verwezen naar officiële stempels. Over het algemeen komen bedrijfsstempels nu minder vaak voor.

Een van de redenen is dat e-handtekeningen voor juridisch bindende documenten populairder zijn geworden. Wanneer documenten juridisch gezien elektronisch kunnen worden ondertekend, zijn fysieke bedrijfsstempels overbodig en onpraktisch voor digitale workflows. Door vereenvoudigde statuten van ondernemingen kan een particulier doorgaans ook een document ondertekenen namens een bedrijf, hoewel deze wetten per staat kunnen verschillen.

Wanneer kan om een bedrijfsstempel worden gevraagd?

Ondanks dat bedrijfsstempels steeds minder worden gebruikt, zijn ze in bepaalde situaties nog steeds vereist:

• Bepaalde banken: Sommige oudere banken of afzonderlijke filialen kunnen als traditie of procedure een bedrijfsstempel vereisen voor officiële documenten.

• Rechtsgebieden met andere juridische tradities: Bij internationale commerciële transacties kan een vorm van een bedrijfsstempel vereist zijn. Ondernemingen in Japan gebruiken bijvoorbeeld vaak een bedrijfsstempel die bekendstaat als een 'hanko' of 'inkan' om officiële documenten af te stempelen.

• Notariële akten in specifieke staten: Een notarisstempel is een fysieke stempel of preegstempel die een notaris gebruikt om documenten te authenticeren. Deze heeft een ander doel dan een bedrijfsstempel, hoewel sommige bedrijven misschien notariële documenten nodig hebben voor zakelijke overeenkomsten. Regels voor notariële akten kunnen per staat verschillen.

• Traditionele sjablonen voor aandeelcertificaten: In sommige fysieke sjablonen voor aandeelcertificaten wordt verwezen naar traditionele bedrijfsstempels als een lang gevestigde zakelijke gewoonte, hoewel de onderliggende transactie zonder de stempel nog steeds juridisch geldig zou zijn.

In de VS wordt een bedrijfsstempel echter meestal bewaard uit traditie in plaats van juridische noodzaak. In de meeste gevallen is een handtekening alles wat nodig is om een document juridisch geldig te laten zijn.

Hoe kom je aan een bedrijfsstempel?

Bedrijfsstempels zijn relatief goedkoop om te bestellen. Bepaalde online verkopers bieden zowel stempels als preegstempels aan. Sommige softwareoplossingen voor e-handtekeningen bieden ook virtuele bedrijfsstempels aan. Je kunt deze digitale stempels toevoegen aan digitale documenten om de officiële goedkeuring van het bedrijf en de authenticatie aan te geven.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te lanceren: de oprichting, het Employer Identification Number (EIN), de inrichting van eigen vermogen en belastingaangiften. Zo kun je binnen slechts twee werkdagen overal ter wereld geld inzamelen, een bankrekening openen en betalingen accepteren.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die met Atlas zijn opgericht, waaronder start-ups die worden gesteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.

Ga binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest jouw bedrijfsstructuur, bevestigt dat de naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt de verdeling van het eigen vermogen en plaatst een e-handtekening. Atlas neemt het daarna over en stelt de medeoprichters op de hoogte om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen voordat jouw EIN arriveert

Atlas dient jouw EIN-aanmeldformulier automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten: Atlas maakt betalingen en bankieren vóór het EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Amerikaanse oprichters met een Social Security number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient jouw 83(b)-verkiezing voor je in – voor zowel Amerikaanse als niet-Amerikaanse oprichters – met aangetekende post en tracking van de US Postal Service (USPS) om inkomstenbelasting te verlagen. Je ontvangt direct in je Stripe-dashboard een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van de aangifte, met een bevestiging van de aangetekende post.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas biedt alle juridische documenten die je nodig hebt om jouw bedrijf te starten, opgesteld door Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren ter wereld op het gebied van durfkapitaal, en slaat ze direct op in jouw Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat het bedrijf juridisch is beschermd. Ze dekken aspecten als de eigendomsstructuur, de verdeling van het eigen vermogen en fiscale compliance.

$ 2500,– aan Stripe-tegoed, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen

Atlas-start-ups ontvangen $ 2500,– aan Stripe-producttegoed voor hun eerste jaar, plus meer dan $ 50.000 aan partnerkortingen op essentiële tools zoals AWS, Google, Xero, Perplexity en meer. De geregistreerde agentservice van Delaware is ook gratis inbegrepen voor het eerste jaar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.

Veelgestelde vragen over bedrijfsstempels