Eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia hebt die Sales Tax des Bundesstaates in Höhe von 4 % – und oft auch die lokale Steuer – für eine bestimmte Transaktion auf, entweder aufgrund des verkauften Produkts oder der Käuferin bzw. des Käufers, die/der es kauft. Die Regeln in Georgia sind eng gefasst: Gemeinnützige Organisationen erhalten nicht für alle Transaktionen eine Ausnahme, nur weil sie ein 501(c)(3)-Schreiben besitzen. Zubereitete Speisen qualifizieren sich nicht so wie Lebensmittel, und Ausnahmebescheinigungen müssen vollständig und aktuell sein, da sie sonst nicht standhalten, falls das Georgia Department of Revenue jemals danach fragt.

Im Folgenden gehen wir durch, wer sich in Georgia für eine Ausnahme qualifiziert, welche Produkte und Dienstleistungen ausgenommen sind und welche nicht, und wie Sie die Bescheinigungen, die jeden ausgenommenen Verkauf dokumentieren, ausfüllen und verwalten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Georgia beschränkt die Ausnahmen von der Sales Tax für gemeinnützige Organisationen auf bestimmte namentlich genannte Kategorien, anstatt die Ausnahmen auf alle 501(c)(3)-Organisationen auszuweiten.

• Verkäufer/innen müssen Ausnahmebescheinigungen aufbewahren und vollständig halten, da eine unvollständige Bescheinigung bei einer Prüfung keinen Schutz bietet.

• Unternehmen, die eine ungültige oder abgelaufene Ausnahmebescheinigung akzeptieren, können für die nicht eingezogene Steuer sowie für Zinsen und Strafen haftbar gemacht werden.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia?

Eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia hebt die Sales Tax-Pflicht für eine bestimmte Transaktion auf, entweder aufgrund der verkauften Produkte oder aufgrund der Käuferin bzw. des Käufers. Der Bundesstaat Georgia erhebt auf viele Einzelhandelsumsätze eine Sales Tax von 4 %, und die Bezirke erheben zusätzlich ihre eigenen lokalen Steuern.

Wer qualifiziert sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia?

Georgia beschränkt Ausnahmen auf eine spezifische Liste von namentlich genannten Kategorien. 

Hier sind die wichtigsten:

• Behörden: Käufe, die direkt von Bundes-, Staats- oder lokalen Behörden getätigt werden, sind ausgenommen, solange die Behörde mit eigenen Mitteln und nicht mit der persönlichen Karte einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters bezahlt.

• Wiederverkäufer/innen: Ein Unternehmen, das Waren kauft, um sie weiterzuverkaufen, kann eine Wiederverkaufsbescheinigung vorlegen und die Steuer für diesen Kauf überspringen, da die Steuer später eingezogen wird, wenn der Posten an die Endkundin oder den Endkunden verkauft wird.

• Hersteller/innen: Unternehmen, die Maschinen und Ausrüstungen kaufen, welche direkt im Fertigungsprozess verwendet werden, qualifizieren sich für eine Industrieausnahme, die über eine von der allgemeinen Wiederverkaufsausnahme getrennte Bescheinigung nachverfolgt wird.

• Landwirtschaftliche Erzeuger/innen: Landwirtinnen und Landwirte sowie landwirtschaftliche Unternehmen, die über das Georgia Agriculture Tax Exemption (GATE)-Programm von Georgia registriert sind, können qualifizierende Betriebsmittel steuerfrei kaufen.

• Namentlich genannte gemeinnützige Kategorien: Die Ausnahmen für gemeinnützige Organisationen in Georgia gelten für bestimmte Gruppen wie gemeinnützige Gesundheitszentren, ehrenamtliche Gesundheitskliniken und Blutbanken und nicht für gemeinnützige Organisationen im Allgemeinen.

Welche Produkte und Dienstleistungen qualifizieren sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia?

Unzubereitete Lebensmittel sind von der bundesstaatlichen Sales Tax von Georgia in Höhe von 4 % ausgenommen, unterliegen aber in vielen Bezirken weiterhin lokalen Sales Taxes. Aus diesem Grund weist ein Zahlungsbeleg aus dem Lebensmittelgeschäft oft auch für Lebensmittel einen kleinen Steuerbetrag aus. Zubereitete Speisen, Restaurantmahlzeiten und in Lebensmittelgeschäften verkaufte zubereitete Speisen erhalten diese Behandlung nicht und werden mit dem vollen kombinierten Steuersatz besteuert.

Hier sind weitere wichtige ausgenommene Kategorien:

• Verschreibungspflichtige Medikamente und langlebige medizinische Geräte: Im Gegensatz zu vielen anderen Produktkategorien auf dieser Liste sind diese sowohl auf bundesstaatlicher als auch auf lokaler Ebene ausgenommen.

• Fertigungsmaterialien: Rohstoffe, die Teil eines hergestellten Produkts werden, sind zusammen mit den zu ihrer Herstellung verwendeten Maschinen im Rahmen der Ausnahme für industrielle Materialien und Maschinen ausgenommen.

• Landwirtschaftliche Betriebsmittel: Saatgut, Futtermittel, Dünger und bestimmte Ausrüstungen, die in der landwirtschaftlichen Produktion verwendet werden, qualifizieren sich für Unternehmen, die eine GATE-Karte besitzen.

• In der Fertigung verwendete Energie: Strom, Erdgas und andere Energiequellen, die direkt in einem Fertigungsprozess verbraucht werden, können sich je nach Art der Energienutzung für eine teilweise oder vollständige Ausnahme qualifizieren.

• Verpackungsmaterialien: Behälter und Verpackungen, die Teil des an die Endkundin oder den Endkunden verkauften Produkts werden und nicht intern verwendet werden, sind grundsätzlich ausgenommen.

Wie verwenden Sie eine Ausnahmebescheinigung für die Sales Tax in Georgia?

Um eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia in Anspruch zu nehmen, muss der/die Käufer/in eine Ausnahmebescheinigung ausfüllen und sie dem/der Verkäufer/in am Point of Sale (POS) übergeben. Der/die Verkäufer/in bewahrt sie auf, sendet jedoch nichts an das Department of Revenue. Georgia verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern nicht, Bescheinigungen beim Bundesstaat einzureichen. Dennoch muss eine Bescheinigung vollständig sein, um einer Überprüfung standzuhalten. Das bedeutet, dass sie den Namen, die Adresse, die Registrierungs- oder GATE-Nummer der Käuferin bzw. des Käufers, den Grund für die Ausnahme und eine Unterschrift enthalten muss.

Das ist hilfreich zu wissen:

• Formular ST-5: Dieses Formular ist die allgemeine Ausnahmebescheinigung, die für Wiederverkaufskäufe und viele andere käuferbasierte Ausnahmen verwendet wird.

• Formular ST-5M: Hersteller/innen verwenden dieses Formular, um die Ausnahme für industrielle Materialien und Maschinen in Anspruch zu nehmen. Es fordert weitere Details dazu an, wie der gekaufte Posten in der Produktion verwendet wird.

• Die GATE-Karte: Dies ist der landwirtschaftliche Ausnahmenachweis von Georgia, der vom Georgia Department of Agriculture ausgestellt wird. Verkäufer/innen prüfen die Kartennummer, anstatt eine Papierbescheinigung zu akzeptieren.

Welche Regeln zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen gelten, wenn Sie eine Ausnahme von der Sales Tax in Georgia akzeptieren?

Die Verjährungsfrist für die Festsetzung der Sales Tax in Georgia beträgt in der Regel drei Jahre ab dem Datum der Einreichung der Steuererklärung. Das ist der Richtwert dafür, wie lange ein/e Verkäufer/in eine Ausnahmebescheinigung aufbewahren muss.

Einige weitere Details sind beachtenswert:

• Pauschale versus einmalige Bescheinigungen: Eine Bescheinigung kann eine einzelne Transaktion oder eine fortlaufende Geschäftsbeziehung abdecken. Georgia verlangt nicht, dass der/die Käufer/in dies auf dem Formular angibt. Daher benötigen Verkäufer/innen interne Systeme, um nachzuverfolgen, ob eine vorliegende Bescheinigung zukünftige Käufe abdecken soll oder nur den Kauf, für den sie ausgestellt wurde.

• Ablauf der GATE-Karte: GATE-Karten werden jährlich erneuert. Das bedeutet, dass eine Karte, die letztes Jahr gültig war, heute möglicherweise nicht mehr gültig ist. Verkäufer/innen müssen Ablaufdaten prüfen, um sicherzustellen, dass sie keine abgelaufene Bescheinigung akzeptieren.

• Vollständigkeit zum Zeitpunkt des Verkaufs: Prüfer/innen schauen sich an, was zum Zeitpunkt der Transaktion vorlag, und nicht, ob ein Unternehmen Monate später Korrekturen vorgenommen hat.

Welche Risiken haben Unternehmen bei der Verwaltung von Ausnahmen von der Sales Tax in Georgia?

Wenn Sie eine Bescheinigung akzeptieren, die sich als ungültig, unvollständig oder als außerhalb ihres vorgesehenen Geltungsbereichs verwendet herausstellt, könnten Sie letztendlich für die nicht eingezogene Steuer sowie für Zinsen und Strafen haftbar gemacht werden. Georgia verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern nicht, jeden Anspruch einer Käuferin oder eines Käufers unabhängig zu überprüfen, erwartet jedoch die gutgläubige Annahme einer ordnungsgemäß ausgefüllten Bescheinigung.

Einige Situationen bergen ein überdurchschnittliches Risiko. Eine Wiederverkaufsbescheinigung, die für den eigenen Gebrauch der Käuferin oder des Käufers anstelle eines Weiterverkaufs verwendet wird, verlagert die Verantwortung theoretisch zurück auf die Käuferin bzw. den Käufer. Jedoch muss der/die Verkäufer/in weiterhin nachweisen, dass die Bescheinigung zu diesem Zeitpunkt in vertretbarem Rahmen akzeptiert wurde. Eine GATE-Karte, die über ihr Ablaufdatum hinaus verwendet wird, ist im Agrarsektor häufig anzutreffen. Und Unternehmen, die über Bundesstaatsgrenzen hinweg verkaufen, wenden manchmal versehentlich die Ausnahmeregelungen eines anderen Bundesstaates auf einen Verkauf in Georgia an, da Kategorien, die auf dem Papier ähnlich aussehen (wie etwa Käufe von gemeinnützigen Organisationen), im Umfang von einem Bundesstaat zum nächsten stark abweichen können.

Ein wirtschaftlicher Nexus kann die Dinge verkomplizieren. Ein Unternehmen, das im aktuellen oder vorherigen Kalenderjahr die Grenze von 100.000 USD an Umsätzen in Georgia (oder 200 oder mehr Verkäufe in dem Bundesstaat) überschreitet, muss sich registrieren und die Sales Tax von Georgia einziehen, selbst ohne physischen Standort in dem Bundesstaat. Ein Unternehmen, das zum ersten Mal Ausnahmebescheinigungen verwaltet, verwaltet oft auch zum ersten Mal die Nexus-Registrierung, und beide Pflichten treten tendenziell gemeinsam auf.

Wie können Unternehmen ihren Ansatz für Ausnahmen von der Sales Tax in Georgia bewerten?

Die Bewertung läuft darauf hinaus zu wissen, dass Sie für jeden von Ihnen getätigten ausgenommenen Verkauf auf Anfrage und Jahre später eine gültige, vollständige Bescheinigung vorlegen können. Wenn Sie sich dessen heute nicht sicher sind, liegt die Lücke in der Regel in der Nachverfolgung. Viele Unternehmen akzeptieren fehlerhafte Bescheinigungen nicht wissentlich. Stattdessen akzeptieren sie diese oft ohne ein System, das fehlende Felder, abgelaufene GATE-Karten oder nie eingezogene Bescheinigungen kennzeichnet.

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