Pour exploiter légalement une entreprise dans le Rhode Island, vous aurez probablement besoin d'au moins une licence, un permis ou une immatriculation. Ces documents permettent de s'assurer que votre entreprise respecte les réglementations locales et de l'État, et peuvent vous protéger contre des amendes, voire une fermeture forcée.

Selon le type d'entreprise que vous souhaitez ouvrir et le lieu de votre activité, il peut être nécessaire d'obtenir des licences, des permis ou des immatriculations auprès d'organismes gouvernementaux fédéraux, d'État ou locaux. Les frais et les délais de renouvellement varient selon les organismes et les municipalités.

Vous trouverez ci-dessous ce qu'il faut savoir sur l'obtention d'une licence commerciale dans le Rhode Island, les frais à prévoir et les exigences supplémentaires en matière d'immatriculation et de permis que vous pourriez devoir respecter.

L’essentiel à retenir

• le Rhode Island ne délivre pas de licence commerciale générale, mais vous pourriez avoir besoin d'autres licences selon le type d'entreprise que vous souhaitez ouvrir et l'endroit où vous prévoyez d'exercer votre activité dans l'État ;

• les agences de l'État, notamment le Department of Business Regulation (DBR) et le Rhode Island Department of Health (RIDOH), délivrent des licences pour des secteurs et des professions spécifiques ;

• douze municipalités du Rhode Island exigent que toutes les entreprises s'immatriculent auprès du bureau d'enregistrement local, en plus de satisfaire à toute autre exigence en matière de licences. D'autres villes peuvent exiger des licences, mais les limiter à des types d'entreprises spécifiques ;

• si vous prévoyez de vendre ou de louer des biens matériels, vous aurez besoin d'un permis de taxe de vente et d'utilisation, qui est gratuit et se renouvelle chaque année.

Une licence commerciale du Rhode Island est-elle obligatoire ?

Le Rhode Island ne délivre pas de licence commerciale générale. Toutefois, les entreprises opérant dans certains secteurs réglementés par l'État (comme les assurances, la comptabilité et la restauration) peuvent avoir besoin de licences professionnelles du Department of Business Regulation (DBR) ou du Rhode Island Department of Health (RIDOH). Votre entreprise peut également avoir besoin d'obtenir un permis de taxe sur les ventes auprès de la Rhode Island Division of Taxation.

Les licences commerciales ne sont pas délivrées au niveau du comté, mais 12 des 39 villes et communes de l'État exigent que les entreprises locales s'immatriculent auprès du bureau d'immatriculation. Certaines municipalités peuvent également avoir des exigences supplémentaires en matière de licences. Les entreprises physiquement situées dans plus d'une municipalité doivent s'immatriculer auprès de chaque juridiction et obtenir tous les permis et licences obligatoires exigés par chaque ville ou commune.

Quels sont les types de licences commerciales et de permis dans le Rhode Island ?

Il existe plusieurs types de licences commerciales, de permis et d'immatriculations dans le Rhode Island. Le secteur d'activité de votre choix, l'adresse de votre entreprise et votre intention de réaliser des ventes retail détermineront lesquels des éléments suivants s'appliquent à votre situation :

• Immatriculation municipale ou licence d'activité : douze villes et communes exigent que chaque entreprise opérant sur leur juridiction s'immatricule auprès du bureau d'immatriculation local. Cela s'ajoute à l'obtention de toute autre licence obligatoire. Les exigences varient dans les autres villes et communes. Certains endroits peuvent exiger une licence, mais uniquement pour certains types d'entreprises.

• Licence professionnelle du DBR : le DBR gère l'octroi de licences pour des secteurs spécifiques (notamment les assurances, les investissements et l'immobilier), ainsi que pour certaines professions (comme les professionnels du crédit immobilier, les inspecteurs en bâtiment, les carrossiers, les comptables et les architectes).

• Licence professionnelle ou d'établissement du RIDOH : le RIDOH exige l'obtention d'une licence pour les entreprises de santé publique. Outre les professionnels et les établissements de santé, le RIDOH exige des licences pour les entreprises liées à la restauration, au tatouage et au perçage, au bronzage, à la cosmétologie, et bien plus.

• Permis de taxe sur les ventes : si votre entreprise est amenée à vendre, louer ou donner à bail des biens matériels, vous devez l'immatriculer auprès de la Division of Taxation avant de commencer vos activités. Un permis de taxe sur les ventes vous permet de collecter et de payer la taxe sur les ventes de l'État. L'obtention de ce permis est gratuite, mais vous devrez le renouveler chaque année.

• Licence fédérale : la U.S. Small Business Administration (SBA) tient à jour une liste des secteurs réglementés exigeant une licence fédérale. L'agriculture, l'alcool, l'aviation ainsi que le transport et la logistique en sont quelques exemples.

Quelles sont les étapes pour obtenir une licence commerciale dans le Rhode Island ?

Suivez ce guide étape par étape pour créer votre entreprise, découvrir les licences, permis et immatriculations dont vous avez besoin, et les obtenir :

• choisissez et enregistrez la structure de votre entreprise : consultez un fiscaliste ou un avocat pour déterminer si une entreprise individuelle, une société de personnes, une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société par actions (corporation) vous convient. Une fois la structure de votre entreprise choisie, vous devrez soit la constituer auprès de l'État, soit enregistrer votre nom commercial auprès de votre municipalité ;

• obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) fédéral : vous aurez besoin d'un EIN de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis avant de demander des licences commerciales dans le Rhode Island. Vous pouvez obtenir votre EIN en ligne en faisant une demande sur le site web de l'IRS ;

• configurez votre compte fiscal : si votre entreprise vend ou loue des biens matériels, ou si vous prévoyez d'embaucher du personnel, immatriculez votre entreprise auprès du service combiné d'immatriculation en ligne de la Rhode Island Division of Taxation ;

• demandez des licences ou des permis au niveau de l'État par l'intermédiaire des agences concernées : consultez les listes des exigences en matière de licences professionnelles et d'installations du DBR et du RIDOH pour savoir si vous devez faire une demande. Ensuite, soumettez une demande auprès de l'agence appropriée ;

• contactez le greffier de votre ville : renseignez-vous sur les exigences en matière d'immatriculation, de licences ou de permis à l'endroit où vous prévoyez d'exercer votre activité. Dans certains cas, comme à Smithfield, il peut également être nécessaire de demander un certificat de zonage. La Division of Municipal Finance du Department of Revenue tient à jour une liste des différents frais de licences et de permis pour chaque ville.

Si vous prévoyez d'ouvrir une entreprise dans le Rhode Island, vous pouvez commencer par visiter le site web du Rhode Island Department of State, qui propose des ressources utiles. Cela peut vous aider à démarrer.

Combien coûte une licence commerciale dans le Rhode Island ?

Bien que l'État ne facture aucuns frais pour un permis de taxe sur les ventes et l'utilisation, le coût des licences professionnelles et sectorielles peut varier. Par exemple, un agent immobilier peut s'attendre à payer 165,00 $ tous les deux ans, tandis qu'un tatoueur doit payer 90,00 $ chaque année.

Les coûts d'exploitation d'un établissement de santé varient considérablement. Par exemple, une maternité doit s'acquitter de frais de licence initiaux compris entre 1 500 $ et 50 000 $, en fonction des revenus prévus des patients pour le premier exercice (il n'y a pas de frais de renouvellement). Par ailleurs, un centre de soins palliatifs doit payer une licence annuelle de 3 000 $.

Les frais de licence locaux sont fixés par la municipalité où l'entreprise est implantée et dépendent généralement du type d'activité exercée. À Cranston, par exemple, un établissement de massothérapie paie des frais de licence initiaux de 25,00 $, tandis qu'une entreprise de taxis paie 10,00 $ par propriétaire et 2,00 $ par chauffeur. De son côté, North Providence facture 25,00 $ par an pour un certificat de nom commercial pour une vitrine, alors que les entreprises à domicile paient des frais initiaux de 125,00 $, puis 50,00 $ par an.

Le site Rhode Island Business Assistant propose plus de détails sur les licences et les frais dans l'État.

Comment se déroulent les renouvellements d'une licence commerciale dans le Rhode Island ?

Les délais et les dates limites de renouvellement varient selon le type de licence commerciale que vous obtenez. Par exemple, les demandes de renouvellement de la taxe sur les ventes et l'utilisation doivent être déposées le 1er février de chaque année, les licences de restauration de détail expirent le 30 avril de chaque année et les licences immobilières expirent tous les deux ans à la date anniversaire de leur délivrance.

Il en va de même pour les licences locales. Par exemple, Smithfield exige un renouvellement avant le 31 décembre de chaque année, tandis que la date limite est fixée au 30 novembre à Central Falls pour la plupart des entreprises.

La méthode et la date de notification concernant le renouvellement de votre licence varient également. Le RIDOH, par exemple, enverra un avis 60 jours avant la date d'expiration de votre licence. Vous pouvez contacter votre organisme de délivrance de licences pour connaître les options de notification et vous inscrire pour éviter de manquer des dates limites importantes.

Quelles sont les considérations spécifiques au Rhode Island en matière de licences ?

L'obtention d'une licence commerciale n'est pas toujours un processus simple dans le Rhode Island. Voici quelques points à prendre en compte.

Un nom commercial n'est valable que dans une seule municipalité

Si vous ouvrez une entreprise non constituée en société, vous devrez enregistrer un nom commercial dans la ville où vous prévoyez d'exercer votre activité. Toutefois, cela ne vous autorisera à exploiter votre entreprise que dans cette municipalité, et non dans l'ensemble de l'État. Si vous prévoyez d'exercer vos activités dans plusieurs zones, vous devrez enregistrer un nom commercial dans chacune d'entre elles pour un montant de 20,00 $ par zone.

Douze municipalités exigent que toutes les entreprises s'immatriculent

Les villes suivantes exigent que vous immatriculiez votre entreprise avant de pouvoir commencer vos activités, quel que soit le secteur d'activité choisi :

• Central Falls ;
  
• Charlestown ;
  
• East Providence ;
  
• Johnston ;
  
• North Providence ;
  
• North Smithfield ;
  
• Richmond ;
  
• Smithfield ;
  
• Warren ;
  
• Westerly ;
  
• West Greenwich ;
  
• West Warwick.
  

Certaines licences sont soumises à des conditions préalables

Il peut être nécessaire de suivre des étapes supplémentaires avant d'obtenir certaines licences, certains permis ou certaines immatriculations. Par exemple, le RIDOH n'acceptera pas de demande sans l'obtention préalable d'une approbation de zonage de la part de votre ville. De plus, certaines villes, comme Smithfield, exigent un certificat de zonage avant que vous ne puissiez immatriculer votre entreprise. Outre les exigences de zonage, Central Falls exige l'approbation du conseil municipal avant que vous ne puissiez commencer vos activités.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas gère tout ce dont vous avez besoin pour lancer légalement votre entreprise (constitution, numéro d'identification d'employeur ou EIN, configuration des capitaux propres et déclarations fiscales), afin que vous puissiez lever des fonds, ouvrir un compte bancaire et commencer à accepter des paiements en seulement deux jours ouvrés, de n'importe où dans le monde.

Rejoignez plus de 100 000 startups constituées à l'aide d'Atlas, dont des startups soutenues par des investisseurs de premier plan tels que Y Combinator, a16z et General Catalyst.

Lancez-vous en quelques minutes avec Atlas

Le formulaire d'inscription prend moins de 10 minutes. Vous choisirez la structure de votre entreprise, confirmerez la disponibilité de son nom, ajouterez jusqu'à quatre cofondateurs, définirez la répartition de vos capitaux propres et signerez électroniquement. Ensuite, Atlas prend le relais et se charge notamment d'informer les cofondateurs qu'ils doivent signer leurs documents par voie électronique.

Services bancaires et paiements avant l'arrivée de votre EIN

Atlas soumet automatiquement votre demande d'EIN après la constitution de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'attendre : Atlas active les paiements et les services bancaires antérieurs à l'obtention de l'EIN afin que vous puissiez commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions immédiatement. Les fondateurs basés aux États-Unis disposant d'un numéro de sécurité sociale sont généralement éligibles à un traitement accéléré de l'IRS.

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Atlas soumet votre choix 83(b) à votre place (que vous résidiez aux États-Unis ou non) par courrier certifié avec suivi via l'US Postal Service afin de réduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Vous obtiendrez un document 83(b) signé et une preuve de déclaration directement dans votre Dashboard Stripe, avec une confirmation par courrier certifié.

Des documents juridiques de standing international

Atlas fournit tous les documents juridiques nécessaires pour commencer à gérer votre entreprise, rédigés par Cooley (l'un des plus grands cabinets d'avocats en capital-risque au monde), et les stocke directement dans votre Dashboard Stripe. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à garantir la protection juridique de votre entreprise, en couvrant des aspects tels que la structure de propriété, la répartition des capitaux propres et la conformité fiscale.

2 500 $ de crédits Stripe, plus de 50 000 $ de réductions auprès de nos partenaires

Les startups Atlas bénéficient de 2 500 $ de crédits produit Stripe pour leur première année, ainsi que de plus de 50 000 $ de réductions sur des outils essentiels tels que Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity et bien d'autres. Le service d'agent agréé du Delaware est également inclus gratuitement la première année.

Découvrez comment Atlas peut vous aider à créer votre entreprise rapidement et simplement, et démarrez dès aujourd’hui.

FAQ sur l'obtention d'une licence commerciale dans le Rhode Island