Viele Unternehmer/innen halten den Betrieb eines Unternehmens für das größte Risiko ihres Lebens. Das ist wahrscheinlich wahr, zumindest aus der Perspektive finanzieller Entscheidungen. (Das Scheitern eines Unternehmens ist bedauerlich, aber man kann es überleben. Sport und Autos sind für einen viel höheren Anteil der Nutzer/innen tödlich.)

Das Risiko im Unternehmen ist beherrschbar. Das ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen als Konzept existieren. Sie bündeln eine Quelle des Risikos (die Unternehmung) und trennen dann den wirtschaftlichen Nutzen der Risikobereitschaft, die damit verbundenen Verpflichtungen und die tatsächlichen Aufgaben des Geschäftsbetriebs voneinander.

Die Gründung einer Kapitalgesellschaft ist eine Möglichkeit, wie Internetunternehmen Risiken beschränken, indem sie den Betrag begrenzen, mit dem die Inhaber/innen oder Investorinnen und Investoren im Risiko stehen. Die Haftung für Schulden, Schäden oder Verletzungen anderer sollte im Allgemeinen nicht vom Unternehmen auf die Inhaber/innen oder Investorinnen und Investoren übergehen. Unternehmen mögen die Aussicht, im Falle eines Rechtsstreits ihr gesamtes Vermögen zu verlieren, jedoch nicht, daher gibt es auch andere Mechanismen. Wir werden auf einige von ihnen eingehen.

Versicherung

Eine Versicherung ist eine Möglichkeit der Übertragung von Risiken von der versicherten Person auf das Unternehmen. Das Unternehmen übernimmt dies im Gegenzug für garantierte Zahlungen („Prämien“) aus einem großen Pool von Versicherten. Vorausgesetzt, das Unternehmen bepreist die Versicherung korrekt oder investiert die Prämien lange vor der Auszahlung, profitiert es von diesem Service, während seine Kundinnen und Kunden die Unsicherheit eines katastrophalen Verlusts gegen die Sicherheit einer vorhersehbaren Zahlung der Versicherung eintauschen.

Unternehmen schließen eine Reihe von Versicherungsarten ab. Die überwiegende Mehrheit der Policen (und der Anteil der Zahlungen) bezieht sich auf eine arbeitsplatzbezogene Versicherung, die an anderer Stelle ausführlicher besprochen wird. Ein viel geringerer Anteil gilt Policen, die das Unternehmen schützen.

Berufshaftpflichtversicherung oder Berufs- bzw. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

Unternehmen, die eine Software herstellen, die mit Unternehmensdaten interagiert, die von Unternehmen ausgeführt wird oder die auf kundenseitigen Systemen läuft, sind im Falle einer Fehlfunktion ihrer Software relativ stark gefährdet. Ein Software-Upgrade, das Störungen in einem mittelständischen Unternehmen verursacht, kann diesem Kosten in Höhe von Zehn- oder Hunderttausenden von Dollar an entgangenem Umsatz verursachen. Möglicherweise entscheidet sich das Unternehmen, Schadensersatz zu fordern. Ein Auftragnehmer oder eine Auftragnehmerin, die während eines Tests versehentlich die Produktionsdatenbank löscht, kann für alle Ersatzkosten haftbar gemacht werden, die nahezu unbegrenzt sein können.

Diese Risiken werden durch eine Berufshaftpflichtversicherung gedeckt, die manchmal auch als „Berufs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung“ (Errors and Omissions, E&0) bezeichnet wird. Die Funktion der Police ist einfach: Zahlen Sie jedes Jahr einen kleinen Geldbetrag. (In der Regel sind dies etwa 1.000 USD zu Beginn. Der Betrag wächst langsam mit der Anzahl der Mitarbeiter oder dem Umsatz des Unternehmens.) Wenn Sie nicht verklagt werden, passiert nichts. Wenn Sie verklagt werden, „erheben Sie einen Anspruch“ (leiten die relevanten Details weiter) gegenüber Ihrer Versicherung. Die Haftung für durch Ihre Versicherung abgedeckte Ansprüche geht – im Rahmen der in Ihrer Police beschriebenen Bedingungen und unter Berücksichtigung von Deckungssummen und Selbstbehalten – von Ihnen auf Ihre Versicherungsgesellschaft über. Die Versicherungsgesellschaft übernimmt in der Regel die Beantwortung der Klage und bietet häufig einen Vergleich an, um die Kosten eines Gerichtsverfahrens zu vermeiden.(Gerichtsverfahren sind teuer. Niemand möchte einen Rechtsstreit bis zum Ende durchfechten.)

Nur sehr wenige Softwareunternehmen werden tatsächlich verklagt. Versicherungsunternehmen geben in behördlichen Einreichungen an, dass das Risiko für kleine Softwareentwicklungsberatungen weniger als 1 % pro Jahr beträgt. Die meisten Unternehmen, die hauptsächlich mit Verbraucherinnen und Verbrauchern zu tun haben, begrenzen ihre Haftung durch Verträge und durch Rückerstattungen, wenn die Software nicht nach dem Geschmack der Kundin oder des Kunden ist. Es ist extrem unwahrscheinlich, dass Sie verklagt werden, nur weil jemand mit Ihren Dienstleistungen unzufrieden ist.

Wenn Ihre Software jedoch eine Kundin/einen Kunden erheblich schädigt, was bei B2B-Dienstleistungen in den USA durchaus möglich ist, ist ein Rechtsstreit eine konkrete Möglichkeit. Dies gilt insbesondere für die USA, wo viele Kontroversen institutionell über das Rechtssystem geregelt werden, wo sie durch private Verhandlungen in anderen Ländern beigelegt würden. (Diese Tatsache überrascht manchmal Unternehmer/innen, die international tätig sind.)

Außerdem wissen erfahrene Unternehmen, dass Ihre Schnittstelle zu deren Systemen das Risiko kostspieliger Schadensbehebung mit sich bringt. Deshalb verlangen sie häufig als Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen den Abschluss einer Versicherung.

Die Deckungssummen von E&O-Versicherungen (Errors & Omissions, also Berufs- und Vermögensschadenhaftpflicht) beginnen in der Regel bei 1 Million USD. Eine höhere Deckung ist vergleichsweise günstig – für Unternehmen, die gerade erst starten, reicht 1 Million oft aus. Sie können (und sollten) Ihre Police jährlich verlängern. Der Zeitpunkt der Verlängerung ist eine gute Gelegenheit, darüber nachzudenken, ob Ihre Versicherung noch ausreichend auf Ihre Risiken abgestimmt ist.

Unternehmensversicherungen in den USA werden in der Regel von Versicherungsvertreterinnen oder -vertretern verkauft, die eine Mischung aus Vertriebsmitarbeiterinnen oder -mitarbeitern und professionellen Beraterinnen oder Beratern sind. Wenig überraschend geht ihr professioneller Rat oft dahin, dass Sie mehr Versicherungen bei ihnen abschließen sollten – schließlich werden sie von den Versicherungsgesellschaften auf Provisionsbasis bezahlt. Ihr Anwalt oder Steuerberater kann Ihnen häufig eine angemessenere Einschätzung darüber geben, welches Versicherungsniveau in Bezug auf das Risiko Ihres Unternehmens sinnvoll ist.

Allgemeine Haftpflichtversicherung

Praktisch jedes Unternehmen sollte eine „allgemeine Haftpflichtversicherung“ abschließen, wenn Sie in den USA physisch präsent sind. (Andernfalls können Sie diesen Punkt überspringen, wenn er für Ihr Land nicht zutrifft.) Die allgemeine Haftpflichtversicherung wird manchmal zusammen mit der E&O-Versicherung verkauft.

Die E&O-Versicherung ist gegen die Risiken versichert, die die Art Ihrer Arbeit mit sich bringt. Die allgemeine Haftpflicht ist diffuser. Sie schützt vor Risiken, die durch die physische Existenz Ihres Unternehmens entstehen. Wenn Sie beispielsweise ein Büro haben, ist es theoretisch möglich, dass eine Person innerhalb oder vor dem Büro ausrutscht, was dazu führt, dass Ihr Unternehmen für deren (unter Umständen erheblichen) Arztrechnungen haftet. Dies ist relativ selten, aber die allgemeine Haftpflicht deckt genügend eindeutige „relativ seltene“ Stressquellen ab, um vielen Unternehmerinnen und Unternehmern die Sicherheit wert zu sein, die sie mit sich bringt.

Zusätzlich zu Unfällen an Ihrem physischen Standort kann Sie die allgemeine Haftpflicht vor Missetaten Ihrer Mitarbeiter/innen, gestohlenem Eigentum aus Ihrem Unternehmen, Verlusten im Falle eines Brandes oder dergleichen schützen. Die genauen versicherten Risiken werden in Ihrer Police aufgeführt, lesen Sie sie also sorgfältig. In der Regel melden Sie nur dann einen allgemeinen Haftungsanspruch an, wenn etwas extrem Teures passiert ist. Was Sie nicht hören wollen: „Wir decken die sehr teure Sache, die passiert ist, nicht ab. Haben Sie nicht Abschnitt D auf Seite 22 gelesen? Darin steht eindeutig, dass ...“

Im Gegensatz zu gelegentlichen Verleumdungen sind Versicherungen in der Regel keine Betrüger. Sie sind in den USA weitgehend reguliert und ihre Arbeitsweise ist sehr detailliert und ähnelt eher einer Programmierung als dem kreativen Schreiben.

Ihre allgemeine Haftpflichtversicherung werden Sie über einen Versicherungsvertreter abschließen – wahrscheinlich bei demselben, der Ihnen auch Ihre E&O-Police verkauft. Die Police kann entweder mit der E&O-Versicherung kombiniert oder separat verkauft werden. Rechnen Sie damit, dass sie nur ein wenige hundert Dollar pro Jahr kostet.

Risikomindernde Faktoren für die Risikoevaluation

Im Rahmen des Abschlusses einer Versicherungspolice werden Ihnen Fragen von der Abteilung für Risikoevaluation des Versicherers gestellt, die entscheiden muss, ob Ihr Unternehmen ein Risiko aufweist, das angesichts der Prämien, die das Unternehmen Ihnen zur Zahlung berechnen möchte, rentabel versichert werden kann. Es ist von Vorteil, wenn Sie wissen, wie Sie die Fragen eines Underwriters professionell und ehrlich beantworten, damit Ihr Antrag genehmigt wird.

Hilfreich ist es, zu wissen, worauf Versicherungen achten, da es buchstäblich ihr Geschäft ist, herauszufinden, welche Entscheidungen ein schlechtes Ende nehmen. Sie können einige Abläufe Ihres Unternehmens ändern, um positivere Antworten auf ihre Fragen zu erhalten, was sowohl Ihre Wahrscheinlichkeit erhöht, mit niedrigeren Prämien abgesichert zu sein, als auch Risikoquellen für Ihr Unternehmen beseitigt.

Hier sind einige Fragen, die Ihnen gestellt werden könnten:

Verwenden Sie schriftliche Verträge für den Verkauf von Dienstleistungen? Die richtige Antwort ist wenig überraschend „Ja“. Einige Underwriter werden sich mit den Einzelheiten der Verträge befassen, wie z. B.:

• Haben die Verträge einen Wortlaut, der den Umfang Ihrer Garantie oder Gewährleistung in Bezug auf die Arbeit einschränkt?
  
• Haben die Verträge verschärfte Konditionen für die von Ihnen erwartete Sorgfalt oder haben Sie mehr Ermessensspielraum?
  
• Verfügen die Verträge über Mid-Projekt-Checkpoints wie Meilensteine mit erforderlicher Freigabe durch die Kundin oder den Kunden, einen definierten Zahlungsplan usw.?
  
• Begrenzen die Verträge die Schadensersatzforderungen, die gegen Sie geltend gemacht werden könnten?
  
• Sehen die Verträge einen formellen Prozess zur Änderung von Aufträgen vor, bei dem beide Parteien Änderungen des Projektumfangs schriftlich zustimmen müssen?
  

Anhand dieser Fragen können Underwriter/innen sehen, dass Ihr Vertrag in Erwartung eines strittigen Projekts mit einem Client erstellt wurde.

Haben Sie umfangreiche Erfahrung in der Branche? Natürlich ist mehr Erfahrung besser als weniger Erfahrung. Es ist in der Regel zu Ihrem Vorteil, Ihre Erfahrung so zu beschreiben, dass sie absolut wahrheitsgemäß und für jemanden, der kein Experte auf Ihrem Gebiet ist, leicht verständlich ist.

Click-Through-Vereinbarungen und öffentliche Richtlinien

Bestimmte Arten von Standardverträgen sind relativ nicht verhandelbar. Sie haben einem solchen Vertrag mit ziemlicher Sicherheit zugestimmt – zum Beispiel, wenn Sie jemals „Nutzungsbedingungen“ akzeptiert oder einen Vertrag mit einem Mobilfunkunternehmen abgeschlossen haben.

Diese Verträge kommen zum Einsatz, wenn a) die Aushandlung individueller Konditionen mit einzelnen Kundinnen und Kunden kontraproduktiv wäre und b) die Verträge dennoch das Risiko des Unternehmens sinnvoll begrenzen können.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie einige Verträge haben, die allgemein für Personen gelten, die mit Ihnen Geschäfte machen. Sie werden außerdem über öffentliche schriftliche Richtlinien verfügen, die keine Verträge sind, sondern bestimmte wichtige Details über die Geschäftstätigkeit mit Ihnen klären sollen.

Je nach Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise Folgendes:

• Datenschutzerklärung
  
• Richtlinie für Rückerstattung, Garantie und Rückgabe
  
• Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen
  

Datenschutzerklärung

Jedes Internet-Unternehmen sammelt Daten – riesige Datenberge.

Verbraucher/innen möchten sicher sein, dass Sie persönliche Daten, die Sie erheben, nicht missbrauchen werden. Noch wichtiger ist, dass die staatlichen Aufsichtsbehörden vorschreiben, dass Unternehmen die Verbraucher/innen über ihre Datenpraktiken informieren. Es existieren sich überschneidende und manchmal widersprüchliche Gesetze, Vorschriften und Richtlinien zu Datenschutzinformationen, von denen einige je nach Branche oder Bundesstaat variieren (ganz zu schweigen von allen ausländischen Gesetzen), aber im Allgemeinen müssen Sie überall dort, wo Sie Unternehmen betreiben, eine schriftliche Datenschutzerklärung auf Ihrer Website oder in Ihrer Mobile App haben.

Unternehmen, die personenbezogene Daten einziehen oder Nutzer/innen online verarbeiten, haben in der Regel eine Datenschutzerklärung. Möglicherweise sind Sie nach bestimmten bundesstaatlichen oder branchenspezifischen Gesetzen gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen, oder wenn Sie bestimmte Aktivitäten wie Online-Werbung ausüben. Es gibt eine Vielzahl von Gegenparteien, wie Finanzinstitute und Hosting-Anbieter, die Ihnen das Fehlen einer Datenschutzerklärung vorwerfen würden, selbst wenn Sie intern die Einsicht hätten: „Nun, wir machen nur das Übliche – kein Spam, Google Analytics, Standard-Nginx-Logs.“ Auch wenn Sie an andere Unternehmen verkaufen, werden Ihre Geschäftskundinnen und -kunden Sie wahrscheinlich als Bedingung für Geschäfte mit Ihnen auffordern, eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen.

Datenschutzrichtlinien sind weniger rechtliche Verträge und eher eine halbstandardisierte Möglichkeit, Ihre Datenpläne mit Ihren Kundinnen und Kunden zu kommunizieren. Eine ungenaue Datenschutzerklärung kann in mancher Hinsicht schlimmer sein als gar keine. (Orrick hat beispielsweise ausführlich über scheinbar harmlose Konditionen geschrieben, die von den Aufsichtsbehörden streng überprüft wurden.)

Die Datenschutzerklärung der USA ist in der Regel in einer weniger technischen, einfachen Sprache verfasst und relativ kurz. Wichtige Punkte, die in einer US-Datenschutzerklärung behandelt werden sollten, sind:

• Welche Informationen werden erfasst?
  
• Wer hat Zugriff darauf?
  
• Unter welchen Umständen geben Sie sie an Dritte weiter?
  
• Wie verwenden Sie Daten für Werbung, einschließlich Online-Tracking?
  
• Wie lange speichern Sie sie?
  

Wenn Sie Unternehmen ganz oder teilweise außerhalb der USA betreiben, wo möglicherweise strengere Datenschutzgesetze gelten (z. B. in der Europäischen Union), können zusätzliche Informationen erforderlich sein.

Die meisten Internetunternehmen listen nicht jedes einzelne Detail der von ihnen erfassten Informationen auf, sondern verwenden repräsentative Beispiele, vor allem weil die Kundinnen und Kunden nicht in der Lage sind, die Besonderheiten zu bewerten. (Wenn Sie sich in einem sehr datenschutzbewussten Bereich wie dem Gesundheitswesen befinden oder wenn Sie persönliche Daten von Kindern einziehen, wo es bestimmte Vorschriften gibt, sind die Besonderheiten ziemlich wichtig und fallen nicht in den Geltungsbereich dieses Leitfadens.)

Wenn Sie keine Datenschutzerklärung haben, überlegen Sie, welche Informationen Sie erfassen möchten, ordnen Sie Ihre Gedanken intern, übernehmen Sie anschließend eine vorgefertigte Datenschutzerklärung und passen Sie sie an, um sicherzustellen, dass sie den Abläufen Ihres Unternehmens entspricht. Arbeiten Sie bei Bedarf mit Ihrem Anwalt zusammen. Automattic, die Ersteller von WordPress, haben ihre Datenschutzerklärung großzügig unter einer freizügigen Lizenz veröffentlicht, damit Sie sie leicht bearbeiten und fast sofort über eine vernünftige Richtlinie verfügen können.

Wie immer bei vertragsähnlichen Dokumenten wenden Sie sich bei Fragen an einen Anwalt.

Rückerstattungs- und Rückgaberichtlinien

Zu Beginn des E-Commerce hatten die Menschen Angst davor, Geld über das Internet zu senden. Was, wenn die Waren nicht genau ihren Wünschen entsprächen? Was, wenn in dem 20-kB-GIF die Farbe des Kleides nicht genau wiedergegeben würde? Was wäre, wenn? Was wäre, wenn?

Rückerstattungen sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Konversionsraten zu erhöhen, die Zahl der unzufriedenen Kundinnen und Kunden zu minimieren und Ihre Abläufe zu optimieren. Wenn Sie Zahlungen online akzeptieren, verlangt Ihr Zahlungsabwickler von Ihnen, eine Rückerstattungsrichtlinie gut auffindbar zu veröffentlichen. Es ist in der Regel von Vorteil, diese in der Nähe des Checkouts zu platzieren, weil einige Kundinnen und Kunden sie dort sehen werden.

Im Allgemeinen entscheiden sich die meisten Internetunternehmen dafür, mit Rückerstattungen außerordentlich großzügig umzugehen. Dies gilt insbesondere für auf geistigem Eigentum basierende Unternehmen, die relativ geringe Kosten für die Bereitstellung ihrer Waren und Dienstleistungen haben, wie z. B. Software- oder SaaS-Unternehmen.

Viele Software-Unternehmen nutzen die folgende vollständige Rückerstattungsrichtlinie. (Sie können sie gerne verwenden oder anpassen, wenn Sie möchten.)

Rückerstattungsrichtlinien für E-Commerce Unternehmen sind in der Regel etwas komplizierter, insbesondere bei der Rückgabe von materiellen Gütern wie Kleidung oder anderen Konsumgütern.

Sie sollten angeben, wie der Prozess für die Beantragung einer Rückgabe aussieht, wohin der zurückgegebene Posten gesendet werden soll, ob der Posten bei Verwendung zurückgegeben werden kann, welche Fristen gelten, wer die Kosten für den Versand (und den Rückversand) trägt usw.

Man könnte sich fragen: „Warum sind selbst die großzügigsten Rückerstattungsrichtlinien oft zeitlich begrenzt?“ Das liegt daran, dass Ihre Buchhaltung das wahrscheinlich von Ihnen verlangen wird. Eine unbegrenzte Rückerstattungsrichtlinie verkompliziert die Entscheidung, wann ein Umsatz verbucht werden darf. Viele Unternehmen geben offiziell an, dass sie Rückerstattungen nur innerhalb der ersten 30 oder 60 Tage bearbeiten, während sie (inoffiziell oder halboffiziell) tatsächlich jeden jemals getätigten Kauf zurückerstatten, selbst wenn dieser schon Jahre zurückliegt.

In einigen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die Rückerstattungsfrist ab dem Erhalt eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung und nicht ab dem Datum der Transaktion beginnt, wenn die Transaktion vor dem Erhalt stattfindet. Es kann auch Anforderungen geben, dass die Rückerstattungsfrist mindestens eine bestimmte Zeit (z. B. 90 Tage) dauern muss. Im Allgemeinen kann man einfach die großzügigste Frist wählen. Eine strengere Formulierung der Rückerstattungsregeln ist selten ein wichtiger Hebel für das Unternehmen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen und Nutzungsbedingungen

Die meisten kommerziell betriebenen Websites und alle Webanwendungen verfügen über Nutzungsbedingungen (Terms of Use). (Diese werden manchmal auch „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ (Terms of Service) genannt, abgekürzt ToU oder ToS.)

Sie reichen von informellen Beschreibungen der akzeptierten Nutzung der Website (häufig einschließlich Konditionen wie „kein Spamming“, „kein Hochladen von Viren“ und „keine Gewaltandrohungen“) bis hin zu vollständigen Verträgen mit Konditionen für Zahlungen, Haftungsbeschränkung und mehr.

Viele Unternehmen, die keine direkte Zahlung für ihre Website leisten, entscheiden sich für die Veröffentlichung informellerer Nutzungsbedingungen. Wenn Sie sich auf Ihrer Website anmelden, können Sie verlangen, dass die Kundinnen und Kunden die Nutzungsbedingungen akzeptieren, indem Sie bei der Registrierung ein Kästchen markieren. Notieren Sie das Datum und die Uhrzeit der Annahme, falls Sie später danach gefragt werden.

Wenn Sie Software oder Software as a Service verkaufen, handelt es sich bei Ihren Nutzungsbedingungen wahrscheinlich um einen vollwertigen Vertrag, wenn auch um einen kurzen. Ein Anwalt kann einen solchen Vertrag für Sie erstellen, dies ist jedoch wahrscheinlich unnötig, es sei denn, Ihre Software arbeitet in einem Markt, der vermutlich ein hohes Maß an Aufmerksamkeit für Compliance oder Haftungsbedenken erfordert. (Gesundheitspflege, Finanzdienstleistungen und Ähnliches kommen einem in den Sinn. Fragen Sie Ihren Anwalt, wenn Sie neugierig sind.)

Wenn Sie Software für Verbraucher/innen oder kleinere Unternehmen entwickeln, können Sie wahrscheinlich die freizügig lizenzierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Automattic aus deren WordPress-Produkt anpassen. Dies dauert nur wenige Minuten. Fordern Sie Ihre Kundinnen und Kunden auf, diesen bei der Anmeldung für Ihren Dienst über ein Kontrollkästchen zuzustimmen und den Zeitpunkt aufzuzeichnen, zu dem die Zustimmung erteilt wurde.

Werde ich diese Dinge jemals brauchen?

Ihre Richtlinien werden möglicherweise nie vor Gericht geprüft.

Die Richtlinien werden häufig von Unternehmen und Aufsichtsbehörden verwendet, um zu überprüfen, ob Sie Ihr Unternehmen professionell betreiben.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie von einem Finanzinstitut keine Zahlungen akzeptieren dürfen, es sei denn, Sie haben AGB, Rückerstattungs- und Rückgaberichtlinien (wenn Sie materielle Waren versenden).

Im Falle einer Rückbuchung für einen Kauf Ihrer Software können Sie beispielsweise fast automatisch mit Verlusten rechnen, wenn die ausstellende Bank sich mit folgenden Worten an Sie wendet: „Die Kundin/der Kunde sagt, sie/er habe der Zahlung nicht zugestimmt. Haben Sie einen Vertrag?“ und Sie lediglich antworten: „Nun, sie/er hat sich bei uns für ein Konto registriert.“ Die richtige Antwort ist: „Bob Smith hat sich am 23. März für ein Konto registriert. Er hat unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen bestätigt, eine Kopie davon habe ich beigefügt. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen besagen ausdrücklich, dass die Kundinnen/Kunden verpflichtet sind, für die Dienstleistung zu bezahlen.“

Sie werden trotzdem noch einige Rückbuchungen zugestehen müssen, auch wenn Sie alles korrekt dokumentiert haben. Wenn Sie jedoch alles richtig machen, haben Sie zumindest eine Chance.

Unternehmen können von der Praxis der Erstellung einer Datenschutzerklärung profitieren, da sie einen dazu zwingt, kritisch über die eigenen Datenpraktiken nachzudenken, die regulatorische Landschaft zu verstehen (was mit einigen seltsamen – und kostspieligen – Regeln und Vorschriften verbunden sein kann) sowie Richtlinien und Verfahren festzulegen, die dem eigenen Unternehmen langfristig zugute kommen. Die Einführung guter Datenschutzpraktiken von Anfang an trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie den Wert Ihrer Datenressourcen maximieren, regulatorische Fallstricke vermeiden und die Risiken (und Folgen) eines Datenschutzverstoßes mindern.

Die minimale Einhaltung dieser Richtlinien kann in der Regel schnell und effizient erfolgen, vor allem im Hinblick auf die Vorteile. Sie müssen diese Richtlinien (insbesondere Ihre Datenschutzerklärung) prüfen und aktualisieren, wenn sich Ihr Unternehmen ändert und wächst, und können damit rechnen, dass Sie in Zukunft einen tieferen Einblick erhalten, wenn Sie über umfangreichere Ressourcen verfügen. Je nachdem, wo Sie Ihre Geschäfte tätigen und was Ihr Unternehmensgegenstand ist, müssen diese Dokumente jedoch möglicherweise häufiger geändert werden. Wenn Ihre Geschäftstätigkeit zum Beispiel den Umgang mit von Kindern bereitgestellten Daten beinhaltet, sind Sie mit einem Flickenteppich verschiedener, derzeit geltender bundesstaatlicher Gesetze konfrontiert und die regulatorische Landschaft ändert sich ständig. Wenn Sie einen ein Abo-Dienst betreiben, gibt es in verschiedenen Bundesstaaten Gesetze (und andere können Gesetze verabschieden), die verlangen, dass Sie bestimmte zusätzliche Haftungsausschlüsse in Ihre Nutzungsbedingungen für automatische Verlängerungen aufnehmen.