Eine Befreiung von der Sales Tax in Ohio bedeutet, dass Verkäufer/innen keine Steuer erheben und Käufer/innen sie nicht schulden. Ohio besteuert die meisten Einzelhandelsverkäufe von materiellen beweglichen Gütern und bestimmten Dienstleistungen, aber Befreiungen schaffen Ausnahmen für spezifische Kategorien, je nachdem, wer kauft, was verkauft wird oder wie der Verwendungszweck lautet. Ein Wiederverkaufszertifikat, eine Befreiung für das produzierende Gewerbe und ein Kauf durch eine gemeinnützige Organisation folgen jeweils eigenen Regeln und Dokumentationsanforderungen.

Im Folgenden behandeln wir, wer sich für eine Befreiung in Ohio qualifiziert, welche Waren und Dienstleistungen Befreiungen auf Produktebene aufweisen und welche Standards für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen gelten, sobald ein Zertifikat vorliegt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Befreiungszertifikate von Ohio, wie Formular STEC B und Formular STEC U, gelten für verschiedene Situationen, je nachdem, ob Käufer/innen wiederholt steuerbefreite Käufe oder eine einzelne steuerbefreite Transaktion tätigen.

• Die Haftung für ein ungültiges oder fehlendes Befreiungszertifikat liegt in der Regel bei den Verkäuferinnen und Verkäufern und nicht bei den Käuferinnen und Käufern. Daher sind Dokumentationspraktiken von zentraler Bedeutung, um eine Prüfungsnachforderung zu vermeiden.

• Verkäufer/innen müssen Befreiungszertifikate so lange zugänglich aufbewahren, wie die zugrunde liegende Transaktion für eine Prüfung offen bleibt, in der Regel vier Jahre ab dem Datum der Einreichung.

Was ist eine Sales Tax-Befreiung in Ohio?

Eine Steuerbefreiung in Ohio nimmt eine bestimmte Transaktion aus dem Sales Tax-System von Ohio aus, das die meisten Einzelhandelsverkäufe von materiellen Sachgütern und einer definierten Liste von Dienstleistungen mit einem Basissteuersatz von 5,75 % besteuert. Befreiungen gelten für definierte Verkaufsgruppen und hängen vom Status der Käuferin oder des Käufers, vom verkauften Posten und von dessen beabsichtigtem Verwendungszweck ab.

Wer hat Anspruch auf eine Sales Tax-Befreiung in Ohio?

Die Berechtigung ergibt sich entweder aus dem Status der Käuferin oder des Käufers oder aus dem beabsichtigten Verwendungszweck. Dieselbe Partei kann für einen Kauf Steuern schulden und für einen anderen eine Befreiung erhalten, je nach Zweck.

Folgendes zählt:

• Käuferinnen und Käufer für den Wiederverkauf: Ein Unternehmen, das Waren kauft, die es weiterverkaufen möchte, anstatt sie zu verbrauchen, zahlt für diesen Kauf keine Steuern. Die Steuer wird einmalig erhoben, und zwar am Punkt des endgültigen Einzelhandelsverkaufs an die Endkundin oder den Endkunden.

• Regierungsstellen: Käufe durch die Bundesregierung, den Bundesstaat Ohio und seine politischen Unterabteilungen, einschließlich Bezirke, Gemeinden und Schulbezirke, sind befreit, wenn sie direkt von der Regierungsstelle bezahlt werden.

• Berechtigte gemeinnützige Organisationen: Organisationen mit 501(c)(3)-Status sowie Kirchen und andere berechtigte wohltätige Einrichtungen können bei Käufen, die mit ihrem befreiten Zweck zusammenhängen, eine Befreiung beanspruchen. Die Befreiung gilt nicht automatisch für jede Transaktion, die eine gemeinnützige Organisation durchführt.

• Hersteller: Unternehmen, die Geräte, Maschinen und bestimmte Materialien kaufen, die direkt in einem Fertigungsbetrieb verwendet werden, können sich gemäß den Fertigungsvorschriften von Ohio qualifizieren. Diese Vermögenswerte müssen in erster Linie zur Herstellung materieller Sachgüter für den Verkauf verwendet werden.

• Landwirtinnen und Landwirte sowie landwirtschaftliche Erzeugerinnen und Erzeuger: Käufe von Geräten, Futtermitteln, Saatgut und anderen Betriebsmitteln, die direkt in der Landwirtschaft eingesetzt werden, kommen infrage, wenn die Käuferin oder der Käufer die landwirtschaftliche Produktion als Unternehmen und nicht als Hobby betreibt.

Welche Produkte und Dienstleistungen kommen für eine Sales Tax-Befreiung in Ohio infrage?

In Ohio gelten Befreiungen auf Produktebene für den Posten selbst und nicht für die kaufende Person, obwohl der beabsichtigte Verwendungszweck in mehreren Kategorien dennoch von Bedeutung ist. Lebensmittel, die für den menschlichen Verzehr außerhalb der Verkaufsräume verkauft werden, sind von der Steuer befreit. Deshalb sind Lebensmittel steuerfrei, ein Sandwich von der Feinkosttheke, das für den Verzehr vor Ort gedacht ist, hingegen nicht. Verschreibungspflichtige Medikamente kommen ebenfalls infrage, ebenso wie bestimmte langlebige medizinische Geräte, wenn sie von einer zugelassenen medizinischen Fachkraft verschrieben werden, wie etwa Rollstühle und Prothesen. Zeitungen sind befreit, die meisten anderen gedruckten Publikationen jedoch nicht.

Befreiungen für die Fertigung umfassen Maschinen und Geräte, die direkt bei der Herstellung eines Produkts für den Verkauf eingesetzt werden, sowie Rohstoffe, die ein physischer Bestandteil dieses Produkts werden. Das Fördersystem einer Verpackungsanlage könnte beispielsweise infrage kommen, wenn es integraler Bestandteil der Produktion ist, während Geräte, die für Verwaltungs- oder Lagerzwecke nach Abschluss der Produktion verwendet werden, in der Regel nicht infrage kommen. Landwirtschaftliche Befreiungen umfassen Futtermittel, Saatgut, Dünger, Pestizide und Geräte, die direkt in der Landwirtschaft, der Holzproduktion oder im Gartenbau eingesetzt werden, vorausgesetzt, die Käuferin oder der Käufer produziert für den Verkauf und nicht für den eigenen Verbrauch.

Einige weitere Kategorien, die berücksichtigt werden sollten:

• Posten für den Wiederverkauf: Rohstoffe und Teile, die in ein fertiges Produkt integriert werden, das an jemand anderen verkauft wird

• Versorgungsleistungen: Strom, Gas und Wasser, die direkt in einem Fertigungsprozess verbraucht werden, kommen infrage, wobei in vielen Fällen eine Berechnung der prozentualen Nutzung vorgenommen wird

• Kraftfahrzeuge: Fahrzeuge, die von einer nicht ortsansässigen Person zur Registrierung und Nutzung außerhalb von Ohio gekauft werden, kommen unter bestimmten Bedingungen infrage, die an die Vorschriften des Heimatstaates der Käuferin oder des Käufers gebunden sind

Der Bundesstaat besteuert Dienstleistungen nicht standardmäßig. Stattdessen besteuert er eine spezifische Liste von Dienstleistungen, darunter Landschaftsbau, Schneeräumung für gewerbliche Immobilien und bestimmte Reparaturdienste. Eine Dienstleistung, die nicht auf dieser Liste steht, ist von der Steuer ausgeschlossen und nicht steuerbefreit.

Wie wenden Sie eine Sales Tax-Befreiungsbescheinigung in Ohio an und verwenden sie?

Um mit einer Befreiungsbescheinigung arbeiten zu können, müssen Sie das bescheinigungsbasierte System von Ohio verstehen, bei dem Käuferinnen und Käufer sowie Verkäuferinnen und Verkäufer eine Bescheinigung als Nachweis für einen steuerfreien Verkauf austauschen. Sie müssen auch die Standardformulare kennen, die der Bundesstaat für diesen Prozess bereitstellt:

• Formular STEC B (Pauschalbefreiungsbescheinigung): Wird angewendet, wenn eine Käuferin oder ein Käufer im Laufe der Zeit mehrere befreite Käufe bei derselben Verkäuferin oder demselben Verkäufer tätigt, wie zum Beispiel eine Einzelhändlerin oder ein Einzelhändler, der regelmäßig Inventar für den Wiederverkauf kauft. Eine hinterlegte Bescheinigung deckt zukünftige Käufe ohne wiederholten Papierkram ab.

• Formular STEC U (Einzelbefreiungsbescheinigung): Gilt für einen einzelnen, einmaligen befreiten Verkauf und nicht für eine fortlaufende Kaufbeziehung.

• Formular STEC MPU (Mehrere Nutzungsorte): Wird von Käuferinnen und Käufern für digitale Güter, Computersoftware oder Dienstleistungen verwendet, die an mehreren Standorten geliefert oder für die gleichzeitige Nutzung verfügbar gemacht werden.

Um eine Bescheinigung auszufüllen, gibt die Käuferin oder der Käufer den Namen, die Adresse, die Lizenznummer einer Anbieterin oder eines Anbieters (sofern Wiederverkauf beansprucht wird), eine Unterschrift und den Grund für die Befreiung, einschließlich Wiederverkauf oder Fertigung, ein. Die Verkäuferin oder der Verkäufer reicht diese Formulare nicht als Teil des Verkaufs beim Ohio Department of Taxation ein. Stattdessen bleibt das Formular als Begleitdokumentation für eine mögliche staatliche Prüfung dieses Verkaufs hinterlegt.

Ein Unternehmen, das eine Bescheinigung akzeptiert, muss überprüfen, ob sie vollständig ist und ob der Befreiungsgrund plausibel zu dem passt, was die Käuferin oder der Käufer erwirbt. Die Annahme einer Bescheinigung in gutem Glauben schützt die Anbieterin oder den Anbieter in der Regel vor Haftung, falls sich später herausstellt, dass die Käuferin oder der Käufer eigentlich nicht berechtigt war. Eine Anbieterin oder ein Anbieter, die oder der eine offensichtlich unvollständige oder unplausible Bescheinigung akzeptiert (z. B. ein Bauunternehmen, das für Büromaterial eine Befreiung für die Fertigung beansprucht), geht jedoch ein größeres Risiko ein.

Welche Aufbewahrungsregeln gelten für eine Sales Tax-Befreiung in Ohio?

Ohio verlangt von Anbieterinnen und Anbietern, Befreiungsbescheinigungen aufzubewahren, solange die zugrunde liegende Transaktion für eine Prüfung offen bleibt, typischerweise vier Jahre nach Einreichung der Erklärung. Einige praktische Punkte prägen die Handhabung.

Verknüpfen Sie Bescheinigungen mit der Transaktion

Bescheinigungen müssen mit der relevanten Transaktion oder Käuferbeziehung verknüpft sein, die sie abdecken. Wenn eine Käuferin oder ein Käufer eine Befreiung Jahre später bestreitet oder der Bundesstaat bei einer Prüfung um Belege bittet, muss die Verkäuferin oder der Verkäufer das richtige Dokument schnell vorlegen können.

Achten Sie auf abgelaufene Pauschalbescheinigungen

Eine Pauschalbescheinigung gilt für zukünftige Käufe, solange der Befreiungsstatus und das Kaufverhalten der Käuferin oder des Käufers unverändert bleiben. Wenn beispielsweise ein Großhändler beginnt, an Endverbraucherinnen und Endverbraucher im Einzelhandel zu verkaufen, gilt die hinterlegte Befreiungsgrundlage möglicherweise nicht mehr.

Erwägen Sie die digitale Speicherung

Der Bundesstaat verlangt keine Bescheinigungen in Papierform, solange der Datensatz abrufbar und lesbar ist. Die digitale Speicherung ist eine effektive und effiziente Möglichkeit, Ihre Unterlagen aufzubewahren.

Verfolgen Sie Befreiungsgründe je Kauf

Eine einzelne Käuferin oder ein einzelner Käufer kann unterschiedliche Befreiungsgrundlagen für verschiedene Käufe haben, wie zum Beispiel den Wiederverkauf von Inventar, aber den steuerpflichtigen Status für Büroausstattung, die bei derselben Verkäuferin oder demselben Verkäufer gekauft wurde.

Stripe Tax kann beispielsweise Steuern auf der Grundlage von Produktsteuercodes berechnen und Befreiungsbescheinigungen speichern, die an bestimmte Kundinnen und Kunden gebunden sind, und bietet so dokumentierte Belege dafür, dass für eine bestimmte Transaktion keine Steuern erhoben werden.

Welche Risiken bestehen für Unternehmen, wenn sie eine Sales Tax-Befreiung in Ohio falsch handhaben?

Die fehlerhafte Handhabung von Befreiungen führt zur Haftung der Anbieterin oder des Anbieters. Wenn eine Verkäuferin oder ein Verkäufer bei einem Verkauf keine Steuern erhebt und bei einer Prüfung keine gültige Befreiungsbescheinigung vorlegen kann, kann das Ohio Department of Taxation den nicht erhobenen Betrag zusammen mit Strafen und Zinsen, die ab dem ursprünglichen Verkaufsdatum anfallen, direkt gegenüber der Verkäuferin oder dem Verkäufer geltend machen. Die Verkäuferin oder der Verkäufer schuldet letztendlich Steuern, die nie von der Kundin oder dem Kunden erhoben wurden, und kann dieses Geld im Nachhinein möglicherweise nicht zurückfordern.

Der umgekehrte Fehler ist ebenfalls mit Kosten verbunden. Die Erhebung von Steuern für eine Transaktion, die für eine Befreiung infrage kommt, zieht zwar keine staatliche Strafe nach sich, kann aber die Geschäftsbeziehung schädigen und die Kundin oder den Kunden dazu veranlassen, abzuwandern. Das gilt insbesondere für Kundinnen und Kunden im Wiederverkauf, die es gewohnt sind, bei anderen Lieferanten steuerfrei einzukaufen.

Diese Fehlerquellen treten häufig auf:

• Akzeptieren ungültiger außerstaatlicher Bescheinigungen: Ohio ist Mitglied des Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA) und akzeptiert daher vereinfachte oder bundesstaatenübergreifende Bescheinigungen aus anderen Bundesstaaten. Eine ungültige Bescheinigung bietet jedoch bei einer Prüfung keinen Schutz.

• Ablauf einer Pauschalbescheinigung: Wenn Sie sich auf eine alte Bescheinigung verlassen, planen Sie Überprüfungen der Berechtigung einer Käuferin oder eines Käufers ein, um sicherzustellen, dass diese gültig bleibt.

• Falsche Klassifizierung von Käufen zur gemischten Nutzung: Geräte, die sowohl für die Fertigung als auch für andere Zwecke verwendet werden, müssen korrekt zugeordnet werden. Behandeln Sie diese nicht als vollständig befreit oder vollständig steuerpflichtig.

Wie können Unternehmen ihren Ansatz zur Compliance bei Sales Tax-Befreiungen in Ohio bewerten?

Das richtige Maß an Prozessen hängt weitgehend vom Transaktionsvolumen ab und davon, wie oft anerkannte Verkäufe vorkommen. Ein Unternehmen, das selten auf Käufer/innen für den Weiterverkauf oder gemeinnützige Käufer/innen trifft und fast ausschließlich an Endkundinnen und Endkunden verkauft, kann Befreiungszertifikate wahrscheinlich manuell verwalten, mit einem einfachen Ablagesystem und regelmäßigen Überprüfungen, um zu bestätigen, dass die Zertifikate noch aktuell sind.

Ein Unternehmen in Ohio, das über verschiedene Produktlinien hinweg eine breitere Palette von Käuferinnen und Käufern bedient, sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite, steht vor größeren Komplikationen. Die manuelle Nachverfolgung wird mit zunehmendem Volumen schwieriger genau aufrechtzuerhalten. In dieser Phase sollten Sie eine Software in Betracht ziehen, die die Steuerberechnung mit Kunden- und Produktdaten verknüpft, sodass der Befreiungsstatus konsistent angewendet wird und Sie sich nicht darauf verlassen müssen, dass sich jemand daran erinnert, welche Kundinnen und Kunden als steuerbefreit erfasst sind.

Welchen Weg ein Unternehmen auch einschlägt, einige Faktoren sind eine Überlegung wert:

• Volumen und Vielfalt: Wie viele anerkannte Verkäufe Ihr Unternehmen jeden Monat abwickelt und über wie viele Befreiungskategorien hinweg.

• Genauigkeit der Zertifikate: Wie sicher Sie sind, dass die erfassten Zertifikate vollständig und aktuell sind.

• Prüfbereitschaft: Wenn das Ohio Department of Taxation morgen eine Prüfung einleiten würde, müsste Ihr Unternehmen problemlos eine Dokumentation für jeden steuerbefreiten Verkauf im Prüfungszeitraum vorlegen können.

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Häufig gestellte Fragen zu Umsatzsteuerbefreiungen in Ohio