Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen und Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten. Eine spezielle Form der Vorauszahlung ist die sogenannte Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Sondervorauszahlung ist, wie Sie sie berechnen und wann Sie sie entrichten müssen. Zudem erklären wir, welche positiven und negativen Auswirkungen eine Sondervorauszahlung auf die Liquidität Ihres Unternehmens haben kann und wie Sondervorauszahlungen verbucht und verrechnet werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Sondervorauszahlung?
  
• Wie wird die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuer berechnet?
  
• Wann müssen Unternehmen die Sondervorauszahlung leisten?
  
• Welche Auswirkungen hat die Sondervorauszahlung auf die Liquidität?
  
• Wie werden Sondervorauszahlungen verbucht?
  
• Wie werden Sondervorauszahlungen verrechnet?
  

Was ist eine Sonderanzahlung?

Eine Sondervorauszahlung ist eine zusätzliche Vorauszahlung auf die Umsatzsteuer, die Unternehmen in Deutschland an das Finanzamt leisten. Es handelt sich um eine einmal jährlich fällige Zahlung, die an zwei Bedingungen geknüpft ist. Zum einen müssen Unternehmen ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich einreichen, zum anderen müssen sie eine Dauerfristverlängerung beantragen.

Ohne Dauerfristverlängerung sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen bis zum 10. Tag des Folgemonats einzureichen. Das bedeutet: Unternehmen melden beispielsweise bis zum 10. Februar, wie viel Umsatzsteuer sie von ihrer Kundschaft im Januar eingenommen haben. Mit einer Dauerfristverlängerung wird die Abgabefrist der Umsatzsteuervoranmeldungen um einen Monat verlängert – im konkreten Beispiel bis zum 10. März.

Das Finanzamt gewährt diesen Zahlungsaufschub allerdings nur, wenn Unternehmen zu Jahresbeginn eine Sondervorauszahlung leisten. Diese dient somit als eine Art Kaution und wird am Ende des Jahres mit der endgültigen Steuerschuld verrechnet. Für Unternehmen hat dies den Vorteil, dass ihre endgültige Zahllast am Jahresende dadurch geringer ausfällt.

Wie wird die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuer berechnet?

Die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuer wird vom Finanzamt auf Basis der im Vorjahr geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen berechnet. Sie entspricht einem Elftel der Gesamtvorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres.

Rechenbeispiel 1:
Haben Sie 2025 beispielsweise insgesamt 12.000 € Umsatzsteuer vorab gezahlt, müssen Sie für 2026 eine Sondervorauszahlung von 1.090,91 € leisten.

12.000 € / 11 = 1.090,91 €

Wenn Sie Ihre Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Jahres ausgeübt haben, wird gemäß § 47 UStDV Abs. 2 die Summe der Vorauszahlungen des entsprechenden Zeitraums in eine Jahressumme hochgerechnet. Angefangene Kalendermonate werden dabei als volle Kalendermonate behandelt.

Sonderfall: Neugründung

Für neu gegründete Unternehmen gelten besondere Regelungen bei der Berechnung der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung. Da im Gründungsjahr keine Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres vorliegen, wird die Höhe der Sondervorauszahlung gemäß § 47 UStDV Abs. 3 auf Basis einer Schätzung der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahlungen festgelegt.

Auch im Falle einer Neugründung müssen Sie die Sondervorauszahlung nur leisten, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich einreichen und eine Dauerfristverlängerung beantragt haben. Letzteres können Sie mit einer entsprechenden Angabe im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung tun.

Rechenbeispiel 2:
Erwarten Sie beispielsweise eine monatliche Umsatzsteuer-Vorauszahlung von 500 €, belaufen sich die Gesamtvorauszahlungen für das Kalenderjahr auf 6.000 €. Ein Elftel davon ist der Betrag Ihrer Sondervorauszahlung.

6.000 € / 11= 545.45 €

Korrekte Umsätze als Basis

Grundlage einer korrekten Sondervorauszahlung ist die präzise Berechnung und Dokumentation der Unternehmensumsätze sowie der eingenommenen Umsatzsteuer. Stripe Tax berechnet und erhebt bei jeder Rechnung den richtigen Steuersatz – abhängig von der Leistung, dem Standort der Kundinnen und Kunden sowie geltenden nationalen Rechnungsvorschriften und Steuerregelungen.

Zudem erstellt Tax für Sie detaillierte Steuerberichte, die Sie nach Zeiträumen, Steuersätzen oder Gerichtsbarkeiten aufschlüsseln können. Sie haben die Möglichkeit, sämtliche steuerrelevanten Daten für die Erstellung von Steuererklärungen einfach zu exportieren. Über bewährte Stripe-Partner können Sie die Einreichung Ihrer Steuererklärungen auf Wunsch auch automatisieren. In diesem Fall müssen Sie die Erklärungen nicht selbst einreichen.

Wann müssen Unternehmen die Sondervorauszahlung leisten?

Unternehmen in Deutschland, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich einreichen und eine Dauerfristverlängerung nutzen, müssen die Sondervorauszahlung einmal jährlich leisten. Sie müssen den Betrag bis zum 10. Februar an das Finanzamt überweisen.

Versäumen Unternehmen die Zahlung, hat die Dauerfristverlängerung Bestand. Das Finanzamt kann jedoch einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser beträgt 10 % der Sondervorauszahlung und maximal 25.000 €.

Wann ist eine Dauerfristverlängerung sinnvoll?

Ob eine Dauerfristverlängerung sinnvoll ist, hängt weniger von formalen Vorgaben als von internen Abläufen und der Liquiditätssituation ab. Der zusätzliche Monat für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann vor allem bei komplexen Buchhaltungsprozessen oder zeitversetzter Umsatzerfassung entlasten.

Gleichzeitig ist die Sondervorauszahlung mit einer Vorfinanzierung verbunden, die Liquidität bindet. Unternehmen mit stabilen Umsätzen können den administrativen Vorteil gut nutzen, während bei knapper oder stark schwankender Liquidität eine sorgfältige Abwägung erforderlich ist. Die Entscheidung lässt sich jährlich an die wirtschaftliche Situation anpassen.

Welche Auswirkungen hat die Sondervorauszahlung auf die Liquidität?

Die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuer hat sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf die Liquidität von Unternehmen in Deutschland.

Vorteile der Sondervorauszahlung

Mit einer Sondervorauszahlung vermeiden Sie Steuernachzahlungen am Jahresende oder verringern zumindest deren Höhe. Durch die Verrechnung mit der tatsächlichen Steuerschuld müssen Sie eine hohe Steuerforderung nicht auf einmal begleichen – dies mindert das Risiko von Liquiditätsengpässen.

Die Sondervorauszahlung hilft Ihnen auch dabei, Ihre Steuerlast besser zu kalkulieren und Zahlungen gleichmäßiger über das Jahr zu verteilen. So erhöhen Sie Ihre Planungssicherheit und können finanzielle Engpässe frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern.

Nachteile der Sondervorauszahlung

Die Sondervorauszahlung selbst kann eine finanzielle Herausforderung für Unternehmen darstellen. Gerade am Jahresanfang, wenn unter Umständen andere Verbindlichkeiten oder Investitionen anstehen, kann die Zahlung eine zusätzliche Belastung bedeuten. Sie sollten sicherstellen, dass Sie ausreichend liquide Mittel zur Verfügung haben, um die Sondervorauszahlung fristgerecht zu leisten, ohne Ihre anderen Verbindlichkeiten zu vernachlässigen.

Zudem bindet die Sondervorauszahlung Kapital. Sie zahlen damit Steuern im Voraus, die eigentlich erst am Jahresende fällig wären. Dieses gebundene Kapital steht Ihrem Unternehmen bis zur Verrechnung weder für laufende Betriebskosten noch für andere Investitionen zur Verfügung. Zwar erhalten Sie am Jahresende möglicherweise eine Rückerstattung, doch bis dahin schränkt die Kapitalbindung Ihre Liquidität ein.

Bei neu gegründeten Unternehmen ist es oft schwierig, die zu erwartenden Umsätze – und damit die Höhe der Sondervorauszahlung – realistisch abzuschätzen. Ähnliches gilt für Unternehmen mit stark schwankenden Umsätzen. Eine zu hoch angesetzte Sondervorauszahlung belastet vorübergehend die Liquidität unnötig, während eine zu niedrig angesetzte Vorauszahlung am Jahresende eine entsprechend höhere Nachzahlung zur Folge hat.

Wie werden Sondervorauszahlungen verbucht?

Die Sondervorauszahlung muss in der Buchführung eines Unternehmens ordnungsgemäß erfasst werden. Sie stellt eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar und hat somit eine direkte Auswirkung auf die Bilanz. Wichtig ist vor allem, den Betrag zum richtigen Zeitpunkt zu buchen, um eine korrekte steuerliche Behandlung zu gewährleisten.

Die Sondervorauszahlung ist in der Buchführung als fällige Zahlung zu erfassen. Wenn Sie die Sondervorauszahlung überweisen, verringern Sie die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, während Ihr Firmenkonto um den gezahlten Betrag belastet wird.

Am Ende des Jahres wird die gezahlte Sondervorauszahlung mit der endgültigen Umsatzsteuerschuld verrechnet. Die bereits geleistete Vorauszahlung wird in der Bilanz entsprechend ausgeglichen. Sollte eine Nachzahlung erforderlich sein, müssen Sie diesen Betrag zusätzlich verbuchen. Falls die Vorauszahlungen höher waren als die endgültige Steuerschuld, erstattet das Finanzamt den Überschuss. Eine Rückzahlung verbuchen Sie als Gutschrift auf Ihrem Firmenkonto.

Wie werden Sondervorauszahlungen verrechnet?

Die geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen einschließlich der Sondervorauszahlung werden am Ende des Jahres im Rahmen der Umsatzsteuer-Jahreserklärung den tatsächlich eingenommenen Umsatzsteuerbeträgen gegenübergestellt.

Wenn sich bei der Verrechnung herausstellt, dass Sie höhere Vorauszahlungen geleistet haben, als für die endgültige Steuerschuld notwendig war, erstattet das Finanzamt Ihnen den überschüssigen Betrag zurück. Haben Sie zu niedrige Vorauszahlungen geleistet, müssen Sie den Differenzbetrag nachzahlen. Die Verrechnung erfolgt in beiden Fällen zinsfrei. Das bedeutet: Rückerstattungen werden nicht verzinst, und auch bei Nachzahlungen fallen keine zusätzlichen Zinsen an.