Eine Ausnahme von der Sales Tax in Massachusetts befreit eine Transaktion je nach verkauftem Produkt oder Status der Käuferin/des Käufers von der standardmäßigen Sales Tax von 6,25 %. Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente und Kleidung qualifizieren sich in der Regel beim Bezahlvorgang, aber käuferbasierte Ausnahmen funktionieren anders. Vor einer Transaktion müssen gemeinnützige Organisationen, Einzelhändler/innen, die Lagerbestand für den Weiterverkauf erwerben, oder Hersteller/innen, die Produktionsanlagen kaufen, eine bestimmte Bescheinigung vorlegen, die der/die Verkäufer/in in den Unterlagen aufbewahren muss. Produkt- und käuferspezifische Ausnahmen erfordern unterschiedliche Prozesse, wobei Compliance-Probleme auftreten können, wenn Unternehmen bestimmte Anforderungen nicht einhalten oder keine ordnungsgemäße Dokumentation führen.

Im Folgenden untersuchen wir, wie diese Ausnahmen funktionieren, welche Bescheinigungen für welche Käufertypen gelten und wie Steuersoftware den manuellen Aufwand für die Nachverfolgung des Ausnahmestatus über einen Kundenstamm hinweg reduzieren kann.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Massachusetts befreit bestimmte Produktkategorien wie Lebensmittel und verschreibungspflichtige Medikamente von der Steuer, und bestimmte Käufer/innen können Bescheinigungen erhalten, um ihre Einkäufe von der Steuer zu befreien.

• Verkäufer/innen und nicht Käufer/innen schulden typischerweise die nicht erhobene Steuer, wenn eine Prüfung einen befreiten Verkauf aufdeckt, für den keine übereinstimmende, ordnungsgemäß ausgefüllte Bescheinigung vorliegt.

• Steuersoftware kann den Ausnahmestatus automatisch anwenden, sobald eine Kundin/ein Kunde als von der Steuer befreit markiert ist, aber sie erfasst und speichert die Bescheinigung nicht.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in Massachusetts?

Massachusetts erhebt auf die meisten Einzelhandelsverkäufe von materiellen beweglichen Sachen und auf bestimmte Dienstleistungen Sales Tax in Höhe von 6,25 %. Eine Ausnahme von der Sales Tax hebt diese Pflicht für eine bestimmte Transaktion auf, je nachdem, was verkauft wird oder wer kauft.

Wer hat Anspruch auf eine Ausnahme von der Sales Tax in Massachusetts?

Mehrere Kategorien von Käuferinnen und Käufern können eine Ausnahme von der Sales Tax in Massachusetts geltend machen.

Einzelhändler/innen, die für den Weiterverkauf kaufen

Unternehmen, die planen, den von ihnen gekauften Bestand weiterzuverkaufen, zahlen für ihre Transaktionen keine Sales Tax, da die Steuer später von der Endkundin/dem Endkunden erhoben wird. Diese Einzelhändler/innen verwenden Formular ST-4, das Sales Tax Resale Certificate.

Von der Steuer befreite Organisationen

Gemeinnützige Organisationen mit Bundesstatus 501(c)(3) – sowie Bundesbehörden, Kirchen und bestimmte Bildungseinrichtungen – können einen Einkauf steuerfrei tätigen, wenn dieser ihren angegebenen steuerbefreiten Zweck unterstützt. Nicht damit zusammenhängende Ausgaben sind nicht ausgenommen. Diese Organisationen beantragen zunächst beim Massachusetts Department of Revenue das Formular ST-2, das Certificate of Exemption, und legen Verkäuferinnen und Verkäufern anschließend das Formular ST-5, das Sales Tax Exempt Purchaser Certificate, vor.

Branchen

In Massachusetts sind Materialien, Werkzeuge und Kraftstoffe, die direkt und ausschließlich in bestimmten Branchen verwendet werden, von der Steuer befreit. Dazu gehören die landwirtschaftliche Produktion, Zeitungsverlage und die Stromerzeugung für Kundinnen und Kunden sowie industrielle Produktionsanlagen. Unternehmen in diesen Branchen verwenden das Formular ST-12, das Exempt Use Certificate.

Käufer/innen aus anderen Bundesstaaten und im zwischenstaatlichen Handel

Eigentum, das im Bundesstaat gekauft, aber direkt nach außerhalb zur Nutzung andernorts versandt wird, unterliegt im Allgemeinen nicht der Sales Tax von Massachusetts, da der Bundesstaat kein Eigentum besteuert, sobald dieses seine Grenzen verlässt.

Welche gängigen Ausnahmen auf Produktebene gibt es in Massachusetts?

Massachusetts befreit bestimmte Produktkategorien, wie beispielsweise alltägliche Kleidungsstücke bis zu 175 USD, von der Sales Tax, unabhängig davon, wer sie kauft. Diese Ausnahmen gelten automatisch am Point of Sale.

Hier sind einige der gängigsten Ausnahmen auf Produktebene:

• Kleidung: Kleidungsstücke und Schuhe im Wert von bis zu 175 USD sind von der Steuer befreit. Bei allem, was über diesem Schwellenwert liegt, wird nur der Betrag versteuert, der 175 USD übersteigt. Für einen Mantel für 200 USD müssen also nur 25 USD versteuert werden.

• Lebensmittel: Mit Ausnahme von Restaurantmahlzeiten sind Lebensmittel von der Steuer befreit. Hier gilt derselbe Schwellenwert von 175 USD wie bei Kleidung.

• Verschreibungspflichtige Medikamente und bestimmte Medizinprodukte: Verschreibungspflichtige Medikamente sowie Artikel wie Herzschrittmacher und Hörgeräte sind von der Steuer befreit.

• Zeitschriften: Zeitungen und Magazine, die im Abonnement oder am Kiosk verkauft werden, sind von der Steuer befreit. Newsletter sind in der Regel jedoch nicht davon befreit.

• Heizstoffe und Versorgungsleistungen für Privathaushalte: Gas, Strom und Dampf, die für den privaten Gebrauch verkauft werden, sind von der Steuer befreit.

Wie verwenden Sie eine Freistellungsbescheinigung für die Sales Tax in Massachusetts?

Freistellungsbescheinigungen dokumentieren Ihren Grund, keine Sales Tax zu erheben. Von Verkäuferinnen und Verkäufern wird erwartet, dass sie prüfen, ob das Formular vollständig ist, die geltend gemachte Ausnahme in Anbetracht des Gekauften sinnvoll ist und die Registrierung der Käuferin/des Käufers vorliegt, falls erforderlich. Die Annahme einer Bescheinigung in gutem Glauben schützt die Verkäuferin/den Verkäufer in der Regel vor der Haftung, falls diese sich später als ungültig herausstellt, jedoch nur, wenn der/die Verkäufer/in zum Zeitpunkt des Verkaufs angemessene Due Diligence durchgeführt hat. Eine nach dem Verkauf eingeholte Bescheinigung, um die Nichterhebung der Steuer rückwirkend zu rechtfertigen, hat nicht das gleiche Gewicht.

Welche Anforderungen an die Buchführung und Compliance gelten für Verkäufer/innen, die Ausnahmen akzeptieren?

In Massachusetts müssen Unternehmen Aufzeichnungen zur Sales Tax und Use Tax, einschließlich Freistellungsbescheinigungen, drei Jahre lang aufbewahren. Verkäufer/innen sollten in Erwägung ziehen, Bescheinigungen unter bestimmten Umständen länger aufzubewahren.

Hier sind einige weitere Best Practices:

• Ordnen Sie Bescheinigungen nach Typ und Ablaufdatum: Verfolgen Sie Wiederverkaufsbescheinigungen und Bescheinigungen für steuerbefreite Organisationen getrennt, da diese nicht zwangsläufig nach dem gleichen Zeitplan ablaufen.

• Gleichen Sie die Bescheinigung mit der Transaktion ab: Wenn eine Kundin/ein Kunde über eine Freistellungsbescheinigung für die Herstellung verfügt, aber Büromöbel bestellt, sollten Sie diese Unstimmigkeit vor dem Verkauf erkennen, nicht erst bei einer Prüfung zwei Jahre später.

• Dokumentieren Sie befreite Verkäufe separat in Ihren Büchern: Halten Sie befreiten Umsatz klar getrennt von steuerpflichtigem Umsatz.

Welche Tools können bei der Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen helfen?

Die manuelle Nachverfolgung von Freistellungsbescheinigungen kann kompliziert werden, sobald ein Unternehmen mehr als nur einige wenige steuerbefreite Kundinnen und Kunden hat. Software für Steuerkonformität hilft, diese Arbeit zu vereinfachen. Stripe Tax berechnet beispielsweise die korrekte steuerliche Behandlung von Transaktionen in Massachusetts und anderen Rechtsordnungen. Es ermöglicht einem Unternehmen, bestimmte Kundinnen und Kunden im Stripe-Dashboard oder über die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) von Stripe als steuerbefreit zu markieren. Sobald eine Kundin/ein Kunde als von der Steuer befreit markiert ist, wendet Stripe Tax diesen Status automatisch auf zukünftige Transaktionen an, anstatt bei jedem Verkauf eine manuelle Prüfung zu erfordern.

Obwohl es die Bescheinigung nicht einholt und aufbewahrt, verringert Stripe Tax das Risiko, dass eine steuerbefreite Kundin/ein steuerbefreiter Kunde versehentlich besteuert wird oder eine steuerpflichtige Kundin/ein steuerpflichtiger Kunde als befreit behandelt wird, weil jemand vergessen hat, eine Tabelle zu aktualisieren.

Bescheinigungen – ob ST-4, ST-5 oder ST-12 – müssen weiterhin gemäß den Dokumentationsstandards des Department of Revenue eingeholt, verifiziert und aufbewahrt werden. Software eliminiert diesen Schritt nicht. Gute Tools stellen lediglich sicher, dass der an diese Dokumente gebundene Ausnahmestatus beim Bezahlvorgang konsequent angewendet wird.

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Stripe Tax hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie aufgrund Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann Sie auch in Ihrem Namen in den USA für die Steuererhebung registrieren, US-Steuermeldungen im Dashboard automatisieren und globale Steuermeldungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und GST für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern

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Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern erheben müssen, und aktivieren Sie die Steuererhebung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuererhebung mit einem Klick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Wenn Sie sich in den USA für die Sales Tax registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldedetails im Voraus ausgefüllt werden – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie bei der Registrierung außerhalb der USA Unterstützung benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Ihnen bei der Registrierung bei den lokalen Steuerbehörden zu helfen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuermeldung vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Steuermeldungen im Dashboard, unterstützt durch TaxJar. Für globale Steuermeldungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Partner für Steuermeldungen integrieren, sodass Ihre globalen Steuermeldungen fehlerfrei und rechtzeitig erfolgen. Lassen Sie unsere Partner Ihre Steuermeldungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Ausnahmen von der Sales Tax in Massachusetts