Un sistema de facturación eficaz debe estar diseñado para facilitar el crecimiento de tu negocio. Por ejemplo, debería ayudarte a llegar a nuevos mercados y cumplir con el cumplimiento normativo e informes financieros complejos. El crecimiento de tu negocio, inevitablemente, demandará mayor flexibilidad de tu sistema de facturación, como la capacidad de experimentar con nuevos modelos de precios y aceptar distintos métodos de pago.

Para encontrar a un proveedor de sistemas de facturación que satisfaga tus necesidades, es común abrir un proceso de contratación oficial. Cuando escribas la solicitud de propuesta (RFP), debes definir qué necesitas de un sistema de facturación para poder identificar qué funciones ofrecen los proveedores y compararlas fácilmente.

En esta guía encontrarás los criterios que debe incluir tu solicitud de propuesta y qué debes tener en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores. Si bien no hay una solución única para todos, incluimos algunas de las principales preguntas que debes hacerte y compartimos ejemplos de empresas como MoonClerk, Slack, Noom y Figma. También puedes descargar nuestra plantilla de solicitud de propuesta (RFP) con las preguntas asignadas a las cinco áreas más importantes a tener en cuenta para comenzar rápidamente:

1. Venta y aceptación de pedidos

2. Administración de facturación, ciclo de vida de las suscripciones y aprovisionamiento

3. Cobro de los pagos y reducción de costos

4. Retención de clientes y aumento de ingresos

5. Informes y conciliación de ingresos

Venta y aceptación de pedidos

Un buen proveedor de sistema de facturación no solo debe ser capaz de trabajar con tu estrategia de venta actual, sino que debería poder adaptarse a tus futuras estrategias de comercialización. Ya sea que tengas un equipo de ventas o un proceso de registro automático en tu sitio web, darás más importancia a unas funciones de facturación determinadas. Si tu empresa usa ambos métodos para conseguir nuevas ventas, es indispensable que tengas un sistema de facturación que no solo permita hacer el onboarding de un cliente cuando un miembro de tu equipo hace una venta, sino que también sea capaz de gestionar prorrateos cuando ese mismo cliente decida cambiar a un plan inferior o superior.

Personalización para equipos de venta

Busca un proveedor de sistema de facturación que facilite el cierre de ventas y la facturación de los clientes desde un solo lugar. Gracias a la integración directa con tu sistema CRM, un proveedor de facturación puede permitir que tu equipo de ventas convierta automáticamente una venta cerrada en una factura o una suscripción y gestione actualizaciones de contrato cuando sea necesario. Debido a que las negociaciones son parte fundamental de los acuerdos de ventas, también es importante que el sistema de facturación pueda gestionar contratos personalizados. Por ejemplo, en el marco de contrato anual, puede que un cliente quiera pagar por adelantado por 100 usuarios durante los seis primeros meses y por 200 usuarios durante los seis últimos meses. ¿Te permitirá tu sistema de facturación cerrar esa venta?

Un proceso de compra optimizado para empresas de autoservicio

Para las empresas que venden en línea, es vital ofrecer una experiencia de compra sin fricción para maximizar la generación de conversiones. El flujo del proceso de compra debería simplificar los pedidos en línea, en persona o desde un dispositivo móvil, reducir el abandono de carritos, optimizar la aceptación de pagos, almacenar los datos de tarjetas de forma segura e identificar cobros fraudulentos y bloquearlos de forma correcta.

Facturación integrada para plataformas de SaaS

Un sistema de facturación no solo funciona como infraestructura para cobrar a los clientes. Según tu modelo de negocio, también puede ser una parte integral de tu oferta. Si tienes una plataforma SaaS, tal vez quieras integrar las funciones de facturación directamente a tu producto principal, lo que permite a tus usuarios cobrar a sus clientes con pagos recurrentes y facturación.

Cumplimiento normativo internacional para todos los modelos de negocio

Independientemente de tu modelo de negocio, es imprescindible que te mantengas al tanto de los cambios en las normativas que regulan la aceptación de pedidos. Estas normas varían en función de la ubicación de los clientes y del método de pago que se utilice. Por ejemplo, los clientes en Estados Unidos que pagan con débito ACH deben verificar su cuenta con microdepósitos o integraciones directas con su banco. En muchas compras en línea en Europa, la Autenticación reforzada de clientes (SCA) exige que las empresas usen la autenticación en dos pasos, como 3D Secure, para verificar las transacciones. Además, para las compras B2B en Europa, las facturas debe incluir todos los campos obligatorios para cumplir con la normativa.

Preguntas imprescindibles

Para los equipos de ventas:

Para el flujo del proceso de compra:

Para plataformas SaaS:_

Para el cumplimiento normativo internacional:

Gestión de la facturación, ciclo de vida de las suscripciones y aprovisionamiento

Un modelo de datos recurrentes, o la arquitectura de datos recurrentes, actúa como eje de un sistema de facturación y te permite gestionar tus facturas, los ciclos de vida de suscripciones y el aprovisionamiento. Esto incluye la lógica detrás de cómo se cobra a los clientes y cuándo se les cobra, cuando se les otorga o quita acceso a diferentes funciones a los clientes y cómo se envía y recibe la información desde otros sistemas internos (como un sistema de CRM, un sistema de ERP, un proveedor de impuestos o una solución de administración de pedidos). Para que puedas recibir la ayuda necesaria a medida que introduces nuevas líneas de producto, pruebas diferentes modelos de precios y te llegas a nuevos mercados, busca un proveedor que ofrezca un modelo de datos recurrente que sea flexible, automático y fácil de usar.

Flexibilidad

Antes de poner en marcha un proceso de búsqueda de proveedores, es importante que pienses en cómo quieres cobrar a tus clientes para evaluar los diferentes sistemas de facturación y cómo se adecuarán o no a las necesidades de tu estructura de precios actual. Dicho esto, no es común que las empresas en línea sean simples o estáticas. Las empresas con ingresos recurrentes suelen actualizar el empaquetado y los precios con regularidad para responder a la competencia, los cambios en la disposición al pago de los clientes y a las inversiones que se hacen sobre los productos que ofrecen. Una solución de facturación ideal debe brindarte la flexibilidad necesaria para experimentar con diferentes modelos de precios; por ejemplo, el modelo de precios según el consumo, en el que los cambios en la facturación están dados por cuántos gigabytes de almacenamiento utilizan los clientes o por cuántos usuarios activos hay cada mes. También puedes probar el modelo de tarifas escalonadas y cobrar un precio diferente según el paquete de funciones que elijan los clientes.

Encuentra un sistema de facturación que te permita personalizar tu estrategia promocional (como ofrecer descuentos o cupones), ofrecer pruebas gratuitas (con o sin cobrar los pagos por adelantado) y que sea capaz de adaptarse a varias estrategias de facturación (como la facturación a clientes basada en el consumo de productos, programar el alta de una suscripción para una fecha posterior, activar suscripciones de forma retroactiva o facturar por cuotas).

Automatización

Reduce errores humanos con la automatización de tareas complejas, como el cálculo y el cobro de impuestos (que varían muchísimo según la ubicación de tus clientes). La automatización adquiere mayor importancia a medida que tu empresa crece, cuando realizar correctamente las tareas de contabilidad de ingresos y facturación prorrateada, como cuando los clientes pausan, cambian su tarifa a un plan inferior o superior o cancelan sus suscripciones se vuelve cada vez más lento y tedioso. Tu modelo de datos recurrentes también debería cumplir una función integral en el aprovisionamiento, y en el proceso de garantizar que los clientes tengan acceso a las características y funciones que contrataron.

Facilidad de uso

Al presentar toda la información relevante sobre la facturación y las suscripciones desde un panel de control, los miembros de tu equipo sin conocimientos técnicos pueden crear o actualizar suscripciones y facturas de forma manual según sea necesario. Tus clientes también deben poder gestionar sus suscripciones, pagar facturas pendientes y consultar los detalles de los pagos en un portal especializado desde un solo lugar.

Preguntas imprescindibles

Flexibilidad:

Automatización:

Facilidad de uso:

Cobro de los pagos y reducción de costos

Usar el mismo proveedor para procesar pagos y facturar suscripciones te permite aumentar la fidelidad de suscriptores, aumentar tus ingresos y reducir costos. Además, será muy fácil acceder a todos los componentes principales de los pagos, porque todos están conectados. Por otra parte, cuando se habiliten nuevos métodos de pago, tendrás la certeza de que funcionarán con tu sistema de facturación.

Procesador de pagos

Para recopilar la información de pagos de forma segura, deberás conectarte a un procesador de pagos. Los procesadores suelen utilizar la tokenización para que los datos del pago sean anónimos y que la información confidencial no se almacene en tus sistemas. Esto ayuda a que se cumplan los estándares de la normativa PCI, es decir, las directrices de seguridad que se aplican en todo el sector.

Un procesador de pagos efectivo debe permitir la personalizar los métodos de pago según las preferencias de los clientes. Por ejemplo, en China se utilizan carteras digitales como Alipay o WeChat Pay en el 54 % de las transacciones en línea, mientras que la red de tarjetas local China UnionPay, se utiliza en un 20 % de ellas. Si no aceptas estos métodos de pago, puedes arriesgarte a perder clientes de este país, que tienen un gran poder adquisitivo que está en constante crecimiento.

Costos más bajos

El proveedor de tu sistema de facturación también debería ayudar a reducir los costos asociados con el procesamiento de pagos. Estas son algunas de las posibilidades que debería ofrecerte:

• Actuar como adquiriente local: los costos de la red aumentan a medida que las empresas se expanden internacionalmente y procesan más transacciones con métodos de pago internacionales. Las tarjetas emitidas fuera de tu país están sujetas a una estructura de tasas de intercambio diferente y pagan comisiones adicionales de las redes de tarjeta transfronterizas. Sin embargo, la adquisición en la región en la que se ubican los clientes es menos costosa porque puedes pagar tasas locales y evitar las comisiones por operaciones internacionales.

• Compartir más información sobre las transacciones con los emisores: la información de los titulares de tarjetas que puedes pasar a los emisores es muy valiosa y los ayuda a validar si una transacción es legítima, lo que compensa los costos. Hay dos tipos de datos en concreto (el código postal y los datos de nivel II o III) que pueden reducir los costes considerablemente.

• Ofrecer métodos de pago alternativos de menor costo: puedes obtener ventajas de los costos reducidos si aceptas métodos de pago que no pasan por las redes de tarjetas, como débito ACH en Estados Unidos, débito directo SEPA en Europa y débito directo BECS en Australia. También es posible que existan oportunidades para ahorrar en costos ofreciendo métodos de pago más económicos que pasen por las redes de tarjeta. Si bien las carteras digitales como Apple Pay y Google Pay tienen los mismos precios por transacción que las tarjetas, estos métodos de pago requieren autenticación multifactor de los clientes, lo que tiene como resultado una tasa más baja de contracargos y disputas (y, por lo tanto, conllevan una reducción de los costos asociados).

Preguntas imprescindibles

Pagos optimizados y adaptados a la ubicación de tus clientes:

Costos más bajos:

Retención de clientes y aumento de ingresos

Las empresas con ingresos recurrentes deben gestionar tanto la pérdida de clientes involuntaria (cuando un cliente intenta pagar por un producto, pero se rechaza el pago) como la pérdida voluntaria (cuando el cliente decide cancelar su suscripción). Un proveedor de sistema de facturación debe ofrecer soluciones que crezcan con la empresa para minimizar el riesgo de ambos tipos de pérdida. Al fin y al cabo, adquirir nuevos clientes es mucho más difícil y costoso que retener los clientes que ya tienes.

Reducción de la pérdida involuntaria de clientes

Casi un cuarto de la pérdida de clientes es involuntaria; es decir, causada por pagos y tarjetas rechazadas. Sin embargo, los sistemas sólidos de reintentos de pago pueden recuperar más de un tercio de los pagos rechazados. Busca un proveedor de sistema de facturación que permita los reintentos automáticos de pago y permita que establezcas tu propio calendario de pagos o uses algoritmos de machine learning para impulsar una lógica de reintentos sólida. También debe poder notificar automáticamente a los clientes cuando se rechaza un pago, permitir que el cliente actualice la información de pago automáticamente y envíe recordatorios de actualización de datos de la tarjeta antes de la fecha de vencimiento. Algunos proveedores de sistema de facturación incluso operan directamente con las redes de tarjeta para actualizar automáticamente las tarjetas dañadas, robadas, vencidas o extraviadas.

Reducción de la pérdida voluntaria de clientes

Un proveedor de sistema de facturación que administra y mantiene la información de los clientes para favorecer las relaciones actuales con los clientes. Por lo tanto, tu proveedor de servicios de facturación está naturalmente bien posicionado para proteger dichas relaciones y reducir las cancelaciones voluntarias, que tiende a representar la mayor parte de la pérdida de clientes. Cuando los clientes manifiestan su intención de cancelación, una lógica de reducción de pérdida (como la oferta de descuentos personalizados en función del motivo de cancelación) puede alentarlos a que se queden. También es posible que desees notificar a los equipos de venta y soporte acerca de los clientes en riesgo para que les ofrezcan un contacto personalizado y aborden cualquier problema o inquietud.

Preguntas imprescindibles

Reducción de la pérdida involuntaria de clientes:

Reducción de la pérdida voluntaria de clientes:

Informes y conciliación de ingresos

El sistema de facturación es una fuente crucial para obtener estadísticas de la actividad de los clientes y la salud de la empresa. Debe mostrar estas estadísticas en informes para ayudarte a comprender el rendimiento empresarial, así como conciliar y reconocer los ingresos con fines contables.

Informes sobre el rendimiento de la empresa

Para satisfacer las necesidades de cumplimiento e informes, un sistema de facturación debería ofrecer un dashboard con una captura de las métricas, como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), el valor vitalicio del cliente (LTV), la pérdida de clientes, permanencia de los suscriptores, eficiencia de recuperación, vencimiento de cuentas a cobrar, entre otras. Deberías poder analizar, segmentar y profundizar en el análisis de los datos para analizar qué factores están impulsando tu rendimiento. De ser necesario, debes poder enviar los datos a un almacén de datos externos para análisis más exhaustivos.

Informes sobre ingresos

Para las empresas con suscripciones, tarifas según el consumo o modelos de facturación basados en el cumplimiento de objetivos, el reconocimiento manual de los ingresos en cada factura puede resultar tedioso y llevar una buena cantidad de tiempo, sobre todo si se trata de una empresa en expansión. Además, el cumplimiento de las normativas IFRS 15 y ASC 606 no hace sino dificultar aún más ese proceso. Utilizar un programa para la conciliación y el reconocimiento de ingresos puede ayudarte a simplificar los procesos manuales y obtener un panorama completo de los ingresos y el rendimiento financiero de tu empresa. Tu solución de informes contables debe gestionar automáticamente contratos y cuentas para casos como los cambios entre planes de tarifas, los reembolsos, las deudas y las disputas, de modo que tus equipos contables puedan preparar estados financieros auditables.

Preguntas imprescindibles

Informes sobre el rendimiento de la empresa:

Conciliación y elaboración de informes sobre los ingresos:

¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Más de 150,000 empresas, incluidas Slack y Atlassian, usan Stripe Billing para cobrar pagos únicos o recurrentes a nivel internacional, ya sea a través de tarjetas, débitos directos SEPA, transferencias ACH y otros métodos de pago populares. La API de Billing es fácil de integrar con sitios web existentes, aplicaciones móviles y sistemas de CRM, y los desarrolladores pueden diseñar, probar y aplicar rápidamente modelos de precios personalizados y lógicas por suscripciones.

• Crea nuevas fuentes de ingresos: lanza nuevos modelos de negocio para mantenerte al corriente de las preferencias de los clientes y los cambios en el sector. Billing ofrece soluciones de soporte listas para usar para una gran cantidad de modelos de precios, incluidos los precios por usuario, la facturación por uso y los precios personalizados.

• Llega a nuevos mercados: usa una sola integración de API para realizar nuevas implementaciones más rápido y llegar a los clientes en cualquier lugar. Además, Stripe Billing e Invoicing se actualizan con regularidad en función de las nuevas normativas y simplifican la personalización de plantillas de facturas según los requisitos de cada país.

• Aumenta tus ingresos: Stripe utiliza millones de indicadores de datos de toda la red de Stripe para reintentar los pagos rechazados cuando haya más probabilidades de tramitarlos con éxito. En 2021, las empresas consiguieron recuperar una media del 38 % de los pagos rechazados gracias a Stripe Billing. Stripe también aprovecha su relación directa con las redes de tarjetas para actualizar los datos de pago con nuevos números de tarjeta o fechas de vencimiento.

• Minimiza errores contables y los descuidos en los informes: reduce costos y riesgos con una sola plataforma para informes unificados y contabilidad precisa. Billing integra de forma nativa Revenue Recognition, nuestra herramienta que automatiza y configura los informes sobre ingresos, además de funcionalidades que te facilitarán la conciliación, el cálculo y el cobro de impuestos, así como la realización de análisis exhaustivos.

• Intégralo con tus sistemas actuales: Stripe Billing se adapta a tu flujo de trabajo, desde que se generan los pedidos hasta que recibes los ingresos, ya que se conecta a sistemas CRM como Salesforce, sistemas ERP y de contabilidad como NetSuite, entre otros.

Para obtener más información, consulta nuestra documentación sobre suscripciones y facturación. Para comenzar a facturar a los clientes y aceptar pagos con Stripe, crea una cuenta o ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.