De belasting toegevoegde waarde (btw)-richtlijn van de Europese Unie werd in 2006 aangenomen om processen in de lidstaten verder te standaardiseren. In de EU is de btw een verbruiksbelastingsysteem dat van toepassing is op veel ondernemingen die goederen of diensten verkopen aan EU-klanten, ongeacht waar deze ondernemingen woonachtig zijn. De tarieven variëren per land en producttype, de factuurvereisten zijn specifiek en afdwingbaar en de registratieverplichtingen treden vroeg in werking.

Hieronder bespreken we de factuurvereisten uit artikel 226 van de btw-richtlijn van de EU, hoe de verleggingsregeling de verantwoordelijkheid voor de btw in B2B-transacties verschuift en enkele veelvoorkomende compliancefouten die je moet vermijden.

Kernpunten

• De EU-btw kan van toepassing zijn op elke onderneming die aan klanten in de EU verkoopt, waarbij de tarieven worden vastgesteld op het niveau van het land van bestemming.

• Artikel 226 van de btw-richtlijn van de EU specificeert verplichte factuurvelden; ontbrekende elementen kunnen een factuur ongeldig maken voor het terugvragen van btw.

• Het wetgevingspakket VAT in the Digital Age (ViDA) is begonnen met de invoering van hervormingen die gestructureerde e-facturering voor grensoverschrijdende B2B-transacties vereisen, waardoor upgrades van de factureringsinfrastructuur een planningsprioriteit op de korte termijn worden.

Hoe werkt EU-btw?

EU-btw is een verbruiksbelasting die in elke fase van een toeleveringsketen wordt geïncasseerd, waarbij de uiteindelijke last op de eindklant valt. Ondernemingen fungeren als incassoagenten: ze berekenen btw op verkopen, vragen btw terug die is betaald op aankopen en dragen het verschil af aan de relevante belastingdienst. Het toegepaste tarief hangt grotendeels af van waar de klant is gevestigd en wat er wordt verkocht.

EU-lidstaten stellen hun eigen btw-tarieven vast binnen parameters die zijn vastgesteld door EU-wetgeving. Standaardtarieven variëren momenteel van 17% in Luxemburg tot 27% in Hongarije. Verlaagde tarieven variëren van 5%-19% en zijn van toepassing op categorieën zoals voedsel, boeken en geneesmiddelen, hoewel de specifieke kenmerken per land verschillen.

Wat zijn de EU-btw-registratievereisten voor ondernemingen die in Europa verkopen?

In de EU hangt de drempel voor registratie en incasso van btw af van het land waar jouw onderneming is gevestigd. Maar in de EU gevestigde ondernemingen die aan consumenten (B2C) in andere lidstaten verkopen, kunnen tot € 10.000 verkopen en hoeven alleen de btw van hun thuisland te verantwoorden. Zodra je die drempel overschrijdt, ben je verplicht btw te berekenen tegen het tarief van het land van bestemming. Je kunt de One Stop Shop (OSS) gebruiken voor eenvoudigere rapportage.

Er is geen vergelijkbare verkoopdrempel voor niet-EU-ondernemingen die verkopen aan particulieren in de EU. Buiten de EU gevestigde ondernemingen moeten zich registreren vóór hun eerste verkoop, omdat over alle in de EU geïmporteerde goederen btw is verschuldigd. Landen buiten de EU die goederen naar de EU importeren, kunnen echter gebruikmaken van de Import One Stop Shop-regeling (IOSS), die de aangifte en betaling van btw vereenvoudigt voor verkopen op afstand van goederen met een lage waarde die niet hoger zijn dan € 150.

Wat zijn de vereisten voor EU-btw-factuurcontent onder Artikel 226?

Facturering is over het algemeen verplicht voor B2B-transacties. Een ontbrekend of onjuist element kan de factuur ongeldig maken en het terugvragen van btw bemoeilijken, wat echte problemen oplevert voor de B2B-klanten. De vereisten zijn van toepassing op elke voor de btw geregistreerde onderneming die facturen uitreikt voor belastbare leveringen, ongeacht waar de leverancier is gevestigd. Dit is wat belangrijk is:

• Datum van uitgifte: De datum van de factuur.

• Opeenvolgend factuurnummer: Een uniek nummer in de facturenreeks, zonder hiaten. Systemen die de nummering jaarlijks opnieuw instellen of nummers niet op volgorde toewijzen, creëren een auditrisico.

• Btw-identificatienummer van de leverancier: Het btw-nummer zoals geregistreerd in de relevante lidstaat of onder OSS.

• Btw-identificatienummer van de klant: Dit is vereist voor B2B-transacties waarop de verleggingsregeling van toepassing is. Het weglaten hiervan is een van de meest voorkomende fouten en betekent dat de klant de verleggingsregeling niet correct kan toepassen of voorbelasting kan terugvragen.

• Volledige naam en adres van beide partijen: Vermeld die van zowel de leverancier als de klant, zoals geregistreerd.

• Beschrijving van goederen of diensten: Beschrijf de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of de aard en omvang van de verleende diensten.

• Datum belastbaar feit: De datum waarop de levering plaatsvond of de betaling werd gedaan, als deze verschilt van de factuurdatum.

• Belastbaar bedrag: Dit is per tarief of vrijstelling.

• Toegepast btw-tarief: Het berekende percentage.

• Te betalen btw-bedrag: Zorg ervoor dat dit wordt vermeld in de factureringsvaluta.

• Voor vrijgestelde leveringen: Neem een verwijzing op naar de toepasselijke bepaling van de btw-richtlijn of een duidelijke verklaring waarom de levering is vrijgesteld.

Lidstaten kunnen vereenvoudigde facturen toestaan waarvoor niet elk veld hierboven vereist is voor transacties met een lagere waarde, hoewel dit per land verschilt. Als je grensoverschrijdend verkoopt, is het veiliger om standaard volledige naleving van Artikel 226 aan te houden.

Wat is de verleggingsregeling voor EU-btw?

Het mechanisme van de verleggingsregeling verschuift de verantwoordelijkheid voor btw-boekhouding van de verkoper naar de koper. In plaats van dat de verkoper de btw berekent en afdraagt, beoordeelt de koper deze zelf. De koper verantwoordt deze vervolgens in diens eigen btw-aangifte als zowel een verplichting als, meestal, een gelijktijdig belastingkrediet voor de voorbelasting. In veel B2B-scenario's wisselt er geen contant geld van eigenaar over het btw-bedrag.

De verleggingsregeling is van toepassing in twee hoofdsituaties:

• Grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU: Wanneer een voor de btw geregistreerde onderneming in de ene lidstaat diensten levert aan een voor de btw geregistreerde onderneming in een andere lidstaat, is de verleggingsregeling doorgaans van toepassing op grond van de algemene B2B-regels voor de plaats van levering. De leverancier reikt een factuur uit zonder btw, vermeldt het btw-nummer van de klant en voegt een verwijzing toe zoals "Btw: Artikel 196 Richtlijn 2006/112/EG—verleggingsregeling".

• Leveringen van buiten de EU aan in de EU geregistreerde ondernemingen: Wanneer een niet-EU-leverancier diensten levert aan een in de EU voor de btw geregistreerde onderneming, verantwoordt de EU-onderneming de btw op grond van de verleggingsregeling. Een in de VS gevestigd softwarebedrijf dat B2B verkoopt aan een Franse onderneming, hoeft zich bijvoorbeeld niet te registreren voor EU-btw op die transactie, omdat de Franse klant deze zelf beoordeelt.

Bij B2B en B2C ligt het cruciale onderscheid. De verleggingsregeling is niet van toepassing op verkopen aan niet-geregistreerde consumenten. Als je dit in beide richtingen verkeerd doet, creëert dit blootstelling. Btw berekenen op een transactie met verleggingsregeling betekent dat de klant deze niet netjes kan terugvragen, en een B2C-klant verkeerd classificeren als B2B betekent dat je te weinig hebt geïncasseerd en nog steeds geld verschuldigd bent aan de belastingdienst.

Wat is ViDA?

ViDA is een wetgevingspakket dat is aangenomen in 2025 en de btw-rapportage in het hele blok moderniseert. Het wordt gefaseerd ingevoerd tot 2035 en heeft betrekking op drie hoofdgebieden: digitale rapportage (inclusief e-invoicing), nieuwe regels voor platforms die de verkoop faciliteren, en Single VAT Registration (SVR). Dit is wat je moet weten.

Vereisten voor digitale rapportage (DRR)

Vanaf 2030 moeten ondernemingen die betrokken zijn bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, gestructureerde elektronische facturen uitreiken (geen pdf's) met machineleesbare gegevens in een indeling die de systemen van belastingdiensten rechtstreeks kunnen opnemen. Factuurgegevens moeten bijna in realtime naar de belastingdienst worden verzonden. Dit vervangt het huidige systeem van periodieke opgaven intracommunautaire prestaties voor B2B-transacties binnen de EU. Lidstaten met bestaande nationale mandaten voor e-invoicing, zoals de Italiaanse Sistema di Interscambio (SdI), kunnen deze naast het EU-raamwerk handhaven.

Regels voor de platformeconomie

ViDA introduceert een regel voor een 'fictieve leverancier' voor platforms die kortetermijnverhuur van accommodaties en passagiersvervoer faciliteren. Als de onderliggende leverancier geen btw in rekening brengt, hetzij omdat deze niet is geregistreerd of een vrijstelling gebruikt, wordt het platform verantwoordelijk voor de btw op de transactie. Dit brengt deze platforms structureel dichter bij hoe de EU-btw online marktplaatsen die goederen verkopen al behandelt.

SVR

ViDA breidt de OSS uit naar meer transactietypen, inclusief bepaalde binnenlandse B2C-leveringen en overdrachten van eigen goederen tussen lidstaten, waardoor het aantal gevallen waarin een onderneming over meerdere landspecifieke btw-registraties moet beschikken, wordt verminderd.

De praktische consequentie van dit alles voor de meeste ondernemingen is dat als jouw factureringssysteem alleen pdf's genereert, je tegen 2030 een traject naar gestructureerde e-invoicing nodig hebt. Als je een platform beheert met accommodatie- of transportverticals, vereisen de regels voor fictieve leveranciers ruim voordat ze van kracht worden aandacht. Hoewel de deadline van 2030 misschien ver weg klinkt, kosten updates van Enterprise Resource Planning (ERP) en factureringsinfrastructuur tijd.

Wat zijn enkele fouten met betrekking tot naleving van EU-btw die ondernemingen maken?

Veel EU-btw-fouten zijn te voorkomen met de juiste systemen. Hier zijn er een paar om op te letten.

Btw-nummers niet valideren

Het klakkeloos accepteren van het btw-nummer van een klant zonder het te controleren aan de hand van het VAT Information Exchange System (VIES) van de EU brengt aanzienlijke risico's met zich mee. Als een klant een ongeldig nummer opgeeft en je de transactie als B2B behandelt en de verleggingsregeling toepast in plaats van btw te berekenen, ben je aansprakelijk voor de niet-geïncasseerde btw. VIES-validatie is snel en moet onderdeel uitmaken van de checkout of factureringsstroom voor elke geclaimde B2B-transactie.

Het verkeerde btw-tarief toepassen op digitale diensten

Verlaagde tarieven voor e-books, onlinenieuws en bepaalde digitale content variëren aanzienlijk tussen de lidstaten. Een tarief dat correct is voor Duitsland, is mogelijk verkeerd voor Italië voor hetzelfde product. Het hardcoderen van één tarief voor alle EU-landen is een veelvoorkomende manier om het verkeerde belastingbedrag te incasseren.

De drempel van € 10.000 missen

Ondernemingen die kleine volumes naar de EU verkopen, kunnen cumulatieve grensoverschrijdende B2C-verkopen mogelijk niet volgen ten opzichte van de drempelwaarde. De verplichting treedt in werking op het moment dat je deze overschrijdt, zelfs als je veel later ontdekt dat je deze hebt overschreden.

Factureringshiaten onder Artikel 226

Fouten zoals het missen van het btw-nummer van de klant op B2B-facturen, het weglaten van de referentie voor de verleggingsregeling en inconsistente opeenvolgende nummering kunnen allemaal aan het licht komen tijdens audits en wanneer klanten proberen voorbelasting terug te vragen.

ViDA-tijdlijnen onderschatten

De e-invoicing-deadline van 2030 lijkt comfortabel totdat je rekening houdt met de doorlooptijd die nodig is om de factureringsinfrastructuur bij te werken. Ondernemingen moeten beginnen met beoordelen welke veranderingen vandaag nodig zijn.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en laat je weten wanneer je de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, schakel je het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land binnen enkele seconden in. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op een knop in het Stripe-dashboard het innen van belastingen in te schakelen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.