Een onduidelijke factuur kan de betaling vertragen en het vertrouwen van klanten aantasten. Eenvoudige, gedetailleerde facturatie is zowel een voordeel voor de hoffelijkheid als voor de onderneming. Hieronder leggen we uit wat u op een gespecificeerde factuur moet vermelden en waarom het belangrijk is om het goed te doen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gespecificeerde factuur?
  
• Welke gegevens moeten worden opgenomen in een gespecificeerde factuur?
  
• Waarom moeten ondernemingen gespecificeerde facturen uitgeven?
  

Wat is een gespecificeerde factuur?

Op een gespecificeerde factuur wordt alles waarvoor een klant wordt gefactureerd, regel voor regel uitgesplitst. In plaats van een totaal forfaitair bedrag worden elk product of elke dienst afzonderlijk vermeld, samen met een korte beschrijving, de hoeveelheid en de kosten.

Een webbureau kan bijvoorbeeld ontwerpwerk, logo-ontwikkeling en zoekmachineoptimalisatie (SEO) als afzonderlijke regelitems vermelden in plaats van ze allemaal te bundelen onder 'webservices'.

Deze duidelijkheid kan klanten een volledig beeld geven van waarvoor ze betalen en kan het gemakkelijker maken om te controleren op fouten of weloverwogen vragen te stellen. Het is ook een slimme manier om het vertrouwen van klanten op te bouwen, vooral in sectoren zoals de gezondheidszorg, juridisch, horeca en freelance dienstverlening, waar de omvang van het werk niet altijd duidelijk is.

Welke gegevens moeten op een gespecificeerde factuur staan?

Op een gespecificeerde factuur moet alles staan wat bij de transactie komt kijken. Als u dit goed doet, wordt elke betaling in de juiste context weergegeven en krijgen klanten inzicht in waarvoor ze betalen en waarom. Het dient ook als registratie van wat wanneer en tegen welk tarief is geleverd.

Dit is wat een volledige gespecificeerde factuur moet bevatten.

Geleverde goederen of diensten

Vermeld elk item of elke dienst afzonderlijk, met een eigen naam of beschrijving, het aantal of de geleverde eenheden, het tarief dat per eenheid in rekening wordt gebracht en het totaal van de factuurregel (aantal x tarief).

Datums

Vermeld bij elke betaling wanneer het product is geleverd of wanneer de dienst is uitgevoerd. Dit is vooral belangrijk voor projectmatig werk, terugkerende diensten of facturen die meerdere dagen of weken duren.

Bijkomende kosten

Voeg eventuele extra kosten (voor levering, spoedverwerking of materialen) toe als afzonderlijke regelitems. Dit kan verwarring voorkomen en het totaal rechtvaardigen.

Belastingen

Afhankelijk van de regio en de aard van de transactie kunnen er belastingen van toepassing zijn. Deze moeten gemakkelijk te herkennen zijn op de gespecificeerde factuur.

Kortingen of tegoeden

Vermeld alle toegepaste kortingen, kortingsbonnen of handmatige aanpassingen op hetzelfde detailniveau als betalingen. Een negatieve factuurregel (bijvoorbeeld 'Verwijzingskorting: -$ 50') laat zien dat de prijsverlaging opzettelijk was en geen vergissing.

Subtotaal en totaal verschuldigd

Voeg na alle regelitems, maar vóór belastingen of kosten, een subtotaal toe om het subtotaal voor alle goederen of diensten weer te geven. Vermeld vervolgens het totale verschuldigde bedrag, inclusief belastingen of kosten, onderaan.

Bedrijf- en factuurgegevens

Vermeld uw bedrijfsnaam, contactgegevens en factuuradres.

Duidelijke opmaak

Elk onderdeel moet leesbaar zijn en de factuur moet als geheel intuïtief zijn. Platforms zoals Stripe Invoicing automatiseren de opmaak en houden de administratie consistent in de loop van de tijd.

Waarom moeten ondernemingen gespecificeerde facturen uitgeven?

Gespecificeerde facturen zijn praktisch voor zowel klanten als bedrijven. Als u klanten een duidelijk beeld geeft van waarvoor ze betalen, kunt u verwarring verminderen, de snelheid van betalingen verhogen en hun vertrouwen opbouwen. U zorgt er tevens voor dat de interne systemen van uw bedrijf gemakkelijker te beheren zijn.

Dit is waarom gespecificeerde facturatie de extra moeite waard is.

Het bouwt transparantie en geloofwaardigheid op

Door elke betaling afzonderlijk weer te geven, wordt duidelijk waarvoor de klant betaalt. Die transparantie kan het vertrouwen vergroten en de zorgen wegnemen dat de kosten opgevuld of willekeurig zijn. Hoe meer zichtbaarheid klanten hebben, hoe beter.

Het vermindert chargebacks en vertragingen

Vage facturen nodigen uit tot vervolgvragen: 'Wat wordt er betaald?' of 'Waarom is het zoveel?' Duidelijke specificatie lost deze vragen in een vroeg stadium op. Zo kunt u vertragingen bij betalingen voorkomen, miscommunicatie voorkomen voordat ze optreden en veelvoudige communicatie tussen financiële teams beperken.

Het toont de waarde van wat u hebt geleverd

Als u elke taak of elk te leveren product opsplitst, krijgt de klant alles te zien wat u hebt verstrekt. Van een vast bedrag wordt een gedetailleerd overzicht van het werk gemaakt. Dit kan vooral zinvol zijn voor dienstverlenende bedrijven.

Het verbetert de records

Gedetailleerde facturatie helpt u precies bij te houden wat de inkomsten drijft. Na verloop van tijd kan deze monitoring bedrijven helpen begrijpen wat er wordt verkocht, wat er wordt afgeprijsd en naar welke diensten of producten het meest vraag is. Factuurregels maken het ook gemakkelijker om uw uitgaven te categoriseren en te verdedigen tijdens het opstellen van de belastingaangifte.

Het geeft u flexibiliteit

Wilt u betalingen voor een zakelijke client anders uitsplitsen? Wilt u terugbetaalbare uitgaven afzonderlijk markeren? Met gespecificeerde facturen is dat mogelijk zonder de hele tariefstructuur opnieuw te doen. U kunt de manier waarop u betalingen presenteert aanpassen zonder te wijzigen wat u in rekening brengt.

Het helpt u te voldoen aan de vereisten van de branche

Ondernemingen hebben vaak gespecificeerde ontvangstbewijzen nodig om onkostendeclaraties in te dienen. Medische, juridische en verzekeringsgerelateerde transacties vereisen doorgaans ook gespecificeerde facturatie voor vergoedingsdoeleinden of wettelijke compliance. In de VS vereist de No Surprises Act bijvoorbeeld dat zorgverleners patiënten transparante en verteerbare informatie geven over hun financiële verplichtingen. Gespecificeerde facturen kunnen zorgverleners helpen om dat te doen.

Stripe Invoicing automatiseert veel van het werk dat komt kijken bij gespecificeerde facturatie. Het formatteert totaalbedragen, past kortingen toe en houdt alles consistent. Of u nu een platform gebruikt of handmatig facturen maakt; een gespecificeerde factuur is de moeite waard voor zowel u als uw klanten.