Un fattura poco chiara può rallentare il pagamento ed erodere la fiducia del cliente. Una addebito semplice e dettagliato è al contempo una cortesia e un vantaggio per l'attività. Di seguito spiegheremo cosa includere in una fattura dettagliata e perché è importante farlo bene.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura dettagliata?
  
• Quali dettagli devono essere presenti in una fattura dettagliata?
  
• Perché le aziende devono emettere fatture dettagliate?
  

Che cos'è una fattura dettagliata?

Una fattura dettagliata suddivide riga per riga tutto ciò che viene addebitato a un cliente. Invece di una somma forfettaria totale, elenca separatamente ciascun prodotto o servizio, con una breve descrizione, la quantità fornita e il costo.

Ad esempio, un'agenzia web può elencare come voci separate il lavoro di progettazione, lo sviluppo del logo e l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), invece di raggrupparli tutti sotto "servizi web".

Questa chiarezza può fornire ai clienti un quadro completo di ciò per cui stanno pagando e può rendere più facile verificare la presenza di eventuali errori o porre domande informate. È anche un modo intelligente per creare fiducia nei clienti, soprattutto in settori come sanità, legale, ospitalità e servizi freelance, dove l'ambito di lavoro non è sempre scontato.

Quali dettagli è necessario includere in una fattura dettagliata?

Un fattura dettagliata deve contenere l’elenco di tutto ciò che rientra nella transazione. Se redatta correttamente, mostra ogni addebito nel contesto e aiuta i clienti a capire che cosa stanno pagando e perché. Serve anche come documentazione di cosa è stato consegnato, quando è avvenuta la consegna e con quale tempistica.

Di seguito è possibile vedere cosa dovrebbe includere una fattura completa e dettagliata.

Beni o servizi forniti

Elenca ogni voce o servizio separatamente, con i rispettivi nome o descrizione, la quantità o il numero di unità fornite, il costo addebitato per ciascuna unità e il totale della voce riga (quantità x costo).

Date

Con ogni addebito, includere quando è stato consegnato il prodotto o prestato il servizio. Ciò è particolarmente importante per i lavori basati su progetti, i servizi ricorrenti o le fatture che coprono più giorni o settimane.

Costi aggiuntivi

Aggiungere come voci riga distinte eventuali costi aggiuntivi, per la spedizione, l'elaborazione urgente o i materiali. Questo può aiutare a evitare confusione e giustificare il totale.

Imposte

A seconda della giurisdizione dell'utente e della natura della transazione possono essere applicate delle imposte che dovrebbero essere facilmente individuabili sulla fattura dettagliata.

Sconti o crediti

Elencare tutti gli sconti, i codici di coupon o le regolazioni manuali applicati con lo stesso livello di dettaglio degli addebiti. Una voce riga negativa (ad es. "Sconto per segnalazione: -50 €") indica che la riduzione del prezzo è stata intenzionale e non un errore.

Subtotale e totale dovuto

Dopo tutte le voci riga, ma al lordo di imposte o commissioni, includere un subtotale indicante il subtotale di tutti i beni o servizi, quindi elencare l'importo totale dovuto, comprese eventuali imposte o commissioni, in fondo.

Dettagli di attività e addebiti

Includere la ragione sociale, le informazioni di contatto e l’indirizzo di fatturazione.

Cancella formattazione

Ogni sezione deve essere leggibile e nel suo complesso la fattura deve essere intuitiva. Piattaforme come Stripe Invoicing automatizzano la formattazione e mantengono i record coerenti nel tempo.

Perché le aziende devono emettere fatture dettagliate?

Le fatture dettagliate aiutano sia i clienti, sia le aziende. Offrendo ai clienti una visione chiara di ciò per cui stanno pagando, è possibile ridurre la confusione, aumentare la velocità dei pagamenti e migliorare la loro fiducia. Inoltre, semplificano la gestione dei sistemi interni dell’attività.

Ecco perché la fattura dettagliata vale il lavoro aggiuntivo.

Crea trasparenza e credibilità

Mostrare ogni addebito individualmente rende evidente per cosa il cliente sta pagando. Questa trasparenza può aiutare ad aumentare la fiducia e ad alleviare le preoccupazioni che i costi siano gonfiati o casuali. Maggiore è la visibilità dei clienti, meglio è.

Riduce le contestazioni e i ritardi

Le fatture vaghe inducono a porre domande di follow-up: ad esempio, "Che cos’è questo addebito?" o "Perché l’importo è così elevato?" Una chiara descrizione nei dettagli risponde a queste domande in anticipo e può aiutare a evitare ritardi nei pagamenti, eliminare i problemi di comunicazione prima che inizino e limitare il tira e molla tra team finanziari.

Mostra il valore di ciò che hai consegnato

Suddividere ogni attività o risultato conseguito aiuta il cliente a vedere tutto ciò che hai fornito. Trasforma una commissione fissa in una registrazione dettagliata del lavoro richiesto. Ciò può essere particolarmente significativo per le imprese basate sui servizi.

Migliora la documentazione

Le fatture dettagliate aiutano a monitorare esattamente cosa promuove i ricavi. Nel tempo, questo monitoraggio può aiutare le attività a capire cosa vende, cosa viene scontato e quali servizi o prodotti sono più richiesti. I record delle voci riga semplificano anche la classificazione e la difesa delle spese durante il calcolo delle imposte.

Assicura la flessibilità

È necessario suddividere gli addebiti in modo diverso per un cliente aziendale? Si desidera segnalare separatamente le spese rimborsabili? Le fatture dettagliate consentono di farlo senza dover ricostruire l'intera struttura dei prezzi. È possibile adattare il modo in cui vengono presentati gli addebiti senza modificare ciò che viene addebitato.

Aiuta a rispettare i requisiti del settore

Chi viaggia per affari ha spesso bisogno di ricevute dettagliate per presentare le richieste di rimborso spese. Anche le transazioni mediche, di carattere giuridico o legale e assicurative richiedono in genere una fattura dettagliata per fini di rimborso o conformità normativa. Ad esempio, negli Stati Uniti il No Surprises Act richiede ai fornitori di servizi di assistenza sanitaria di fornire ai pazienti informazioni trasparenti e comprensibili sui loro obblighi finanziari. Le fatture dettagliate possono aiutare i fornitori a fare proprio questo.

Stripe Invoicing automatizza gran parte del lavoro necessario per creare una fattura dettagliata. Formatta i totali, applica sconti e mantiene tutto coerente. Quando si utilizza una piattaforma o si creano manualmente le fatture, una fattura dettagliata vale il lavoro necessario sia per te che per i tuoi clienti.