Verzugsgebühren sind bei der geschäftlichen Abrechnung gang und gäbe. Sie wirken sich auf den Cashflow, den Zahlungszeitpunkt und die Kundenbeziehungen aus – sowohl bei Business-to-Consumer (B2C) als auch bei Business-to-Business (B2B). 2025 waren 55 % aller B2B-Rechnungen in den USA überfällig. Bei Zahlungsverzögerungen kann die Art und Weise, wie Säumnisgebühren erhoben und kommuniziert werden, beeinflussen, wie schnell die Schulden beglichen werden und wie vorhersehbar der Umsatz bleibt.

Im Folgenden erklären wir, was Verzugsgebühren sind, wie sie in der Praxis funktionieren und was Unternehmen wissen müssen, um sie effektiv und transparent einzusetzen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Verzugsgebühren?
  
• Warum erheben Unternehmen Verzugsgebühren?
  
• Wann fallen Verzugsgebühren an?
  
• Wie werden Verzugsgebühren durchgesetzt?
  
• Wie werden Verzugsgebühren berechnet?
  
• Wo finden Verzugsgebühren üblicherweise Anwendung?
  
• Müssen Verzugsgebühren in Verträgen oder Richtlinien angegeben werden?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was sind Verzugsgebühren?

Verzugsgebühren sind ein Aufpreis, der anfällt, wenn eine Zahlung nach dem vereinbarten Fälligkeitsdatum eingeht. Es handelt sich also um finanzielle Konsequenzen für das Versäumnis einer Frist. Die Gebühren werden zusätzlich zum ursprünglich geschuldeten Betrag erhoben.

Warum erheben Unternehmen Verzugsgebühren?

Verzugsgebühren setzen klare Erwartungen in Bezug auf Fristen, Kosten und Haftung.

Dies sind die Hauptgründe für die Erhebung von Verzugsgebühren durch Unternehmen:

• Als Anreiz für pünktliche Zahlungen: Verzugsgebühren geben Kundinnen und Kunden einen guten Grund, auf pünktliche Zahlungen zu achten, statt ein Fälligkeitsdatum als flexiblen Vorschlag zu betrachten.

• Zur Wahrung des Cashflows: Verzugsgebühren fördern die Zahlungsmoral und das steigert die finanzielle Sicherheit. Besonders prozentuale Verzugsgebühren spiegeln die Kosten durch das Ausbleiben von Geldern wider, die eigentlich bereits verfügbar sein müssten.

• Als Ausgleich für Verwaltungskosten: Rechnungen hinterherzulaufen, Erinnerungen zu versenden, Konten abzugleichen und Ausnahmen zu verwalten, kostet Zeit und Ressourcen. Verzugsgebühren können diesen Aufwand ausgleichen.

• Als Abschreckung gegen permanente Verspätung: Klare Richtlinien für Verzugsgebühren ziehen eine Grenze zwischen gelegentlichen Verzögerungen und schlechten Angewohnheiten, die das Risiko auf das Unternehmen verlagern.

• Zur Ausübung von Druck ohne Eskalation: Mit Verzugsgebühren können Unternehmen angemessen auf überfällige Zahlungen reagieren, bevor sie härtere Maßnahmen ergreifen.

Wann fallen Verzugsgebühren an?

Verzugsgebühren fallen an, wenn eine Zahlung zur ursprünglich vereinbarten Frist nicht eingegangen ist. Der genaue Zeitpunkt hängt davon ab, wie das Unternehmen seine Konditionen festlegt und ob es eine Kulanzfrist gewährt.

Dies sind einige typische Auslöser für Verzugsgebühren:

• Ablauf des vereinbarten Fälligkeitsdatums: Ist die Zahlung zum vereinbarten Fälligkeitsdatum nicht vollständig eingegangen, gilt sie als überfällig. Damit sind die Bedingungen für die Erhebung von Verzugsgebühren erfüllt.

• Ablauf der Kulanzfrist: Einige Unternehmen gewähren einen kurzen „Puffer“ nach dem Fälligkeitsdatum, bevor sie Gebühren erheben. Wenn eine Kulanzfrist vorgesehen ist, fallen die Verzugsgebühren erst an, wenn diese verstrichen ist.

• Nichterfüllung der Mindestzahlungsanforderungen: Bei Kreditkonten oder Ratenzahlungsplänen können gemäß der US-amerikanischen Regulation Z, der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie und international gebräuchlicher Vertragspraktiken auch bei erfolgter Teilzahlung Verzugsgebühren erhoben werden.

• Fehlende Zahlungsbestätigung: Je nach Vereinbarung kann die Verspätung unterschiedlich definiert werden, etwa auf Grundlage des Zahlungseingangs oder der Zahlungsanweisung. Das ist bei Banküberweisungen, Schecks oder grenzüberschreitenden Zahlungen wichtig, deren Verarbeitung länger dauern kann.

• Ausstehende Zahlung am Ende des Rechnungsstellungszeitraums: Bei wiederkehrender Abrechnung können je nach Vertragskonditionen und vereinbarten Fristen einmal pro Abrechnungszyklus Verzugsgebühren anfallen, wenn eine Zahlung nicht rechtzeitig eingeht. Dies kann im Laufe der Zeit zu mehrfachen Verzugsgebühren führen, wenn der überfällige Betrag nicht beglichen wird.

Beachten Sie, dass Verzugsgebühren in der Regel nur dann erhoben werden können, wenn der Kunde/die Kundin dem im Voraus zugestimmt hat. Ohne vorherige Offenlegung sind Verzugsgebühren unter Umständen nicht durchsetzbar.

Wie werden Verzugsgebühren durchgesetzt?

Die Verwendung moderner Abrechnungssysteme ermöglicht Unternehmen die Erhebung von Verzugsgebühren im Rahmen eines automatisierten Prozesses. Bei präziser Einrichtung folgen sie vorhersehbaren Regeln und erfordern nur minimale manuelle Eingriffe.

So funktionieren Verzugsgebühren in der Praxis:

• Sie werden im Voraus festgelegt: Regeln für Verzugsgebühren werden vor der Abrechnung festgelegt und in Verträgen, Rechnungen oder allgemeinen Geschäftsbedingungen schriftlich dokumentiert.

• Zahlungen werden anhand von Fälligkeitsdaten überwacht: Nach Ausstellung der Rechnung überwacht das Unternehmen, ob die Zahlung fristgerecht eingeht.

• Vor der Erhebung gibt es meist eine Erinnerung: Viele Unternehmen versenden Zahlungserinnerungen, wenn das Fälligkeitsdatum näherrückt oder gerade verstrichen ist.

• Die Gebühr wird zum vorab vereinbarten Zeitpunkt erhoben: Verzugsgebühren können je nach geltendem Recht sofort oder nach einer bestimmten Frist fällig werden. Der Zeitpunkt folgt genau den in der Vereinbarung angegebenen Regeln.

• Der ausstehende Betrag wird aktualisiert: Dem Kunden/der Kundin wird ein aktualisierter Saldo mitgeteilt, der sowohl den ursprünglichen Betrag als auch die Verzugsgebühren enthält.

• Bei weiterhin ausbleibender Zahlung können erneute Gebühren anfallen: Verzugsgebühren können einmal oder auch mehrmals anfallen. Prozentuale Gebühren können fortgesetzt werden, bis der ausstehende Betrag vollständig bezahlt ist.

• Abrechnungssysteme übernehmen die Durchsetzung: Viele Unternehmen automatisieren die Erhebung von Verzugsgebühren, um Konsistenz zu gewährleisten. Die Automatisierung reduziert die manuelle Arbeit und stellt sicher, dass für alle Kundinnen und Kunden die gleichen Regeln gelten.

• Es gibt weiterhin Ermessensspielraum: Unternehmen können in bestimmten Situationen auf Verzugsgebühren verzichten, ohne die zugrunde liegenden Richtlinien zu ändern.

• Verzugsgebühren signalisieren Eskalation: Wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt, folgen auf Verzugsgebühren in der Regel härtere Maßnahmen. Die Gebühren markieren somit den Übergang von der routinemäßigem Abrechnung zur aktiveren Nachverfolgung.

Wie werden Verzugsgebühren berechnet?

Verzugsgebühren werden anhand vorab festgelegter Regeln berechnet, die oft gängigen Mustern folgen. In vielen Ländern ist gesetzlich vorgegeben, wie hoch die Gebühren maximal sein dürfen und wie sie zu berechnen sind. Unternehmen sollten sichergehen, dass ihre Berechnungsformeln für Verzugsgebühren den lokalen Gesetzen und Branchengepflogenheiten entsprechen.

Dies sind die gängigsten Berechnungsmethoden für Verzugsgebühren:

• Als Pauschale: Sobald eine Zahlung überfällig ist, wird ein fester Betrag aufgeschlagen. Dieses Vorgehen ist simpel,einfach zu kommunizieren und üblich bei Verbraucherrechnungen, Mieten und kleineren Rechnungen.

• Als Prozentsatz des ausstehenden Restbetrags: Die Gebühren werden auf Grundlage des überfälligen Betrags berechnet, ähnlich wie Zinsen auf ausstehende Zahlungen . Diese Methode ist besonders bei der B2B-Abrechnung weit verbreitet.

• Auf wiederkehrender Basis: Manchmal werden Verzugsgebühren für jeden Abrechnungszyklus erhoben, in dem der ausstehende Betrag nicht bezahlt wird. Besonders bei prozentualen Gebühren ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie mit der Zeit auflaufen. Unter Umständen werden wiederholte Verzugsgebühren für dieselbe versäumte Zahlung durch Verbrauchergesetze und Kartennetzwerkregeln beschränkt.

• Tägliche oder monatliche Berechnung: Prozentuale Gebühren können pro Tag berechnet und im Laufe der Zeit addiert oder als monatliche Gebühr erhoben werden. In der entsprechenden Vereinbarung wird festgelegt, wie die Gebühr berechnet und wann sie zurückgesetzt wird. Diese tägliche „Aufzinsung“ kann durch das Verbraucherkreditrecht beschränkt werden.

• Mit Mindestbeträgen oder Obergrenzen: Manchmal wird in den Richtlinien eine Mindestverzugsgebühr festgelegt, damit auch bei kleinen Beträgen eine nennenswerte Gebühr anfällt. Es können aber auch Obergrenzen für Verzugsgebühren festgelegt werden, damit sie nicht übermäßig anwachsen.

• Zeitlich gestaffelt: Manchmal erhöht sich die Gebühr auch, je länger eine Zahlung überfällig ist. Die Steigerung kann etwa nach 30, 60 oder 90 Tagen eintreten, um dem höheren Inkassorisiko Rechnung zu tragen.

Es ist wichtig, die Konditionen für Verzugsgebühren in einer Vereinbarung, einem Vertrag oder einer Rechnung festzulegen. Eine spätere Änderung des Betrags oder die Anwendung einer anderen Formel kann zu Anfechtungen führen. Wenn die Berechnung automatisiert wird, erfolgt sie konsistent und ohne manuelles Eingreifen. Dies kann Fehler reduzieren und eine einheitliche Behandlung der Kundinnen und Kunden sicherstellen.

Wo finden Verzugsgebühren üblicherweise Anwendung?

Verzugsgebühren sind vor allem bei wiederkehrender, vertraglich festgelegter oder an eine laufende Dienstleistung gebundener Abrechnung üblich.

Dies sind typische Szenarien, in denen Verzugsgebühren Anwendung finden:

• Kredite und Kreditkarten: Bei Finanzkonten werden häufig Verzugsgebühren erhoben, wenn Zahlungen nicht fristgerecht eingehen.

• Miete und Immobilienverwaltung: Wohnungs- und Gewerbemietverträge enthalten oft Verzugsgebühren, wenn die Miete nicht pünktlich bezahlt wird. Sie unterliegen aber oft staatlichen oder lokalen Obergrenzen. Die Gebührenstruktur sollte im Mietvertrag klar definiert sein und kann eine kurze Kulanzfrist beinhalten.

• Versorgungsunternehmen und wiederkehrende Dienstleistungen: Strom-, Wasser-, Internet- und Telekommunikationsanbieter erheben in der Regel Verzugsgebühren für überfällige Rechnungen.

• Abos und Mitgliedschaften: Bei laufenden Diensten können Verzugs-, Reaktivierungs- oder ähnliche Gebühren anfallen, wenn eine Zahlung versäumt wird. Meist wird der Dienst erst nach erfolgter Zahlung wieder bereitgestellt.

• Business-to-Business-Abrechnung: Im B2B-Bereich sind Verzugsgebühren weit verbreitet. Sie sind oft als Zinsen auf überfällige Zahlungen strukturiert und tragen zur Wahrung des Cashflows bei längeren Zahlungszyklen bei.

• Fachdienstleistungen: Beratungen, Agenturen und Dienstleister nehmen häufig Klauseln über Verzugsgebühren in ihre Verträge auf. Diese Gebühren dienen sowohl der Deckung überfälliger Umsätze als auch des mit dem Einzug verbundenen Mehraufwands.

• Rechnungen im Bildungs- und Gesundheitswesen: Organisationen in diesen Sektoren können Verzugsgebühren erheben (vorbehaltlich branchenspezifischer Regeln und Richtlinien), wenn Studiengebühren, Betreuungskosten oder Patientenrechnungen nicht pünktlich gezahlt werden.

• Staatliche Gebühren und regulierte Zahlungen: Viele Gebühren des öffentlichen Sektors bei überfälligen Zahlungen werden zwar als Bußgelder oder Zinsen ausgewiesen, funktionieren aber wie Verzugsgebühren. Ihnen liegen jedoch keine Verträge, sondern gesetzliche Bestimmungen zugrunde.

Müssen Verzugsgebühren in Verträgen oder Richtlinien angegeben werden?

Laut Verbraucherschutz- und Vertragsrecht sind Verzugsgebühren in der Regel klar auszuweisen. Gebühren, die nicht korrekt offengelegt werden, sind unter Umständen nicht durchsetzbar, auch wenn eine Zahlung überfällig ist. Eine klare Offenlegung schützt beide Seiten: Die Kundinnen und Kunden wissen, welche Bedingungen sie akzeptieren, und die Unternehmen haben eine solide Grundlage für die Durchsetzung.

Folgendes sollten Sie bei der Festlegung von Richtlinien für Verzugsgebühren beachten:

• Vereinbarung vor Fälligkeit der Zahlung: Unternehmen können Verzugsgebühren nicht rückwirkend erheben, wenn sie nicht von vornherein Teil der Konditionen waren. Kundinnen und Kunden müssen über die Gebühren Bescheid wissen und sie im Voraus akzeptieren.

• Schriftliche Dokumentation: Die Konditionen für Verzugsgebühren stehen in der Regel in Verträgen, Rahmenvereinbarungen, Rechnungen oder allgemeinen Geschäftsbedingungen. Eine schriftliche Offenlegung schafft Klarheit und beugt späteren Anfechtungen vor.

• Festlegung konkreter Konditionen: Es ist nicht nur wichtig, auf die Existenz von Verzugsgebühren hinzuweisen. In der Vereinbarung sollte auch erläutert werden, wann die Gebühren anfallen, wie sie berechnet werden und ob es eine Kulanzfrist gibt.

• Erinnerung auf Rechnungen: Auch wenn Verzugsgebühren vertraglich festgelegt sind, weisen viele Unternehmen auf ihren Rechnungen noch einmal darauf hin.

Der Hinweis auf die Gebühren allein reicht nicht aus, wenn diese unangemessen oder missverständlich sind. Bei einer Anfechtung könnten Gerichte und Aufsichtsbehörden solche Verzugsgebühren für nichtig erklären.

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